Zahlstellenbestimmungen für die Bundesverwaltung (ZBestB)

Ausgefertigt: 04.04.2019

Zahlstellenbestimmungen

für die

Bundesverwaltung

(ZBestB)

(Stand: 05/2019)

RdSchr. d. BMF v. 4.4.2019 – II A 9 – H 2006/18/10003 – 2019/0267855

Anlage zum RdSchr. d. BMF v. 4.4.2019

Inhaltsverzeichnis

BEGRIFFSBESTIMMUNGEN IM HAUSHALTS-, KASSEN- UND RECHNUNGSWESEN

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS

ERSTER ABSCHNITT AUFGABEN UND ORGANISATION

1 EINFÜHRUNG

2 EINRICHTUNG, ORGANISATION UND PERSONAL, AUFSICHT SOWIE AUFHEBUNG VON ZAHLSTELLEN

2.1 EINRICHTUNG EINER ZAHLSTELLE UND ERMÄCHTIGUNG VON ANNAHMEBEAUFTRAGE

2.1.1 Einrichtung einer Zahlstelle

2.1.2 Ermächtigung von Annahmebeauftragten

2.2 ORGANISATION UND PERSONAL DER ZAHLSTELLE

2.2.1 Organisation

2.2.2 Personal

2.3 AUFSICHT ÜBER DIE ZAHLSTELLE

2.4 AUFHEBUNG EINER ZAHLSTELLE

3 EINRICHTUNG, ORGANISATION UND PERSONAL, AUFSICHT SOWIE AUFHEBUNG VON GELDSTELLEN

3.1 EINRICHTUNG EINER GELDSTELLE

3.2 ORGANISATION UND PERSONAL DER GELDSTELLE

3.2.1 Organisation

3.2.2 Personal

3.3 AUFSICHT ÜBER DIE GELDSTELLE

3.4 AUFHEBUNG EINER GELDSTELLE

ZWEITER ABSCHNITT ZAHLUNGSVERKEHR UND WERTGEGENSTÄNDE

4 ZAHLUNGSVERKEHR BEI ZAHLSTELLEN

4.1 ZAHLUNGEN

4.2 PRÜFUNG DER KASSENANORDNUNGEN

4.3 QUITTUNGSERSTELLUNG

4.3.1 Einzahlungen

4.3.2 Auszahlungen

4.4 ANNAHME AUFGRUND ALLGEMEIN ERTEILTER ANNAHMEANORDNUNG

4.5 VERWAHRUNGEN

4.6 EINZAHLUNGEN

4.6.1 Annahme von Bargeld und Schecks

4.6.2 Kartenzahlverfahren, elektronische Zahlungssysteme

4.6.3 Annahme von Geldsorten

4.6.4 Annahme von Wechseln

4.7 AUSZAHLUNGEN

4.7.1 Fälligkeitstag

4.7.2 Auszahlung an einen Bevollmächtigten

4.7.3 Gehaltsschecks (Ausland)

4.7.4 Kartenzahlverfahren für Auszahlungen

5 ZAHLUNGSVERKEHR BEI GELDSTELLEN

6 GIROVERKEHR DER ZAHLSTELLEN UND GELDSTELLEN

6.1 ALLGEMEINES

6.2 VERFAHREN ZUR ABLIEFERUNG UND VERSTÄRKUNG VON BESTÄNDEN DER ZAHLSTELLEN

6.2.1 Bestandsablieferung

6.2.2 Bestandsverstärkung

6.3 VERFAHREN ZUR ABFÜHRUNG UND AUFFÜLLUNG VON BESTÄNDEN DER GELDSTELLEN

6.3.1 Bestandsabführung

6.3.2 Bestandsauffüllung

6.4 EINZAHLUNG AUF EIN GIROKONTO AUS SICHERHEITSGRÜNDEN

6.5 BEFÖRDERUNG VON ZAHLUNGSMITTELN

7 WERTGEGENSTÄNDE

7.1 BEHANDLUNG VON WERTGEGENSTÄNDEN

7.2 VERLUST VON WERTGEGENSTÄNDEN

DRITTER ABSCHNITT BUCHFÜHRUNG, ABRECHNUNG UND SICHERUNGSMAßNAHMEN

8 NACHWEISUNGEN, AUFZEICHNUNGEN, BELEGE UND UNTERLAGEN

8.1 ALLGEMEINES

9 NACHWEISUNGEN

9.1 NACHWEISUNGEN DER ZAHLSTELLE

9.1.1 Zahlungsnachweisungen E (Einzahlungen) und A (Auszahlungen)

9.1.2 Tagesabschluss (Nr. 11)

9.1.3 Abrechnungsnachweisung

9.1.4 Sonstige Nachweisungen

9.2 NACHWEISUNGEN DER GELDSTELLE

10 AUFZEICHNUNGEN

10.1 KONTOGEGENBUCH

10.2 SCHECK- UND QUITTUNGSHEFTE SOWIE SONSTIGE NUMMERIERTE VORDRUCKE

10.3 AUFZEICHNUNGEN DER ZAHLSTELLE

10.3.1 Geld- und Werteingangsbuch

10.3.2 Verwahrungsanschreibung - Teilband Wertgegenstände

10.4 SONSTIGE AUFZEICHNUNGEN

10.5 BELEGE UND SONSTIGE UNTERLAGEN

11 TAGESABSCHLUSS DER ZAHLSTELLE

11.1 VERFAHREN BEIM TAGESABSCHLUSS

11.2 KASSENFEHLBETRAG UND KASSENÜBERSCHUSS

11.2.1 Kassenfehlbetrag

11.2.2 Kassenüberschuss

12 ABRECHNUNG DER ZAHLSTELLE MIT DER BUNDESKASSE

13 AUFBEWAHRUNG

14 SICHERUNGSMAßNAHMEN

14.1 AUFBEWAHRUNG VON BARGELD UND WERTGEGENSTÄNDEN

14.2 AUFBEWAHRUNG VON VORDRUCKEN

VIERTER ABSCHNITT ZAHL- UND GELDSTELLENPRÜFUNG

15 PRÜFUNGSVERFAHREN

15.1 GRUNDSATZ

15.2 PRÜFUNGSZEITRAUM

15.3 NACHWEIS DER PRÜFUNG

15.3.1 Kennzeichnung der Prüfung

15.3.2 Prüfungsniederschrift

15.3.3 Geringfügige Mängel

15.3.4 Sonstige Mängel

15.4 PRÜFUNGSUMFANG

16 ZAHLSTELLENPRÜFUNG

16.1 BESTANDSNACHWEIS, ÜBEREINSTIMMUNGSBERECHNUNG

16.2 PRÜFUNG DES TAGESABSCHLUSSES UND DER ABRECHNUNGSNACHWEISUNG Z01

16.3 PRÜFUNG DER AUFZEICHNUNGEN

16.3.1 Kontogegenbuch

16.3.2 Verwahrungsanschreibung - Teilband Wertgegenstände

16.3.3 Aufzeichnungen über Wertveränderungen bei Zahlung von Sorten

16.3.4 Sonstige Prüfungen

16.3.5 Erledigung von Prüfungsbemerkungen

17 GELDSTELLENPRÜFUNG

FÜNFTER ABSCHNITT SCHLUSSBESTIMMUNG

18 IN-KRAFT-TRETEN UND ÜBERGANGSBESTIMMUNG

SECHSTER ABSCHNITT VORDRUCKE UND MUSTER

Vordrucke

Vordruck 22055	Mitteilung gem. Nr. 2.2.2 Abs. 1, Satz 2
Vordruck 22051	Zahlungsnachweisung E
Vordruck 22052	Zahlungsnachweisung A
Vordruck 22053	Tagesabschlussblatt/Abschlussnachweisung Z01
Vordruck 22054	Kontogegenbuch (Deckblatt)
Vordruck 22054	Kontogegenbuch (Einlegeblatt)
Vordruck 22058	Anschreibeliste über Einzahlungen und Auszahlungen (Geldstelle - Deckblatt)
Vordruck 22058	Anschreibeliste über Einzahlungen und Auszahlungen (Geldstelle - Einlegeblatt)
Vordruck 22157	Quittung ZBestB
Vordruck 22150	Quittung ZBestB
Muster 1	Prüfung der Übereinstimmung zwischen dem Guthaben des Girokontos und des Kontogegenbuches
	Muster für die Zahl- und Geldstellenprüfung
Muster 2	Zahlstellenbestandsnachweisung (Darstellung des Soll- und Istbestandes)
Muster 3	Geldstellenbestandsnachweisung (Darstellung des Soll- und Istbestandes)

Anlagen

Anlage 1	Bestimmungen über die Behandlung von Zahlungsmitteln (ZMBestB)
Anlage 2	Bestimmungen für die Behandlung von Wertgegenständen in Zahlstellen des Bundes (WBestB)
Anlage 3	Gehaltsscheckbestimmungen des Bundes - Ausland (GScheckB)
Anlage 4	Bestimmungen für die Sicherung der Zahlstellen des Bundes (ZSiBestB)
Anlage 5	Bestimmungen für die Sicherung von Geldtransporten (GeSiBestB)

Die Anlagen 4 und 5 werden nur auf Anforderung beim zuständigen Fachreferat des Bundesministeriums der Finanzen (Referat II A 9) zur Verfügung gestellt.

Begriffsbestimmungen im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen

Abrechnung	Nachweis gegenüber der zuständigen Kasse über die Verwendung der Bestandsverstärkungen und Bestandsablieferungen der Zahlstelle sowie Buchung im HKR-Verfahren
Abführungsgrenze	Festgelegter Mindestbetrag, der von einer Geldstelle abzuführen und vom Titelverwalter abzurechnen ist
Abschlagsauszahlung	Eine als Ausgabe zu buchende Auszahlung zur teilweisen Erfüllung einer Verbindlichkeit, die der Höhe nach noch nicht feststeht
Auftragszahlung	Zahlung, die eine Zahlstelle aufgrund eines schriftlichen Auftrages einer anderen Zahlstelle für diese annimmt oder leistet
Ausgabe	Auszahlung, die im Titelbuch bei einem Ausgabetitel zu buchen ist
Auszahlung	Zahlung, die von der Zahlstelle bar geleistet wird
Bare Zahlung	Zahlung, die durch Übergabe oder Übersendung von Bargeld oder zugelassenen Schecks (s. ZMBestB) bewirkt wird
Bestandsablieferung	Auszahlung, die eine Zahlstelle auf ein Girokonto der zuständigen Kasse leistet, um einen den Zahlstellenbestand übersteigenden Geldbetrag
Bestandsabführung	Auszahlung, die eine Geldstelle auf ein Girokonto der zuständigen Kasse leistet, um einen den Geldstellenbestand übersteigenden Geldbetrag
Bestandsauffüllung	Einzahlung, die eine Geldstelle von der zuständigen Kasse erhält, um den Sockelbetrag aufzufüllen
Bestandsverstärkung	Einzahlung, die eine Zahlstelle von der zuständigen Kasse erhält, um den Zahlstellenbestand für Auszahlungen zu erhöhen
Bewirtschafter	Bewirtschafter sind alle an der Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln des Bundes beteiligten Mittelverteiler und Titelverwalter
Buchungskonto	Konto im HKR-Verfahren für die Buchung buchungspflichtiger Vorgänge, die nicht im Haushalt zu buchen sind (z. B. Vorschüsse oder Verwahrungen); wird durch eine zehnstellige Nummer gekennzeichnet
Buchungsstelle	im HKR-Verfahren eingerichtetes Buchungs- oder Objektkonto, auf dem die nicht haushaltsmäßigen Bewirtschaftungsmaßnahmen gebucht werden
Buchungstag	Tag, an dem eine Zahlstelle einen buchungspflichtigen Vorgang zahlt
Einnahme	Einzahlung die im Titelbuch bei einem Einnahmetitel zu buchen ist
Einzahlung	Zahlung, die von der Zahlstelle bar angenommen wird
Fehlbetrag	Betrag, um den der Istbestand einer Zahlstelle geringer als der Sollbestand ist
Haushaltsstelle	im HKR-Verfahren eingerichtetes Titel- oder Objektkonto, auf dem die haushaltsmäßigen Bewirtschaftungsmaßnahmen gebucht werden
HKR-Verfahren	Das automatisierte Verfahren für das Haushalts- Kassen und Rechnungswesen des Bundes ist mit den Subverfahren „Zahlungsüberwachungsverfahren“, „Zahlungsaufschubverfahren“ und „Darlehensverfahren“ das zentrale ressortübergreifende Verfahren zur Buchung aller Maßnahmen zur Bewirtschaftung der Bundesmittel
Istbestand	Summe aus dem Bestand an Zahlungsmitteln ohne fremde Geldsorten und den Beständen aus den Kontogegenbüchern
Kassenbehälter	Für die Aufbewahrung der Bargeldbestände und andere Wertgegenstände geeignete Behältnisse wie ein hierfür geeigneter Geldschrank, eine Kassette oder ein vergleichbares Behältnis
Kassenzeichen	Zwölfstelliges numerisches Ordnungsmerkmal eines Personenkontos, das der Zuordnung von Einzahlungen im Zahlungsüberwachungsverfahren dient
Objektkonto	Unterkonto eines Titel- oder Buchungskontos im HKR-Verfahren, das durch eine achtstellige Nummer gekennzeichnet wird
Personenkonto	Konto zur Überwachung von Einzahlungen in den Subverfahren
Rückscheck	Ein von dem bezogenen Kreditinstitut nicht eingelöster und deshalb an die Kasse zurückgesandter Scheck
Sachbücher	Bücher, in denen die buchungspflichtigen Vorgänge aufzuzeichnen sind. Die Sachbücher werden im HKR-Verfahren geführt
Sachbuchkonto	Konto im HKR-Verfahren, dessen Nummer sich aus der Bewirtschafternummer und der Haushalts- oder Buchungsstelle zusammensetzt
Sockelbetrag	Betrag, über den eine Geldstelle dauerhaft verfügen darf, sofern sie Auszahlungen leisten darf. Bei Geldstellen, die nur Zahlungen annehmen dürfen, ist der Sockelbetrag „null“.
Sollbestand	Unterschiedsbetrag zwischen den Einzahlungen und Auszahlungen des Tages unter Berücksichtigung des Sollbestandes des vorhergehenden Abschlusstages
Sollstellung	Buchung des zu erhebenden oder auszuzahlenden Betrages im Vorbuch
Subverfahren	Vorverfahren des HKR-Verfahrens für die Zahlungsüberwachung (Zahlungsüberwachungsverfahren, Zahlungsaufschubverfahren und Darlehensverfahren). In den Subverfahren werden Vorbücher geführt, deren Buchungen täglich summarisch in die Bücher des HKR-Verfahrens übernommen werden
Titel	Durch fünf Ziffern gekennzeichnete unterste Gliederung im Haushaltsplan, die sich aus der numerischen Bezeichnung der Haupt- und Obergruppe sowie Gruppe und der laufenden Nummer (zweistellig) zusammensetzt
Titelkonto	Konto im HKR-Verfahren für die Buchung buchungspflichtiger Vorgänge, die im Haushalt zu buchen sind; wird durch eine zehnstellige Nummer gekennzeichnet (Einzelplan, Kapitel, Titel und Prüfziffer)
Titelverwalter	Bewirtschafter im HKR-Verfahren, der Maßnahmen der Mittelverwendung anweisen und anordnen kann (z. B. Anordnung zur Annahme oder Leistung einer Zahlung, Buchung von Verpflichtungen)
Überschuss	Betrag, um den der Istbestand einer Zahlstelle den Sollbestand übersteigt
Wechselgeldbetrag	Bestand der Zahlstelle über den sie dauerhaft verfügen darf
Zahlungsmittel	Euro-Münzen und -Banknoten sowie zugelassene Schecks und fremde Geldsorten

Abkürzungsverzeichnis

BBankG	Bundesbankgesetz
BHO	Bundeshaushaltsordnung
BMF	Bundesministerium der Finanzen
BestMaVB-HKR	Bestimmungen über die Mindestanforderungen für den Einsatz automatisierter Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechungswesen des Bundes
GeSiBestB	Bestimmungen für die Sicherung von Geldtransporten (Anlage 5)
GScheckB	Gehaltsscheckbestimmungen des Bundes - Ausland (Anlage 3)
MünzG	Münzgesetz
VerfRiB-MV/TV-HKR	Verfahrensrichtlinien für Mittelverteiler und Titelverwalter für das automatisierte Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes
VerfRiBeS-HKR	Verfahrensrichtlinie für die Nutzung der elektronischen Schnittstellen zum automatisierten Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes
VO/VW-RiB	Vorschuss- und Verwahrungsrichtlinie des Bundes zu § 60 BHO
VV BHO	Verwaltungsvorschriften zur Bundeshaushaltsordnung
VV-ZBR BHO	VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (§§ 70 bis 72 und 74 bis 80 BHO) - VV-ZBR BHO
WBestB	Bestimmungen für die Behandlung von Wertgegenständen in Zahlstellen des Bundes (Anlage 2)
ZMBestB	Bestimmungen über die Behandlung von Zahlungsmitteln (Anlage 1)
ZSiBestB	Bestimmungen für die Sicherung der Zahlstellen (Anlage 4)

Erster Abschnitt Aufgaben und Organisation

1

Einführung

(1) Nach § 70 BHO dürfen neben den Bundeskassen Zahlungen auch von Zahlstellen angenommen oder geleistet werden. Zahlstellen dürfen nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen bei obersten Bundesbehörden oder in den Geschäftsbereichen der obersten Bundesbehörden eingerichtet werden.

(2) Zahlstellen wickeln nur den baren Zahlungsverkehr für die Bundeskassen ab. Der unbare Zahlungsverkehr erfolgt über die Bundeskassen.

(3) Geldstellen sind Zahlstellen besonderer Art, für die geringere Anforderungen an die Einrichtung, Führung und Abrechnung gestellt werden.

(4) Im Einvernehmen mit dem Bundesrechnungshof regeln die nachfolgenden Bestimmungen die Einrichtung, die innere Organisation und die Aufgaben der Zahlstellen und Geldstellen sowie die Abrechnung mit den Bundeskassen.

(5) Für bestimmte Geschäftsbereiche notwendige zusätzliche oder in begründeten Ausnahmefällen abweichende Bestimmungen bedürfen der Genehmigung des BMF. Sie werden als Nebenbestimmungen zu diesen Zahlstellenbestimmungen zugelassen. Das BMF hat das Einvernehmen mit dem Bundesrechnungshof herbeizuführen.

2

Einrichtung, Organisation und Personal, Aufsicht sowie Aufhebung von Zahlstellen

2.1

Einrichtung einer Zahlstelle und Ermächtigung von Annahmebeauftrage

2.1.1

Einrichtung einer Zahlstelle

(1) Eine Zahlstelle darf nur eingerichtet werden, wenn die der Zahlstelle zu übertragenden Aufgaben nicht von einer Bundeskasse oder einer anderen Zahlstelle - auch außerhalb des eigenen Geschäftsbereiches - erledigt werden können.

(2) Die Einrichtung einer Zahlstelle bedarf der Genehmigung des BMF. Der Antrag ist von der zuständigen obersten Bundesbehörde zu stellen. Im Antrag ist zu begründen, warum eine Zahlstelle eingerichtet und welche Aufgaben der Zahlstelle übertragen werden sollen. Zusätzlich ist die Höhe eines bedarfsgerechten Wechselgeldbetrags, über den die Zahlstelle dauerhaft verfügen darf, zu begründen. Eine Erhöhung des genehmigten Wechselgeldbetrages bedarf der Einwilligung des BMF. Die oberste Bundesbehörde kann die Beantragung zur Einrichtung von Zahlstellen einer anderen Stelle übertragen. Die Übertragung ist dem BMF mitzuteilen.

(3) Die Zahlstelle führt die Bezeichnung der Dienststelle, bei der sie eingerichtet ist mit dem Zusatz „Zahlstelle“.

(4) Für jede Zahlstelle werden im HKR-Verfahren eine eigene Bewirtschafternummer und das Abrechnungskonto 9020 0000 15 eingerichtet. Im Abrechnungsverkehr mit der Bundeskasse ist die von der Bundeskasse vergebene Zahlstellennummer anzugeben.

(5) Jede Zahlstelle hat grundsätzlich ein Girokonto bei einer Filiale der Deutschen Bundesbank zu führen, das vom BMF in die Kontenhierarchie des Bundes (Cash Concentration) eingebunden wird. Ausnahmen bedürfen der Genehmigung des Bundesministeriums der Finanzen.

2.1.2

Ermächtigung von Annahmebeauftragten

(1) Beschäftigte einer Dienststelle, in der eine Zahlstelle gem. Nr. 2.1.1 eingerichtet ist, dürfen mit Genehmigung der zuständigen obersten Bundesbehörde als Annahmebeauftragte ermächtigt werden, außerhalb der Zahlstelle Zahlungsmittel im Rahmen der Verwaltungsvorschrift „Allgemein erteilte Kassenanordnung zur VV Nr. 1.1.2 ZBR BHO)“ für die Zahlstelle anzunehmen. Der Antrag auf Ermächtigung von Annahmebeauftragten ist von dieser Dienststelle mit einer entsprechenden Begründung bei der zuständigen obersten Bundesbehörde zu stellen. Das BMF und die zuständige Bundeskasse sind durch Übersendung des Ermächtigungserlasses der obersten Bundesbehörde zu unterrichten.

(2) Mit der Ermächtigung darf die Dienststelle jeweils der oder dem Annahmebeauftragten einen bedarfsgerechten Wechselgeldbetrag aus dem Wechselgeldbetrag der Zahlstelle nach Nr. 2.1.1 Abs. 2 zur Verfügung stellen. Dieser Wechselgeldbetrag ist bei der Zahlstelle gesondert nachzuweisen. Die oder der Annahmebeauftragte muss den Erhalt des Wechselgeldbetrages quittieren.

(3) Für die Annahmebeauftragten gelten die Regelungen für Geldstellen analog. Es muss in geeigneter Weise sichergestellt werden, dass der Wechselgeldbetrag jederzeit von der oder dem Annahmebeauftragen bei der Zahlstelle wieder eingezahlt werden kann.

2.2

Organisation und Personal der Zahlstelle

2.2.1

Organisation

Für die Zahlstelle gilt die Geschäftsordnung der Dienststelle, bei der sie eingerichtet ist.

2.2.2

Personal

(1) Die Leitung der Dienststelle, in der die Zahlstelle eingerichtet ist, hat eine persönlich und fachlich geeignete Person für die Zahlstellenverwaltung und eine persönlich und fachlich geeignete Person für die Zahlstellenvertretung zu bestellen. Ihre Namen und Unterschriftsproben sind der zuständigen Bundeskasse mitzuteilen (Vordruck 22055).

(2) Der Zahlstellenverwaltung und der Zahlstellenvertretung können für die Erledigung der Aufgaben weitere Beschäftigte zur Verfügung gestellt werden.

(3) Die Dienststellenleitung hat die Zahlstellenverwaltung, die Zahlstellenverwaltung die übrigen Beschäftigten der Zahlstelle, bei der Übernahme der Dienstgeschäfte sowie jährlich darüber zu belehren, dass sie im Rahmen der gesetzlichen oder tariflichen Bestimmungen für Schäden haften, die innerhalb ihres Arbeitsgebietes durch unrichtige Zahlungen, durch Annahme falscher oder nicht zugelassener Zahlungsmittel oder auf sonstige Weise entstehen. Die Belehrung ist von der Zahlstellenverwaltung bzw. von den übrigen Beschäftigten schriftlich zu bestätigen und von der Dienststellenleitung bzw. der Zahlstellenverwaltung aktenkundig zu machen.

(4) Die Zahlstellenverwaltung ist für die sichere, ordnungsmäßige und wirtschaftliche Erledigung der Zahlstellenaufgaben verantwortlich. Dazu gehört auch die Prüfung zur Einhaltung der ordnungsmäßigen Erledigung der Aufgaben in der Zahlstelle (Zahlstellensicherheit). Im Rahmen der ordnungsmäßigen Erledigung der Aufgaben sind die Zahlstellenvertretung sowie weitere Beschäftigte regelmäßig über alle für ihren Aufgabenbereich bedeutsamen Bestimmungen zu unterrichten und fortzubilden. Über Mängel und Unregelmäßigkeiten in der Sicherheit der Zahlstelleneinrichtungen und im Verwaltungsverfahren, die von der Zahlstellenverwaltung nicht in eigener Zuständigkeit abgestellt werden können, ist unverzüglich die Zahlstellenaufsicht und die Dienststellenleitung zu unterrichten. Bei erheblichen Mängeln oder Unregelmäßigkeiten ist darüber hinaus unverzüglich die zuständige oberste Bundesbehörde zu unterrichten.

(5) Beim Wechsel der Zahlstellenverwaltung sind der Nachfolgerin oder dem Nachfolger die Geschäfte zu übergeben. Die Übergabe ist von einer Zahlstellenprüferin oder einem Zahlstellenprüfer zu leiten. Es ist eine Niederschrift gem. Nr. 15.3.2 zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben und der Dienststellenleitung vorzulegen ist. Zusätzlich ist der Soll-/Istbestand von allen Beteiligten mit Datum und Unterschrift auf dem Tagesabschlussblatt zu bestätigen.

(6) Ist die Zahlstellenverwaltung vorübergehend verhindert, werden die Aufgaben von der Zahlstellenvertretung wahrgenommen. Die Wahrnehmung der Vertretung ist jeweils im Tagesabschluss zu vermerken. Der Vermerk ist von der Vertretung zu unterschreiben.

(7) Bei Zahlstellen mit mehreren Beschäftigten sind die Zahlungsgeschäfte und die Führung der Nachweisungen grundsätzlich zu trennen. Im Einzelnen wird die Aufgabenverteilung innerhalb der Zahlstelle durch die Dienststellenleitung oder durch die von der Dienststellenleitung beauftragte Beschäftigte oder den beauftragten Beschäftigten festgelegt.

(8) Beschäftigte der Zahlstelle dürfen an der Erstellung von Anordnungen im Sinne des § 70 BHO nicht verantwortlich beteiligt sein (vgl. § 77 BHO).

(9) Die Zahlstellenverwaltung hat den Weisungen der zuständigen Bundeskasse in Bezug auf die Zahlstellenabrechnung Folge zu leisten.

2.3

Aufsicht über die Zahlstelle

(1) Der Dienststellenleitung obliegt die Fachaufsicht über die Zahlstelle. Die Zahlstellenaufsicht ist Bestandteil der Fachaufsicht ohne Weisungsrecht.

(2) Die Dienststellenleitung kann die Wahrnehmung der Fachaufsicht, insbesondere die Zahlstellenaufsicht, auf andere Beschäftigte übertragen, die nicht der Zahlstelle angehören dürfen (Zahlstellenprüferinnen und Zahlstellenprüfer). Die Zahlstellenprüferinnen und Zahlstellenprüfer (Zahlstellenprüfung) müssen mit sämtlichen Aufgaben in der Zahlstelle vertraut sein.

(3) Der oder dem Beauftragten für den Haushalt oder anderen Beschäftigten, denen nach VV Nr. 3.1.1 zu § 9 BHO die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln übertragen wurde, dürfen keine Fachaufsichtsfunktionen übertragen werden.

(4) Das BMF kann im Einvernehmen mit dem Bundesrechnungshof Ausnahmen zulassen.

2.4

Aufhebung einer Zahlstelle

(1) Eine Zahlstelle ist aufzuheben, wenn der Bedarf für den Fortbestand der Zahlstelle nicht mehr gegeben ist bzw. die Aufgaben der Zahlstelle von einer Bundeskasse oder einer anderen Zahlstelle wahrgenommen werden können.

(2) Eine Zahlstelle darf erst dann aufgehoben werden, wenn das für die Zahlstelle bei einem Kreditinstitut eingerichtete Girokonto und das im HKR-Verfahren eingerichtete Abrechnungskonto ausgeglichen sind.

(3) Über die Aufhebung einer Zahlstelle ist das BMF durch Übersendung eines Abdrucks der Aufhebungsverfügung zu unterrichten, damit das Abrechnungskonto stillgelegt und ggf. das Girokonto aus der Kontenhierarchie des Bundes herausgenommen werden kann.

3

Einrichtung, Organisation und Personal, Aufsicht sowie Aufhebung von Geldstellen

3.1

Einrichtung einer Geldstelle

(1) Eine Geldstelle darf eingerichtet werden, wenn bare

a) Auszahlungen und/oder

b) Einzahlungen

ohne vorherige Anordnung der Zahlungen geleistet oder angenommen werden müssen. Sie dürfen vorher nicht im Einzelnen, sondern nur ihrer Art nach bekannt sein (genehmigter Verwendungszweck).

(2) Die Einrichtung einer Geldstelle bedarf der Genehmigung der zuständigen obersten Bundesbehörde. Der Antrag ist von der Dienststelle, bei der die Geldstelle eingerichtet werden soll, zu stellen. Im Antrag ist zu begründen, warum eine Geldstelle eingerichtet und welche Aufgaben der Geldstelle übertragen werden sollen. Zusätzlich ist für jede Geldstelle, die

a) Auszahlungen leisten dürfen, ein bedarfsgerechter Sockelbetrag, über den die Geldstelle dauerhaft verfügen darf,

b) Einzahlungen annehmen dürfen, eine Abführungsgrenze

festzulegen. Bei Geldstellen, die nur Zahlungen annehmen dürfen, ist der Sockelbetrag „null“.

(3) Bei Geldstellen, die Aus- und Einzahlungen leisten und annehmen dürfen, ist die Abführungsgrenze dem Sockelbetrag hinzuzurechnen. Wenn keine besondere Abführungsgrenze festgelegt ist entspricht die Abführungsgrenze der Höhe des Sockelbetrages (siehe Nr. 6.3.1 Abs. 1).

(4) Das BMF und die zuständige Bundeskasse sind durch die zuständige oberste Bundesbehörde über die Einrichtung der Geldstelle mit der Höhe des Sockelbetrages oder bei Änderung der Höhe des Sockelbetrages der Geldstelle unter Angabe der Bewirtschafternummer, unter der die Geldstelle abgerechnet werden soll, durch Übersendung der Einrichtungsverfügung zu unterrichten.

(5) Für Geldstellen, die Auszahlungen leisten dürfen, wird zur Auszahlung des festgelegten Sockelbetrages im HKR-Verfahren im Abschnitt 3 (9081 0000 29) des Vorschussbuches ein Einzelvorschusskonto bei der Bewirtschafternummer des zuständigen Titelverwalters, unter der die Geldstelle abgerechnet wird, eingerichtet. Aus dem Vorschusskonto dürfen die Sockelbeträge mehrerer Geldstellen unter jeweils einer eigenen Vorschusskontrollnummer und unter Angabe einer eindeutigen Bezeichnung der jeweiligen Geldstelle (z. B. im Buchungstext) ausgezahlt werden, sofern die Geldstellen alle von einem Titelverwalter abgerechnet werden. Auszahlungen aus dem Vorschusskonto dürfen nur bei Einrichtung einer Geldstelle und erstmaliger Auszahlung des Sockelbetrages zu Gunsten der Geldstelle oder bei der Erhöhung des Sockelbetrages der Geldstelle vom zuständigen Bewirtschafter angeordnet werden. Wird die Höhe des Sockelbetrages verringert, ist der übersteigende Betrag zu Gunsten des Vorschusskontos der zuständigen Bundeskasse wieder einzuzahlen. Die Einzahlung ist vom zuständigen Titelverwalter bei der Bundeskasse anzuordnen. Es sind die Bestimmungen der Vorschuss- und Verwahrungsrichtlinie des Bundes zu § 60 BHO (VO/VW-RiB) anzuwenden.

(5) Der vorherigen Einwilligung des BMF bedarf es bei der Einrichtung oder der Erhöhung des Sockelbetrags

a) einer Geldstelle mit einem festgelegten Sockelbetrag über 2.000 Euro oder mit einer festgelegten Abführungsgrenze über 5.000 Euro,

b) mehrerer Geldstellen für eine Dienststelle bzw. unter einer Bewirtschafternummer mit Sockelbeträgen über insgesamt 5.000 Euro oder mit einer festgelegten Abführungsgrenze über 10.000 Euro und

c) einer Geldstelle, die in begründeten Ausnahmefällen Kassenanordnungen, auch allgemein erteilte, bar auszahlen und annehmen darf.

Dies gilt auch, wenn bei einer eingerichteten Geldstelle der Sockelbetrag bzw. die Abführungsgrenze nachträglich erhöht wird und die unter a) und b) genannten Betragsgrenzen überschritten werden. Der Antrag ist von der zuständigen obersten Bundesbehörde zu stellen und zu begründen. In diesen Fällen ist eine Unterrichtung nach Absatz 3 nicht notwendig. Die oberste Bundesbehörde kann die Aufgabe einer anderen Stelle übertragen. Die Übertragung ist dem BMF mitzuteilen.

(6) Für eine Geldstelle darf zur Bestandsauffüllung des Sockelbetrages oder zur Bestandsabführung eines den Sockelbetrag übersteigenden Betrages ein Girokonto bei einem Kreditinstitut eingerichtet werden. Bei der Einrichtung des Girokontos ist auf die Wirtschaftlichkeit zu achten, die mindestens alle zwei Jahre zu überprüfen ist. Unbare Zahlungen dürfen, bis auf Bestandsabführungen nicht über das Girokonto geleistet werden. Die Regelungen Nr. 6.1 sind anzuwenden. Bestandsauffüllung oder Bestandsabführung können auch über eine Zahlstelle erfolgen.

3.2

Organisation und Personal der Geldstelle

3.2.1

Organisation

Für die Geldstelle gilt die Geschäftsordnung der Dienststelle, bei der sie eingerichtet ist.

3.2.2

Personal

(1) Die Leitung Dienststelle, in der die Geldstelle eingerichtet ist, hat eine persönlich und fachlich geeignete Person für die Geldstellenverwaltung und eine persönlich und fachlich geeigneten Person für die Geldstellenvertretung zu bestellen.

(2) Die Dienststellenleitung hat die Geldstellenverwaltung und die Geldstellenvertretung bei der Übernahme der Dienstgeschäfte sowie jährlich darüber zu belehren, dass sie im Rahmen der gesetzlichen oder tariflichen Bestimmungen für Schäden haften, die innerhalb ihres Arbeitsgebietes durch unrichtige Zahlungen, durch Annahme falscher oder nicht zugelassener Zahlungsmittel oder auf sonstige Weise entstehen. Die Belehrung ist von der Geldstellenverwaltung und der Geldstellenvertretung schriftlich zu bestätigen und von der Dienststellenleitung aktenkundig zu machen.

(3) Die Geldstellenverwaltung ist für die sichere, ordnungsmäßige und wirtschaftliche Erledigung der Geldstellenaufgaben verantwortlich. Über Mängel und Unregelmäßigkeiten in der Sicherheit der Geldstelle und im Verwaltungsverfahren, die von der Geldstellenverwaltung nicht in eigener Zuständigkeit abgestellt werden kann, ist unverzüglich die Leitung der Dienststelle oder die von der Leitung der Dienststelle mit der Fachsicht beauftrage Person zu unterrichten. Bei erheblichen Mängeln oder Unregelmäßigkeiten ist darüber hinaus unverzüglich die zuständige oberste Bundesbehörde zu unterrichten.

(4) Der Geldstellenverwaltung darf die Anordnungsbefugnis nach VV Nr. 3.1.3 zu § 9 BHO nicht übertragen werden.

(5) Beim Wechsel der Geldstellenverwaltung sind der Nachfolgerin oder dem Nachfolger die Geschäfte zu übergeben. Die Übergabe ist von der Dienststellenleitung oder von der Geldstellenprüfung zu leiten (Nr. 3.3).

(6) Ist die Geldstellenverwaltung vorübergehend verhindert, werden die Aufgaben von der Geldstellenvertretung wahrgenommen. Die Wahrnehmung der Vertretung ist jeweils in der Anschreibeliste zu vermerken. Der Vermerk ist von der Vertretung zu unterschreiben.

3.3

Aufsicht über die Geldstelle

(1) Der Dienststellenleitung obliegt die Fachaufsicht über die Geldstelle. Die Geldstellenaufsicht ist Bestandteil der Fachaufsicht ohne Weisungsrecht.

(2) Die Dienststellenleitung kann die Wahrnehmung der Fachaufsicht, insbesondere die Geldstellenaufsicht, auf andere Beschäftigte übertragen, die nicht der Geldstelle angehören dürfen (Geldstellenprüferinnen und Geldstellenprüfer). Die Geldstellenprüferinnen und Geldstellenprüfer (Geldstellenprüfung) müssen mit sämtlichen Aufgaben in der Geldstelle vertraut sein.

(3) Der oder dem Beauftragten für den Haushalt oder anderen Beschäftigten, denen nach VV Nr. 3.1.1 zu § 9 BHO die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln übertragen wurde, dürfen keine Fachaufsichtsfunktionen übertragen werden.

(4) Das BMF kann im Einvernehmen mit dem Bundesrechnungshof Ausnahmen zulassen.

3.4

Aufhebung einer Geldstelle

(1) Eine Geldstelle ist aufzuheben, wenn der Bedarf für den Fortbestand der Geldstelle nicht mehr gegeben ist bzw. die Aufgaben der Geldstelle von einer Zahlstelle oder einer anderen Geldstelle wahrgenommen werden können.

(2) Eine Geldstelle darf erst dann aufgehoben werden, wenn das für die Geldstelle bei einem Kreditinstitut eingerichtete Girokonto und das im HKR-Verfahren eingerichtete Vorschusskonto Sockelbetrag Geldstelle ausgeglichen sind.

(3) Über die Aufhebung einer Geldstelle sind die zuständige oberste Bundesbehörde und die zuständige Bundeskasse sowie in den Fällen der Nr. 3.1 Abs. 5 das BMF durch Übersendung der Aufhebungsverfügung unter Angabe der Bewirtschafternummer des zuständigen Titelverwalters zu unterrichten.

Zweiter Abschnitt Zahlungsverkehr und Wertgegenstände

4

Zahlungsverkehr bei Zahlstellen

4.1

Zahlungen

(1) Zahlungen (Ein- und Auszahlungen) dürfen von den Zahlstellen nur aufgrund von elektronischen oder schriftlichen Anordnungen angenommen oder geleistet werden. Dies gilt nicht für Bestandsverstärkungen und Bestandsablieferungen im Rahmen der Geldverwaltung.

(2) Einzahlungen dürfen auch ohne Anordnung angenommen werden, wenn die oder der Einzahlende ihre oder seine Zahlungsverpflichtung glaubhaft macht.

(3) Auszahlungen dürfen grundsätzlich nur im Rahmen der verfügbaren Mittel geleistet werden.

(4) Zahlungen werden durch Übergabe oder Übersendung von Zahlungsmitteln bewirkt. Bestandsablieferungen und Bestandsverstärkungen über die Girokonten der Zahlstelle sind davon ausgenommen.

(5) Zahlungsmittel dürfen nur am Schalter der Zahlstelle von den mit dieser Aufgabe betrauten Beschäftigen angenommen oder geleistet werden. Die Dienststellenleitung kann zulassen, dass Beschäftige auch an anderen Stellen Zahlungsmittel annehmen dürfen.

(6) Auszahlungen durch Übersendung von Zahlungsmitteln sind nur in Ausnahmefällen zu bewirken. Auszahlungen durch Übersendung von Bargeld sind unzulässig.

(7) Für die Annahme, Auszahlung und Verwaltung von Zahlungsmitteln sind die ZMBestB anzuwenden.

(8) Schecks, Überweisungsaufträge und Quittungen dürfen nur mit urkundengeeigneten Schreibmitteln ausgestellt werden. Sie müssen von den berechtigten Beschäftigen der Zahlstelle oder von den mit der Annahme von Zahlungsmitteln außerhalb der Zahlstellenräume beauftragten Beschäftigten unterschrieben werden. Nr. 2.1 der Anlage 2 zur VV-ZBR BHO ist entsprechend anzuwenden.

4.2

Prüfung der Kassenanordnungen

(1) Kassenanordnungen sind vor der Zahlung auf förmliche Richtigkeit und Verarbeitungsfähigkeit (Buchungsreife) von den mit dieser Aufgabe betrauten Beschäftigen der Zahlstelle zu prüfen. Die Buchungsreife umfasst die Prüfung nach Nr. 2 der Anlage 2 zur VV-ZBR BHO.

(2) Die Unterschrift der oder des Anordnungsbefugten muss mit der Unterschriftsprobe nach Nr. 2.2.4.2 der Anlage 2 zur VV -ZBR BHO übereinstimmen.

(3) Die Kassenanordnung muss an die zuständige Bundeskasse gerichtet sein und den Zusatz „über die Zahlstelle ...“ tragen.

(4) Unvollständige oder fehlerhafte Kassenanordnungen sind sofort mit einem entsprechenden Hinweis zurückzugeben.

4.3

Quittungserstellung

4.3.1

Einzahlungen

(1) Über jede Einzahlung in bar, durch Übergabe eines Schecks oder mittels Kartenzahlverfahren ist ein maschinell erstellter Kassenzettel, auf Verlangen eine Quittung (§ 368 BGB), auszuhändigen. Wird ein maschinelles Verfahren nicht eingesetzt, so ist eine Quittung zu erteilen.

(2) Für von Hand auszustellende Quittungen sind Quittungsblocks mit durchnummerierten Doppelblättern zu verwenden (Vordrucke 22150, 22157). Die Namen und Unterschriften der zur Annahme von Zahlungen und zur Ausstellung von Quittungen berechtigten Beschäftigten der Zahlstelle sind im Schalterraum durch Aushang bekannt zu machen (Vordruck 22150).

4.3.2

Auszahlungen

Über jede Auszahlung in bar oder durch Übergabe eines Barschecks ist eine Quittung zu verlangen. Bei Zug-um-Zug Geschäften genügt der übliche Kassenzettel. Vor der Auszahlung oder Übergabe ist die Empfangsberechtigung festzustellen.

4.4

Annahme aufgrund allgemein erteilter Annahmeanordnung

(1) Einzahlungen aufgrund allgemein erteilter Annahmeanordnung dürfen angenommen werden, wenn Unterlagen zur Verfügung stehen, aus denen die Beträge, die Zahlungspflichtigen, die Haushaltsstelle und das Haushaltsjahr eindeutig erkennbar sind. Nr. 4.5 ist zu beachten.

(2) Einzahlungen im Rahmen allgemein erteilter Annahmeanordnung können aufgeteilt nach Haushaltsstellen in einen Buchungsbeleg eingetragen werden. Der Buchungsbeleg muss zusätzlich die Bewirtschafternummer des zuständigen Titelverwalters und eine Belegnummer der Zahlstelle (siehe Z01) sowie den Verarbeitungsschlüssel 60350 enthalten. Die Einzahlungen sind täglich aufzurechnen und die Summe ist in die Zahlungsnachweisung E zu übernehmen (Vordruck 22051).

4.5

Verwahrungen

Ist die entsprechende Haushaltsstelle einer Einzahlung nicht bekannt, so ist sie in Verwahrung zu buchen.

4.6

Einzahlungen

4.6.1

Annahme von Bargeld und Schecks

Für die Annahme von Bargeld und Schecks sind die ZMBestB anzuwenden.

4.6.2

Kartenzahlverfahren, elektronische Zahlungssysteme

(1) Einzahlungen mittels Kartenzahlungen und Zahlungen über elektronische Zahlungssysteme (z. B. Debit-Karten oder Kreditkarten) sind barer Zahlungsverkehr im Sinne von Nr. 1 Abs. 2. Der Einsatz darf von der zuständigen obersten Bundesbehörde eigenverantwortlich im Rahmen der Wirtschaftlichkeit zugelassen werden. Die BestMaVB-HKR sind zu beachten.

(2) Für die Annahme von Zahlungen im Rahmen von Kartenzahlverfahren oder elektronischen Zahlungssystemen ist dieNr.6 ZMBestB (Anlage 1) anzuwenden.

4.6.3

Annahme von Geldsorten

Geldsorten in ausländischen Währungen dürfen im Rahmen der ZMBestB angenommen werden.

4.6.4

Annahme von Wechseln

Die Annahme von Wechseln als Einzahlungen ist nicht erlaubt. Das BMF kann Ausnahmen zulassen.

4.7

Auszahlungen

4.7.1

Fälligkeitstag

Eine Auszahlung darf nicht vor dem in der Anordnung angegeben Fälligkeitstag geleistet werden. Die Auszahlung darf unverzüglich geleistet werden, wenn der Fälligkeitstag bereits verstrichen ist.

4.7.2

Auszahlung an einen Bevollmächtigten

(1) Wird eine Auszahlung an eine Bevollmächtigte oder einen Bevollmächtigten geleistet, ist die Vollmacht mit der Auszahlungsanordnung zu verbinden. Vollmachten, die für mehr als eine Zahlung gelten, sind sorgfältig aufzubewahren. Bei jeder Auszahlung ist eine Kopie der Vollmacht mit der Auszahlungsanordnung zu verbinden.

(2) Bei Zweifeln über die Person der Empfängerin oder des Empfängers oder hinsichtlich ihrer oder seiner Empfangsberechtigung ist vor der Auszahlung die Entscheidung der anordnenden Stelle einzuholen.

4.7.3

Gehaltsschecks (Ausland)

Für Zahlstellen im Ausland, die im Einvernehmen mit dem BMF zur Annahme von Gehaltsschecks der ins Ausland entsandten Beschäftigten berechtigt sind, gelten die Gehaltsscheckbestimmungen des Bundes. Im Inland dürfen keine Gehaltsschecks angenommen werden.

4.7.4

Kartenzahlverfahren für Auszahlungen

Auszahlungen mittels Debit-Karten können im Einzelfall vom BMF auf begründeten Antrag der zuständigen obersten Bundesbehörde genehmigt werden. Diese Auszahlungen sind dann barer Zahlungsverkehr im Sinne von Nr. 1 Abs. 2.

5

Zahlungsverkehr bei Geldstellen

(1) Bei einer Geldstelle darf die Geldstellenverwaltung oder Geldstellenvertretung nur Einzahlungen annehmen und Auszahlungen leisten, die dem genehmigten Verwendungszweck entsprechen.

(2) Für diese Einzahlungen oder Auszahlungen müssen keine Kassenanordnungen vorgelegt werden.

(3) Im Übrigen sind die Bestimmungen der Nrn. 4.3 und 4.6.1 mit Ausnahme von Schecks und die Bestimmungen der Nrn. 4.6.2 sowie 4.7.4 entsprechend anzuwenden. Die Annahme von Geldsorten (Nr. 4.6.3) bei Geldstellen im Ausland ist allgemein zugelassen. Für Geldstellen im Inland ist die Genehmigung des BMF von der zuständigen obersten Bundesbehörde einzuholen.

(4) Für Geldstellen nach Nr. 3.1 Abs. 5 c) sind die Bestimmungen der Nr. 4, mit Ausnahme der Nr. 4.1 Absätze 2, 4, 5 und 6 sowie der Nrn. 4.4 und Nr. 4.5 entsprechend anzuwenden.

6

Giroverkehr der Zahlstellen und Geldstellen

6.1

Allgemeines

(1) Für jedes Girokonto ist ein Kontogegenbuch zu führen, in dem alle Zahlungen einzutragen sind, die über das Girokonto abgewickelt werden (Vordrucke 22054).

(2) Die Namen und Unterschriftsproben der verfügungsberechtigten Beschäftigten der Girokonten sind den kontoführenden Stellen auf den dafür vorgesehenen Vordrucken mitzuteilen. Die Mitteilung ist von der Leiterin oder dem Leiter der Dienststelle, bei der die Zahlstelle oder Geldstelle eingerichtet ist, zu unterschreiben und mit dem Dienststempel der Dienststelle zu versehen. Bei jeder Änderung der Berechtigung ist entsprechend zu verfahren.

(3) Für die Bargeldverfügungen darf das Kreditinstitut, bei dem das Girokonto eingerichtet ist, eine Kundenkarte, sofern diese nicht angeboten wird auch eine ecKarte, zur Verfügung stellen. Die Kundenkarte und ggf. eine Pin für die Karte sind getrennt und sicher aufzubewahren. Für die Aufbewahrung sind die Regelungen der WBestB (Anlage 2) anzuwenden. Es muss sichergestellt sein, dass nur die verfügungsberechtigten Beschäftigten Zugriff auf die Karte und die Pin haben.

(4) Konten, die nicht bei der Deutschen Bundesbank eingerichtet sind, dürfen nur auf Guthabenbasis geführt werden. Die Vereinbarung eines Kontokorrentkredites ist unzulässig. Dies gilt auch für Konten, die bei der Deutschen Bundesbank eingerichtet, aber nicht in die Kontenhierarchie des Bundes eingebunden sind.

(5) Sofern eine Zahlstelle die Genehmigung zur Führung eines Girokontos bei einem anderen Kreditinstituts als der Deutschen Bundesbank erhalten hat, ist der Bundeskasse von der Zahlstelle die Bankverbindung vor der ersten Bestandsverstärkung mitzuteilen.

(6) Eine Geldstelle, die ein Girokonto eingerichtet hat, darf zur Erstellung von Kontoauszügen sowie zur Bestandsabführung Onlinebanking nutzen. Unbarer Zahlungsverkehr (Nr. 3.1 Abs. 6) ist nicht zugelassen. Es muss sichergestellt sein, das über das Konto nur im Vier-Augen-Prinzip verfügt werden kann. PIN und TAN müssen getrennt voneinander aufbewahrt werden.

6.2

Verfahren zur Ablieferung und Verstärkung von Beständen der Zahlstellen

6.2.1

Bestandsablieferung

(1) Der den festgelegten Wechselgeldbetrag übersteigende Zahlstellenbarbestand, der nicht für Barauszahlungen am nächsten Tag benötigten wird, ist auf das Girokonto der Zahlstelle einzuzahlen. Der eingezahlte Betrag ist an die zuständige Bundeskasse gem. Absatz 2 oder 3 abzuliefern.

(2) Der Bestand des Girokontos einer Zahlstelle, das bei einer Filiale der Deutschen Bundesbank eingerichtet und in die Kontenhierarchie des Bundes eingebunden ist, wird automatisch zu Gunsten des Girokontos der zuständigen Bundeskasse, das bei einer Filiale der Deutschen Bundesbank eingerichtet ist, abgeliefert. Die Ablieferung ist in das Tagesabschlussblatt und entsprechend in die Abrechnungsnachweisung sowie das Kontogegenbuch einzutragen.

(3) Der Bestand des Girokontos einer Zahlstelle, das bei einem anderen Kreditinstitut eingerichtet ist, ist zu Gunsten des Girokontos der zuständigen Bundeskasse, das bei einer Filiale der Deutschen Bundesbank eingerichtet ist, noch am gleichen Tag zu überweisen. Bei der Bestandsablieferung ist auf dem Zahlungsverkehrsbeleg die Zahlstellennummer anzugeben. Die Bestandsablieferung ist sofort in das Tagesabschlussblatt (Vordruck 22053) und entsprechend in die Abrechnungsnachweisung sowie das Kontogegenbuch einzutragen.

6.2.2

Bestandsverstärkung

(1) Werden bei der Zahlstelle keine Einzahlungen angenommen oder reichen angenommene Einzahlungen für die Leistung von Auszahlungen im Abrechnungszeitraum (Nr.12) nicht aus, so hat die Zahlstelle sich den notwendigen Betrag von ihrem Girokonto auszuzahlen. Das Girokonto ist um den auszuzahlenden Betrag gem. Absatz 2 oder 3 von der Bundeskasse zu verstärken. Die Bestandsverstärkung wird von der Bundeskasse unmittelbar im Abrechnungskonto der Zahlstelle gebucht.

(2) Der Bestand des Girokontos einer Zahlstelle, das bei einer Filiale der Deutschen Bundesbank eingerichtet und in die Kontenhierarchie des Bundes eingebunden ist, wird automatisch zu Lasten des Girokontos der zuständigen Bundeskasse, das bei einer Filiale der Deutschen Bundesbank eingerichtet ist, verstärkt. Die Verstärkung ist nur in das Tagesabschlussblatt und in die Abrechnungsnachweisung einzutragen.

(3) Eine Zahlstelle mit einem Girokonto bei einem anderen Kreditinstitut hat die zu verstärkende Summe bei der zuständigen Bundeskasse anzufordern. Der formlose Verstärkungsauftrag muss mindestens die Bewirtschafternummer der Zahlstelle (Nr. 2.1 Abs. 4), das Datum der Bestandsverstärkung, die Höhe der Bestandsverstärkung sowie die Bankverbindung enthalten. Der Verstärkungsauftrag ist von der Zahlstellenverwaltung oder der Zahlstellenvertretung zu unterzeichnen. Die Bestandsverstärkung ist sofort in das Tagesabschlussblatt und in die Abrechnungsnachweisung einzutragen.

(4) Das BMF kann im Einvernehmen mit der zuständigen obersten Bundesbehörde für die Zahlstellen andere Verfahren der Bestandsverstärkung zulassen.

6.3

Verfahren zur Abführung und Auffüllung von Beständen der Geldstellen

Die Bestandsabführung und -auffüllung der Geldstellen nach Nr. 3.1 Abs. 5 c) wird vom BMF mit der Genehmigung zur Einrichtung der Geldstelle geregelt.

6.3.1

Bestandsabführung

(1) Der Geldstellenbestand, der den festgelegten Sockelbetrag übersteigt und der nicht für Auszahlungen innerhalb des laufenden Monats benötigt wird oder der die festgelegte Abführungsgrenze erreicht, ist von der Geldstellenverwaltung an die Bundeskasse abzuführen. Der Bestand ist mindestens einmal monatlich abzuführen, sofern die Abführungsgrenze nicht erreicht wird. Wird die Abführungsgrenze überschritten, ist der gesamte den Sockelbetrag überschreitende Geldstellenbestand unverzüglich abzuführen.

(2) Die Geldstellenverwaltung hat dazu den zuständigen Titelverwalter über den abzuführenden Geldstellenbestand unter Vorlage der notwendigen Belege (begründenden Unterlagen) zu unterrichten. Der Titelverwalter hat die Annahme des abzuführenden Betrags bei der entsprechenden Haushalts- oder Buchungsstelle im Zahlungsüberwachungsverfahren anzuordnen.

(3) Die Geldstellenverwaltung hat den Betrag zu Gunsten des Girokontos der zuständigen Bundeskasse, das bei einer Filiale der Deutschen Bundesbank eingerichtet ist, unter Angabe des Kassenzeichens der Annahmeanordnung einzuzahlen oder zu überweisen. Die Abführung ist sofort in die Anschreibeliste sowie ggf. in das Kontogegenbuch einzutragen.

(4) Die Bestandsabführung kann auch über eine Zahlstelle erfolgen. Die Annahmeanordnung ist in diesen Fällen der Zahlstelle vorzulegen. Die Zahlstelle rechnet mit der zuständigen Bundeskasse ab (siehe Nr. 6.2.1).

6.3.2

Bestandsauffüllung

(1) Die Geldstellenverwaltung hat eine Auffüllung des Geldstellenbestandes bis zur Höhe des festgelegten Sockelbetrages unter Vorlage der notwendigen Zahlungsuntererlagen beim zuständigen Titelverwalter zu beantragen. Der Titelverwalter hat aufgrund der begründenden Unterlagen (Zahlungsuntererlagen) die Auszahlung zu Gunsten der Dienststelle, bei der die Geldstelle eingerichtet ist, mit dem Zusatz: „Zu Händen ... (Geldstellenverwaltung)“ aus den entsprechenden Haushaltsstellen bei der zuständigen Bundeskasse anzuordnen. Die Bestandsauffüllung ist von der Geldstellenverwaltung sofort in die Anschreibeliste sowie ggf. in das Kontogegenbuch einzutragen.

(2) Die Bestandsauffüllung kann auch über eine Zahlstelle erfolgen. Die Auszahlungsanordnung ist in diesen Fällen der Zahlstelle vorzulegen. Die Zahlstelle rechnet mit der zuständigen Bundeskasse ab (siehe Nr. 6.2.2).

(3) Darf die Geldstelle Einzahlungen annehmen und Auszahlungen leisten, hat der Titelverwalter die Annahme des eingezahlten Betrages und die Auszahlung des geleisteten Betrages ggf. zur Verrechnung bei der Bundeskasse anzuordnen.

6.4

Einzahlung auf ein Girokonto aus Sicherheitsgründen

Aus Sicherheitsgründen kann die Zahlstelle oder die Geldstelle mit einem Girokonto nicht abzulieferndes oder abzuführendes Bargeld vorübergehend auf diesem Girokonto einzahlen.

6.5

Beförderung von Zahlungsmitteln

Für die bei der Beförderung von Zahlungsmitteln zu treffenden Sicherungsmaßnahmen sind die GeSiBestB anzuwenden.

7

Wertgegenstände

7.1

Behandlung von Wertgegenständen

Die zuständige oberste Bundesbehörde kann im Einvernehmen mit dem BMF bestimmen, ob die Zahlstelle Wertgegenstände annehmen darf. Es gelten die Bestimmungen für die Behandlung von Wertgegenständen des Bundes (WBestB - Anlage 2).

7.2

Verlust von Wertgegenständen

Kommen bei der Zahlstelle eingelieferte Wertgegenstände abhanden ist die Zahlstellenprüfung unverzüglich telefonisch und schriftlich zu benachrichtigen. Kommen von der Zahlstelle ausgestellte Schecks, Überweisungsaufträge oder Vordrucke von Schecks abhanden, so ist zusätzlich die kontoführende Stelle unverzüglich telefonisch und schriftlich zu benachrichtigen.

Dritter Abschnitt Buchführung, Abrechnung und Sicherungsmaßnahmen

8

Nachweisungen, Aufzeichnungen, Belege und Unterlagen

8.1

Allgemeines

(1) Die Eintragungen in den Nachweisungen und Aufzeichnungen müssen gut lesbar sein. Es dürfen nur urkundengeeignete Schreibmittel verwendet werden. Bei Berichtigungen muss die ursprüngliche Eintragung lesbar bleiben. Sie sind mit Namenszeichen und Datum zu bescheinigen. In den Nachweisungen und Aufzeichnungen sind keine Leerzeilen freizulassen. Es dürfen auch keine Eintragungen zwischen den Zeilen vorgenommen werden. Versehentlich frei gebliebene oder am Ende der Nachweisungen oder Anschreibungen noch frei bleibende Zeilen sind sofort durch Striche für nachträgliche Eintragungen unbenutzbar zu machen.

(2) Werden Nachweisungen oder Aufzeichnungen nacheinander von verschiedenen Beschäftigten geführt, so hat jede Beschäftigte oder jeder Beschäftigter auf den Nachweisungen oder Aufzeichnungen zu bescheinigen, innerhalb welchen Zeitraums welche Eintragungen von ihr oder ihm vorgenommen worden sind.

(3) Bestehen Nachweisungen oder Aufzeichnungen aus mehreren Blättern, so sind beim Tagesabschluss die Endsummen aller Blätter auf das Tagesabschlussblatt zu übernehmen.

(4) Alle Nachweisungen und Aufzeichnungen, die bei der Zahlstelle geführt werden, sind in ein Verzeichnis einzutragen, das bei jeder Zahlstellenprüfung bereitzuhalten ist.

(5) Werden Nachweisungen oder Aufzeichnungen in automatisierten Verfahren erstellt, so gelten die vorstehenden Bestimmungen sinngemäß. Die BestMaVB-HKR sind anzuwenden.

(6) Das BMF kann auf Antrag der zuständigen obersten Bundesbehörde zu den Bestimmungen der Nachweisungen und Aufzeichnungen im Einvernehmen mit dem Bundesrechnungshof abweichende Regelungen zulassen.

9

Nachweisungen

9.1

Nachweisungen der Zahlstelle

9.1.1

Zahlungsnachweisungen E (Einzahlungen) und A (Auszahlungen)

(1) Zur Aufzeichnung aller Zahlungsvorgänge in zeitlicher Reihenfolge sind bei der Zahlstelle die Zahlungsnachweisungen (ZN) E (Vordruck 22051) und (ZN) A (Vordruck 22052) in zweifacher Ausfertigung zu führen. In diese sind unverzüglich die Ein- und Auszahlungen mit Ausnahme der Bestandsverstärkungen und Ablieferungen einzutragen.

(2) Nach der Eintragung einer Zahlung in eine Nachweisung ist die laufende Nummer auf der Kassenanordnung oder dem Buchungsbeleg an der dafür vorgesehenen Stelle einzutragen (Vordruck 22051; 22052).

(3) Sind mehrere Zahlungen mit einer Kassenanordnung angeordnet (Sammelanordnung), wird der Gesamtbetrag erst in die Nachweisung eingetragen, wenn die letzte Zahlung angenommen oder geleistet worden ist. Bis dahin wird die Sammelanordnung in Höhe der bereits geleisteten Auszahlungen zum Zahlstellen-Istbestand hinzu gerechnet und in Höhe bereits angenommener Einzahlungen vom Zahlstellen-Istbestand abgezogen (angezahlte Belege). Angezahlte Belege sind im laufenden Haushaltsjahr abzurechnen.

(4) Auszahlungen aus Einnahmetiteln sind in die Zahlungsnachweisung über Auszahlungen, Einzahlungen auf Ausgabetitel in die Zahlungsnachweisung über Einzahlungen einzutragen.

9.1.2

Tagesabschluss (Nr. 11)

Der Tagesabschluss ist eine Nachweisung im Sinne dieser Bestimmung.

9.1.3

Abrechnungsnachweisung

Zur Abrechnung mit der zuständigen Bundeskasse ist von der Zahlstelle eine Abrechnungsnachweisung Z01 in dreifacher Ausfertigung zu erstellen (Vordruck 22053).

9.1.4

Sonstige Nachweisungen

Die zuständige oberste Bundesbehörde kann bestimmen, dass bei Bedarf die Zahlstelle weitere Nachweisungen führen muss.

9.2

Nachweisungen der Geldstelle

Für die Zahlungen der Geldstelle ist eine Anschreibeliste zu führen, in der Ein- und Auszahlungen sowie Bestandsabführungen und Bestandsauffüllungen unverzüglich einzutragen sind (Vordruck 22058).

10

Aufzeichnungen

Die Zahlstelle oder Geldstelle hat folgende Aufzeichnungen zu führen. Zu den Aufzeichnungen gehören auch die zum Nachweis notwendigen Unterlagen.

10.1

Kontogegenbuch

(1) Für jedes bei der Deutschen Bundesbank oder bei einem anderen Kreditinstitut eingerichtete Girokonto ist ein Kontogegenbuch zum Nachweis des Bestandes und der Veränderungen zu führen. In das Kontogegenbuch sind alle Zahlungen (Ablieferungen, Verstärkungen für Zahlstellen sowie Abführungen und Auffüllungen für Geldstellen) die über das Girokonto abgewickelt werden, einzutragen.

(2) Jede Eintragung im Kontogegenbuch hat mindestens

die laufende Nummer,

den Buchungstag,

den Betrag und

die Nummer oder den Tag des Kontoauszugs

zu enthalten.

(3) Einzutragen sind der Betrag jedes Zahlungsauftrages am Tage der Hingabe und die Gutschriften und die Lastschriften laut Girokontoauszug, vermindert um die bereits als Auftrag am Tag der Hingabe eingetragenen Beträge, jeweils in einer Summe am Tage des Eingangs des Kontoauszugs.

(4) Das BMF kann die Führung elektronischer Kontogegenbücher zulassen.

10.2

Scheck- und Quittungshefte sowie sonstige nummerierte Vordrucke

Scheck- und Quittungshefte sind Aufzeichnungen im Sinne dieser Bestimmung. Die Zu- und Abgänge der Quittungsblocks und Scheckvordrucke, sowie sonstigen nummerierten Vordrucke sind in der Verwahrungsanschreibung - Teilbestand Wertgegenstände - nachzuweisen. Die Zugänge sind durch Lieferbescheinigungen, die Abgänge durch Empfangsbescheinigungen der Beschäftigten zu belegen. In der Empfangsbescheinigung sind die Nummern der im Block enthaltenen Vordrucke anzugeben.

10.3

Aufzeichnungen der Zahlstelle

10.3.1

Geld- und Werteingangsbuch

(1) Jede Zahlstelle hat ein Geld- und Werteingangsbuch zu führen. Die Zahlstellenverwaltung bestimmt die Beschäftigte oder den Beschäftigten der Zahlstelle, die das Geld- und Werteingangsbuch führt. Das Geld- und Werteingangsbuch kann für ein oder mehrere Haushaltsjahre geführt werden.

(2) In das Geld- und Werteingangsbuch sind alle bei der Zahlstelle eingehenden Wertsendungen (z. B. Wertbriefe) sowie Sendungen, die Bargeld, Schecks, Wertpapiere, Wertzeichen mit Ausnahme der Postwertzeichen, geldwerte Drucksachen und Kostbarkeiten enthalten (Wertgegenstände), einzeln einzutragen.

(3) Das Geld- und Werteingangsbuch ist fortlaufend mit mindestens folgenden Angaben zu führen:

Tag der Eintragung,

Name und Anschrift des Absenders (soweit vorhanden),

Inhalt und Wert (soweit eine Angabe möglich) der Sendung und

Nachweis über den weiteren Verbleib.

(4) Der Nachweis über den weiteren Verbleib ist von den zuständigen Beschäftigten der Zahlstelle zu bescheinigen.

10.3.2

Verwahrungsanschreibung - Teilband Wertgegenstände

Jede Zahlstelle hat eine Verwahrungsanschreibung - Teilband Wertgegenstände - zu führen, sofern sie Wertgegenstände verwahren darf. Es sind die WBestB anzuwenden.

10.4

Sonstige Aufzeichnungen

Darf die Zahlstelle Sorten annehmen (Nr. 4.6.3), ist eine Aufzeichnung über Wertveränderungen zu führen. Die zuständige oberste Bundesbehörde kann bestimmen, dass die Zahlstelle oder Geldstelle weitere Aufzeichnungen führen muss.

10.5

Belege und sonstige Unterlagen

(1) Belege sind elektronische oder schriftliche Unterlagen in der vom BMF zugelassenen Form, aufgrund derer Zahlungen erfolgen. Für die Erstellung von Belegen durch die Bewirtschafter gelten die VerfRiB-MV/TV-HKR. Für die Erstellung von Belegen durch Beschäftigte der Zahlstellen ist die vorgenannte Verfahrensrichtlinie entsprechend anzuwenden.

(2) Durch einen Beleg können mehrere Buchungen nachgewiesen werden.

(3) Änderungen und Ergänzungen auf den Belegen der Bewirtschafter durch Beschäftigte der Zahlstellen sind nicht zulässig, auch nicht in Absprache mit dem entsprechenden Bewirtschafter.

(4) Sonstige Unterlagen sind andere Unterlagen der Zahlstelle, die keine Nachweisungen, Aufzeichnungen und Belege sind (z. B. Schriftverkehr) und die nicht für die Rechnungsprüfung benötigt werden.

11

Tagesabschluss der Zahlstelle

11.1

Verfahren beim Tagesabschluss

(1) Die Zahlstellenverwaltung hat arbeitstäglich einen Abschluss zu erstellen, wenn Zahlungen angenommen oder geleistet worden sind.

(2) Zur Abstimmung des Soll- und des Istbestandes ist bei jedem Tagesabschluss das Tagesabschlussblatt Z01 auszufüllen. Bei täglicher Abrechnung mit der zuständigen Bundeskasse kann das BMF im Einvernehmen mit der zuständigen obersten Bundesbehörde zulassen, dass anstelle des Tagesabschlussblattes die Abrechnungsnachweisung - ebenfalls Z01 - verwendet wird (Vordruck 22053).

(3) Der Tagesabschluss ist nach Beendigung der Zahlungsgeschäfte so rechtzeitig durchzuführen, dass er spätestens bei Dienstschluss fertig gestellt ist.

(4) Im Kontogegenbuch ist beim Tagesabschluss der Bestand einzutragen, der sich aus dem Unterschied zwischen den Einzahlungen und den Auszahlungen unter Berücksichtigung des Bestandes vom Vortag ergibt.

(5) Nachdem der Kontoauszug eingegangen ist und die erforderlichen Eintragungen im Kontogegenbuch vorgenommen worden sind, hat die Zahlstellenverwaltung durch Unterschrift unter Angabe des Datums zu bescheinigen, dass der sich aus dem Kontogegenbuch ergebende Bestand mit dem des Kontoauszugs unter Berücksichtigung der darin noch nicht nachgewiesenen Beträge übereinstimmt. Die Bescheinigung kann handschriftlich oder durch Stempelaufdruck auf dem Kontoauszug bzw. mittels besonderen Vordrucks (Muster 1) als Anlage zum Kontoauszug erfolgen.

(6) Zum Tagesabschluss werden die aufgerechneten Summen der Zahlungsnachweisung in das Tagesabschlussblatt übertragen. Danach ist der Zahlstellen-Sollbestand im Tagesabschlussblatt unter Berücksichtigung des Zahlstellen-Sollbestandes des Vortages, der Summe der Einzahlungen und Zahlstellenbestandsverstärkungen abzüglich der Summen der Auszahlungen und der Ablieferungen zu ermitteln. Der Zahlstellen-Sollbestand ist in das Tagesabschlussblatt des folgenden Tages vorzutragen.

(7) Zur Ermittlung des Zahlstellen-Istbestandes sind zu dem vorhandenen Bargeld und den Schecks, etwaige Guthaben auf den Konten der Zahlstelle und angezahlte Auszahlungsbelege hinzuzurechnen; angezahlte Einzahlungsbelege (Nr. 9.1.1 Abs.3) sind abzuziehen.

(8) Zahlstellen-Istbestand und Zahlstellen-Sollbestand sind zu vergleichen. Besteht keine Übereinstimmung, so ist der Unterschiedsbetrag als Fehlbetrag oder Überschuss auszuweisen.

(9) Müssen nach der Fertigung des Tagesabschlusses noch Zahlungen angenommen oder geleistet werden, sind sie in die Zahlungsnachweisung des nächsten Tages einzutragen.

11.2

Kassenfehlbetrag und Kassenüberschuss

11.2.1

Kassenfehlbetrag

Ein Kassenfehlbetrag ist als Vorschuss in die Zahlungsnachweisung des nächsten Tages einzutragen. Die Zahlstellenverwaltung hat dafür einen Buchungsbeleg zu fertigen, der von der Zahlstellenprüfung mit einem Sichtvermerk zu versehen ist. Die Dienststellenleitung ist unverzüglich zu unterrichten. Der Kassenfehlbetrag ist unverzüglich aufzuklären. Wird ein Kassenfehlbetrag aufgeklärt darf er nur aufgrund einer Annahmeanordnung des zuständigen Titelverwalters ausgeglichen werden. Ein als Vorschuss gebuchter Kassenfehlbetrag ist immer im Jahr der Entstehung auszugleichen (Nr. 6.1 Vorschuss- und Verwahrungsrichtlinie des Bundes zu § 60 BHO [VO/VW-RiB]).

11.2.2

Kassenüberschuss

Ein Kassenüberschuss ist als Verwahrung in die Zahlungsnachweisung des nächsten Tages einzutragen. Die Zahlstellenverwaltung hat dafür einen Buchungsbeleg zu fertigen, der von der Zahlstellenprüfung mit einem Sichtvermerk zu versehen ist. Der Kassenüberschuss ist unverzüglich aufzuklären. Wird ein Kassenüberschuss aufgeklärt, darf dieser nur aufgrund einer Auszahlungsanordnung des zuständigen Titelverwalters ausgezahlt werden. Gefundenes Bargeld ist wie ein Überschuss zu behandeln. Ein als Verwahrung gebuchter Kassenüberschuss ist immer im Jahr der Entstehung auszugleichen (Nr. 8.1 Vorschuss- und Verwahrungsrichtlinie des Bundes zu § 60 BHO [VO/VW-RiB]).

12

Abrechnung der Zahlstelle mit der Bundeskasse

(1) Die Zahlstelle hat grundsätzlich mit jedem Tagesabschluss mit der zuständigen Bundeskasse abzurechnen. Bei geringerem Zahlungsaufkommen muss mit der Bundeskasse abgerechnet werden, wenn eine Bestandsablieferung oder eine Bestandsverstärkung erfolgt ist, jedoch mindestens einmal im Monat. Die letzte Abrechnung im laufenden Haushaltsjahr hat nach Maßgabe des jeweiligen Jahresabschlussrundschreibens zu erfolgen.

(2) Der Bundeskasse sind die Erstschriften der Abrechnungsnachweisung mit einem Doppel und die Erstschriften der Zahlungsnachweisung/-en zusammen mit den dazugehörigen Kassenanordnungen und ggf. Buchungsbelegen zu übersenden.

(3) Das Doppel der Abrechnungsnachweisung erhält die Zahlstelle mit einer Buchungsbestätigung der Bundeskasse über die Zahlstellenprüfung.

(4) Das BMF kann eine Abrechnung über die elektronische Schnittstelle F15z zulassen. In diesen Fällen verbleiben die Kassenanordnungen und ggf. Buchungsbelege bei der Zahlstelle. Das nähere wird gesondert vom BMF geregelt.

(5) Das BMF kann auf begründeten Antrag der zuständigen obersten Bundesbehörde einen anderen Abrechnungszeitraum zulassen.

13

Aufbewahrung

Für die Aufbewahrung der Unterlagen der Zahlstelle und Geldstelle ist die VV Nr. 4.7 ZBR BHO anzuwenden.

14

Sicherungsmaßnahmen

14.1

Aufbewahrung von Bargeld und Wertgegenständen

(1) Bargeldbestände und andere Wertgegenstände sind in einem hierfür geeigneten Geldschrank, einer Kassette oder einem vergleichbaren Behältnis (Kassenbehälter) sicher aufzubewahren. Die ZSiBestB sind anzuwenden.

(2) Den Schlüssel der Zahlstelle und des Kassenbehälters hat die Zahlstellenverwaltung im Besitz und sicher aufzubewahren. Einen zweiten Schlüssel hat die Dienststellenleitung oder eine von ihr Beauftragten Person in einem von der Zahlstellenverwaltung versiegelten und mit ihrer oder seiner Unterschrift versehenen Umschlag unter Verschluss zu halten.

(3) Private Gelder und Wertgegenstände dürfen weder im Kassenbehälter noch in den Zahlstellenräumen aufbewahrt werden.

(4) Die Absätze 1 bis 3 sind sinngemäß auch für Geldstellen anzuwenden.

14.2

Aufbewahrung von Vordrucken

Vordrucke sowie Nachweisungen und Aufzeichnungen sind in der Zeit, in der sie nicht gebraucht werden, unter Verschluss zu halten.

Vierter Abschnitt Zahl- und Geldstellenprüfung

15

Prüfungsverfahren

15.1

Grundsatz

(1) Die Zahlstelle ist mindestens viermal jährlich unvermutet zu prüfen. Nach Nr. 2.1.2 ermächtigte Annahmebeauftragte sind mindestens einmal jährlich im Rahmen der unvermuteten Zahlstellenprüfung zu prüfen. Das Ergebnis ist in einer Niederschrift festzuhalten und der Dienststellenleitung vorzulegen.

(2) Die Geldstelle ist mindestens zweimal jährlich unvermutet zu prüfen. Das Ergebnis ist in einer Niederschrift festzuhalten und der Dienststellenleitung vorzulegen.

(3) Eine Prüfung ist unvermutet, wenn sie der zu prüfenden Stelle nicht vor Prüfungsbeginn bekannt geworden ist.

(4) Wenn besondere Anhaltspunkte bestehen, sind die Zahlstellen oder Geldstellen über die unvermuteten Prüfungen hinaus unverzüglich zu prüfen.

(4) Das Recht des Bundesrechnungshofes Prüfungen durchzuführen bleibt unberührt.

(5) Das BMF kann auf Antrag der obersten Bundesbehörde Ausnahmen von den Absätzen 1 und 2 zulassen.

15.2

Prüfungszeitraum

Die Zahl- oder Geldstellenprüfung erstreckt sich auf den Zeitraum der letzten vorausgegangenen Prüfung. Die davor liegende Zeit kann jedoch erneut in eine Prüfung einbezogen werden („überlappende“ Prüfung).

15.3

Nachweis der Prüfung

15.3.1

Kennzeichnung der Prüfung

(1) Die Prüfung ist in den geprüften Unterlagen (Nachweisungen, Aufzeichnungen und Belegen) durch Namenszeichen und Datum kenntlich zu machen. Die Zahl- oder Geldstellenstellenprüfung verwendet dabei urkundengeeignete Schreibmittel mit grüner Farbe. Ist eine Kennzeichnung nicht möglich, so sind entsprechende Vermerke in der Niederschrift aufzunehmen.

(2) In den geprüften Unterlagen darf die Zahl- oder Geldstellenprüfung keine weiteren Einträge vornehmen.

15.3.2

Prüfungsniederschrift

(1) Über die Prüfung einer Zahl- oder Geldstelle ist eine Prüfungsniederschrift zu fertigen, die insbesondere folgendes enthalten muss:

a) die Bezeichnung der Stelle, bei der die Zahl- oder Geldstelle eingerichtet ist,

b) den Ort und das Datum der Prüfung sowie das Datum der vorangegangenen Prüfung,

c) den Namen der Zahl- oder Geldstellenverwalterin oder des Zahl- oder Geldstellenverwalters sowie die Namen der von der Zahl- oder Geldstellenprüfung beteiligten Personen

d) den Umfang und die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung sowie

e) die Unterschrift einer beteiligten Zahl- oder Geldstellenprüferin oder eines Zahl- oder Geldstellenprüfers sowie der Zahl- oder Geldstellenverwalterin oder des Zahl- oder Geldstellenverwalters.

(2) Der Niederschrift sind beizufügen:

a) ein Bestandsausweis nach Muster 2 bzw. Muster 3,

b) ggf. die Berechnung des Girokontoguthabens nach Muster 1,

c) ggf. ein Verzeichnis der geprüften Belege und

d) ggf. eine Zusammenstellung der Prüfungsbemerkungen.

(3) Die Prüfungsniederschrift ist der Dienststellenleitung vorzulegen.

(4) Sind von der geprüften Zahl- oder Geldstelle von der Zahl- oder Geldstellenverwaltung Prüfungsbemerkungen zu beantworten, übersendet sie ihre Stellungnahme auf dem Dienstweg der Zahl- oder Geldstellenprüfung.

(5) Die Zahl- oder Geldstellenprüfung entscheidet abschließend über die Stellungnahme.

(6) Eine Prüfungsniederschrift ist auch beim Wechsel der Zahlstellenverwaltung zu fertigen.

15.3.3

Geringfügige Mängel

Geringfügige Mängel sind möglichst im Verlauf der Prüfung beseitigen zu lassen. Sie brauchen nicht schriftlich beanstandet zu werden.

15.3.4

Sonstige Mängel

Werden bei der Zahl- oder Geldstellenprüfung offensichtliche Mängel festgestellt, die nicht unmittelbar mit der Erledigung der Zahl- oder Geldstellengeschäfte im Zusammenhang stehen, sind auch diese zu beanstanden.

15.4

Prüfungsumfang

(1) Die Zahl- oder Geldstellenprüfung kann sich bei der Prüfungstätigkeit auf Stichproben beschränken, soweit nicht eine vollständige Prüfung notwendig oder vorgeschrieben ist. Dabei sind die Prüfungsgegenstände und die Prüfungsunterlagen so auszuwählen und so zu bemessen, dass sie sich ein zuverlässiges Urteil über die ordnungsgemäße Erledigung der Zahl- oder Geldstellengeschäfte bilden kann.

(2) Die Prüfung hat sich auf sämtliche von der Zahl- oder Geldstelle zu führende Nachweisungen und Aufzeichnungen zu erstrecken. Die Heranziehung von Unterlagen, die anderen Stellen bereits zugeleitet worden sind, ist nur dann erforderlich, wenn besondere Gründe für die Heranziehung bestehen.

16

Zahlstellenprüfung

Die Zahlstellenprüfung hat festzustellen, ob die Kassensicherheit (§ 77 BHO) gewährleistet ist. Dazu gehört insbesondere die Prüfung, ob

a) der Zahlstellen-Sollbestand mit dem Zahlstellen-Istbestand übereinstimmt,

b) Wertgegenstände vollständig vorhanden sind,

c) die Ein- und Auszahlungen rechtzeitig und vollständig geleistet worden sind und der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß abgewickelt worden ist,

d) die Nachweisungen und Aufzeichnungen richtig geführt worden sind,

e) alle zahlstellenrelevanten Belege einer ordnungsgemäßen Behandlung zugeführt worden sind,

f) die Zahlstellengeschäfte wirtschaftlich und zweckmäßig erledigt werden und

g) die Zahlstellensicherheit nach innen und außen gewährleistet ist.

16.1

Bestandsnachweis, Übereinstimmungsberechnung

(1) Zu Beginn einer unvermuteten Prüfung hat die Zahlstellenverwaltung den Zahlstellensollbestand und den Zahlstellenistbestand zu ermitteln und im Bestandsnachweis (Muster 2) darzustellen. Der Bestandsnachweis ist von der Zahlstellenverwalterin oder dem Zahlstellenverwalter zu unterschreiben und der Zahlstellenprüfung zu übergeben.

(2) Die Zahlstellenprüfung hat sich davon zu überzeugen, dass

a) der im Bestandsnachweis dargestellte Bestand an Zahlungsmitteln tatsächlich vorhanden ist,

b) die angegebenen Bestände auf dem/den Girokonto/-konten mit den Angaben in dem/den Kontogegenbuch/-büchern und den Kontoauszügen (mit Belegen) übereinstimmen,

c) die vorhandenen Euro-Münzen und Euro-Banknoten echt und umlauffähig sind,

d) die vorhandenen Schecks entsprechend der ZMBestB annahmefähig sind,

e) die angenommenen Schecks unverzüglich bei der kontoführenden Geschäftsbank (Nr. 2.1 Abs. 5) eingereicht wurden,

f) bei der Annahme von Gehaltsschecks die Gehaltsscheckbestimmungen des Bundes - Ausland (GScheckB) beachtet wurden und

g) im Kassenbehälter keine Zahlungsmittel oder sonstigen Sachen aufbewahrt werden, die nicht zur Zahlstelle gehören.

16.2

Prüfung des Tagesabschlusses und der Abrechnungsnachweisung Z01

Es ist zu prüfen, ob

a) die Tagesabschlüsse einschließlich der Zahlungsnachweisungen E und A ordnungsgemäß gefertigt und die Abrechnungsunterlagen mit den dazugehörigen Belegen fristgerecht der zuständigen Bundeskasse vorgelegt wurden,

b) die Eintragungen im Tagesabschluss von der zuständigen Bundeskasse unverändert übernommen wurden,

c) die von der Bundeskasse bestätigten Abrechnungsnachweisungen Z01 vorliegen und

d) die Buchungen auf dem Abrechnungskonto der Bundeskasse - nachgewiesen durch Kontoauszüge - mit den Buchungen in den Tagesabschlüssen übereinstimmen.

16.3

Prüfung der Aufzeichnungen

16.3.1

Kontogegenbuch

(1) Für jedes Konto der Zahlstelle ist der Bestand aus dem Kontogegenbuch zu ermitteln und mit dem letzten Kontoauszug unter Berücksichtigung der darin noch nicht nachgewiesenen Beträge abzustimmen.

(2) Es ist zu prüfen, ob die von der Zahlstelle veranlassten Kontobewegungen vom beauftragten Kreditinstitut ausgeführt und die Übereinstimmungsberechnungen unmittelbar nach Eingang der Kontoauszüge für jedes Konto der Zahlstelle durchgeführt worden sind.

16.3.2

Verwahrungsanschreibung - Teilband Wertgegenstände

(1) Es ist zu prüfen, ob die Eintragungen der Ein- und Auslieferungen ordnungsgemäß erfasst und belegt sind und die Belege den Bestimmungen entsprechen.

(2) Im Abschnitt überwachungspflichtige Vordrucke (Nr. 10.2 Scheck- und Quittungshefte sowie nummerierte Vordrucke) ist zusätzlich vollständig zu prüfen, ob

a) die Vordrucke vollzählig vorhanden sind und tatsächlich benötigt werden,

b) die Durchschriften der verwendeten Quittungsvordrucke vollzählig an die Zahlstelle zurückgegeben wurden und

c) der weitere Nachweis der verwendeten Zahlungsverkehrsvordrucke (z. B. Schecks) erbracht ist.

16.3.3

Aufzeichnungen über Wertveränderungen bei Zahlung von Sorten

Es ist anhand der Belege und den Sortenabrechnungen zu prüfen, ob

a) die Buchung von Mehr- bzw. Mindererlösen unverzüglich nach Eingang der Sortenabrechnung erfolgte,

b) die Buchung - auf der Grundlage der Sortenabrechnungen und gegebenenfalls sonstiger Belege - vollständig und richtig erfasst wurden.

16.3.4

Sonstige Prüfungen

Es ist die äußere und innere Zahlstellensicherheit zu prüfen, insbesondere ob

a) die Trennung von Anordnung und Ausführung von Zahlstellengeschäften sichergestellt ist,

b) die Unterschriftsmitteilungen gemäß Nr. 2.2.4.2 der Anlage 2 zur VV-ZBR BHO der Zahlstelle vorliegen,

c) die Belege vor der Zahlung von den Beschäftigten der Zahlstelle nach Nr. 4.2 geprüft wurden,

d) die Verschlusseinrichtungen in Ordnung sind,

e) die Vorschriften über die Schlüsselaufbewahrung eingehalten werden,

f) die Aushänge über die Schalterstunden und die Quittungserteilung vorhanden sind und sich auf dem aktuellen Stand befinden,

g) die Bestimmungen zur Sicherung der Zahlstellen und von Geldtransporten des Bundes eingehalten werden und

h) die sonstigen Bestimmungen für Zahlstellen sowie die Aufbewahrungsbestimmungen gem. VV Nr. 4.7 ZBR BHO eingehalten werden.

j) für die Prüfung der Annahmebeauftragten gelten die Regelungen der Nr. 17 entsprechend.

16.3.5

Erledigung von Prüfungsbemerkungen

Es ist zu prüfen, ob die Beanstandungen der vorangegangenen Prüfung erledigt sind.

17

Geldstellenprüfung

(1) Die Geldstellenprüfung hat festzustellen, ob die Kassensicherheit (§ 77 BHO) gewährleistet ist. Dazu gehört insbesondere die Prüfung, ob

a) der Geldstellenistbestand und des Geldstellensollbestand übereinstimmen und die Höhe des festgelegten Sockelbetrages und der Abführungsgrenze nicht überschritten wird (Muster 3, bei Geldstellen nach Nr. 3.1 Abs. 5 c ist das Muster 2 entsprechend zu verwenden),

b) der den festgelegten Sockelbetrag oder die festgelegte Abführungsgrenze überschreitende Betrag, der nicht für Auszahlungen im laufenden Monat benötigt wird, rechtzeitig in der richtigen Höhe an die zuständige Bundeskasse abgeführt wurde,

c) nur Einzahlungen und Auszahlungen angenommen oder geleistet worden sind, die dem genehmigten Verwendungszweck entsprechen,

d) die Höhe des festgelegten Sockelbetrages noch angemessen ist,

e) die ausgehändigten Quittungsblocks vollständig vorhanden sind und ordnungsgemäß verwendet werden (z. B. Nachweis der Quittungsblätter im Spiegel oder einem besonderen Nachweisblatt),

f) bei der Ausfertigung von Quittungen die dafür geltenden Bestimmungen beachtet wurden und

g) die sonstigen Bestimmungen für Geldstellen eingehalten worden sind.

(2) Die Regelungen der Nrn. 16.3.1, 16.3.4 und 16.3.5 sind sinngemäß auch für Geldstellen anzuwenden.

Fünfter Abschnitt Schlussbestimmung

18

In-Kraft-Treten und Übergangsbestimmung

Diese Zahlstellenbestimmungen treten mit Veröffentlichung in Kraft. Mit dem In-Kraft-Treten verlieren die bisherigen Zahlstellenbestimmungen und die Bestimmungen über die Prüfung von Zahlstellen des Bundes mit Stand April 2014 ihre Gültigkeit.

Vordruck 22055 Mitteilung gem. Nr. 2.2.2 Abs. 1

Vordruck 22051 Zahlungsnachweisung E (ZN E)

Vordruck 22052 Zahlungsnachweisung A (ZN A)

Vordruck 22053 Tagesabschlussblatt/Abschlussnachweisung (Z01)

Erläuterungen und Ausfüllhinweise Z01

Zahlstelle, Bundeskasse

Die genaue Angabe der Zahlstelle und der zuständigen Bundeskasse ist stets erforderlich.

Tagesabschlussblatt/Abrechnungsnachweisung

Je nach Verwendungszweck des Vordruckes ist das Auswahlfeld anzukreuzen und die Datumsangaben sind einzutragen.

Haushaltsjahr

Das Haushaltsjahr ist vierstellig in der Form JJJJ anzugeben.

Anlagen

Die Anzahl der beigefügten Anlagen (Abrechnungsunterlagen) ist einzutragen.

Belegnummer der Bundeskasse

Kein Eintrag, die Belegnummer wird von der Bundeskasse eingetragen.

Belegnummer der Zahlstelle

Die achtstellige Zahl setzt sich aus dem Datum mit der jeweils zweistelligen Zahl für den Tag, den Monat und der letzten Ziffer der Jahreszahl sowie einer dreistelligen von der Zahlstelle zu vergebenden fortlaufenden Nummer zusammen. Die Tages- und Monatsangabe sind ggf. mit führenden Nullen einzutragen.

Beispiel: 9. Dezember 2020 und die lfd. Nr. 11 Eintrag: 09120011

Verarbeitungsschlüssel

Der vorgegebene Verarbeitungsschlüssel darf nicht geändert werden.

Zahlstellennummer/Abrechnungskonto

Die lt. Stammdatenblatt vergebenen Nummern sind einzutragen. Die bisherige Zahlstellennummer ist daneben anzugeben.

Sollbestand nach der letzten Abrechnung

Eine Eintragung (Datum und Betrag) ist nur erforderlich, wenn der Vordruck als Abrechnungsnachweisung verwendet wird.

Tagesabschluss

Die Eintragungen für den Tagesabschluss sind in diesem Bereich vorzunehmen.

Summen im Abrechnungszeitraum

Eine Eintragung ist nur erforderlich, wenn der Vordruck als Abrechnungsnachweisung verwendet wird. In den Tagesabschlüssen der Vortage dürfen hier keine Eintragungen enthalten.

Vordruck 22054 Kontogegenbuch (Deckblatt)

Vordruck 22054 Kontogegenbuch (Einlegeblatt)

Vordruck 22058 Anschreibeliste - Geldstelle (Deckblatt)

Vordruck 22058 Anschreibeliste - Geldstelle (Einlegeblatt)

Vordruck 22157 Quittung ZBestB

Text auf der Rückseite der Erstschrift

Bitte unbar zahlen!

Zur Beachtung!

Einzahlungen durch Übergabe von Zahlungsmitteln (Bargeld, annahmefähigen Schecks) dürfen nur an den dafür vorgesehenen Schaltern entrichtet werden. Einzahlungen an anderen Stellen befreien den Einzahlungspflichtigen nicht. Die Quittung muss zur Gültigkeit mit dem Abdruck des Dienststempels und mit den Unterschriften der Zahlstellenbediensteten versehen sein. Die Namen und Unterschriftsproben der zur Erteilung der Quittung berechtigten Bediensteten sind aus dem Aushang im Schalterraum zu ersehen.

Eine Herausgabe der eingelieferten Wertgegenstände erfolgt nur gegen Vorlage dieser Einlieferungsquittung.

Vordruck 22150 Quittung ZBestB

Text auf der Rückseite der Erstschrift

Zur Beachtung!

Einzahlungen durch Übergabe von Zahlungsmitteln (Bargeld, annahmefähigen Schecks) dürfen nur an zur Annahme berechtigte Bedienstete außerhalb des Zahlstellenraumes mit befreiender Wirkung entrichtet werden. Diese Beamten müssen auf Verlangen des Einzahlungspflichtigen einen Ausweis vorlegen, der mit dem Lichtbild des Beamten und dem Abdruck des Dienststempels versehen ist.

Die Quittung muss zur Gültigkeit mit dem Abdruck des Dienststempels und der Unterschrift des zur Annahme berechtigten Bediensteten versehen sein.

Muster 1 - Übereinstimmungsberechnung

Muster 2 - Zahlstellenbestandsnachweisung

Muster 3 -Geldstellenbestandsnachweisung

Anlage 1 Bestimmungen über die Behandlung von Zahlungsmitteln (ZMBestB)

Zahlstellenbestimmungen für die Bundesverwaltung

Anlage 1

Bestimmungen über die Behandlung

von Zahlungsmitteln

(ZMBestB)

(Stand: 05/2019)

Inhaltsverzeichnis:

1	ALLGEMEINES
2	ZAHLUNGSMITTEL
2.1	Gesetzliche Zahlungsmittel
2.2	Geldsorten
3	ANNAHME VON GESETZLICHEN ZAHLUNGSMITTELN UND GELDSORTEN
3.1	Annahme von gesetzlichen Zahlungsmitteln
3.2	Annahme von Geldsorten
4	NACHGEMACHTE, VERFÄLSCHTE, ALS FALSCHGELD VERDÄCHTIGE, BESCHÄDIGTE, ABGENUTZTE ODER FEHLERHAFTE ZAHLUNGSMITTEL AUßER SCHECKS
4.1	Nachgemachte oder verfälschte Zahlungsmittel
4.2	Als Falschgeld verdächtige Zahlungsmittel
4.3	Beschädigte, abgenutzte oder fehlerhafte Zahlungsmittel
4.3.1	Beschädigte Euro-Münzen oder Euro-Banknoten
4.3.2	Fehlerhafte Euro-Münzen oder Euro-Banknoten
4.3.3	Beschädigte, abgenutzte oder fehlerhafte Geldsorten
4.4	Verdacht auf strafbare Handlungen
5	ANNAHME VON SCHECKS
5.1	Allgemeines
5.1.1	Inhaberscheck
5.1.2	Orderscheck
5.1.3	Rektascheck
5.2	Annahmefähige Schecks
5.3	Nicht annahmefähige Schecks
5.4	Verfahren bei der Annahme von Schecks
5.4.1	Besonderheiten bei der Quittungserstellung
5.4.2	Frist bei Gegenleistungen
5.4.3	Rückschecks
5.4.4	Abhanden gekommene Schecks
6	KARTENZAHLVERFAHREN, ELEKTRONISCHE ZAHLUNGSSYSTEME
Anhänge:
Anhang 1	Nachweisung über Falschgeld
Anhang 2	Wertveränderungsbuch
Anhang 3	Scheck-Einlieferungsverzeichnis für auf Euro ausgestellte Schecks

1

Allgemeines

Die nachfolgenden Bestimmungen regeln die Annahme, Verwaltung und Weitergabe von Zahlungsmitteln und die Behandlung von nachgemachten, verfälschten, als Falschgeld verdächtigen, beschädigten oder abgenutzten Zahlungsmitteln. Außerdem wird die Grundvoraussetzung für den Einsatz von Kartenzahlverfahren oder von elektronischen Zahlungssystemen für Einzahlungen gem. Nr. 4.6.2 ZBestB bestimmt.

2

Zahlungsmittel

(1) Zahlungsmittel sind gesetzliche Zahlungsmittel, Geldsorten soweit nach Nr. 2.2 zugelassen sowie Schecks im Sinne der Nr. 5.2.

(2) Werden Zahlungsmittel nicht als Einzahlung, sondern als Beweismittel aufgrund einer Beschlagnahmung oder aus einem sonstigen Grunde als Verwahrung angenommen, so gelten die Zahlungsmittel als Wertgegenstände. Die Einlieferin oder der Einlieferer ist bei der Annahme darauf hinzuweisen, dass sie nicht verzinst werden. Die WBestB sind anzuwenden.

2.1

Gesetzliche Zahlungsmittel

(1) Seit dem 1. Januar 2002 haben die EZB und die Mitgliedsstaaten der Euro-Zone Banknoten und Münzen, die auf Euro oder Cent lauten, in Verkehr gebracht. Diese Banknoten und Münzen haben als einzige in allen diesen Mitgliedsstaaten die Eigenschaft eines gesetzlichen Zahlungsmittels.

(2) Die deutschen Euro-Gedenkmünzen sind nach Maßgabe des MünzG gesetzliche Zahlungsmittel im Inland.

2.2

Geldsorten

Geldsorten sind gesetzliche Zahlungsmittel in ausländischen Währungen. Eine ausländische Währung ist die Währung eines Staates, dessen Währung nicht der Euro ist.

3

Annahme von gesetzlichen Zahlungsmitteln und Geldsorten

3.1

Annahme von gesetzlichen Zahlungsmitteln

Die Beschäftigten der Zahl- und Geldstellen sind nicht verpflichtet deutsche Euro-Gedenkmünzen im Betrag von mehr als 100 Euro bei einer einzelnen Zahlung anzunehmen. Erfolgt eine einzelne Zahlung sowohl in Euro-Münzen als auch in deutschen Gedenkmünzen, sind sie nicht verpflichtet, mehr als 50 Münzen anzunehmen; dies gilt auch dann, wenn der Gesamtbetrag 100 Euro unterschreitet.

3.2

Annahme von Geldsorten

(1) Die Beschäftigten der Zahlstellen dürfen Geldsorten nur als Banknoten annehmen bzw. auszahlen. Allgemein zugelassen ist die Annahme von Geldsorten der Mitgliedstaaten der EU. Die obersten Bundesbehörden können bestimmen, dass weitere Geldsorten von den Beschäftigten der Zahlstellen angenommen bzw. ausgezahlt werden dürfen.

(2) Bestehen bei Geldsorten Zweifel über die Einlösungsfähigkeit, dürfen sie nicht angenommen werden. Die Besitzer sind an eine Filiale der Deutschen Bundesbank oder ein mit dem Ankauf Geldsorten befasstes Kreditinstitut zu verweisen.

(3) Sind beim Tagesabschluss im Kassenbestand Geldsorten nach Nr. 2.2 enthalten, so ist der durch Umrechnung ermittelte Gegenwert in Euro in den Tagesabschluss zu übernehmen. Die Zusammensetzung der Geldsorten ist in der Anschreibung über Wertveränderung (Wertveränderungsbuch - Anhang 2) darzustellen.

(4) Quittungen über Einzahlungen, die in Geldsorten entrichtet werden, sind auf Euro auszustellen und der angenommene Fremdwährungsbetrag, der Umrechnungskurs und ggf. der Eurobetrag, der als Wechselgeld zurückgezahlt worden ist, nur nachrichtlich zu vermerken.

(5) Als Einzahlung angenommene Geldsorten sind möglichst bis zum Tagesabschluss zu verwerten, indem sie an die zuständige Filiale der Deutschen Bundesbank als Auftragspapiere abgegeben oder an ein Kreditinstitut verkauft werden.

(6) Unterschiedsbeträge zwischen den Umrechnungsbeträgen und den tatsächlichen Gegenwerten sind als Vorschuss oder als Verwahrung in die Zahlungsnachweisung einzutragen. Der zuständige Titelverwalter ist zu unterrichten. Für die Frist zum Ausgleich des Vorschusses oder der Verwahrung ist die VO/VW-RiB anzuwenden.

(7) Die Unterlagen über den Verkauf von Geldsorten sind zum Nachweis in das Wertveränderungsbuch (Anhang 2) zu nehmen.

4

Nachgemachte, verfälschte, als Falschgeld verdächtige, beschädigte, abgenutzte oder fehlerhafte Zahlungsmittel außer Schecks

4.1

Nachgemachte oder verfälschte Zahlungsmittel

(1) Die Beschäftigten der Zahl- und Geldstellen haben Euro-Münzen und Euro-Banknoten, die bei der Annahme als nachgemacht oder verfälscht erkannt wurden (Falschgeld), anzuhalten (§36 BBankG). Der Einzahlerin oder dem Einzahler ist eine Bescheinigung folgenden Inhalts zu erteilen:

„Die Euro-Münze/n Euro-Banknote/n über ........ Euro mit der Kennzeichnung (Münzen: Jahreszahl, etwa vorhandene Münzzeichen; Noten: Notennummer) wurde/n als Falschgeld eingezogen.

Ort, Tag, Bezeichnung der Zahlstelle/Geldstelle, Unterschrift, Dienststempel.“

(2) Sofern es nicht ratsam scheint, die Einzahlerin oder den Einzahler festzuhalten und die nächste Polizeidienststelle zu verständigen, haben die Beschäftigten der Zahl- und Geldstellen sich über diese Person zu vergewissern und hierüber sowie über andere zweckdienliche Feststellungen eine Verhandlungsniederschrift zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben ist. Die Verhandlungsniederschrift sollte die Angaben zur Person mit vollständigen Namen und Wohnungsanschrift nach Möglichkeit mit Kopie des Personalausweises oder eines anderen amtlichen Lichtbilddokumentes enthalten.

(3) Ist die Einzahlerin oder der Einzahler des Falschgeldes nicht mehr festzustellen, weil die Beschäftigten der Zahl- oder Geldstelle erst nach der Annahme (z. B. bei Tagesabschluss oder bei der Ablieferung) das Falschgeld als solches erkannt hat, so ist eine Niederschrift über die Feststellungen zu fertigen.

(4) Die Verhandlungsniederschrift oder die Niederschrift, das Falschgeld und etwaige sonstige Beweismittel (z. B. Rollenpapier, Streifband, Beutelfahne) sind von den Beschäftigten der Zahl- und Geldstelle sofort der Leiterin oder dem Leiter der Dienststelle zu übergeben. Die Verhandlungsniederschrift oder die Niederschrift, das Falschgeld und etwaige sonstige Beweismittel sind der zuständigen Polizeidienststelle zuzuleiten. Die Zuleitung ist aktenkundig zu machen.

(5) Erhält die Zahl- oder Geldstelle nach Absatz 1 einzuziehendes Falschgeld von einer anderen öffentlichen Kasse, Zahlstelle oder einem Kreditinstitut, so hat die Leiterin oder der Leiter der Dienststelle, das Falschgeld anzuhalten und der zuständigen Polizeidienststelle mit einer Niederschrift zuzuleiten. Außerdem ist eine Bescheinigung nach Absatz 1 zu erstellen. Wegen der Ersatzleistung hat sich die Leitung der Dienststelle, mit der Stelle, von der sie das Falschgeld erhalten hat, in Verbindung zu setzen und ihr eine Bescheinigung der Polizeidienststelle über die Einreichung des Falschgeldes oder eine Durchschrift der Niederschrift an die Polizeidienststelle zur Verfügung zu stellen.

(6) Wird Falschgeld übersandt, so ist dies aktenkundig zu machen. Zu der Überprüfung des betreffenden Falschgeldes ist eine Zeugin oder ein Zeuge hinzuzuziehen, die oder der den Aktenvermerk mit zu unterschreiben hat.

(7) Beschäftigte von Zahl- und Geldstellen im Ausland sollen, bei Erkennen von Falschgeld in Geldsorten bei der Annahme, mit der Einzahlerin oder dem Einzahler, abweichend von den Absätzen 1 und 2 lediglich eine kurze Verhandlung über die Herkunft des Falschgeldes aufnehmen. Die oder der Einzahlende darf durch Beschäftigte der Zahl- oder Geldstelle nicht festgehalten werden. In den Fällen, in denen dies im Inland ratsam wäre, ist die zuständige Behörde im Ausland unverzüglich zu benachrichtigen.

(8) Über das an die Polizeidienststelle abgelieferte Falschgeld ist in der Zahl- und Geldstelle eine Nachweisung (Anhang 1) zu führen.

(9) Die Absätze 1 bis 8 gelten sinngemäß auch für Geldsorten.

4.2

Als Falschgeld verdächtige Zahlungsmittel

(1) Die Beschäftigten der Zahl- und Geldstellen haben Euro-Münzen und Euro-Banknoten, deren Echtheit zweifelhaft ist, anzuhalten. Der Einzahlerin oder dem Einzahler ist eine Bescheinigung nach Nr. 4.1 Absatz 1 zu erteilen, in der die Worte „als Falschgeld“ durch die Worte „wegen Zweifel an der Echtheit“ zu ersetzen sind.

(2) Die angehaltenen Euro-Münzen und Euro-Banknoten sind der für sie zuständigen Stelle der Deutschen Bundesbank zur Prüfung zu übersenden.

(3) Im Falle der Echtheit der übersandten gesetzlichen Zahlungsmittel erhält die Zahl- oder Geldstelle von der Deutschen Bundesbank den Gegenwert der übersandten Euro-Münzen und Euro-Banknoten. Im Falle der Unechtheit wird die Zahl- oder Geldstelle von der Deutschen Bundesbank benachrichtigt. Der Betrag des Falschgeldes ist die Nachweisung (Anhang 1) einzutragen.

(4) Die Einzahlerin oder der Einzahler ist über das Ergebnis der Prüfung der Deutschen Bundesbank zu unterrichten.

(5) Die Absätze 1 bis 3 gelten sinngemäß auch für Geldsorten.

4.3

Beschädigte, abgenutzte oder fehlerhafte Zahlungsmittel

4.3.1

Beschädigte Euro-Münzen oder Euro-Banknoten

(1) Die Beschäftigten der Zahl- und Geldstellen haben Euro-Münzen, die durch Abnutzung an Gewicht oder Erkennbarkeit eingebüßt haben, sowie unansehnlich gewordene oder beschädigte (z. B. verrostet) Euro-Münzen vorbehaltlich des Absatzes 2 anzunehmen oder umzutauschen. Die angenommenen oder umgetauschten Euro-Münzen sind der für sie zuständigen Stelle der Deutschen Bundesbank zu übersenden, die den Gegenwert erstattet.

(2) Beschädigte Euro-Münzen sind nicht anzunehmen oder umzutauschen, wenn besondere Gründe dagegen sprechen (z. B. Verdacht auf mutwillige Beschädigung, Münzen die durchlöchert oder anders als durch den gewöhnlichen Umlauf im Gewicht verringert sind). Liegt der Verdacht einer strafbaren Handlung vor, so sind die Münzen einzuziehen. Nr. 4.2 ist sinngemäß anzuwenden.

(3) Die Beschäftigten der Zahl- und Geldstellen dürfen beschädigte Euro-Banknoten nur dann annehmen, wenn je Note mehr als die Hälfte vorgelegt wird. Sie hat die von ihr angenommenen Euro-Banknoten der für sie zuständigen Stelle der Deutschen Bundesbank zu übersenden, die den Gegenwert erstattet. Euro-Banknoten, die aus Teilen zusammengesetzt sind, die nicht oder nicht zweifelsfrei zu ein und derselben Note gehören, dürfen nicht angenommen werden. Das gilt auch dann, wenn ein Teil der zusammengesetzten Note für sich größer als die Hälfte einer Note ist.

4.3.2

Fehlerhafte Euro-Münzen oder Euro-Banknoten

(1) Fehlerhaft geprägte echte Euro-Münzen sind von den Beschäftigten der Zahl- und Geldstellen anzunehmen oder umzutauschen. Die angenommenen Euro-Münzen sind der für sie zuständigen Stelle der Deutschen Bundesbank zu übersenden, die den Gegenwert erstattet.

(2) Fehlerhaft hergestellte echte Euro-Banknoten (Fehldrucke und Fehlschnitte) dürfen die Beschäftigten der Zahl- und Geldstellen nicht annehmen.

4.3.3

Beschädigte, abgenutzte oder fehlerhafte Geldsorten

Beschädigte, abgenutzte oder fehlerhafte Geldsorten dürfen von den Beschäftigten der Zahl- und Geldstellen nicht angenommen werden.

4.4

Verdacht auf strafbare Handlungen

Wird den Beschäftigten der Zahl- und Geldstellen Zahlungsmittel vorgelegt, bei denen der Verdacht einer strafbaren Handlung (z. B. bei farblich markierten, echten Banknoten, die aus Raubüberfällen u. a. stammen können) vorliegt, ist die Nr. 4.1 sinngemäß anzuwenden. In der nach Nr. 4.1 Absatz 1 zu erteilenden Bescheinigung sind die Worte „als Falschgeld“ zu streichen.

5

Annahme von Schecks

Schecks sollen von den Beschäftigten der Zahlstellen nur in Ausnahmefällen angenommen werden. Die Annahme der anderen Zahlungsmittel oder der Einsatz und die Annahme von Kartenzahlverfahren sowie der Einsatz von elektronischen Zahlungssystemen sind vorzuziehen. Ausgenommen davon sind Schecks nach Nr. 5.2 Abs. 2.

5.1

Allgemeines

(1) Der Scheck ist eine schriftliche Anweisung an die Bezogene oder den Bezogenen (z. B. Kreditinstitut), aus dem Guthaben der Scheckausstellerin oder dem Scheckaussteller einen bestimmten Geldbetrag an die Zahlungsempfängerin oder den Zahlungsempfänger zu zahlen.

(2) Der Scheck muss in bestimmter Form ausgestellt und als Scheck bezeichnet werden. Schecks sind Wertpapiere und werden nach Inhaberschecks, Orderschecks und Rektaschecks unterschieden. Die Schecks können

a)

auf Euro lauten und auf Kreditinstitute im Inland bezogen sein (Inlandsschecks),

b)

auf Euro oder auf ausländische Währungen lauten und auf Kreditinstitute im Ausland bezogen sein (Auslandsschecks) und

c)

auf ausländische Währungen lauten und auf Kreditinstitute im Inland bezogen sein (Fremdwährungsschecks).

5.1.1

Inhaberscheck

(1) Der Scheck ist ein Inhaberscheck, wenn als Zahlungsempfängerin oder Zahlungsempfänger seine Inhaberin oder sein Inhaber bezeichnet ist. Er gilt als Inhaberscheck, wenn als Zahlungsempfängerin oder Zahlungsempfänger eine bestimmte Person mit den Zusatz „oder Überbringer/in“ bzw. einem gleichbedeutenden Vermerk oder wenn keine Zahlungsempfängerin oder kein Zahlungsempfänger angegeben ist. Die Übertragung des Inhaberschecks erfolgt durch formlose Weitergabe.

(2) Reiseschecks (sog. Traveller‘s Cheques) sind Inhaberschecks, deren Einlösung von ausgebenden Instituten garantiert wird, sofern die für die Einlösung vorgeschriebenen Formalitäten eingehalten sind.

5.1.2

Orderscheck

(1) Der Scheck ist ein Orderscheck, wenn er mit oder ohne den ausdrücklichen Vermerk „an Order“ auf eine bestimmte Zahlungsempfängerin oder einen bestimmten Zahlungsempfänger ausgestellt ist. Der Orderscheck kann durch Indossament und formlose Weitergabe übertragen werden.

(2) Orderschecks, in denen die Ausstellerin oder der Aussteller weder eine Bundeskasse, Zahlstelle oder eine Dienststelle des Bundes als Zahlungsempfängerin bezeichnet hat, dürfen von den Beschäftigten der Zahlstellen nicht angenommen werden. Dies gilt nicht, wenn die Einzahlerin oder der Einzahler sich durch eine ununterbrochene Reihe von Indossamenten (auch Blankoindossamenten) als rechtmäßige Inhaberin oder rechtmäßiger Inhaber ausweisen und sie oder er den Scheck an die Bundeskasse, Zahlstelle oder Dienststelle des Bundes indossiert hat oder mit einem Blankoindossament versehen hat.

5.1.3

Rektascheck

(1) Der Scheck ist ein Rektascheck, wenn er wie der Orderscheck auf eine bestimmte Zahlungsempfängerin oder einen bestimmten Zahlungsempfänger ausgestellt ist, aber den Vermerk der Ausstellerin bzw. des Ausstellers „nicht an Order“ oder einen gleichbedeutenden Vermerk trägt.

(2) Rektaschecks dürfen von den Beschäftigten der Zahlstellen nicht angenommen werden.

5.2

Annahmefähige Schecks

(1) Beschäftigte der Zahlstellen dürfen Inhaberschecks und Orderschecks, ausgenommen Orderschecks nach Nr. 5.1.2 Absatz 2 Satz 1, die zum vereinfachten Scheckeinzug nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Deutschen Bundesbank zugelassen sind, unter den Voraussetzungen der Nr. 5.4 als Einzahlung annehmen.

(2) Automationsfähige Euro-Reiseschecks deutscher Kreditinstitute sowie deutscher Niederlassungen ausländischer Emittenten (z. B. Reiseschecks der American Express Company) dürfen ebenfalls angenommen werden. Bei der Annahme sind die für die Entgegennahme von Reiseschecks geltenden Bestimmungen zu beachten. Aus Gründen der Verfahrenssicherheit sind nur solche Reiseschecks anzunehmen, die vom Erwerber selbst vorgelegt werden. Es ist zu beachten, dass die Codierzone der Reiseschecks - auch auf der Rückseite - nicht bestempelt oder beschriftet werden darf.

(3) Außerdem dürfen die Beschäftigten der Zahlstellen Schecks annehmen, die von einer Stelle der Deutschen Bundesbank bestätigt sind und innerhalb der in dem Bestätigungsvermerk angegebenen Frist vorgelegt werden können.

5.3

Nicht annahmefähige Schecks

(1) Beschäftigte der Zahlstellen dürfen keine Schecks annehmen,

a)

in denen der Vermerk „Nur zur Verrechnung“ mit einem Zusatz versehen ist (z. B. „Nur zur Verrechnung mit der Firma ...“), auch wenn dieser Zusatz gestrichen ist,

b)

in denen die Worte „oder Überbringer“ gestrichen sind und

c)

die keine Schecknummer enthalten oder sonst unvollständig sind (Blankoschecks).

(2) Beschäftigte der Zahlstellen dürfen Schecks, die so spät eingehen, dass sie innerhalb der Vorlegungsfrist (Art. 29 Scheckgesetz) weder dem bezogenen Kreditinstitut vorgelegt, noch einer Abrechnungsstelle (Art. 31 Scheckgesetz) eingeliefert werden können, nicht annehmen.

(3) Die Beschäftigten der Zahlstellen haben die Annahme von Schecks abzulehnen, wenn zu vermuten ist, dass sie mangels Deckung nicht eingelöst werden.

5.4

Verfahren bei der Annahme von Schecks

(1) Schecks dürfen nur auf den anzunehmenden Betrag ausgestellt sein. Sie dürfen mit Ausnahme des Absatzes 2 nicht vordatiert sein.

(2) Vordatierte Schecks dürfen nur für Vollstreckungsschulden angenommen werden. Voraussetzung für die Annahme ist, dass

a)

der Tag der Scheckausstellung um nicht mehr als 14 Tage ab dem Zeitpunkt der Scheckannahme vordatiert ist,

b)

nicht zu befürchten ist, dass der Scheck am angegebenen Ausstellungstag nicht eingelöst wird,

c)

die Vollstreckungsschuldnerin oder der Vollstreckungsschuldner nicht schon wiederholt ungedeckte Schecks eingereicht hat, und

d)

die Vollstreckungsschuldnerin oder der Vollstreckungsschuldner ausdrücklich darauf hingewiesen wird, dass Verzugsfolgen bis zum vordatierten Ausstellungsdatum des Schecks andauern, also ggf. bis dahin Säumniszuschläge berechnet werden müssen.

(3) Die nicht als Verrechnungsscheck gekennzeichneten Schecks sind sofort beim Eingang mit dem Vermerk „Nur zur Verrechnung“ zu versehen. Ein Blankoindossament der oder des Einzahlungspflichtigen ist durch den Vermerk „an ... (Bezeichnung der Zahlstelle)“ zu vervollständigen. Angenommene Schecks dürfen nicht zur Bareinlösung vorgelegt werden.

(4) Die angenommenen Schecks sind mit Ausnahme der vordatierten Schecks unverzüglich bei der Filiale der Deutschen Bundesbank einzureichen. Hierbei sind die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die „Besondere Bedingungen der Deutschen Bundesbank für den Einzug von Schecks und Lastschriften für Kassen von öffentlichen Verwaltungen“ (Staatskassen-Bedingungen) zu beachten, aus denen sich auch ergibt, welche Schecks zum vereinfachten Scheckeinzug zugelassen sind und welche Schecks nur zur Gutschrift des Gegenwertes nach Eingang eingereicht werden können. Der Gesamtbetrag der eingereichten Schecks ist im Kontogegenbuch einzutragen.

(5) Schecks für Zahlungen nach der Abgabenordnung sind grundsätzlich so einzureichen, dass der Tag der Gutschrift des Schecks dem Tag entspricht, an dem die Zahlung gemäß § 224 Absatz 2 Nr. 1 Abgabenordnung als entrichtet gilt. Schecks, die am Fälligkeitstag oder später bei der Zahlstelle eingehen, sind unverzüglich einzureichen. Unverzüglich einzureichen sind auch Schecks, die so rechtzeitig eingehen, dass die Zahlung mindestens einen Tag vor dem Tag der Fälligkeit als entrichtet gilt.

(6) Zahlstellen, die über kein Girokonto bei der Deutschen Bundesbank verfügen, haben die angenommenen Schecks in das Einlieferungsverzeichnis gem. Muster des Anhangs 3 einzutragen und unverzüglich an die der für sie zuständigen Bundeskasse weiterzuleiten.

(7) Vordatierte Schecks sind bei der Zahlstelle in der Verwahrungsanschreibung - Teilband Wertgegenstände - nachzuweisen. Der Zahlstellenverwalter hat sicherzustellen, dass die Schecks termingerecht der Filiale der Deutschen Bundesbank vorgelegt oder im Falle des Absatzes 5 der zuständigen Bundeskasse weitergeleitet werden.

5.4.1

Besonderheiten bei der Quittungserstellung

(1) Werden Einzahlungen durch Übergabe von Schecks entrichtet, so sind beide Ausfertigungen der Quittung mit folgendem Vermerk zu versehen:

„Mit Scheck eingezahlt. Eingang vorbehalten. Ohne Gewähr für die rechtzeitige Vorlegung“

(2) Werden Einzahlungen durch Übergabe von vordatierten Schecks entrichtet, so sind beide Ausfertigungen der Quittung mit folgendem Vermerk zu versehen: Ohne Gewähr für rechtzeitige Vorlegung.“

„Vordatierter Scheck am ….... angenommen. Eingang vorbehalten.

(3) Quittungen über Schecks, die auf ausländische Währungen lauten, sind auf Euro undCent auszustellen. Der Währungsbetrag ist dazu mit dem entsprechenden Referenzkurs umzurechnen. Der maßgebliche Referenzkurs ist bei der EZB, hilfsweise bei der Deutschen Bundesbank (Filiale) zu erfragen. Der Währungsbetrag und der Referenzkurs sind auf der Quittung nachrichtlich zu vermerken. Bei Unterschieden zwischen den Umrechnungsbeträgen und dem tatsächlichen Gegenwert gilt Nr. 4 Abs. 4 entsprechend.

(4) Ist für die mit Scheck entrichtete Einzahlung eine Gegenleistung zu bewirken, so ist in der Quittung außerdem zu vermerken, wann die Gegenleistung entsprechend der Nr. 5.4.2 bewirkt werden darf.

5.4.2

Frist bei Gegenleistungen

(1) Eine Gegenleistung, die von einer vorherigen oder gleichzeitigen Einzahlung abhängig ist (z. B. Aushändigung von Waren oder Wertzeichen), darf erst bewirkt werden, wenn der Scheck vom bezogenen Kreditinstitut vollständig eingelöst worden ist. Die Einlösung eines als Einzahlung angenommenen Schecks wird unterstellt, wenn das Konto der Zahlstelle oder der Bundeskasse innerhalb einer bestimmten Frist nach der Einreichung (Nr. 5.4 Absätze 4 bis 6) nicht wieder mit dem Betrag belastet wird. Die Fristen betragen gerechnet vom Ausstellungstag an

a)

acht Arbeitstage bei Inlandsschecks,

b)

sechs Wochen bei Auslandsschecks, die zum Vereinfachten Auslandsscheckeinzug nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Deutschen Bundesbank zugelassen sind, wenn Ausstellungsort und Zahlungsort sich in demselben Erdteil befinden. Hierbei gelten die in einem Land Europas und in einem an das Mittelmeer grenzenden Land ausgestellten und in einem Land Europas zahlbaren Schecks als Schecks, die in demselben Erdteil ausgestellt und zahlbar sind und

c)

drei Monate bei Auslandsschecks, die zum Vereinfachten Auslandsscheckeinzug nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Deutschen Bundesbank zugelassen sind, wenn Ausstellungsort und Zahlungsort sich in verschiedenen Erdteilen befinden.

(2) Die Gegenleistung darf vor der Einlösung bewirkt werden, wenn

a)

der Scheck von einer Körperschaft oder Anstalt des öffentlichen Rechts oder von einem inländischen Kreditinstitut ausgestellt ist,

b)

der Scheck von einer Stelle der Deutschen Bundesbank bestätigt ist und innerhalb der in dem Bestätigungsvermerk angegebenen Frist vorgelegt werden kann oder

c)

ein Euro-Reisescheck unter Beachtung der für die Entgegennahme vorgeschriebenen Bestimmungen angenommen wird.

5.4.3

Rückschecks

(1) Ist ein Scheck nicht eingelöst worden (Rückscheck), so gilt die Einzahlung als nicht bewirkt. Der Sachverhalt ist auf dem Beleg zu vermerken und der zuständigen Dienststelle unverzüglich anzuzeigen. Das Scheckgesetz (6. Abschnitt - Rückgriff mangels Zahlung) ist zu beachten. Rückschecks dürfen nur nach Zahlung des Scheckbetrages und der Kosten zurückgegeben werden. Der Betrag der Rückschecks ist im Kontogegenbuch als Lastschrift einzutragen.

(2) Die Zahlstellen haben Kosten, die dadurch entstehen, dass Schecks nicht eingelöst worden sind, in die Zahlungsnachweisung als Vorschuss einzutragen und den zuständigen Titelverwalter unverzüglich zu unterrichten. Außerdem sind die Kosten und der Scheckbetrag von der oder dem Zahlungspflichtigen oder gegebenenfalls von einer oder einem anderen Scheckverpflichteten anzufordern. Dies gilt grundsätzlich auch für die Kosten, die bei der Einreichung oder Behandlung von Schecks entstehen.

5.4.4

Abhanden gekommene Schecks

Ist ein entgegengenommener Scheck abhandengekommen, so haben die Beschäftigten der Zahlstelle die Ausstellerin oder den Aussteller und das bezogene Kreditinstitut sofort zur Sperrung des Schecks fernmündlich und schriftlich aufzufordern. Ein etwa erforderliches Aufgebotsverfahren ist von der Zahlstelle zu veranlassen.

6

Kartenzahlverfahren, elektronische Zahlungssysteme

(1) Bei Annahme von Einzahlungen mittels Kartenzahlverfahren oder beim Einsatz von elektronischen Zahlungssystemen muss der Eingang der Zahlung innerhalb des Zahlungsvorganges sichergestellt werden.

(2) Debit-Kartensysteme (EC-Karten) gelten nur dann als barer Zahlungsverkehr im Sinne der Nr. 1 Abs. 2 ZBestB, wenn die Zahlungen über „Electronic Cash“, ein Zahlverfahren der Deutschen Kreditwirtschaft mit PIN, abgewickelt werden. Zahlungen über das Elektronische Lastschriftverfahren (ELV) sind kein barer sondern unbarer Zahlungsverkehr (SEPA-Lastschriftverfahren).

(3) Einzahlungen mit Kreditkarten gelten ebenfalls als barer Zahlungsverkehr im Sinne der Nr. 1 Abs. 2 ZBestB. Die Eingabe einer PIN ist nicht notwendig. Mit dem Provider, über den die Einzahlungen abgewickelt werden, ist zu vereinbaren, dass Zahlungen nur nach Klärung des Sachverhaltes zurückgegeben werden dürfen.

(4) Mit dem jeweiligen Anbieter eines Zahlungsverfahrens ist zu vereinbaren, dass der Zahlungsbetrag ohne Abzug von Kosten zur Verfügung gestellt wird. Die Kosten des Zahlungsverfahrens sind gesondert abzurechnen.

Anhang 1: Nachweisung über Falschgeld

Deckblatt

Nachweisung über Falschgeld (Einlegeblatt links)

Nachweisung über Falschgeld (Einlegeblatt rechts)

Anhang 2: Wertveränderungsbuch

Deckblatt

Wertveränderungsbuch (Einlegeblatt links)

Wertveränderungsbuch (Einlegeblatt rechts)

Anhang 3: Scheck-Einlieferungsverzeichnis für auf Euro ausgestellte Schecks

Anlage 2 Bestimmungen für die Behandlung von Wertgegenständen in Zahlstellen des Bundes (WBestB)

Zahlstellenbestimmungen für die Bundesverwaltung

Anlage 2

Bestimmungen über die Behandlung

von Wertgegenständen

(WBestB)

(Stand: 05/2019)

Inhaltsverzeichnis:

1 Allgemeines

2 Wertgegenstände

2.1 Wertpapiere

2.2 Wertzeichen und geldwerte Drucksachen

2.3 Kostbarkeiten

2.4 Sonstige aufzubewahrende Sachen

3 Ein- und Auslieferung von Wertgegenständen

3.1 Einlieferung von Wertgegenständen

3.2 Auslieferung von Wertgegenständen

3.3 Ein- und Auslieferung von Wertzeichen und geldwerten Drucksachen

4 Aufbewahrung von Wertgegenständen

4.1 Kosten für die Aufbewahrung von Wertgegenstände

4.2 Unbrauchbar gewordene Wertzeichen und geldwerte Drucksachen

5 Schlussbestimmung

Anhänge:

Anhang 1	Verwahrungsanschreibung - Teilband Wertgegenstände
Anhang 2	Einlieferungsanordnung über Wertgegenstände
Anhang 3	Auslieferungsanordnung über Wertgegenstände

1

Allgemeines

(1) Die nachfolgenden Bestimmungen regeln die Annahme, Verwaltung und Weitergabe von Wertgegenständen für Zahlstellen, gem. Nr. 7.1 ZBestB.

(2) Wertgegenstände, die in den Besitz einer Dienststelle gelangen, sind unverzüglich bei einer zur Annahme von Wertgegenständen ermächtigten Zahlstelle gem. den nachfolgenden Bestimmungen einzuliefern.

(3) Wertgegenstände, die von der Dienststelle zur Erfüllung ihrer Aufgaben gegenständlich benötigt werden, können von der Einlieferungspflicht ausgenommen werden. Die Entscheidung trifft die Leiterin oder der Leiter der Dienststelle durch schriftliche Weisung.

2

Wertgegenstände

(1) Wertgegenstände sind Wertpapiere, Wertzeichen mit Ausnahme der Postwertzeichen, geldwerte Drucksachen, Kostbarkeiten und sonstige aufzubewahrende Sachen.

(2) Keine Wertgegenstände im Sinne dieser Bestimmungen sind Bargeld und Schecks, mit Ausnahme von vordatierten Schecks (siehe hierzu Nr. 5.3 Absatz 2 ZMBestB) sowie Schuldversprechen, Schuldanerkenntnisse, Versicherungspolicen, Verpfändungserklärungen, Bürgschaftserklärungen sowie Vertragsurkunden jeglicher Art. Die zuständige Dienststelle kann in begründeten Ausnahmefällen verlangen, dass solche Urkunden sowie Bargeld und Schecks wie Wertgegenstände behandelt werden.

2.1

Wertpapiere

(1) Wertpapiere sind Urkunden, die das in ihnen verbriefte Recht derart verkörpern, dass zur Ausübung des Rechts der Besitz der Urkunde erforderlich ist. Diese sind

-

Schuldverschreibungen auf den Inhaber (Hypothekenpfandbriefe, Kommunalobligationen), Investmentzertifikate, Zinsscheine, Aktien, Kuxe, Wechsel, Sparbücher, Depotscheine und dergleichen sowie

-

an Order gestellte Urkunden: Kaufmännische Anweisungen, Verpflichtungsscheine, Konnossemente, Lagerscheine, Ladescheine und Transportversicherungspolicen.

(2) Als Wertpapiere im Sinne dieser Bestimmungen gelten auch Hypotheken-, Grundschuld- und Rentenschuldbriefe.

(3) Für die weitere ordnungsgemäße Behandlung der Wechsel bleibt die einliefernde Dienststelle verantwortlich.

2.2

Wertzeichen und geldwerte Drucksachen

Wertzeichen und geldwerte Drucksachen sind insbesondere Kostenmarken, Gebührenmarken, Steuerzeichen, Gebührenkarten (auch Eintrittskarten) aller Art mit und ohne Wertaufdruck, die bei der Erhebung von Einnahmen verwendet werden sowie zum Verkauf bestimmte Vordrucke und dergleichen.

2.3

Kostbarkeiten

Kostbarkeiten sind bewegliche Sachen, die wegen ihrer Seltenheit besonders begehrt sind und daher einen hohen Verkaufswert besitzen (z. B. Gold- und Silbersachen, Edelsteine, Schmuck).

2.4

Sonstige aufzubewahrende Sachen

Sonstige aufzubewahrende Sachen sind alle übrigen beweglichen Sachen, die bei der Zahlstelle als Fundsachen, Sicherheiten, gepfändete oder beschlagnahmte Sachen und dergleichen eingeliefert werden.

3

Ein- und Auslieferung von Wertgegenständen

(1) Eingelieferte Wertgegenstände sind gem. Nr. 10.3.2 ZBestB in der Verwahrungsanschreibung - Teilband Wertgegenstände - nachzuweisen (Anhang 1).

(2) Die Ein- und Auslieferung von Wertgegenständen ist, mit Ausnahme des Absatzes 3 und der Nr. 3.3 nur aufgrund schriftlicher Einlieferungs- oder Auslieferungsanordnung (Anhänge 2 und 3) bei der zuständigen Zahlstelle anzuordnen. Die Bestimmungen der Nr. 2.2.4 der Anlage zur VV Nr. 9.2 für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (§§ 70 bis 72 und 74 bis 80 BHO) sind anzuwenden.

(3) Wertgegenstände sind ohne Einlieferungsanordnung anzunehmen, wenn sie von einem Dritten eingeliefert werden, und die Anordnung noch aussteht.

3.1

Einlieferung von Wertgegenständen

(1) Wertgegenstände sind bei der Einlieferung je nach Art auf Vollzähligkeit oder Vollständigkeit und - soweit möglich - auf Wert, Beschaffenheit, Echtheit und Gewicht zu überprüfen. Die Überprüfung obliegt den mit der Annahme der Wertgegenstände betrauten Beschäftigten der Zahlstelle. Die Wertgegenstände sind möglichst in Gegenwart der Einlieferin oder des Einlieferers andernfalls in Gegenwart einer Zeugin oder eines Zeugens zu überprüfen. Sind die Beschäftigten der Zahlstelle nicht in der Lage die Wertgegenstände zu überprüfen, so haben sie die Entscheidung der zuständigen Dienststelle über die Heranziehung einer oder eines Sachverständigen herbeizuführen.

(2) Über die Einlieferung von Wertgegenständen erteilt die Zahlstellenverwalterin oder der Zahlstellenverwalter auf der Durchschrift der Einlieferungsanordnung ein Empfangsbekenntnis.

(3) Liegt eine Einlieferungsanordnung nicht vor, so ist eine Einlieferungsquittung zu erteilen. Für von Hand auszustellende Quittungen sind Quittungsblocks mit durchnummerierten Doppelblättern zu verwenden (Quittungsblock - Vordruck 22157).

(4) Bescheinigungen über die Echtheit, den tatsächlichen Wert oder den Verkehrswert dürfen nicht abgegeben werden. Die Erteilung einer Einlieferungsquittung ist auf einer nachträglich vorgelegten Einlieferungsanordnung (Anhang 2) und in der Vermerkspalte der Verwahrungsanschreibung - Teilband Wertgegenstände - (Anhang 1) zu vermerken.

(5) Die mit einer Einlieferungsanordnung eingelieferten Wertgegenstände sind in der Verwahrungsanschreibung - Teilband Wertgegenstände - unter einer laufenden Nummer einzutragen. Unterschiedliche Wertgegenstände sind unter der laufenden Nummer getrennt einzutragen.

3.2

Auslieferung von Wertgegenständen

(1) Auszuliefernde Wertgegenstände sind als Einschreiben oder Wertsendung zu übersenden, sofern die unmittelbare Aushändigung durch die Beschäftigten der Zahlstelle nicht ausdrücklich von der zuständigen Dienststelle angeordnet oder von der oder dem Empfangsberechtigten verlangt wird.

(2) Bei unmittelbarer Aushändigung ist eine Empfangsbescheinigung der oder des Empfangsberechtigten zu fordern.

(3) Wertgegenstände, für die eine Einlieferungsquittung erteilt worden ist, dürfen nur gegen Vorlage dieser Quittung ausgeliefert werden. Die Auslieferung ist auf der Quittung zu bescheinigen. Kann die Quittung ausnahmsweise nicht vorgelegt werden, so ist die Entscheidung der zuständigen Dienststelle einzuholen. Bei Auslieferung in Teilmengen ist ggf. auf der Einlieferungsquittung (Quittungsblock - Vordruck 22157) die ausgelieferte Menge mit Datum und Unterschrift der oder des ausliefernden Beschäftigten zu vermerken. Kann die Quittung ausnahmsweise nicht vorgelegt werden, so ist auch in diesem Fall die Entscheidung der zuständigen Dienststelle einzuholen.

(4) Die Auslieferung von Wertgegenständen sind in der Verwahrungsanschreibung - Teilband Wertgegenstände - unter der laufenden Nummer der Einlieferung auszutragen.

(5) Bei Auslieferung von Wertgegenständen in Teilmengen sind die nicht ausgelieferten Wertgegenstände unter einer neuen laufenden Nummer, unter dem ursprünglichen Einlieferungsdatum und unter Hinweis auf die andere laufende Nummer erneut als Einlieferung einzutragen.

3.3

Ein- und Auslieferung von Wertzeichen und geldwerten Drucksachen

(1) Für die Einlieferung und die Auslieferung von Wertzeichen und geldwerten Drucksachen (Nr. 2.2) sind in der Verwahrungsanschreibung - Teilband Wertgegenstände - besondere Abschnitte einzurichten. Die Anschreibung darf in vereinfachter Form geführt werden, so dass eine Mengenabschreibung möglich ist. Nr. 3.1 ist auf die Anschreibung nicht anzuwenden. Als Einlieferungsanordnung reicht abweichend von Nr. 3 Absatz 1 ein detaillierter Liefernachweis der liefernden Stelle für diese Gegenstände aus.

(2) Die Auslieferung darf abweichend von Nr. 3 Abs. 2 ohne Auslieferungsanordnung erfolgen, wenn diese Gegenstände gegen Entgelt bzw. gegen Quittung abgegeben oder nach Nr. 4.2 vernichtet werden. Nr. 3.2 bei der Auslieferung nicht anzuwenden.

4

Aufbewahrung von Wertgegenständen

(1) Die Beschäftigten der Zahlstelle haben grundsätzlich für den unveränderten Zustand der eingelieferten Wertgegenstände und deren sachgerechte Behandlung (Verpackung, Lagerung usw.) zu sorgen und die Wertgegenstände verwechslungssicher zu kennzeichnen.

(2) Börsenfähige Wertpapiere sind in offene Depots, andere Wertpapiere und - soweit möglich - Kostbarkeiten in ein Schließfach oder in angeordneten Ausnahmefällen in verschlossene Depots gegen Depotscheine bei der zuständigen Filiale der Deutschen Bundesbank einzuliefern, ohne dass hierdurch ihre Zuständigkeit für den Nachweis dieser Wertgegenstände berührt wird.

(3) Die Verwahrung und Verwaltung der in offene Depots eingelieferten Wertpapiere obliegt der zuständigen Filiale der Deutschen Bundesbank. Die Einlieferungsbestätigungen, die Schlüssel zum Schließfach und die Depotscheine (Absatz 2) sind anstelle der Wertpapiere und Kostbarkeiten gemeinsam mit den übrigen Wertgegenständen sicher aufzubewahren (z. B. im Tresor, im Geldschrank oder in vergleichbaren Behältnissen). Für die weitere ordnungsgemäße Behandlung der eingelieferten Wechsel bleibt die einliefernde Dienststelle verantwortlich. In begründeten Ausnahmefällen kann die Zahlstelle für die Aufbewahrung von Wertgegenständen auch einen anderen Lagerort bestimmen.

4.1

Kosten für die Aufbewahrung von Wertgegenstände

Kosten, die durch die Aufbewahrung der Wertgegenstände entstehen, sind der zuständigen Dienststelle mitzuteilen, die über die Erstattung entscheidet.

4.2

Unbrauchbar gewordene Wertzeichen und geldwerte Drucksachen

Unbrauchbar gewordene Wertzeichen und geldwerte Drucksachen sind in Gegenwart des Zahlstellenprüfers zu vernichten. Über die Vernichtung ist eine Niederschrift zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben ist. Die Niederschrift ist zu den Akten zu nehmen.

5

Schlussbestimmung

(1) Die Bestimmungen über den Nachweis der zum Bundesvermögen gehörenden Wertpapiere in der Vermögensrechnung werden durch die vorstehenden Bestimmungen nicht berührt.

(2) Das BMF kann in begründeten Einzelfällen im Einvernehmen mit dem Bundesrechnungshof Ausnahmen von diesen Bestimmungen zulassen.

Anhang 1: Verwahrungsanschreibung - Teilband Wertgegenstände

Deckblatt

Einlegeblatt links

Einlegeblatt rechts

Anhang 2: Einlieferungsanordnung über Wertgegenstände

Anhang 3: Auslieferungsanordnung über Wertgegenstände

Anlage 3 Gehaltsscheckbestimmungen des Bundes - Ausland (GScheckB)

Zahlstellenbestimmungen für die Bundesverwaltung

Anlage 3

Gehaltsscheckbestimmungen des Bundes

- Ausland -

(GScheckB)

(Stand: 05/2019)

Inhaltsverzeichnis:

Abkürzungsverzeichnis

1 Allgemeines

2 Voraussetzung für die Annahme von Gehaltsschecks

3 Verfahren bei der Annahme von Gehaltsschecks

4 Verfahren bei der Annahme von Gehaltsschecks der Beschäftigten der Zahlstelle

5 Rückschecks

Abkürzungsverzeichnis

ZBestB	Zahlstellenbestimmungen für die Bundesverwaltung
ZMBestB	Bestimmungen über die Behandlung von Zahlungsmitteln

1

Allgemeines

Die nachfolgenden Bestimmungen regeln die Annahme von Gehaltsschecks bei Zahlstellen im Ausland nach Nr. 4.7.3 ZBestB.

2

Voraussetzung für die Annahme von Gehaltsschecks

(1) Gehaltsschecks dürfen nur von den im Ausland entsandten Beschäftigten ausgestellt und der Zahlstelle vorgelegt werden.

(2) Gehaltsschecks dürfen nur im Rahmen der monatlichen Nettobezüge der oder des entsandten Beschäftigten ausgestellt werden. Zu den Nettobezügen der oder des entsandten Beschäftigten zählen auch die auf Grund des Dienst- oder Beschäftigungsverhältnisses zustehenden weiteren Leistungen wie z. B. Trennungsgeld, Reisekostenvergütung, Umzugskostenvergütung, Beihilfen, Mietbeihilfen usw.

(3) Gehaltsschecks sind in Euro auf volle durch 10 teilbare Beträge auszustellen.

(4) Der Gesamtbetrag der in einem Monat vorgelegten Gehaltsschecks darf 2.500 Euro nicht übersteigen.

(5) Gehaltsschecks dürfen von der Zahlstelle nur angenommen werden, wenn sie von der Inhaberin oder dem Inhaber des Gehaltskontos selbst unterschrieben sind. Die Gehaltsschecks müssen unter der Unterschrift den Namen in Blockschrift enthalten.

(6) Die oder der entsandte Beschäftigte darf Gehaltsschecks nur vorlegen, wenn das zu belastende Girokonto entsprechende Deckung aufweist. Sie oder er hat sich vor der Vorlegung eines Gehaltsschecks von der ausreichenden Deckung des Girokontos zu überzeugen.

(7) Gehaltsschecks dürfen nur dann ausgezahlt werden, wenn die Vorlegung des Gehaltsschecks der Zahlstelle rechtzeitig angemeldet wurde. Die Leiterin oder der Leiter der Dienststelle bestimmt hierzu Näheres. Nicht angemeldete Gehaltsschecks dürfen nur dann ausgezahlt werden, wenn die Zahlstelle nach Befriedigung des übrigen Bedarfs noch über genügend Bargeld verfügt.

(8) Gehaltsschecks dürfen von den Beschäftigten der Zahlstelle nur dann angenommen und ausgezahlt werden, wenn als Zahlungsempfängerin die Zahlstelle oder die zuständige Bundeskasse eingetragen ist.

3

Verfahren bei der Annahme von Gehaltsschecks

(1) Für das Verfahren bei der Annahme von Gehaltsschecks sind die Bestimmungen der Nr. 5.4 der ZMBestB entsprechend anzuwenden.

(2) Die Annahme von Gehaltsschecks und die Auszahlung des Scheckbetrages haben bei der Zahlstelle Zug um Zug zu erfolgen.

(3) Die Annahme von Gehaltsschecks kann von der Leiterin oder dem Leiter der Dienststelle unter Berücksichtigung der örtlichen Verhältnisse auf bestimmte Arbeitstage beschränkt werden.

(4) Die Auszahlung des Scheckbetrages darf auch in Geldsorten gem. den ZMBestB erfolgen.

(5) Der Scheckbetrag darf grundsätzlich nur an die oder den entsandte Beschäftigten, die oder der berechtigt ist einen Gehaltsscheck auszustellen, ausgezahlt werden. Die Beschäftigten der Zahlstelle müssen sich vor Auszahlung des Scheckbetrages davon überzeugen, dass es sich um die Ausstellerin oder Ausstellers des Gehaltsschecks handelt. Dies kann z. B. durch Vorlegung des Dienstausweises erfolgen.

(6) Ist die Überbringerin oder Überbringer des Gehaltsschecks nicht die Ausstellerin oder Aussteller, so hat sie oder er den Beschäftigten der Zahlstelle eine Vollmacht der Ausstellerin oder des Austellers zur Einlösung des Gehaltsschecks zu übergeben. Die Bevollmächtigte oder der Bevollmächtigte hat sich durch Vorlegung eines geeigneten Personaldokumentes wie z. B. eines Dienst- oder Personalausweises auszuweisen.

(8) Die Beschäftigten der Zahlstelle dürfen Gehaltsschecks von Bundesbediensteten, für deren Dienststelle sie nicht zuständig ist, nur mit vorheriger Zustimmung der für die Zahlstelle zuständigen obersten Bundesbehörde annehmen.

(9) Die Beschäftigten der Zahlstellen haben sich den Empfang des Geldes auf der Rückseite des Schecks mit der Unterschrift der Ausstellerin oder des Ausstellers bzw. der oder des Bevollmächtigten bescheinigen zu lassen. Die Vollmacht hat bei der Zahlstelle zu verbleiben.

4

Verfahren bei der Annahme von Gehaltsschecks der Beschäftigten der Zahlstelle

Die Beschäftigten der Zahlstellen dürfen sich Gehaltsschecks zu Ihren Gunsten nur mit vorheriger Zustimmung der Zahlstellenprüferin oder des Zahlstellenprüfers auszahlen. Die Zahlstellenprüferin oder der Zahlstellenprüfer hat nach der Auszahlung auf der Rückseite des Schecks einen Sichtvermerk mit Namenszeichen und Datum anzubringen. Ansonsten sind die Bestimmungen der Nr. 3 anzuwenden.

5

Rückschecks

(1) Wird ein Gehaltsscheck ohne ausreichende Deckung vorgelegt (Rückscheck), ist die oder der entsandte Beschäftigte von der Leiterin oder dem Leiter der Dienststelle, bei der die Zahlstelle eingerichtet ist, unabhängig von strafrechtlichen, disziplinarrechtlichen oder tarifrechtlichen Maßnahmen, vorläufig vom Gehaltsscheckverfahren auszuschließen.

(2) Wenn sich ergibt, dass die oder der entsandte Beschäftigte den Gehaltsscheck vorsätzlich ohne ausreichende Deckung vorgelegt hat bzw. wiederholt nicht ausreichend gedeckte Gehaltsschecks vorgelegt hat, ist sie oder er dauerhaft vom Gehaltsscheckverfahren auszuschließen.

(3) Der Ausschluss ist der oder dem entsandten Beschäftigten, den Beschäftigten der Zahlstelle und der Zahlstellenprüferin und dem Zahlstellenprüfer schriftlich mitzuteilen.

(4) Kosten, die der Zahlstelle durch die Nichteinlösung von Schecks entstehen, hat die oder der entsandte Beschäftigte zu erstatten. Den von der Zahlstelle ausgezahlten Scheckbetrag hat sie oder er sofort in bar zurückzuzahlen.

Anlage 4 RdSchr. d. BMF vom 04.04.2019 - II A 9 - H 2006/18/10003 (2019/0267855)

Unterabteilungsleiterin II A

POSTANSCHRIFT Bundesministerium der Finanzen, 11016 Berlin

Nur per E-Mail HAUSANSCHRIFT Wilhelmstraße 97

10117 Berlin

TEL +49 (0) 30 18 682-4484

Oberste Bundesbehörden FAX +49 (0) 30 18 682-1350

E-MAIL corinna.westermann@bmf.bund.de

nachrichtlich: DATUM 4. April 2019

Oberste Finanzbehörden der Länder

BETREFF Aktualisierung der Zahlstellenbestimmungen des Bundes (ZBestB)

BEZUG Mein Rundschreiben vom 14. April 2014, Az. II A 6 - H 2006/13/10001 (2014/0328215)

ANLAGEN 1

GZ II A 9 - H 2006/18/10003

DOK 2019/0267855

(bei Antwort bitte GZ und DOK angeben)

Mit Rundschreiben vom 14. April 2014 (Bezug) wurden die Zahlstellenbestimmungen des

Bundes (ZBestB) letztmalig aktualisiert. Aufgrund rechtlicher Änderungen und verschiedener

Entwicklungen in der Bundesverwaltung habe ich die derzeit gültigen Zahlstellenbestimm-

ungen aktualisiert. Die nun vorliegende überarbeitete Fassung enthält neben einigen

inhaltlichen Neuregelungen auch viele redaktionelle und erläuternde Änderungen, die Sie der

beiliegenden Synopse entnehmen können.

Die wesentlichen Neuregelungen sind:

 Nr. 2.1.2 Ermächtigung von Annahmebeauftragten

Die neue Regelung unter Nr. 2.1.2 sieht im Kern vor, dass Annahmebeauftragte von

den obersten Bundesbehörden in eigener Zuständigkeit ermächtigt werden dürfen,

Zahlungsmittel außerhalb der Zahlstelle anzunehmen. Eine Genehmigung durch das

BMF ist hierfür nicht mehr erforderlich. Stattdessen erfolgt nur noch eine Unterrich-

tung des BMF und der zuständigen Bundeskasse. Für die Annahmebeauftragten gelten

zudem die Regelungen für die Geldstellen analog.

Postanschr ift Ber lin: Bundesministeriu m der Finanzen, 11016 Berlin

www.bundesfinanzministerium.de

Seite 2 Die Einzelheiten zum Antragsverfahren, zu Wechselgeldbeträgen und Nachweisungen

können Sie der Synopse unter Nr. 2.1.2 entnehmen.

Hintergrund für die neue Regelung war der Bedarf in den Geschäftsbereichen ver-

schiedener oberster Bundesbehörden, auch Zahlungen außerhalb einer Zahlstelle an-

nehmen zu können (z. B. Bundesamt für Güterverkehr). Mit Aufnahme der neuen Nr.

2.1.2 soll das Verfahren der Ermächtigung von Annahmebeauftragten einheitlich gere-

gelt und von den Ressorts in eigener Verantwortlichkeit ohne BMF-Genehmigung

durchgeführt werden können.

 Nr. 4.6.2 Kartenzahlverfahren, elektronische Zahlungssysteme für Einzahlungen

Mit der neuen Regelung unter Nr. 4.6.2 werden Einzahlungen mittels Kartenzahlungen

und Zahlungen über elektronische Zahlungssysteme allgemein zugelassen. Sie gelten

damit als barer Zahlungsverkehr im Sinne von Nr. 1 Absatz 2. Die zuständige oberste

Bundesbehörde kann eigenverantwortlich den Einsatz von Kartenzahlverfahren oder

von elektronischen Zahlungssystemen für Einzahlungen zulassen.

Die Aufnahme dieser Regelung in die ZBestB trägt der Entwicklung Rechnung, dass

immer weniger Zahlungen mittels Bargeld erfolgen. Damit wird auch für Zahl- und

Geldstellen die Möglichkeit geschaffen, neben der Annahme von Bargeld z. B. auch

Kartenzahlungen akzeptieren zu können.

 Nr. 4.7.4 Kartenzahlverfahren für Auszahlungen

Mit der Einführung dieser Regelung wird es den Zahl- und Geldstellen in begründeten

Ausnahmefällen ermöglicht, Auszahlungen mittels Debit-Karte (z. B. Kundenkarte,

Bankkarte oder ähnliches) leisten zu dürfen. Hierfür ist jedoch die vorherige Genehmi-

gung des BMF einzuholen. Die Auszahlungen mittels Debit-Karte gelten dann als ba-

rer Zahlungsverkehr im Sinne von Nr. 1 Absatz 2.

Die Neuregelung berücksichtigt den Umstand, dass Kreditkarten nicht von allen Zahl-

ungsempfängern akzeptiert werden (z. B. Bezahlung von Visa bei ausländischen Bot-

schaften). Daher müssen im Einzelfall auch Zahlungen mit Debit-Karte geleistet wer-

den können.

Seite 3  Nr. 6.1 Allgemeines zum Giroverkehr der Zahlstellen und Geldstellen

Zahlstellen, die ihr Girokonto nicht bei der Deutschen Bundesbank führen, müssen

nunmehr gemäß Absatz 5 vor der ersten Verstärkung der Bundeskasse die Bankver-

bindung mitteilen, damit ausschließlich Verstärkungen auf zugelassene Girokonten der

Zahlstellen erfolgen.

Da Kreditinstitute mittlerweile Gebühren für die Erstellung von Kontoauszügen oder

beleghafte Buchungen erheben, dürfen Geldstellen, die ein Girokonto führen, gemäß

dem neuen Absatz 6 für dieses Konto am Online-Banking für

 die Erstellung von Kontoauszügen und

 Bestandsabführungen

teilnehmen. Ich weise darauf hin, dass anderer unbarer Zahlungsverkehr (Nr. 3.1

Absatz 6) weiterhin nicht zugelassen ist.

Alle inhaltlichen und redaktionellen Änderungen können Sie in der beiliegenden Synopse im

Änderungsmodus nachvollziehen. Außerdem werden die Neufassung der ZBestB (Gesamt-

fassung) und das Rundschreiben mit Anlage nach ihrem Inkrafttreten im Internet unter

www.kkr.bund.de/Bewirtschaftung der Haushaltsmittel/

Verw.-Vorschriften für die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln/

Kassen- und Zahlstellenbestimmungen für die Bundesverwaltung

sowie in der E-VSF unter der Kennung H 43 00 (ZBestB) eingestellt.

Das Rundschreiben nebst Anlage wird im Gemeinsamen Ministerialblatt (GMBl) veröffent-

licht. Die Neufassung der ZBestB tritt mit dem Tag der Veröffentlichung im GMBl in Kraft.

Die Fassung der ZBestB vom 14. April 2014 tritt damit außer Kraft.

Im Auftrag

Dieses Dokument wurde elektronisch versandt und ist nur im Entwurf gezeichnet.

Anlage 5 Anlage zum RdSchr. d. BMF vom 04.04.2019

Anlage zu II A 9 - H 2006/18/10003 (2019/0267855)

In dieser Spalte sind nur dann Eintragungen, wenn die

bisherigen Zahlstellenbestimmungen geändert werden sollen.

Kein Eintrag bedeutet keine Änderung.

Erster Abschnitt - Aufgaben und Organisation -

1 Einführung

(1) Nach § 70 BHO dürfen neben den Bundeskassen Zahlungen

auch von Zahlstellen angenommen oder geleistet werden.

Zahlstellen dürfen nach Maßgabe der nachfolgenden

Bestimmungen bei obersten Bundesbehörden oder in den

Geschäftsbereichen der obersten Bundesbehörden eingerichtet

werden.

(2) Zahlstellen wickeln nur den baren Zahlungsverkehr für die

Bundeskassen ab. Der unbare Zahlungsverkehr erfolgt über die

Bundeskassen.

(3) Geldstellen sind Zahlstellen besonderer Art, für die geringere

Anforderungen an die Einrichtung, Führung und Abrechnung

gestellt werden.

(4) Im Einvernehmen mit dem Bundesrechnungshof regeln die

nachfolgenden Bestimmungen die Einrichtung, die innere

Organisation und die Aufgaben der Zahlstellen und Geldstellen

sowie die Abrechnung mit den Bundeskassen.

(5) Für bestimmte Geschäftsbereiche notwendige zusätzliche

oder in begründeten Ausnahmefällen abweichende

Bestimmungen bedürfen der Genehmigung des BMF. Sie

werden als Nebenbestimmungen zu diesen

Zahlstellenbestimmungen zugelassen. Das BMF hat das

Einvernehmen mit dem Bundesrechnungshof herbeizuführen.

2 Einrichtung, Organisation und Personal, Aufsicht sowie

Aufhebung von Zahlstellen

2.1 Einrichtung einer Zahlstelle und Ermächtigung von Erweiterung des Kreises, die Bargeld

Annahmebeauftragten annehmen dürfen

2.1.1 Einrichtung einer Zahlstelle Redaktionell, neue Nr. 2.1.2

2.1 Einrichtung einer Zahlstelle

(1) Eine Zahlstelle darf nur eingerichtet werden, wenn die der (1) Eine Zahlstelle darf nur eingerichtet werden, wenn die der

Zahlstelle zu übertragenden Aufgaben nicht von einer

Bundeskasse oder einer anderen Zahlstelle - auch eines fremden

Geschäftsbereiches - erledigt werden können.

(2) Die Einrichtung einer Zahlstelle bedarf der Genehmigung

des Bundesministeriums der Finanzen. Der Antrag ist von der

zuständigen obersten Bundesbehörde zu stellen. Im Antrag ist zu

begründen, warum eine Zahlstelle eingerichtet und welche

Aufgaben der Zahlstelle übertragen werden soll. Zusätzlich ist

ein bedarfsgerechter Wechselgeldbetrag, über den die Zahlstelle

dauerhaft verfügen darf, zu begründen. Eine Erhöhung des

genehmigten Wechselgeldbetrages bedarf der Einwilligung des

BMF. Die oberste Bundesbehörde kann die Beantragung zur

Einrichtung von Zahlstellen einer anderen Stelle übertragen. Die

Übertragung ist dem BMF mitzuteilen.

(3) Die Zahlstelle führt die Bezeichnung der Dienststelle, bei der

sie eingerichtet ist mit dem Zusatz „Zahlstelle“.

(4) Für jede Zahlstelle werden im HKR-Verfahren eine

Bewirtschafternummer und ein Abrechnungskonto eingerichtet.

Im Abrechnungsverkehr mit der Bundeskasse ist die von der

Bundeskasse vergebene Zahlstellennummer anzugeben.

(5) Jede Zahlstelle hat grundsätzlich ein Girokonto bei einer

Filiale der Deutschen Bundesbank zu führen, das vom BMF in

die Kontenhierarchie des Bundes eingebunden wird. Ausnahmen

bedürfen der Genehmigung des Bundesministeriums der

Finanzen.

Zahlstelle zu übertragenden Aufgaben nicht von einer

Bundeskasse oder einer anderen Zahlstelle - auch eines

fremdenaußerhalb des eigenen Geschäftsbereiches - erledigt Redaktionell.

werden können.

(2) Die Einrichtung einer Zahlstelle bedarf der Genehmigung

des Bundesministeriums der Finanzen. Der Antrag ist von der

zuständigen obersten Bundesbehörde zu stellen. Im Antrag ist

zu begründen, warum eine Zahlstelle eingerichtet und welche

Aufgaben der Zahlstelle übertragen werden sollen. Zusätzlich

ist ein die Höhe deseines bedarfsgerechter bedarfsgerechten

Wechselgeldbetrags, über den die Zahlstelle dauerhaft verfügen

darf, zu begründen. Eine Erhöhung des genehmigten

Wechselgeldbetrages bedarf der Einwilligung des BMF. Die

oberste Bundesbehörde kann die Beantragung zur Einrichtung

von Zahlstellen einer anderen Stelle übertragen. Die

Übertragung ist dem BMF mitzuteilen.

(3) Die Zahlstelle führt die Bezeichnung der Dienststelle, bei

der sie eingerichtet ist mit dem Zusatz „Zahlstelle“.

4) Für jede Zahlstelle werden im HKR-Verfahren eine eigene Klarstellung

Bewirtschafternummer und ein das Abrechnungskonto

9020 0000 15 eingerichtet. Im Abrechnungsverkehr mit der

Bundeskasse ist die von der Bundeskasse vergebene

Zahlstellennummer anzugeben.

(5) Jede Zahlstelle hat grundsätzlich ein Girokonto bei einer

Filiale der Deutschen Bundesbank zu führen, das vom BMF in

die Kontenhierarchie des Bundes (Cash Concentration)

eingebunden wird. Ausnahmen bedürfen der Genehmigung des

Bundesministeriums der Finanzen (s. a. Nr. 6.1 Absatz 5)

2.1.2 Ermächtigung von Annahmebeauftragten

In Geschäftsbereichen verschiedener

(1) BeiBeschäftigte einer Dienststelle, in der eine Zahlstelle

obersten Bundesbehörden besteht die

gem. Nr. 2.1.1 eingerichtet ist, dürfen mit Genehmigung der

Notwendigkeit auch Zahlungen außerhalb

zuständigen obersten Bundesbehörde Beschäftigte dieser

einer Zahlstelle annehmen zu müssen.

Dienststelle als Annahmebeauftragte ermächtigt werden,

Bisher wurde die Ermächtigung von

außerhalb der Zahlstelle Zahlungsmittel im Rahmen der

Annahmebeauftragten vom BMF genehmigt.

Verwaltungsvorschrift „Allgemein erteilte Kassenanordnung

(z. B. Bundesamt für Güterverkehr -

2.2 Organisation und Personal der Zahlstelle

2.2.1 Organisation

Für die Zahlstelle gilt die Geschäftsordnung der Dienststelle, bei

der sie eingerichtet ist.

2.2.2 Personal

(1) Die Leiterin oder der Leiter der Dienststelle, in der die

Zahlstelle eingerichtet ist (Dienststellenleitung), hat eine

persönlich und fachlich geeignete Zahlstellenverwalterin oder

einen persönlich und fachlich geeigneten Zahlstellenverwalter

(Zahlstellenverwaltung) und eine Vertreterin oder einen

Vertreter (Zahlstellenvertretung) zu bestellen. Ihre Namen und

Unterschriftsproben sind der zuständigen Bundeskasse

zur VV Nr. 1.1.2 ZBR BHO“ für die Zahlstelle anzunehmen. Schreiben vom 30. September 2016 - II A 2

Der Antrag auf Ermächtigung von Annahmebeauftragten ist von – VE 0160/16/10001 Dok. 2016/0902832).

dieserder Dienststelle mit einer entsprechenden Begründung bei Mit der Regelung in den ZBestB soll die

der zuständigen obersten Bundesbehörde zu stellen. Das BMF Ermächtigung von Annahmebeauftragten

und die zuständige Bundeskasse sind durch Übersendung des zukünftig von den obersten Bundesbehörden

Ermächtigungserlasses der obersten Bundesbehörde zu in eigener Zuständigkeit entschieden werden

unterrichten. dürfen.

(2) Mit der Ermächtigung darf die Dienststelle jeweils der oder

dem Annahmebeauftragten einen bedarfsgerechten

Wechselgeldbetrag aus dem Wechselgeldbetrag der Zahlstelle

nach Nr. 2.1. 1Abs. 2 zur Verfügung stellen. Dieser

Wechselgeldbetrag ist bei der Zahlstelle gesondert

nachzuweisen. Die oder der Annahmebeauftragte muss den

Erhalt des Wechselgeldbetrages quittieren.

(3) Für die Annahmebeauftragten gelten die Regelungen für

Geldstellen analog. Es muss in geeigneter Weise sichergestellt

werden, dass der Wechselgeldbetrag jederzeit von der oder dem

Annahmebeauftragten bei der Zahlstelle wieder eingezahlt

werden kann.

1) Die Leiterin oder der LeiterLeitung der Dienststelle, in der Redaktionell.

die Zahlstelle eingerichtet ist (Dienststellenleitung), hat eine

persönlich und fachlich geeignete Person für die

Zahlstellenverwaltung Zahlstellenverwalterin oder einen

persönlich und fachlich geeigneten Zahlstellenverwalter

(Zahlstellenverwaltung) und eine Vertreterin oder einen

Vertreter (persönlich und fachliche geeignete Person für die

Zahlstellenvertretung) zu bestellen. Ihre Namen und

mitzuteilen.

(2) Der Zahlstellenverwaltung und der Zahlstellenvertretung

können für die Erledigung der Aufgaben weitere Beschäftigte

zur Verfügung gestellt werden.

(3) Die Dienststellenleitung hat die Zahlstellenverwaltung, die

Zahlstellenverwaltung die übrigen Beschäftigten der Zahlstelle,

bei der Übernahme der Dienstgeschäfte sowie jährlich darüber

zu belehren, dass sie im Rahmen der gesetzlichen oder

tariflichen Bestimmungen für Schäden haften, die innerhalb

ihres Arbeitsgebietes durch unrichtige Zahlungen, durch

Annahme falscher oder nicht zugelassener Zahlungsmittel oder

auf sonstige Weise entstehen. Die Belehrung ist von der

Zahlstellenverwaltung bzw. von den übrigen Beschäftigten

schriftlich zu bestätigen und von der Dienststellenleitung bzw.

der Zahlstellenverwaltung aktenkundig zu machen.

(4) Die Zahlstellenverwaltung ist für die sichere,

ordnungsmäßige und wirtschaftliche Erledigung der

Zahlstellenaufgaben verantwortlich. Dazu gehört auch die

Prüfung zur Einhaltung der Zahlstellensicherheit. Im Rahmen

der ordnungsmäßigen Erledigung der Aufgaben sind die

Zahlstellenvertretung sowie weitere Beschäftigte regelmäßig

über alle für ihren Aufgabenbereich bedeutsamen

Bestimmungen zu unterrichten und fortzubilden. Über Mängel

und Unregelmäßigkeiten in der Sicherheit der

Zahlstelleneinrichtungen und im Verwaltungsverfahren, die von

der Zahlstellenverwaltung nicht in eigener Zuständigkeit

abgestellt werden kann, ist unverzüglich die Zahlstellenaufsicht

und die Dienststellenleitung zu unterrichten. Bei erheblichen

Mängeln oder Unregelmäßigkeiten ist darüber hinaus

unverzüglich die zuständige oberste Bundesbehörde zu

unterrichten.

(5) Beim Wechsel der Zahlstellenverwaltung sind der

Nachfolgerin oder dem Nachfolger die Geschäfte zu übergeben.

Die Übergabe ist von einer Zahlstellenprüferin oder einem

Unterschriftsproben sind der zuständigen Bundeskasse

mitzuteilen (Vordruck 22055). Vordruck wird in die ZBestB aufgenommen

(2) Der Zahlstellenverwaltung und der Zahlstellenvertretung

können für die Erledigung der Aufgaben weitere Beschäftigte

zur Verfügung gestellt werden.

(3) Die Dienststellenleitung hat die Zahlstellenverwaltung, die

Zahlstellenverwaltung die übrigen Beschäftigten der Zahlstelle,

bei der Übernahme der Dienstgeschäfte sowie jährlich darüber

zu belehren, dass sie im Rahmen der gesetzlichen oder

tariflichen Bestimmungen für Schäden haften, die innerhalb

ihres Arbeitsgebietes durch unrichtige Zahlungen, durch

Annahme falscher oder nicht zugelassener Zahlungsmittel oder

auf sonstige Weise entstehen. Die Belehrung ist von der

Zahlstellenverwaltung bzw. von den übrigen Beschäftigten

schriftlich zu bestätigen und von der Dienststellenleitung bzw.

der Zahlstellenverwaltung aktenkundig zu machen.

(4) Die Zahlstellenverwaltung ist für die sichere,

ordnungsmäßige und wirtschaftliche Erledigung der

Redaktionell.

Zahlstellenaufgaben verantwortlich. Dazu gehört auch die

Prüfung zur Einhaltung der ordnungsmäßigen Erledigung der

Aufgaben in der Zahlstelle (Zahlstellensicherheit). Im Rahmen

der ordnungsmäßigen Erledigung der Aufgaben sind die

Zahlstellenvertretung sowie weitere Beschäftigte regelmäßig

über alle für ihren Aufgabenbereich bedeutsamen

Bestimmungen zu unterrichten und fortzubilden. Über Mängel

und Unregelmäßigkeiten in der Sicherheit der

Zahlstelleneinrichtungen und im Verwaltungsverfahren, die von

Redaktionell.

der Zahlstellenverwaltung nicht in eigener Zuständigkeit

abgestellt werden kannkönnen, ist unverzüglich die

Zahlstellenaufsicht und die Dienststellenleitung zu unterrichten.

Bei erheblichen Mängeln oder Unregelmäßigkeiten ist darüber

hinaus unverzüglich die zuständige oberste Bundesbehörde zu

unterrichten.

(5) Beim Wechsel der Zahlstellenverwaltung sind der

Zahlstellenprüfer zu leiten. Es ist eine Niederschrift gem. Nr.

15.3.2 zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben und

der Dienststellenleitung vorzulegen ist.

(6) Ist die Zahlstellenverwaltung vorübergehend verhindert,

werden die Aufgaben von der Zahlstellenvertretung

wahrgenommen. Die Wahrnehmung der Vertretung ist jeweils

im Tagesabschluss zu vermerken. Der Vermerk ist von der

Vertretung zu unterschreiben.

(7) Bei Zahlstellen mit mehreren Beschäftigten sind die

Zahlungsgeschäfte und die Führung der Nachweisungen

grundsätzlich zu trennen. Im Einzelnen wird die

Aufgabenverteilung innerhalb der Zahlstelle durch die

Dienststellenleitung oder durch die von der Dienststellenleitung

beauftragte Beschäftigte oder beauftragten Beschäftigten

festgelegt.

(8) Beschäftigte der Zahlstelle dürfen an der Erstellung von

Anordnungen im Sinne des § 70 BHO nicht verantwortlich

beteiligt sein (vgl. § 77 BHO).

(9) Die Zahlstellenverwaltung hat den Weisungen der

zuständigen Bundeskasse in Bezug auf die

Zahlstellenabrechnung Folge zu leisten.

2.3 Aufsicht über die Zahlstelle

(1) Der Dienststellenleitung obliegt die Fachaufsicht über die

Zahlstelle. Die Zahlstellenaufsicht ist Bestandteil der

Fachaufsicht ohne Weisungsrecht.

Nachfolgerin oder dem Nachfolger die Geschäfte zu übergeben.

Die Übergabe ist von einer Zahlstellenprüferin oder einem Ergänzende Klarstellung

Zahlstellenprüfer zu leiten. Es ist eine Niederschrift gem. Nr.

15.3.2 zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben

und der Dienststellenleitung vorzulegen ist. Zusätzlich ist der

Soll-/Istbestand von allen Beteiligten mit Datum und

Unterschrift auf dem Tagesabschlussblatt zu bestätigen,.

(6) Ist die Zahlstellenverwaltung vorübergehend verhindert,

werden die Aufgaben von der Zahlstellenvertretung

wahrgenommen. Die Wahrnehmung der Vertretung ist jeweils

im Tagesabschluss zu vermerken. Der Vermerk ist von der

Vertretung zu unterschreiben.

Redaktionell.

(7) Bei Zahlstellen mit mehreren Beschäftigten sind die

Zahlungsgeschäfte und die Führung der Nachweisungen

grundsätzlich zu trennen. Im Einzelnen wird die

Aufgabenverteilung innerhalb der Zahlstelle durch die

Dienststellenleitung oder durch die von der Dienststellenleitung

beauftragte Beschäftigte oder den beauftragten Beschäftigten

festgelegt.

(8) Beschäftigte der Zahlstelle dürfen an der Erstellung von

Anordnungen im Sinne des § 70 BHO nicht verantwortlich

beteiligt sein (vgl. § 77 BHO).

(9) Die Zahlstellenverwaltung hat den Weisungen der

zuständigen Bundeskasse in Bezug auf die

Zahlstellenabrechnung Folge zu leisten.

(1) Der Dienststellenleitung obliegt die Fachaufsicht über die

Zahlstelle. Die Zahlstellenaufsicht ist Bestandteil der

Fachaufsicht ohne Weisungsrecht.

(2) Die Dienststellenleitung kann die Wahrnehmung der

Fachaufsicht, insbesondere die Zahlstellenaufsicht, auf andere

Beschäftigte übertragen, die nicht der Zahlstelle angehören

dürfen (Zahlstellenprüferinnen und Zahlstellenprüfer). Die

Zahlstellenprüferinnen und Zahlstellenprüfer

(Zahlstellenprüfung) müssen mit sämtlichen Aufgaben in der

Zahlstelle vertraut sein.

(3) Der oder dem Beauftragten für den Haushalt oder anderen

Beschäftigten, die nach VV Nr. 3.1.1 zu § 9 BHO die

Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln übertragen wurden,

dürfen keine Fachaufsichtsfunktionen übertragen werden.

(4) Das BMF kann im Einvernehmen mit dem

Bundesrechnungshof Ausnahmen zulassen.

2.4 Aufhebung einer Zahlstelle

(1) Eine Zahlstelle ist aufzuheben, wenn der Bedarf für den

Fortbestand der Zahlstelle nicht mehr gegeben ist bzw. die

Aufgaben der Zahlstelle von einer Bundeskasse oder einer

anderen Zahlstelle wahrgenommen werden können.

(2) Eine Zahlstelle darf erst dann aufgehoben werden, wenn das

für die Zahlstelle bei einem Kreditinstitut eingerichtete

Girokonto und das im HKR-Verfahren eingerichtete

Abrechnungskonto ausgeglichen sind.

(3) Über die Aufhebung einer Zahlstelle ist das BMF durch

Übersendung eines Abdrucks der Aufhebungsverfügung zu

unterrichten, damit das Abrechnungskonto stillgelegt und ggf.

das Girokonto aus der Kontenhierarchie des Bundes

herausgenommen werden kann.

3 Einrichtung, Organisation und Personal, Aufsicht sowie

Aufhebung von Geldstellen

3.1 Einrichtung einer Geldstelle

(1) Eine Geldstelle darf eingerichtet werden, wenn bare

(2) Die Dienststellenleitung kann die Wahrnehmung der

Fachaufsicht, insbesondere die Zahlstellenaufsicht, auf andere

Beschäftigte übertragen, die nicht der Zahlstelle angehören

dürfen (Zahlstellenprüferinnen und Zahlstellenprüfer). Die

Zahlstellenprüferinnen und Zahlstellenprüfer

(Zahlstellenprüfung) müssen mit sämtlichen Aufgaben in der

Zahlstelle vertraut sein.

(3) Der oder dem Beauftragten für den Haushalt oder anderen

Beschäftigten, die denen nach VV Nr. 3.1.1 zu § 9 BHO die Redaktionell.

Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln übertragen wurden,

dürfen keine Fachaufsichtsfunktionen übertragen werden.

(4) Das BMF kann im Einvernehmen mit dem

Bundesrechnungshof Ausnahmen zulassen.

(1) Eine Geldstelle darf eingerichtet werden, wenn bare

a) Einzahlungen,

b) Auszahlungen oder

c) Ein- und Auszahlungen

ohne vorherige Anordnung der Zahlungen angenommen oder

geleistet werden müssen. Sie dürfen vorher nicht im Einzelnen,

sondern nur ihrer Art nach bekannt sein.

(2) Die Einrichtung einer Geldstelle bedarf der Genehmigung

der zuständigen obersten Bundesbehörde. Der Antrag ist von der

Dienststelle, bei der die Geldstelle eingerichtet werden soll, zu

stellen. Im Antrag ist zu begründen, warum eine Geldstelle

eingerichtet und welche Aufgaben der Geldstelle übertragen

werden soll. Zusätzlich ist für jede Geldstelle, die Auszahlungen

leisten sollen, ein bedarfsgerechter Sockelbetrag, über den die

Geldstelle dauerhaft verfügen darf, und bei Geldstellen, die

Einzahlungen annehmen dürfen, eine Abführungsgrenze

festzulegen. Bei Geldstellen, die nur Zahlungen annehmen

dürfen, ist der Sockelbetrag „null“.

(3) Das BMF und die zuständige Bundeskasse ist durch die

zuständige oberste Bundesbehörde über die Einrichtung der

Geldstelle mit der Höhe des Sockelbetrages oder bei Änderung

der Höhe des Sockelbetrages der Geldstelle unter Angabe der

Bewirtschafternummer, unter der die Geldstelle abgerechnet

werden soll, durch Übersendung der Einrichtungsverfügung zu

unterrichten.

(4) Für Geldstellen, die Auszahlungen leisten dürfen, wird zur

a) Auszahlungen und/oder

b) Einzahlungen

a) Einzahlungen, Redaktionell.

b) Auszahlungen oder

c) Ein- und Auszahlungen

ohne vorherige Anordnung der Zahlungen geleistet Klarstellung

angenommen oder angenommen geleistet werden müssen. Sie

dürfen vorher nicht im Einzelnen, sondern nur ihrer Art nach

bekannt sein (genehmigter Verwendungszweck).

(2) Die Einrichtung einer Geldstelle bedarf der Genehmigung

der zuständigen obersten Bundesbehörde. Der Antrag ist von

der Dienststelle, bei der die Geldstelle eingerichtet werden soll,

zu stellen. Im Antrag ist zu begründen, warum eine Geldstelle

eingerichtet und welche Aufgaben der Geldstelle übertragen

werden sollen. Zusätzlich ist für jede Geldstelle, die

a) Auszahlungen leisten dürfen sollen, ein bedarfsgerechter Klarstellung zur Handhabung der

Sockelbetrag, über den die Geldstelle dauerhaft verfügen darf, Abführungsgrenze, da es von den Ressorts

b) Einzahlungen annehmen dürfen, eine Abführungsgrenze wiederholt Nachfragen gab.

festzulegen. Bei Geldstellen, die nur Zahlungen annehmen

dürfen, ist der Sockelbetrag „null“. Neustrukturierung des Absatzes mit dem

und bei Geldstellen, die Einzahlungen annehmen dürfen, eine Ziel der besseren Verständlichkeit.

Abführungsgrenze festzulegen. Bei Geldstellen, die nur

Zahlungen annehmen dürfen, ist der Sockelbetrag „null“.

(3) Bei Geldstellen, die Aus- und Einzahlungen leisten und

annehmen dürfen ist die Abführungsgrenze dem Sockelbetrag

hinzuzurechnen. Wenn keine besondere Abführungsgrenze

festgelegt ist entspricht die Abführungsgrenze der Höhe des

Sockelbetrages (siehe Nr. 6.3.1Abs. 1).

(43) Das BMF und die zuständige Bundeskasse ist sind durch

die zuständige oberste Bundesbehörde über die Einrichtung der

Geldstelle mit der Höhe des Sockelbetrages oder bei Änderung

der Höhe des Sockelbetrages der Geldstelle unter Angabe der

Bewirtschafternummer, unter der die Geldstelle abgerechnet

werden soll, durch Übersendung der Einrichtungsverfügung zu

unterrichten.

(54) Für Geldstellen, die Auszahlungen leisten dürfen, wird zur

Auszahlung des festgelegten Sockelbetrages im HKR-Verfahren

im Abschnitt 3 (9081 0000 29) des Vorschussbuches ein

Einzelvorschusskonto bei der Bewirtschafternummer des

zuständigen Titelverwalters, unter der die Geldstelle abgerechnet

wird, eingerichtet. Aus dem Vorschusskonto dürfen die

Sockelbeträge mehrerer Geldstellen unter jeweils einer eigenen

Vorschusskontrollnummer ausgezahlt werden, sofern die

Geldstellen alle von einem Titelverwalter abgerechnet werden.

Auszahlungen aus dem Vorschusskonto dürfen bei Einrichtung

einer Geldstelle und erstmaliger Auszahlung des Sockelbetrages

zu Gunsten der Geldstelle oder bei der Erhöhung des

Sockelbetrages der Geldstelle angeordnet werden. Wird die

Höhe des Sockelbetrages verringert, ist der übersteigende Betrag

zu Gunsten des Vorschusskontos bei der zuständigen

Bundeskasse wieder einzuzahlen. Die Einzahlung ist vom

zuständigen Titelverwalter bei der Bundeskasse anzuordnen. Es

sind die Bestimmungen der Vorschuss- und

Verwahrungsrichtlinie des Bundes zu § 60 BHO (VO/VW-RiB)

anzuwenden.

(5) Bei der Einrichtung

a) einer Geldstelle mit einem festgelegten Sockelbetrag

von über 2.000 Euro oder mit einer festgelegten

Abführungsgrenze ab 5.000 Euro,

b) mehrerer Geldstellen für eine Dienststelle bzw. unter

einer Bewirtschafternummer mit Sockelbeträgen über insgesamt

5.000 Euro oder mit einer festgelegten Abführungsgrenze von

über 10.000 Euro und

c) einer Geldstelle, die in begründeten Ausnahmefällen

Kassenanordnungen, auch allgemein erteilte, bar auszahlen und

annehmen darf,

bedarf es der Einwilligung des Bundesministeriums der

Finanzen. Der Antrag ist von der zuständigen obersten

Bundesbehörde zu stellen. Im Antrag ist zu begründen, warum

eine Ausnahme notwendig ist. In diesen Fällen ist eine

Unterrichtung nach Absatz 3 nicht notwendig. Die oberste

Auszahlung des festgelegten Sockelbetrages im HKR-Verfahren

im Abschnitt 3 (9081 0000 29) des Vorschussbuches ein

Einzelvorschusskonto bei der Bewirtschafternummer des

zuständigen Titelverwalters, unter der die Geldstelle

abgerechnet wird, eingerichtet. Aus dem Vorschusskonto dürfen

die Sockelbeträge mehrerer Geldstellen unter jeweils einer

eigenen Vorschusskontrollnummer und unter Angabe einer Inhaltliche Ergänzung zur Verbesserung der

eindeutigen Bezeichnung der jeweiligen Geldstelle (z. B. im Zuordenbarkeit von Buchungen bei

Buchungstext) ausgezahlt werden, sofern die Geldstellen alle Auswertungen

von einem Titelverwalter abgerechnet werden. Auszahlungen

aus dem Vorschusskonto dürfen nur bei Einrichtung einer Klarstellung.

Geldstelle und erstmaliger Auszahlung des Sockelbetrages zu

Gunsten der Geldstelle oder bei der Erhöhung des

Sockelbetrages der Geldstelle vom zuständigen Bewirtschafter Klarstellung.

angeordnet werden.

(5) Bei der EinrichtungDer vorherigen Einwilligung des Neustrukturierung des Absatzes mit dem

Bundesministeriums der FinanzenMF bedarf es bei der Ziel der besseren Verständlichkeit.

Einrichtung oder der Erhöhung des Sockelbetrags

a) einer Geldstelle mit einem festgelegten Sockelbetrag Klarstellung: bis 5.000 Euro ist keine

von über 2.000 Euro oder mit einer festgelegten Zustimmung des BMF erforderlich.

Abführungsgrenze ab über 5.000 Euro,

b) mehrerer Geldstellen für eine Dienststelle bzw. unter

einer Bewirtschafternummer mit Sockelbeträgen über insgesamt

5.000 Euro oder mit einer festgelegten Abführungsgrenze von

über 10.000 Euro und

c) einer Geldstelle, die in begründeten Ausnahmefällen

Kassenanordnungen, auch allgemein erteilte, bar auszahlen und

annehmen darf.

bedarf es der vorherigen Einwilligung des Bundesministeriums Klarstellung.

der FinanzenBMF. Dies gilt auch, wenn bei einer eingerichteten

Geldstelle der Sockelbetrag bzw. die Abführungsgrenze Redaktionell: Eine Begründung soll für 5a)

Bundesbehörde kann die Aufgabe einer anderen Stelle

übertragen. Die Übertragung ist dem BMF mitzuteilen.

(6) Für eine Geldstelle darf zur Bestandsauffüllung des

Sockelbetrages oder zur Bestandsablieferung eines den

Sockelbetrag übersteigenden Betrages ein Girokonto bei einem

Kreditinstitut eingerichtet werden. Bei der Einrichtung des

Girokontos ist auf die Wirtschaftlichkeit zu achten, die

mindestens alle zwei Jahre zu überprüfen ist. Unbare Zahlungen

dürfen, bis auf Bestandsabführungen nicht über das Girokonto

geleistet werden. Die Regelungen Nr. 6.1 sind anzuwenden.

3.2 Organisation und Personal der Geldstelle

3.2.1 Organisation

Für die Geldstelle gilt die Geschäftsordnung der Dienststelle, bei

der sie eingerichtet ist.

3.2.2 Personal

(1) Die Leiterin oder der Leiter der Dienststelle, in der die

nachträglich erhöht wird und die unter a) und b) genannten bis c) vorgelegt werden. Eine Prüfung durch

Betragsgrenzen überschritten werden. Der Antrag ist von der das BMF, ob die Höhe der Sockelbeträge

zuständigen obersten Bundesbehörde zu stellen und zu bzw. Abführungsgrenzen aus

begründen. Im Antrag ist zu begründen, warum eine Ausnahme kassenrechtlicher Sicht sinnvoll ist, ist bisher

notwendig ist. In diesen Fällen ist eine Unterrichtung nach nur bei der Einrichtung einer Geldstelle

Absatz 3 nicht notwendig. Die oberste Bundesbehörde kann die vorgesehen. Mit der Buchung der

Aufgabe einer anderen Stelle übertragen. Die Übertragung ist Sockelbeträge auf dem Vorschusskonto wird

dem BMF mitzuteilen. das Geld dem Geldkreislauf des Bundes

entzogen. Aus diesem Grund ist auch bei

einer Änderung der Sockelbeträge bzw.

Abführungsgrenzen, wenn die unter 5a) und

b) genannten Betragsgrenzen überschritten

werden, eine Prüfung erforderlich

(6) Für eine Geldstelle darf zur Bestandsauffüllung des

Sockelbetrages oder zur Bestandsablieferung Redaktionell:

Bestandsabführung eines den Sockelbetrag übersteigenden Geldstelle = Bestandsabführung.

Betrages ein Girokonto bei einem Kreditinstitut eingerichtet Zahlstelle = Bestandsablieferung.

werden. Bei der Einrichtung des Girokontos ist auf die

Wirtschaftlichkeit zu achten, die mindestens alle zwei Jahre zu

überprüfen ist. Unbare Zahlungen dürfen, bis auf Klarstellung: Wird bisher schon so

Bestandsabführungen nicht über das Girokonto geleistet gehandhabt, daher auch Aufnahme in

werden. Die Regelungen Nr. 6.1 sind anzuwenden. ZBestB.

Bestandsauffüllung oder Bestandsabführung können auch über

eine Zahlstelle erfolgen.

(1) Die Leiterin oder der LeiterLeitung der Dienststelle, in der Redaktionell.

Geldstelle eingerichtet ist (Dienststellenleitung), hat eine die Geldstelle eingerichtet ist (Dienststellenleitung), hat eine

persönlich und fachlich geeignete Geldstellenverwalterin oder persönlich und fachlich geeignete Geldstellenverwalterin oder

einen persönlich und fachlich geeigneten Geldstellenverwalter einen persönlich und fachlich geeigneten

(Geldstellenverwaltung) und eine Vertreterin oder einen GeldstellenverwalterPerson für die (Geldstellenverwaltung) und

Vertreter (Geldstellenvertretung) zu bestellen. eine Vertreterin oder einen Vertreterpersönlich und fachlich

geeignete Person für die (Geldstellenvertretung) zu bestellen.

(2) Die Dienststellenleitung hat die Geldstellenverwaltung und

die Geldstellenvertretung bei der Übernahme der

Dienstgeschäfte sowie jährlich darüber zu belehren, dass sie im

Rahmen der gesetzlichen oder tariflichen Bestimmungen für

Schäden haften, die innerhalb ihres Arbeitsgebietes durch

unrichtige Zahlungen, durch Annahme falscher oder nicht zu-

gelassener Zahlungsmittel oder auf sonstige Weise entstehen.

Die Belehrung ist von der Geldstellenverwaltung und der

Geldstellenvertretung schriftlich zu bestätigen und von der

Dienststellenleitung aktenkundig zu machen.

(3) Die Geldstellenverwaltung ist für die sichere,

ordnungsmäßige und wirtschaftliche Erledigung der

Geldstellenaufgaben verantwortlich. Über Mängel und

Unregelmäßigkeiten in der Sicherheit der Geldstelle und im

Verwaltungsverfahren, die von der Geldstellenverwaltung nicht

in eigener Zuständigkeit abgestellt werden kann, ist

unverzüglich die Leitung der Dienststelle oder die von der

Leitung der Dienststelle mit der Fachsicht beauftrage Person zu

unterrichten. Bei erheblichen Mängeln oder Unregelmäßigkeiten

ist darüber hinaus unverzüglich die zuständige oberste

Bundesbehörde zu unterrichten.

(4) Der Geldstellenverwaltung darf die Anordnungsbefugnis

nach VV Nr. 3.1.3 zu § 9 BHO nicht übertragen werden.

(5) Beim Wechsel der Geldstellenverwaltung sind der

Nachfolgerin oder dem Nachfolger die Geschäfte zu übergeben.

Die Übergabe ist von der Dienststellenleitung oder von der

Geldstellenprüfung zu leiten (Nr. 3.3).

(6) Ist die Geldstellenverwaltung vorübergehend verhindert,

werden die Aufgaben von der Geldstellenvertretung

wahrgenommen. Die Wahrnehmung der Vertretung ist jeweils in

der Anschreibeliste zu vermerken. Der Vermerk ist von der

Vertretung zu unterschreiben.

3.3 Aufsicht über die Geldstelle

(1) Der Dienststellenleitung obliegt die Fachaufsicht über die

Geldstelle. Die Geldstellenaufsicht ist Bestandteil der

Fachaufsicht ohne Weisungsrecht.

(2) Die Dienststellenleitung kann die Wahrnehmung der

Fachaufsicht, insbesondere die Geldstellenaufsicht, auf andere

Beschäftigte übertragen, die nicht der Geldstelle angehören

dürfen (Geldstellenprüferinnen und Geldstellenprüfer). Die

Geldstellenprüferinnen und Geldstellenprüfer

(Geldstellenprüfung) müssen mit sämtlichen Aufgaben in der

Geldstelle vertraut sein.

Redaktionell.

(3) Der oder dem Beauftragten für den Haushalt oder anderen (3) Der oder dem Beauftragten für den Haushalt oder anderen

Beschäftigten, die nach VV Nr. 3.1.1 zu § 9 BHO die Beschäftigten, die denen nach VV Nr. 3.1.1 zu § 9 BHO die

Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln übertragen wurden, Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln übertragen wurden,

dürfen keine Fachaufsichtsfunktionen übertragen werden. dürfen keine Fachaufsichtsfunktionen übertragen werden.

(4) Das BMF kann im Einvernehmen mit dem

Bundesrechnungshof Ausnahmen zulassen.

3.4 Aufhebung einer Geldstelle

(1) Eine Geldstelle ist aufzuheben, wenn der Bedarf für den

Fortbestand der Geldstelle nicht mehr gegeben ist bzw. die

Aufgaben der Geldstelle von einer Zahlstelle oder einer anderen

Geldstelle wahrgenommen werden können.

(2) Eine Geldstelle darf erst dann aufgehoben werden, wenn das

(2) Eine Geldstelle darf erst dann aufgehoben werden, wenn das

für die Geldstelle bei einem Kreditinstitut eingerichtete

für die Geldstelle bei einem Kreditinstitut eingerichtete

Girokonto und das im HKR-Verfahren eingerichtete

Girokonto und das im HKR-Verfahren eingerichtete

Vorschusskonto Sockelbetrag Geldstelle ausgeglichen sind. Konkretisierung

Vorschusskonto ausgeglichen sind.

(3) Über die Aufhebung einer Geldstelle sind die zuständige

oberste Bundesbehörde und die zuständige Bundeskasse sowie

in den Fällen der Nr. 3.1 Abs. 5 das BMF durch Übersendung

der Aufhebungsverfügung unter Angabe der

Bewirtschafternummer des zuständigen Titelverwalters zu

unterrichten.

Zweiter Abschnitt

- Zahlungsverkehr und Wertgegenstände -

4 Zahlungsverkehr bei Zahlstellen

4.1 Zahlungen

(1) Zahlungen (Ein- und Auszahlungen) dürfen von den

Zahlstellen nur aufgrund von elektronischen oder schriftlichen

Anordnungen angenommen oder geleistet werden. Dies gilt

nicht für Bestandsverstärkungen und Bestandsablieferungen im

Rahmen der Geldverwaltung.

(2) Einzahlungen dürfen auch ohne Anordnung angenommen

werden, wenn die oder der Einzahlende ihre oder seine

Zahlungsverpflichtung glaubhaft macht.

(3) Auszahlungen dürfen grundsätzlich nur im Rahmen der

verfügbaren Mittel geleistet werden.

(4) Zahlungen werden durch Übergabe oder Übersendung von

Zahlungsmitteln bewirkt. Bestandsablieferungen und

Bestandsverstärkungen über die Girokonten der Zahlstelle sind

davon ausgenommen.

(5) Zahlungsmittel dürfen nur am Schalter der Zahlstelle von

den mit dieser Aufgabe betrauten Beschäftigen angenommen

oder geleistet werden. Die Dienststellenleitung kann zulassen,

dass Beschäftige auch an anderen Stellen Zahlungsmittel

annehmen dürfen.

(6) Auszahlungen durch Übersendung von Zahlungsmitteln sind

nur in Ausnahmefällen zu bewirken. Auszahlungen durch

Übersendung von Bargeld sind unzulässig.

(7) Für die Annahme, Auszahlung und Verwaltung von

Zahlungsmitteln sind die ZMBestB anzuwenden.

(8) Schecks, Überweisungsaufträge und Quittungen dürfen nur

mit urkundengeeigneten Schreibmitteln ausgestellt werden. Sie

müssen von den berechtigten Beschäftigen der Zahlstelle oder

von den mit der Annahme von Zahlungsmitteln außerhalb der

Zahlstellenräume beauftragten Beschäftigten unterschrieben

werden. Nummer 2.1.1 der Anlage zu VV Nr. 9.2 für

Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (§§ 70 bis 72

und 74 bis 80 BHO)ist entsprechend anzuwenden.

4.2 Prüfung der Kassenanordnungen

(1) Kassenanordnungen sind vor der Zahlung auf förmliche

Richtigkeit und Verarbeitungsfähigkeit (Buchungsreife) von den

mit dieser Aufgabe betrauten Beschäftigen der Zahlstelle zu

prüfen. Die Buchungsreife umfasst die Prüfung nach Nr. 2 der

Anlage zur VV Nr. 9.2 für Zahlungen, Buchführung und

Rechnungslegung (§§70 bis 72 und 74 bis 80 BHO).

(2) Die Unterschrift des Anordnungsbefugten muss mit der

Unterschriftsprobe nach Nr. 2.2.4.3 der Anlage zur VV Nr. 9.2

für Zahlung, Buchführung und Rechnungslegung

übereinstimmen.

(3) Die Kassenanordnung muss an die zuständige Bundeskasse

gerichtet sein und den Zusatz „über die Zahlstelle ...“ tragen.

(4) Unvollständige oder fehlerhafte Kassenanordnungen sind

sofort mit einem entsprechenden Hinweis zurückzugeben

4.3 Quittungserstellung

4.3.1 Einzahlungen

(1) Über jede Einzahlung in bar, durch Übergabe eines Schecks

(8) Schecks, Überweisungsaufträge und Quittungen dürfen nur

mit urkundengeeigneten Schreibmitteln ausgestellt werden. Sie

müssen von den berechtigten Beschäftigen der Zahlstelle oder

von den mit der Annahme von Zahlungsmitteln außerhalb der

Zahlstellenräume beauftragten Beschäftigten unterschrieben

werden. Nummer 2.1.1 der Anlage 2 zur VV Nr. 9.2 für Redaktionell, Anpassung an Änderungen der

Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (§§ 70 bis 72 VV-ZBR BHO

und 74 bis 80 BHO)-ZBR BHOist entsprechend anzuwenden.

(1) Kassenanordnungen sind vor der Zahlung auf förmliche

Richtigkeit und Verarbeitungsfähigkeit (Buchungsreife) von den

mit dieser Aufgabe betrauten Beschäftigen der Zahlstelle zu

prüfen. Die Buchungsreife umfasst die Prüfung nach Nr. 2 der

Anlage 2 zur VV-ZBR BHO. Nr. 9.2 für Zahlungen, s.o.

Buchführung und Rechnungslegung (§§70 bis 72 und 74 bis 80

BHO).

(2) Die Unterschrift der oder des Anordnungsbefugten muss mit

der Unterschriftsprobe nach Nr. 2.2.4.32 der Anlage 2 zur VV-

ZBR BHO Nr. 9.2 für Zahlung, Buchführung und s.o.

Rechnungslegung übereinstimmen.

oder mittels Kartenzahlverfahren ist ein maschinell erstellter

Kassenzettel, auf Verlangen eine Quittung (§ 368 BGB),

auszuhändigen. Wird ein maschinelles Verfahren nicht

eingesetzt, so ist eine Quittung zu erteilen.

(2) Für von Hand auszustellende Quittungen sind

Quittungsblocks mit durchnummerierten Doppelblättern zu

verwenden. Die Namen und Unterschriften der zur Annahme

von Zahlungen und zur Ausstellung von Quittungen berechtigten

Beschäftigten der Zahlstelle sind im Schalterraum durch

Aushang bekannt zu machen (Vordruck 22150).

4.3.2 Auszahlungen

Über jede Auszahlung in bar oder durch Übergabe eines

Barschecks ist eine Quittung zu verlangen. Bei Zug-um-

Zug Geschäften genügt der übliche Kassenzettel. Vor der

Auszahlung oder Übergabe ist die Empfangsberechtigung

festzustellen.

4.4 Annahme aufgrund allgemein erteilter

Annahmeanordnung

(1) Einzahlungen aufgrund allgemein erteilter

Annahmeanordnung dürfen angenommen werden, wenn

Unterlagen zur Verfügung stehen, aus denen die Beträge, die

Zahlungspflichtigen, die Haushaltsstelle und das Haushaltsjahr

eindeutig erkennen kann. Nummer 4.5 ist zu beachten.

(2) Einzahlungen im Rahmen allgemein erteilter

Annahmeanordnung können aufgeteilt nach Haushaltsstellen in

einen Buchungsbeleg eingetragen werden. Der Buchungsbeleg

muss zusätzlich die Bewirtschafternummer des zuständigen

Titelverwalters und eine Belegnummer der Zahlstelle (siehe

Z01) sowie den Verarbeitungsschlüssel 60350 enthalten. Die

Einzahlungen sind täglich aufzurechnen und die Summe ist in

die Zahlungsnachweisung E zu übernehmen (Vordruck 22051).

(2) Für von Hand auszustellende Quittungen sind

Quittungsblocks mit durchnummerierten Doppelblättern zu

verwenden (Vordrucke 22150, 22157). Die Namen und Redaktionell.

Unterschriften der zur Annahme von Zahlungen und zur

Ausstellung von Quittungen berechtigten Beschäftigten der

Zahlstelle sind im Schalterraum durch Aushang bekannt zu

machen (Vordruck 22150).

Redaktionell.

(1) Einzahlungen aufgrund allgemein erteilter

Annahmeanordnung dürfen angenommen werden, wenn

Unterlagen zur Verfügung stehen, aus denen die Beträge, die

Zahlungspflichtigen, die Haushaltsstelle und das Haushaltsjahr

eindeutig erkennen kannerkennbar sind. Nummer 4.5 ist zu

beachten.

4.5 Verwahrungen

Ist die entsprechende Haushaltsstelle einer Einzahlung nicht

bekannt, so ist sie in Verwahrung zu buchen.

4.6 Einzahlungen

4.6.1 Annahme von Bargeld und Schecks

Für die Annahme von Bargeld und Schecks sind die ZMBestB

anzuwenden.

4.6.2 Kartenzahlverfahren, elektronische Zahlungssysteme

(1) Der Einsatz von Kartenzahlverfahren oder der Einsatz von

elektronischen Zahlungssystemen für Einzahlungen darf von der

zuständigen obersten Bundesbehörde eigenverantwortlich im

Rahmen der Wirtschaftlichkeit zugelassen werden. Die

BestMaVB-HKR sind zu beachten.

(2) Für die Annahme von Zahlungen im Rahmen von

Kartenzahlverfahren oder elektronischen Zahlungssystemen sind

die ZMBestB anzuwenden.

4.6.3 Annahme von Geldsorten

Geldsorten in ausländischen Währungen dürfen im Rahmen der

ZMBestB angenommen werden.

4.6.4 Annahme von Wechseln

Die Annahme von Wechseln als Einzahlungen ist nicht erlaubt.

Das BMF kann Ausnahmen zulassen

4.7 Auszahlungen

Aufgrund des Rückgangs von Zahlungen mit

(1) Einzahlungen mittels Kartenzahlungen und Zahlungen über

Bargeld, ist es notwendig, dass Zahl- und

elektronische Zahlungssysteme (z. B. Debit-Karten oder

Geld-stellen nicht nur ausschließlich Bargeld

Kreditkarten) sind barer Zahlungsverkehr im Sinne von Nr. 1

annehmen dürfen. Deshalb ist es

Abs. 2. Der Einsatz von Kartenzahlverfahren oder der Einsatz

erforderlich, dass in die ZBestB eine

von elektronischen Zahlungssystemen für Einzahlungen darf

Regelung aufgenommen wird, in der

von der zuständigen obersten Bundesbehörde

Einzahlungen mittels Kartenzahlungen und

eigenverantwortlich im Rahmen der Wirtschaftlichkeit

Zahlungen über elektronische

zugelassen werden. Die BestMaVB-HKR sind zu beachten.

Zahlungssysteme (z. B. Debit-Karten oder

Kreditkarten) allgemein zugelassen wird.

(2) Für die Annahme von Zahlungen im Rahmen von

Redaktionell.

Kartenzahlverfahren oder elektronischen Zahlungssystemen

sind ist die Nr. 6 ZMBestB (Anlage 1 ) anzuwenden.

4.7.1 Fälligkeitstag

Eine Auszahlung darf nicht vor dem in der Anordnung

angegeben Fälligkeitstag geleistet werden. Die Auszahlung darf

unverzüglich geleistet werden, wenn der Fälligkeitstag bereits

verstrichen ist.

4.7.2 Auszahlung an einen Bevollmächtigten

(1) Wird eine Auszahlung an eine Bevollmächtigte oder einen

Bevollmächtigten geleistet, ist die Vollmacht mit der

Auszahlungsanordnung zu verbinden. Vollmachten, die für mehr

als eine Zahlung gelten, sind sorgfältig aufzubewahren. Bei

jeder Auszahlung ist eine Kopie der Vollmacht mit der

Auszahlungsanordnung zu verbinden.

(2) Bei Zweifeln über die Person der Empfängerin oder des

Empfängers oder hinsichtlich ihrer oder seiner

Empfangsberechtigung ist vor der Auszahlung die Entscheidung

der an-ordnenden Stelle einzuholen.

4.7.3 Gehaltsschecks (Ausland)

Für Zahlstellen im Ausland, die im Einvernehmen mit dem

BMF zur Annahme von Gehaltsschecks der im Ausland

entsandten Beschäftigten berechtigt sind, gelten die

Gehaltsscheckbestimmungen des Bundes. Im Inland

dürfen keine Gehaltsschecks angenommen werden.

(2) Bei Zweifeln über die Person der Empfängerin oder des

Empfängers oder hinsichtlich ihrer oder seiner

Empfangsberechtigung ist vor der Auszahlung die Entscheidung

der an-ordnenden Stelle einzuholen.

Für Zahlstellen im Ausland, die im Einvernehmen mit

dem BMF zur Annahme von Gehaltsschecks der im ins

Ausland entsandten Beschäftigten berechtigt sind, gelten

die Gehaltsscheckbestimmungen des Bundes. Im Inland

dürfen keine Gehaltsschecks angenommen werden.

4.7.4 Kartenzahlverfahren für Auszahlungen

Es wurde festgestellt, dass im Einzelfall

Auszahlungen mittels Debit-Karten können im Einzelfall vom

auch Auszahlungen mit EC-Karten geleistet

BMF auf begründeten Antrag der zuständigen obersten

werden müssen, da Kreditkarten vom

Bundesbehörde genehmigt werden. Diese Auszahlungen sind

Zahlungsempfänger nicht akzeptiert werden

dann barer Zahlungsverkehr im Sinne von Nr. 1 Abs. 2.

(z. B. Bezahlung von Visa bei ausländischen

Botschaften). Deshalb soll eine Regelung

geschaffen werden, die es mit vorheriger

Genehmigung des BMF Zahl- und

5 Zahlungsverkehr bei Geldstellen

(1) Bei einer Geldstelle darf die Geldstellenverwaltung oder

Geldstellenvertretung nur Einzahlungen annehmen und

Auszahlungen leisten, die dem genehmigten

Verwendungszweck entsprechen.

(2) Für diese Einzahlungen oder Auszahlungen müssen keine

Kassenanordnungen vorgelegt werden.

(3) Im Übrigen sind die Bestimmungen der Nr. 4.3, 4.6.1 mit

Ausnahme von Schecks und 4.6.2 entsprechend anzuwenden.

Die Annahme von Geldsorten (Nr. 4.6.3) bei Geldstellen im

Ausland ist allgemein zugelassen. Für Geldstellen im Inland ist

die Genehmigung des BMF von der zuständigen obersten

Bundesbehörde einzuholen.

(4) Für Geldstellen nach Nr. 3.1 Abs. 4 c) sind die

Bestimmungen der Nr. 4, mit Ausnahme der Nr. 4.1 Absätze 2,

4, 5 und 6 sowie Nr. 4.4, Nr. 4.5, 4.6.3 und 4.6.4 entsprechend

an-zuwenden.

6 Giroverkehr der Zahlstellen und Geldstellen

6.1 Allgemeines

(1) Für jedes Girokonto ist ein Kontogegenbuch zu führen, in

dem alle Zahlungen einzutragen sind, die über das Girokonto

abgewickelt werden (Vordrucke 22054; 22055).

(2) Die Namen und Unterschriftsproben der

verfügungsberechtigten Beschäftigten der Girokonten sind den

kontoführenden Stellen auf den dafür vorgesehenen Vordrucken

mitzuteilen. Die Mitteilung ist von der Leiterin oder dem Leiter

der Dienststelle, bei der die Zahlstelle oder Geldstelle

eingerichtet ist, zu unterschreiben und mit dem Dienststempel

insbesondere Geldstellen ermöglicht, auch

Auszahlungen mittels Debit-Karte leisten zu

dürfen.

Formatiert: Abstand Vor: 6 Pt.

(3) Im Übrigen sind die Bestimmungen der Nrn. 4.3, und 4.6.1

Redaktionell.

mit Ausnahme von Schecks und die Bestimmungen der Nrn.

4.6.2 sowie 4.7.4 entsprechend anzuwenden. Die Annahme von

neue Nr. 4.7.4 soll auch für GSt gelten.

Geldsorten (Nr. 4.6.3) bei Geldstellen im Ausland ist allgemein

zugelassen. Für Geldstellen im Inland ist die Genehmigung des

BMF von der zuständigen obersten Bundesbehörde einzuholen.

Formatiert: Abstand Vor: 6 Pt.

(4) Für Geldstellen nach Nr. 3.1 Abs. 4 5c) sind die

Redaktionell:

Bestimmungen der Nr. 4, mit Ausnahme der Nr. 4.1 Absätze 2,

4.6.3 (Geldsorten, s.a. 5 (3)) und

4, 5 und 6 sowie der Nrn. 4.4 und, Nr. 4.5, 4.6.3 und 4.6.4

4.6.4 sind anzuwenden (Wechsel)

entsprechend anzuwenden.

(1) Für jedes Girokonto ist ein Kontogegenbuch zu führen, in

Redaktionell, Vordruck nur noch unter einer

dem alle Zahlungen einzutragen sind, die über das Girokonto

Nummer

abgewickelt werden (Vordrucke 22054; 22055).

der Dienststelle zu versehen. Bei jeder Änderung der

Berechtigung ist entsprechend zu verfahren.

(3) Für die Bargeldverfügungen darf das Kreditinstitut, bei dem

das Girokonto eingerichtet ist, eine Kundenkarte, sofern diese

nicht angeboten wird, auch eine EC-Karte, zur Verfügung

stellen. Die Kundenkarte und ggf. eine Pin für die Karte sind

getrennt und sicher aufzubewahren. Für die Aufbewahrung sind

die Regelungen der WBestB (Anlage 2) anzuwenden. Es muss

sichergestellt sein, dass nur die verfügungsberechtigten

Beschäftigten Zugriff auf die Karte und die Pin haben.

(4) Konten, die nicht bei der Deutschen Bundesbank eingerichtet

sind, dürfen nur auf Guthabenbasis geführt werden. Die

Vereinbarung eines Kontokorrentkredites ist unzulässig. Dies

gilt auch für Konten, die bei der Deutschen Bundesbank

eingerichtet, aber nicht in die Kontenhierarchie des Bundes

eingebunden sind.

6.2 Verfahren zur Ablieferung und Verstärkung von

Beständen der Zahlstellen

6.2.1 Bestandsablieferung

(1) Der den festgelegten Wechselgeldbetrag übersteigenden

(5) Sofern eine Zahlstelle die Genehmigung zur Führung eines Ergänzung aus Sicherheitsgründen, damit

Girokontos bei einem anderen Kreditinstituts als der Deutschen die Bundeskassen Verstärkungsaufträge der

Bundesbank erhalten hat, ist der Bundeskasse von der Zahlstelle Zahlstellen auf ausschließlich autorisierte

die Bankverbindung vor der ersten Bestandsverstärkung Girokonten ausführen können.

mitzuteilen.

Anpassung an die Geschäftsbedingungen der

(6) Eine Geldstelle, die ein Girokonto eingerichtet hat, darf zur

Kreditinstitute.

Erstellung von Kontoauszügen sowie zur Bestandsabführung

Onlinebanking nutzen. Unbarer m Zahlungsverkehr (Nr. 3.1

Abs. 6) ist nicht zugelassen. Es muss sichergestellt sein, das

über das Konto nur im Vier-Augen-Prinzip verfügt werden

kann. PIN und TAN müssen getrennt voneinander aufbewahrt

werden.

(1) Der den festgelegten Wechselgeldbetrag übersteigenden

Zahlstellenbarbestand, der nicht für Barauszahlungen am

Zahlstellenbarbestand, der nicht für Barauszahlungen am

nächsten Tag benötigten wird, ist auf das Girokonto der

Zahlstelle einzuzahlen. Der eingezahlte Betrag ist an die

zuständige Bundeskasse gem. Absatz 2 oder 3 abzuliefern.

(2) Der Bestand des Girokontos einer Zahlstelle, das bei einer

Filiale der Deutschen Bundesbank eingerichtet und in die

Kontenhierarchie des Bundes eingebunden ist, wird automatisch

zu Gunsten des Girokontos der zuständigen Bundeskasse, das

bei einer Filiale der Deutschen Bundesbank eingerichtet ist,

abgeliefert. Die Ablieferung ist nur in das Tagesabschlussblatt

und in die Abrechnungsnachweisung einzutragen.

(3) Der Bestand des Girokontos einer Zahlstelle, das bei einem

anderen Kreditinstitut eingerichtet ist, ist zu Gunsten des

Girokontos der zuständigen Bundeskasse, das bei einer Filiale

der Deutschen Bundesbank eingerichtet ist, noch am gleichen

Tag zu überweisen. Bei der Bestandsablieferung ist auf dem

Zahlungsverkehrsbeleg die Zahlstellennummer anzugeben. Die

Bestandsablieferung ist sofort in das Tagesabschlussblatt und in

die Abrechnungsnachweisung einzutragen.

6.2.2 Bestandsverstärkung

(1) Werden bei der Zahlstelle keine Einzahlungen angenommen

oder reichen angenommene Einzahlungen für die Leistung von

Auszahlungen im Abrechnungszeitraum (Nr.12) nicht aus, so hat

die Zahlstelle sich den notwendigen Betrag von ihrem Girokonto

auszuzahlen. Das Girokonto ist um den auszuzahlenden Betrag

gem. Absatz 2 oder 3 von der Bundeskasse zu verstärken. Die

Bestandsverstärkung wird von der Bundeskasse unmittelbar im

Abrechnungskonto der Zahlstelle gebucht.

(2) Der Bestand des Girokontos einer Zahlstelle, das bei einer

Filiale der Deutschen Bundesbank eingerichtet und in die

Kontenhierarchie des Bundes eingebunden ist, wird automatisch

zu Lasten des Girokontos der zuständigen Bundeskasse, das bei

einer Filiale der Deutschen Bundesbank eingerichtet ist,

verstärkt. Die Verstärkung ist nur in das Tagesabschlussblatt und

nächsten Tag benötigten wird, ist auf das Girokonto der

Zahlstelle einzuzahlen. Der eingezahlte Betrag ist an die

zuständige Bundeskasse gem. Absatz 2 oder 3 abzuliefern.

(2) Der Bestand des Girokontos einer Zahlstelle, das bei einer Klarstellung.

Filiale der Deutschen Bundesbank eingerichtet und in die

Kontenhierarchie des Bundes eingebunden ist, wird automatisch

zu Gunsten des Girokontos der zuständigen Bundeskasse, das

bei einer Filiale der Deutschen Bundesbank eingerichtet ist,

abgeliefert. Die Ablieferung ist nur in das Tagesabschlussblatt

und entsprechend in die Abrechnungsnachweisung sowie das

Kontogegenbuch einzutragen.

(3) Der Bestand des Girokontos einer Zahlstelle, das bei einem

anderen Kreditinstitut eingerichtet ist, ist zu Gunsten des

Girokontos der zuständigen Bundeskasse, das bei einer Filiale

der Deutschen Bundesbank eingerichtet ist, noch am gleichen

Tag zu überweisen. Die Bestandsablieferung ist sofort in das

Tagesabschlussblatt (Vordruck 22053) und entsprechend in die Klarstellung.

Abrechnungsnachweisung sowie das Kontogegenbuch

einzutragen.

in die Abrechnungsnachweisung einzutragen.

(3) Eine Zahlstelle mit einem Girokonto bei einem anderen

Kreditinstitut hat die zu verstärkende Summe bei der

zuständigen Bundeskasse anzufordern. Der formlose

Verstärkungsauftrag muss mindestens die

Bewirtschafternummer der Zahlstelle (Nr. 2.1 Abs. 4), das

Datum der Bestandsverstärkung sowie die Höhe der

Bestandsverstärkung enthalten. Der Verstärkungsauftrag ist von

der Zahlstellenverwaltung oder der Zahlstellenvertretung zu

unterzeichnen. Die Bestandsverstärkung ist sofort in das

Tagesabschlussblatt und in die Abrechnungsnachweisung

einzutragen.

(4) Das BMF kann im Einvernehmen mit der zuständigen

obersten Bundesbehörde für die Zahlstelle andere Verfahren der

Bestandsverstärkung zulassen.

6.3 Verfahren zur Abführung und Auffüllung von

Beständen der Geldstellen

Die Bestandsabführung und -auffüllung der Geldstellen nach Nr.

3.1 Abs. 5 c) wird vom BMF mit der Genehmigung zur

Einrichtung der Geldstelle geregelt.

6.3.1 Bestandsabführung

(1) Der Geldstellenbestand, der den festgelegten Sockelbetrag

übersteigt und der nicht für Auszahlungen innerhalb des

laufenden Monats benötigt wird sowie bei Erreichen der fest-

gelegten Abführungsgrenze, ist von der Geldstellenverwaltung

an die Bundeskasse abzuführen. Der Bestand ist mindestens

einmal monatlich abzuführen, sofern die Abführungsgrenze

nicht erreicht wird. Wird die Abführungsgrenze überschritten, ist

der gesamte den Sockelbetrag überschreitende

Geldstellenbestand unverzüglich abzuführen.

(2) Die Geldstellenverwaltung hat dazu den zuständigen

Titelverwalter über den abzuführenden Geldstellenbestand unter

Vorlegung der notwendigen Belege (begründenden Unterlagen)

zu unterrichten. Der Titelverwalter hat die Annahme des

(3) Eine Zahlstelle mit einem Girokonto bei einem anderen

Gem. Kassenleitertagung vom 11./12. Mai

Kreditinstitut hat die zu verstärkende Summe bei der

2015, TOP 1.6.

zuständigen Bundeskasse anzufordern. Der formlose

Verstärkung von ZSt, die kein Konto bei der

Verstärkungsauftrag muss mindestens die

Deutschen Bundesbank führen. Einrichtung

Bewirtschafternummer der Zahlstelle (Nr. 2.1 Abs.4), das

eines autorisierten Verzeichnisses der

Datum der Bestandsverstärkung, sowie die Höhe der

Bankverbindungen der ZSt.

Bestandsverstärkung sowie die Bankverbindung enthalten. Der

Verstärkungsauftrag ist von der Zahlstellenverwaltung oder der

Zahlstellenvertretung zu unterzeichnen. Die

Bestandsverstärkung ist sofort in das Tagesabschlussblatt und in

die Abrechnungsnachweisung einzutragen.

(4) Das BMF kann im Einvernehmen mit der zuständigen

obersten Bundesbehörde für die Zahlstellen andere Verfahren

der Bestandsverstärkung zulassen.

(1) Der Geldstellenbestand, der den festgelegten Sockelbetrag

übersteigt und der nicht für Auszahlungen innerhalb des

laufenden Monats benötigt wird oder der die sowie bei Redaktionell

Erreichen der festgelegten Abführungsgrenze erreicht, ist von

der Geldstellenverwaltung an die Bundeskasse abzuführen. Der

Bestand ist mindestens einmal monatlich abzuführen, sofern die

Abführungsgrenze nicht erreicht wird. Wird die

Abführungsgrenze überschritten, ist der gesamte den

Sockelbetrag überschreitende Geldstellenbestand unverzüglich

abzuführen.

(2) Die Geldstellenverwaltung hat dazu den zuständigen

Titelverwalter über den abzuführenden Geldstellenbestand unter

Vorlegung Vorlage der notwendigen Belege (begründenden Redaktionell.

Unterlagen) zu unterrichten. Der Titelverwalter hat die

abzuführenden Betrags bei der entsprechenden Haushaltsstelle

im Zahlungsüberwachungsverfahren anzuordnen.

(3) Die Geldstellenverwaltung hat den Betrag zu Gunsten des

Girokontos der zuständigen Bundeskasse, das bei einer Filiale

der Deutschen Bundesbank eingerichtet ist, unter Angabe des

Kassenzeichens der Annahmeanordnung einzuzahlen oder zu

überweisen. Die Abführung ist in die Anschreibeliste

einzutragen.

(4) Die Bestandsabführung kann auch über eine Zahlstelle

erfolgen. Die Annahmeanordnung ist in diesen Fällen der

Zahlstelle vorzulegen. Die Zahlstelle rechnet mit der

zuständigen Bundeskasse ab (siehe Nr. 6.2.1).

6.3.2 Bestandsauffüllung

(1) Die Geldstellenverwaltung hat eine Auffüllung des

Geldstellenbestandes bis zur Höhe des festgelegten

Sockelbetrages unter Vorlegung der notwendigen

Zahlungsuntererlagen beim zuständigen Titelverwalter zu

beantragen. Der Titelverwalter hat aufgrund der begründenden

Unterlagen (Zahlungsuntererlagen) die Auszahlung zu Gunsten

der Dienststelle, bei der die Geldstelle eingerichtet ist, mit dem

Zusatz: „Zu Händen ... (Geldstellenverwaltung)“ aus den

entsprechenden Haushaltsstellen bei der zuständigen

Bundeskasse anzuordnen.

(2) Die Bestandsauffüllung kann auch über eine Zahlstelle

erfolgen. Die Auszahlungsanordnung ist in diesen Fällen der

Zahlstelle vorzulegen. Die Zahlstelle rechnet mit der zu-

ständigen Bundeskasse ab (siehe Nr. 6.2.2).

(3) Darf die Geldstelle Einzahlungen annehmen und

Auszahlungen leisten, hat der Titel-verwalter die Annahme des

eingezahlten Betrages und die Auszahlung des geleisteten

Betrages ggf. zur Verrechnung bei der Bundeskasse anzuordnen.

Annahme des abzuführenden Betrags bei der entsprechenden

Haushalts- oder Buchungsstelle im Klarstellung

Zahlungsüberwachungsverfahren anzuordnen.

(3) Die Geldstellenverwaltung hat den Betrag zu Gunsten des

Girokontos der zuständigen Bundeskasse, das bei einer Filiale

der Deutschen Bundesbank eingerichtet ist, unter Angabe des

Kassenzeichens der Annahmeanordnung einzuzahlen oder zu

überweisen. Die Abführung ist sofort in die Anschreibeliste Klarstellung

sowie ggf. in das Kontogegenbuch einzutragen.

(1) Die Geldstellenverwaltung hat eine Auffüllung des

Geldstellenbestandes bis zur Höhe des festgelegten

Sockelbetrages unter Vorlegung Vorlage der notwendigen

Zahlungsuntererlagen beim zuständigen Titelverwalter zu Redaktionell.

beantragen. Der Titelverwalter hat aufgrund der begründenden

Unterlagen (Zahlungsuntererlagen) die Auszahlung zu Gunsten

der Dienststelle, bei der die Geldstelle eingerichtet ist, mit dem

Zusatz: „Zu Händen ... (Geldstellenverwaltung)“ aus den

entsprechenden Haushaltsstellen bei der zuständigen

Bundeskasse anzuordnen. Die Bestandsauffüllung ist von der Ergänzung, Klarstellung

Geldstellenverwaltung sofort in die Anschreibeliste sowie ggf.

in das Kontogegenbuch einzutragen.

6.4 Einzahlung auf ein Girokonto aus

Sicherheitsgründen

Aus Sicherheitsgründen kann die Zahlstelle oder die Geldstelle,

sofern ein Girokonto eingerichtet ist, nicht abzulieferndes oder

abzuführendes Bargeld vorübergehend auf diesem Girokonto

einzuzahlen werden.

6.5 Beförderung von Zahlungsmitteln

Für die bei der Beförderung von Zahlungsmitteln zu treffenden

Sicherungsmaßnahmen sind die GeSiBestB anzuwenden.

7 Wertgegenstände

7.1 Behandlung von Wertgegenständen

Die zuständige oberste Bundesbehörde kann im Einvernehmen

mit dem BMF bestimmen, ob die Zahlstelle Wertgegenstände

annehmen darf. Für die Behandlung von Wertgegenständen

gelten die Bestimmungen für die Behandlung von

Wertgegenständen des Bundes (WBestB).

7.2 Verlust von Wertgegenständen

Kommen bei der Zahlstelle eingelieferte Wertgegenstände

abhanden ist die Zahlstellenprüfung unverzüglich fernmündlich

und schriftlich zu benachrichtigen. Kommen von der Zahlstelle

ausgestellte Schecks, Überweisungsaufträge oder Vordrucke von

Schecks abhanden, so ist zusätzlich die kontoführende Stelle

unverzüglich fernmündlich und schriftlich zu benachrichtigen.

Dritter Abschnitt Buchführung,

Abrechnung und Sicherungsmaßnahmen

8 Nachweisungen, Aufzeichnungen, Belege

Aus Sicherheitsgründen kann die Zahlstelle oder die Geldstelle Redaktionell.

mit einem Girokonto , sofern ein Girokonto eingerichtet ist,

nicht abzulieferndes oder abzuführendes Bargeld vorübergehend

auf diesem Girokonto einzuzahlen werden.

Die zuständige oberste Bundesbehörde kann im Einvernehmen

mit dem BMF bestimmen, ob die Zahlstelle Wertgegenstände

annehmen darf. Für die Behandlung von Wertgegen-ständenEs

gelten die Bestimmungen für die Behandlung von

Wertgegenständen des Bundes (WBestB, Anlage 2). Redaktionell.

Kommen bei der Zahlstelle eingelieferte Wertgegenstände Redaktionell.

abhanden, ist die Zahlstellenprüfung unverzüglich

fernmündlichtelefonisch und schriftlich zu benachrichtigen.

Kommen von der Zahlstelle ausgestellte Schecks,

Überweisungsaufträge oder Vordrucke von Schecks abhanden,

so ist zusätzlich die kontoführende Stelle unverzüglich

fernmündlich telefonisch und schriftlich zu benachrichtigen.

und Unterlagen

8.1 Allgemeines

(1) Die Eintragungen in den Nachweisungen und

Aufzeichnungen müssen gut lesbar sein. Es dürfen nur

urkundengeeignete Schreibmittel verwendet werden. Bei

Berichtigungen muss die ursprüngliche Eintragung lesbar

bleiben. Sie sind mit Namenszeichen zu bescheinigen. In den

Nachweisungen und Aufzeichnungen sind keine Leerzeilen

freizulassen. Es dürfen auch keine Eintragungen zwischen den

Zeilen vorgenommen werden. Versehentlich frei gebliebene

oder am Ende der Nachweisungen oder Anschreibungen noch

frei bleibende Zeilen sind sofort durch Striche für nachträgliche

Eintragungen unbenutzbar zu machen.

(2) Werden Nachweisungen oder Aufzeichnungen nacheinander

von verschiedenen Beschäftigten geführt, so hat jede

Beschäftigte oder jeder Beschäftigter auf den Nachweisungen

oder Aufzeichnungen zu bescheinigen, innerhalb welchen

Zeitraums welche Eintragungen von ihr oder ihm vorgenommen

worden sind.

(3) Bestehen Nachweisungen oder Aufzeichnungen aus

mehreren Blättern, so sind beim Tagesabschluss die Endsummen

aller Blätter auf das Tagesabschlussblatt zu übernehmen.

(4) Alle Nachweisungen und Aufzeichnungen, die bei der

Zahlstelle geführt werden, sind ein Verzeichnis einzutragen, das

bei jeder Zahlstellenprüfung bereitzuhalten ist.

(5) Werden Nachweisungen oder Aufzeichnungen in

automatisierten Verfahren erstellt, so gelten die vorstehenden

Bestimmungen sinngemäß. Die BestMaVB-HKR sind

anzuwenden.

(6) Das BMF kann auf Antrag der zuständigen obersten

Bundesbehörde zu den Bestimmungen der Nachweisungen und

Aufzeichnungen im Einvernehmen mit dem

Bundesrechnungshof abweichende Regelungen zulassen.

(1) Die Eintragungen in den Nachweisungen und

Aufzeichnungen müssen gut lesbar sein. Es dürfen nur

urkundengeeignete Schreibmittel verwendet werden. Bei

Berichtigungen muss die ursprüngliche Eintragung lesbar

bleiben. Sie sind mit Namenszeichen und Datum zu Ergänzung/Klarstellung

bescheinigen. In den Nachweisungen und Aufzeichnungen sind

keine Leerzeilen freizulassen. Es dürfen auch keine

Eintragungen zwischen den Zeilen vorgenommen werden.

Versehentlich frei gebliebene oder am Ende der Nachweisungen

oder Anschreibungen noch frei bleibende Zeilen sind sofort

durch Striche für nachträgliche Eintragungen unbenutzbar zu

machen.

(4) Alle Nachweisungen und Aufzeichnungen, die bei der

Zahlstelle geführt werden, sind in ein Verzeichnis einzutragen, Redaktionell.

das bei jeder Zahlstellenprüfung bereitzuhalten ist.

9 Nachweisungen

9.1 Nachweisungen der Zahlstelle

9.1.1 Zahlungsnachweisungen E (Einzahlungen) und A

(Auszahlungen)

(1) Zur Aufzeichnung aller Zahlungsvorgänge in zeitlicher

Reihenfolge sind bei der Zahlstelle die Zahlungsnachweisungen

E und A in zweifacher Ausfertigung zu führen. In diese sind

unverzüglich die Ein- und Auszahlungen mit Ausnahme der

Bestandsverstärkungen und Ablieferungen einzutragen.

(2) Nach der Eintragung einer Zahlung in eine Nachweisung ist

die laufende Nummer auf der Kassenanordnung oder des

Buchungsbeleges an der dafür vorgesehenen Stelle einzutragen

(Vordruck 22051; 22052; 22058).

(3) Sind mehrere Zahlungen mit einer Kassenanordnung

angeordnet (Sammelanordnung), wird der Gesamtbetrag erst in

die Nachweisung eingetragen, wenn die letzte Zahlung

angenommen oder geleistet worden ist. Bis dahin wird die

Sammelanordnung in Höhe der bereits geleisteten Auszahlungen

zum Zahlstellen-Istbestand hinzu gerechnet und in Höhe bereits

angenommener Einzahlungen vom Zahlstellen-Istbestand

abgezogen (angezahlte Belege). Angezahlte Belege sind im

laufenden Haushaltsjahr abzurechnen.

(4) Auszahlungen aus Einnahmetitel sind in die

Zahlungsnachweisung über Auszahlungen, Einzahlungen auf

Ausgabetitel in die Zahlungsnachweisung über Einzahlungen

einzutragen.

9.1.2 Tagesabschluss (Nr. 11)

Der Tagesabschluss ist eine Nachweisung im Sinne dieser

Bestimmung.

9.1.3 Abrechnungsnachweisung

Zur Abrechnung mit der zuständigen Bundeskasse ist von der

(1) Zur Aufzeichnung aller Zahlungsvorgänge in zeitlicher Redaktionell.

Reihenfolge sind bei der Zahlstelle die Zahlungsnachweisungen

ZN E (Vordruck 22051) und ZN A (Vordruck 22052) in

zweifacher Ausfertigung zu führen. In diese sind unverzüglich

die Ein- und Auszahlungen mit Ausnahme der

Bestandsverstärkungen und Ablieferungen einzutragen.

(2) Nach der Eintragung einer Zahlung in eine Nachweisung ist Redaktionell.

die laufende Nummer auf der Kassenanordnung oder des dem

Buchungsbeleges an der dafür vorgesehenen Stelle einzutragen

(Vordruck 22051; 22052; 22058).

(4) Auszahlungen aus Einnahmetiteln sind in die Redaktionell.

Zahlungsnachweisung über Auszahlungen, Einzahlungen auf

Ausgabetitel in die Zahlungsnachweisung über Einzahlungen

einzutragen.

Zahlstelle eine Abrechnungsnachweisung Z01 in dreifacher

Ausfertigung zu erstellen (Vordruck 22053).

9.1.4 Sonstige Nachweisungen

Die zuständige oberste Bundesbehörde kann bestimmen, dass

bei Bedarf die Zahlstelle weitere Nachweisungen führen muss.

9.2 Nachweisungen der Geldstelle

Für die Zahlungen der Geldstelle ist eine Anschreibeliste zu

führen, in der Ein- und Auszahlungen unverzüglich einzutragen

sind.

10 Aufzeichnungen

Die Zahlstelle oder Geldstelle hat folgende Aufzeichnungen zu

führen. Zu den Aufzeichnungen gehören auch die zum Nachweis

notwendigen Unterlagen.

10.1 Kontogegenbuch

(1) Für jedes bei der Deutschen Bundesbank oder bei einem

anderen Kreditinstitut eingerichtete Girokonto ist ein

Kontogegenbuch zum Nachweis des Bestandes und der

Veränderungen zu führen. In das Kontogegenbuch sind alle

Zahlungen (Ablieferungen, Verstärkungen sowie Abführungen

und Auffüllungen) die über das Girokonto abgewickelt werden,

einzutragen.

(2) Jede Eintragung im Kontogegenbuch hat mindestens

- die laufende Nummer,

- den Buchungstag,

- den Betrag und

- die Nummer oder den Tag des Kontoauszugs

zu enthalten.

(3) Einzutragen sind der Betrag jedes Zahlungsauftrages am

Tage der Hingabe sowie die Gutschriften und die Lastschriften

laut Girokontoauszug, vermindert um die bereits als Auftrag am

Tag der Hingabe eingetragenen Beträge, jeweils in einer Summe

am Tage des Eingangs des Kontoauszugs.

Für die Zahlungen der Geldstelle ist eine Anschreibeliste zu Redaktionell.

führen, in der Ein- und Auszahlungen sowie

Bestandsabführungen und Bestandsauffüllungen unverzüglich

einzutragen sind (Vordruck 22058).

(1) Für jedes bei der Deutschen Bundesbank oder bei einem

anderen Kreditinstitut eingerichtete Girokonto ist ein

Kontogegenbuch zum Nachweis des Bestandes und der

Veränderungen zu führen. In das Kontogegenbuch sind alle

Zahlungen (Ablieferungen, Verstärkungen für Zahlstellen sowie Klarstellung/Redaktionell.

Abführungen und Auffüllungen für Geldstellen) die über das

Girokonto abgewickelt werden, einzutragen.

(4) Das BMF kann die Führung elektronischer

Kontogegenbücher zulassen.

10.2 Scheck- und Quittungshefte sowie sonstige

nummerierte Vordrucke

Scheck- und Quittungshefte sind Aufzeichnungen im Sinne

dieser Bestimmung. Die Zu- und Abgänge der Quittungsblocks

und Scheckvordrucke, sowie sonstigen nummerierten Vordrucke

sind in der Verwahrungsanschreibung - Teilbestand

Wertgegenstände - nach-zuweisen. Die Zugänge sind durch

Lieferbescheinigungen, die Abgänge durch Empfangs-

bescheinigungen der Beschäftigten zu belegen. In der

Empfangsbescheinigung sind die Nummern der im Block

enthaltenen Vordrucke anzugeben.

10.3 Aufzeichnungen der Zahlstelle

10.3.1 Geld- und Werteingangsbuch

(1) Jede Zahlstelle hat ein Geld- und Werteingangsbuch zu

führen. Die Zahlstellenverwaltung bestimmt die Beschäftigte

oder den Beschäftigten der Zahlstelle, die das Geld- und

Werteingangsbuch führt. Das Geld- und Werteingangsbuch kann

für ein oder mehrere Haushaltsjahre geführt werden.

(2) In das Geld- und Werteingangsbuch sind alle bei der

Zahlstelle eingehenden Wertsendungen (z. B. Wertbriefe) sowie

Sendungen, die Bargeld, Schecks, Wertpapiere, Wertzeichen mit

Ausnahme der Postwertzeichen, geldwerte Drucksachen und

Kostbarkeiten enthalten (Wertgegenstände), einzeln einzutragen.

(3) Das Geld- und Werteingangsbuch ist fortlaufend mit

mindestens folgenden Angaben zu führen:

- Tag der Eintragung,

- Name und Anschrift des Absenders (soweit vorhanden),

- Inhalt und Wert (soweit eine Angabe möglich) der Sendung

und

- Nachweis über den weiteren Verbleib.

(4) Der Nachweis über den weiteren Verbleib ist von den

zuständigen Beschäftigten der Zahlstelle zu bescheinigen.

10.3.2 Verwahrungsanschreibung - Teilband

Wertgegenstände

Jede Zahlstelle hat eine Verwahrungsanschreibung - Teilband

Wertgegenstände - zu führen, sofern sie Wertgegenstände

verwahren darf. Es sind die WBestB anzuwenden.

10.4 Sonstige Aufzeichnungen

Darf die Zahlstelle Sorten annehmen (Nr. 4.6.3) ist eine Darf die Zahlstelle Sorten annehmen (Nr. 4.6.3), ist eine

Aufzeichnung über Wertveränderungen zu führen. Die Aufzeichnung über Wertveränderungen zu führen. Die

zuständige oberste Bundesbehörde kann bestimmen, dass die zuständige oberste Bundesbehörde kann bestimmen, dass die

Zahlstelle oder Geldstelle weitere Aufzeichnungen führen muss. Zahlstelle oder Geldstelle weitere Aufzeichnungen führen muss.

10.5 Belege und sonstige Unterlagen

(1) Belege sind elektronische oder schriftliche Unterlagen in der

vom BMF zugelassenen Form, aufgrund derer Zahlungen

erfolgen. Für die Erstellung von Belegen durch die

Bewirtschafter gelten die VerfRiB-MV/TV-HKR. Für die

Erstellung von Belegen durch Beschäftigte der Zahlstellen ist

die vorgenannte Verfahrensrichtlinie entsprechend anzuwenden.

(2) Durch einen Beleg können mehrere Buchungen

nachgewiesen werden.

(3) Änderungen und Ergänzungen auf den Belegen der

Bewirtschafter durch Beschäftigte der Zahlstellen sind nicht

zulässig, auch nicht in Absprache mit dem entsprechenden

Bewirtschafter.

(4) Sonstige Unterlagen sind andere Unterlagen der Zahlstelle,

die keine Nachweisungen, Aufzeichnungen und Belege sind (z.

B. Schriftverkehr) und die nicht für die Rechnungs-prüfung

benötigt werden.

11 Tagesabschluss der Zahlstelle

11.1 Verfahren beim Tagesabschluss

(1) Die Zahlstellenverwaltung hat arbeitstäglich einen Abschluss

zu erstellen, wenn Zahlungen angenommen oder geleistet

worden sind.

(2) Zur Abstimmung des Soll- und des Istbestandes ist bei jedem

Tagesabschluss das Tagesabschlussblatt Z01 auszufüllen. Bei

täglicher Abrechnung mit der zuständigen Bundeskasse kann das

BMF im Einvernehmen mit der zuständigen obersten

Bundesbehörde zulassen, dass anstelle des

Tagesabschlussblattes die Abrechnungsnachweisung - ebenfalls

Z01 - verwendet wird (Vordruck 22053).

(3) Der Tagesabschluss ist nach Beendigung der

Zahlungsgeschäfte so rechtzeitig durchzuführen, dass er

spätestens bei Dienstschluss fertig gestellt ist.

(4) Im Kontogegenbuch ist beim Tagesabschluss der Bestand

einzutragen, der sich aus dem Unterschied zwischen den

Einzahlungen und den Auszahlungen unter Berücksichtigung

des Bestandes vom Vortag ergibt.

(5) Nachdem der Kontoauszug eingegangen ist und die

erforderlichen Eintragungen im Kontogegenbuch vorgenommen

worden sind, hat die Zahlstellenverwaltung durch Unterschrift

unter Angabe des Datums zu bescheinigen, dass der sich aus

dem Kontogegenbuch ergebende Bestand mit dem des

Kontoauszugs unter Berücksichtigung der darin noch nicht

nachgewiesenen Beträge übereinstimmt. Die Bescheinigung

kann handschriftlich oder durch Stempelaufdruck auf dem

Kontoauszug bzw. mittels besonderen Vordrucks (Muster 1) als

Anlage zum Kontoauszug erfolgen.

(6) Zum Tagesabschluss werden die aufgerechneten Summen

der Zahlungsnachweisung in das Tagesabschlussblatt

übertragen. Danach ist der Zahlstellen-Sollbestand im

Tagesabschlussblatt unter Berücksichtigung des Zahlstellen-

Sollbestandes des Vortages, der Summe der Einzahlungen und

Zahlstellenbestandsverstärkungen abzüglich der Summen der

Auszahlungen und der Ablieferungen zu ermitteln. Der

Zahlstellen-Sollbestand ist in das Tagesabschlussblatt des

folgenden Tages vorzutragen.

(7) Zur Ermittlung des Zahlstellen-Istbestandes sind zu dem (7) Zur Ermittlung des Zahlstellen-Istbestandes sind zu dem

vorhandenen Bargeld und Schecks, etwaige Guthaben auf den vorhandenen Bargeld und den Schecks, etwaige Guthaben auf

Konten der Zahlstelle und angezahlte Auszahlungsbelege den Konten der Zahlstelle und angezahlte Auszahlungsbelege

hinzuzurechnen; angezahlte Einzahlungsbelege (Nr. 9.1.1 Abs.3)

sind abzuziehen.

(8) Zahlstellen-Istbestand und Zahlstellen-Sollbestand sind zu

vergleichen. Besteht keine Übereinstimmung, so ist der

Unterschiedsbetrag als Fehlbetrag oder Überschuss

auszuweisen.

(9) Müssen nach der Fertigung des Tagesabschlusses noch

Zahlungen angenommen oder geleistet werden, sind sie in die

Zahlungsnachweisung des nächsten Tages einzutragen.

11.2 Kassenfehlbetrag und Kassenüberschuss

11.2.1 Kassenfehlbetrag

Ein Kassenfehlbetrag ist als Vorschuss in die

Zahlungsnachweisung des nächsten Tages einzutragen. Die

Zahlstellenverwaltung hat dafür einen Buchungsbeleg zu

fertigen, der von der Zahlstellenprüfung mit einem Sichtvermerk

zu versehen ist. Die Dienststellenleitung ist unverzüglich zu

unterrichten. Der Kassenfehlbetrag ist unverzüglich aufzuklären.

Wird ein Kassenfehlbetrag aufgeklärt, darf er nur aufgrund

Annahmeanordnung des zuständigen Titelverwalters

ausgeglichen werden. Ein als Vorschuss gebuchter

Kassenfehlbetrag ist immer im Jahr der Entstehung

auszugleichen (Nr. 6.1 Vorschuss- und Verwahrungsrichtlinie

des Bundes zu § 60 BHO [VO/VW-RiB]).

11.2.2 Kassenüberschuss

Ein Kassenüberschuss ist als Verwahrung in die

Zahlungsnachweisung des nächsten Tages einzutragen. Die

Zahlstellenverwaltung hat dafür einen Buchungsbeleg zu

fertigen, der von der Zahlstellenprüfung mit einem Sichtvermerk

zu versehen ist. Der Kassenüberschuss ist unverzüglich

aufzuklären. Wird ein Kassenüberschuss aufgeklärt, so darf er

nur aufgrund einer Auszahlungsanordnung des zuständigen

Titelverwalters ausgezahlt werden. Gefundenes Bargeld ist wie

ein Überschuss zu behandeln. Ein als Verwahrung gebuchter

hinzuzurechnen; angezahlte Einzahlungsbelege (Nr. 9.1.1

Abs.3) sind abzuziehen.

Ein Kassenfehlbetrag ist als Vorschuss in die

Zahlungsnachweisung des nächsten Tages einzutragen. Die

Zahlstellenverwaltung hat dafür einen Buchungsbeleg zu

fertigen, der von der Zahlstellenprüfung mit einem

Sichtvermerk zu versehen ist. Die Dienststellenleitung ist

unverzüglich zu unterrichten. Der Kassenfehlbetrag ist

unverzüglich aufzuklären. Wird ein Kassenfehlbetrag

aufgeklärt, darf er nur aufgrund einer Annahmeanordnung des

zuständigen Titelverwalters ausgeglichen werden. Ein als

Vorschuss gebuchter Kassenfehlbetrag ist immer im Jahr der

Entstehung auszugleichen (Nr. 6.1 Vorschuss- und

Verwahrungsrichtlinie des Bundes zu § 60 BHO [VO/VW-

RiB]).

Ein Kassenüberschuss ist als Verwahrung in die

Zahlungsnachweisung des nächsten Tages einzutragen. Die

Zahlstellenverwaltung hat dafür einen Buchungsbeleg zu

fertigen, der von der Zahlstellenprüfung mit einem

Sichtvermerk zu versehen ist. Der Kassenüberschuss ist

unverzüglich aufzuklären. Wird ein Kassenüberschuss

aufgeklärt, so darf er dieser nur aufgrund einer

Auszahlungsanordnung des zuständigen Titelverwalters

ausgezahlt werden. Gefundenes Bargeld ist wie ein Überschuss

Kassenüberschuss ist immer im Jahr der Entstehung

auszugleichen (Nr. 8.1 Vorschuss- und Verwahrungsrichtlinie

des Bundes zu § 60 BHO [VO/VW-RiB]).

12 Abrechnung der Zahlstelle mit der

Bundeskasse

(1) Die Zahlstelle hat grundsätzlich mit jedem Tagesabschluss

mit der zuständigen Bundeskasse abzurechnen. Bei geringerem

Zahlungsaufkommen muss mit der Bundeskasse abgerechnet

werden, wenn eine Bestandsablieferung oder eine

Bestandsverstärkung erfolgt ist, mindestens einmal im Monat.

Die letzte Abrechnung im laufenden Haushaltsjahr hat nach

Maßgabe des jeweiligen Jahresabschlussrundschreibens zu

erfolgen.

(2) Der Bundeskasse sind die Erstschriften der

Abrechnungsnachweisung mit einem Doppel und die

Erstschriften der Zahlungsnachweisung/-en zusammen mit den

dazugehörigen Kassenanordnungen und ggf. Buchungsbelegen

zu übersenden.

(3) Das Doppel der Abrechnungsnachweisung erhält die

Zahlstelle mit einer Buchungsbestätigung der Bundeskasse über

die Zahlstellenprüfung.

(4) Das BMF kann eine Abrechnung über die elektronische

Schnittstelle F15z zulassen. In diesen Fällen verbleiben die

Kassenanordnungen und ggf. Buchungsbelege bei der Zahl-

stelle. Das nähere wird gesondert vom BMF geregelt.

(5) Das BMF kann auf begründeten Antrag der zuständigen

obersten Bundesbehörde einen anderen Abrechnungszeitraum

zulassen.

13 Aufbewahrung

Für die Aufbewahrung der Unterlagen der Zahlstelle und

Geldstelle sind die Aufbewahrungsbestimmungen für die

Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen

des Bundes (ABestB-HKR) anzuwenden.

zu behandeln. Ein als Verwahrung gebuchter Kassenüberschuss

ist immer im Jahr der Entstehung auszugleichen (Nr. 8.1

Vorschuss- und Verwahrungsrichtlinie des Bundes zu § 60

BHO [VO/VW-RiB]).

(1) Die Zahlstelle hat grundsätzlich mit jedem Tagesabschluss

mit der zuständigen Bundeskasse abzurechnen. Bei geringerem

Zahlungsaufkommen muss mit der Bundeskasse abgerechnet

werden, wenn eine Bestandsablieferung oder eine

Bestandsverstärkung erfolgt ist, jedoch mindestens einmal im Redaktionell

Monat. Die letzte Abrechnung im laufenden Haushaltsjahr hat

nach Maßgabe des jeweiligen Jahresabschlussrundschreibens zu

erfolgen.

Für die Aufbewahrung der Unterlagen der Zahlstelle und Anpassung an neue Regelung.

Geldstelle ist die sind die Aufbewahrungsbestimmungen für die

Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen

des Bundes (ABestB-HKR) VV Nr. 4.7 ZBR BHO

anzuwenden.

14 Sicherungsmaßnahmen

14.1 Aufbewahrung von Bargeld und

Wertgegenständen

(1) Bargeldbestände und andere Wertgegenstände sind in einem

hierfür geeigneten Geldschrank, einer Kassette oder einem

vergleichbaren Behältnis (Kassenbehälter) sicher

aufzubewahren. Die ZSiBestB sind anzuwenden.

(2) Den Schlüssel der Zahlstelle und des Kassenbehälters hat die

Zahlstellenverwaltung im Besitz und sicher aufzubewahren.

Einen zweiten Schlüssel hat die Dienststellenleitung oder eine

von ihr Beauftragten Person in einem von der

Zahlstellenverwaltung versiegelten und mit ihrer oder seiner

Unterschrift versehenen Umschlag unter Verschluss zu halten.

(3) Private Gelder und Wertgegenstände dürfen weder im

Kassenbehälter noch in den Zahlstellenräumen aufbewahrt

werden.

(4) Die Absätze 1 bis 3 sind sinngemäß auch für Geldstellen

anzuwenden.

14.2 Aufbewahrung von Vordrucken

Vordrucke sowie Nachweisungen und Aufzeichnungen sind in

der Zeit, in der sie nicht gebraucht werden, unter Verschluss zu

halten.

Vierter Abschnitt Zahl- und

Geldstellenprüfung

15 Prüfungsverfahren

15.1 Grundsatz

(1) Die Zahlstelle ist mindestens viermal jährlich unvermutet zu Die Zahlstelle ist mindestens viermal jährlich unvermutet zu Anpassung wegen neuer Nr. 2.1.2:

prüfen. Das Ergebnis ist in einer Niederschrift festzuhalten und prüfen. Nach 2.1.2 ermächtigte Annahmebeauftragte sind Ermächtigung von Annahmebeauftragten

der Dienststellenleitung vorzulegen. mindestens einmal jährlich im Rahmen der unvermuteten

Zahlstellenprüfung zu prüfen. Das Ergebnis ist in einer Neue Nr. 3.2.2 (2), organisatorische

(2) Die Geldstelle ist mindestens zweimal jährlich unvermutet

zu prüfen. Das Ergebnis ist in einer Niederschrift festzuhalten

und der Dienststellenleitung vorzulegen.

(3) Eine Prüfung ist unvermutet, wenn sie der zu prüfenden

Stelle nicht vor Prüfungsbeginn bekannt geworden ist.

(4) Wenn besondere Anhaltspunkte bestehen, sind unverzüglich

die Zahlstellen oder Geldstellen über die unvermuteten

Prüfungen hinaus, zu prüfen.

(5) Das Recht des Bundesrechnungshofes Prüfungen

durchzuführen, bleibt unberührt.

(6) Das BMF kann auf Antrag der obersten Bundesbehörde

Ausnahmen von den Absätzen 1 und 2 zulassen.

15.2 Prüfungszeitraum

Die Zahl- oder Geldstellenprüfung erstreckt sich auf den

Zeitraum der letzten vorausgegangenen Prüfung. Die davor

liegende Zeit kann jedoch erneut in eine Prüfung einbezogen

werden („überlappende“ Prüfung).

15.3 Nachweis der Prüfung

15.3.1 Kennzeichnung der Prüfung

(1) Die Prüfung ist in den geprüften Unterlagen

(Nachweisungen, Aufzeichnungen und Belegen) durch

Namenszeichen und Datum kenntlich zu machen. Die Zahl- oder

Geldstellenstellenprüfung verwenden dabei urkundengeeignete

Schreibmittel mit grüner Farbe. Ist eine Kennzeichnung nicht

möglich, so sind entsprechende Vermerke in der Niederschrift

aufzunehmen.

(2) In den geprüften Unterlagen darf die Zahl- oder

Geldstellenprüfung nichts weiter eintragen.

15.3.2 Prüfungsniederschrift

(1) Über die Prüfung einer Zahl- oder Geldstelle ist eine

Prüfungsniederschrift zu fertigen, die insbesondere folgendes

Niederschrift festzuhalten und der Dienststellenleitung Vereinfachung.

vorzulegen.

(4) Wenn besondere Anhaltspunkte bestehen, sind unverzüglich

die Zahlstellen oder Geldstellen über die unvermuteten

Prüfungen hinaus, unverzüglich zu prüfen.

(5) Das Recht des Bundesrechnungshofes Prüfungen

durchzuführen, bleibt unberührt.

(2) In den geprüften Unterlagen darf die Zahl- oder

Geldstellenprüfung nichts weiter eintragenkeine weiteren redaktionelle Umformulierung

Einträge vornehmen.

enthalten muss:

a) die Bezeichnung der Stelle, bei der die Zahl- oder Geldstelle

eingerichtet ist,

b) den Ort und das Datum der Prüfung sowie das Datum der

vorangegangenen Prüfung,

c) den Namen der Zahl- oder Geldstellenverwalterin oder des

Zahl- oder Geldstellenverwalters sowie die Namen der von der

Zahl- oder Geldstellenprüfung beteiligten Personen

d) den Umfang und die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung

sowie

e) die Unterschrift einer beteiligten Zahl- oder

Geldstellenprüferin oder eines Zahl- oder Geldstellenprüfers

sowie der Zahl- oder Geldstellenverwalterin oder des Zahl- oder

Geldstellenverwalters.

(3) Die Prüfungsniederschrift ist der Dienststellenleitung

vorzulegen.

(4) Sind von der geprüften Zahl- oder Geldstelle von der Zahl-

oder Geldstellenverwaltung Prüfungsbemerkungen zu

beantworten, übersendet sie ihre Stellungnahme auf dem

Dienstweg der Zahl- oder Geldstellenprüfung.

(5) Die Zahl- oder Geldstellenprüfung entscheidet abschließend

über die Stellungnahme.

(6) Eine Prüfungsniederschrift ist auch beim Wechsel der Klarstellung, s.a. 2.2.2 (5).

Zahlstellenverwaltung zu fertigen.

15.3.3 Geringfügige Mängel

Geringfügige Mängel sind möglichst im Verlauf der Prüfung

beseitigen zu lassen. Sie brauchen nicht schriftlich beanstandet

zu werden.

15.3.4 Sonstige Mängel

Werden bei der Zahl- oder Geldstellenprüfung offensichtliche

Mängel festgestellt, die nicht unmittelbar mit der Erledigung der

Zahl- oder Geldstellengeschäfte im Zusammenhang stehen, sind

auch diese zu beanstanden.

15.4 Prüfungsumfang

(1) Die Zahl- oder Geldstellenprüfung kann sich bei der (1) Die Zahl- oder Geldstellenprüfung kann sich bei der

Prüfungstätigkeit auf Stichproben beschränken, soweit nicht eine Prüfungstätigkeit auf Stichproben beschränken, soweit nicht

vollständige Prüfung notwendig oder vorgeschrieben ist. Dabei eine vollständige Prüfung notwendig oder vorgeschrieben ist.

sie die Prüfungsgegenstände und die Prüfungsunterlagen so Dabei siend die Prüfungsgegenstände und die

auszuwählen und so zu bemessen, dass sie sich ein zuverlässiges Prüfungsunterlagen so auszuwählen und so zu bemessen, dass

Urteil über die ordnungsgemäße Erledigung der Zahl- oder sie sich ein zuverlässiges Urteil über die ordnungsgemäße

Geldstellengeschäfte bilden kann. Erledigung der Zahl- oder Geldstellengeschäfte bilden kann.

(2) Die Prüfung hat sich auf sämtliche von der Zahl- oder

Geldstelle zu führende Nachweisungen und Aufzeichnungen zu

erstrecken. Die Heranziehung von Unterlagen, die anderen

Stellen bereits zugeleitet worden sind, ist nur dann erforderlich,

wenn besondere Gründe für die Heranziehung bestehen.

16 Zahlstellenprüfung

Die Zahlstellenprüfung hat festzustellen, ob die Kassensicherheit

(§ 77 BHO) gewährleistet ist. Dazu gehört insbesondere die

Prüfung, ob

a) der Zahlstellen-Sollbestand mit dem Zahlstellen-Istbestand

übereinstimmt,

b) Wertgegenstände vollständig vorhanden sind,

c) die Ein- und Auszahlungen rechtzeitig und vollständig

geleistet worden sind und der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß

abgewickelt worden ist

d) die Nachweisungen und Aufzeichnungen richtig geführt

worden sind,

e) alle zahlstellenrelevanten Belege einer ordnungsgemäßen

Behandlung zugeführt worden sind,

f) die Zahlstellengeschäfte wirtschaftlich und zweckmäßig

erledigt werden und

g) die Zahlstellensicherheit nach innen und außen gewährleistet

ist.

16.1 Bestandsnachweis,

Übereinstimmungsberechnung

(1) Zu Beginn einer unvermuteten Prüfung hat die

Zahlstellenverwaltung den Zahlstellensollbestand und den

Zahlstellenistbestand zu ermitteln und im Bestandsnachweis

(Muster 2) darzustellen. Der Bestandsnachweis ist von der

Zahlstellenverwalterin oder dem Zahlstellenverwalter zu

unterschreiben und der Zahlstellenprüfung zu übergeben.

(2) Die Zahlstellenprüfung hat sich davon zu überzeugen, dass

a) der im Bestandsnachweis dargestellte Bestand an

Zahlungsmitteln tatsächlich vorhanden ist,

b) die angegebenen Bestände auf dem/den Girokonto/-konten

mit den Angaben in dem/den Kontogegenbuch/-büchern und den

Kontoauszügen (mit Belegen) übereinstimmen,

c) die vorhandenen Euro-Münzen und Euro-Banknoten echt und

umlauffähig sind,

d) die vorhandenen Schecks entsprechend der ZMBestB

annahmefähig sind,

e) die angenommenen Schecks unverzüglich bei der

kontoführenden Geschäftsbank (Nr. 2.1 Abs. 5) eingereicht

wurden,

f) bei der Annahme von Gehaltsschecks die

Gehaltsscheckbestimmungen des Bundes - Ausland (GScheckB)

beachtet wurden und

g) im Kassenbehälter keine Zahlungsmittel oder sonstigen

Sachen aufbewahrt werden, die nicht zur Zahlstelle gehören.

16.2 Prüfung des Tagesabschlusses und der

Abrechnungsnachweisung Z01

Es ist zu prüfen, ob

a) die Tagesabschlüsse einschließlich der

Zahlungsnachweisungen E und A ordnungsgemäß gefertigt und

die Abrechnungsunterlagen mit den dazugehörigen Belegen

fristgerecht der zuständigen Bundeskasse vorgelegt wurden,

b) die Eintragungen im Tagesabschluss von der zuständigen

Bundeskasse unverändert übernommen wurden,

c) die von der Bundeskasse bestätigten

Abrechnungsnachweisungen Z01 vorliegen und

d) die Buchungen auf dem Abrechnungskonto der Bundeskasse -

nachgewiesen durch Kontoauszüge - mit den Buchungen in den

Tagesabschlüssen übereinstimmen.

16.3 Prüfung der Aufzeichnungen

16.3.1 Kontogegenbuch

(1) Für jedes Konto der Zahlstelle ist der Bestand aus dem

Kontogegenbuch zu ermitteln und mit dem letzten Kontoauszug

unter Berücksichtigung der darin noch nicht nachgewiesenen

Beträge abzustimmen.

(2) Es ist zu prüfen, ob die von der Zahlstelle veranlassten

Kontobewegungen vom beauftragten Kreditinstitut ausgeführt

und die Übereinstimmungsberechnungen unmittelbar nach

Eingang der Kontoauszüge für jedes Konto der Zahlstelle

durchgeführt worden sind.

16.3.2 Verwahrungsanschreibung - Teilband

Wertgegenstände

(1) Es ist zu prüfen, ob die Eintragungen der Ein- und

Auslieferungen ordnungsgemäß erfasst und belegt sind und die

Belege den Bestimmungen entsprechen.

(2) Im Abschnitt überwachungspflichtige Vordrucke (Nr. 10.2

Scheck- und Quittungshefte sowie nummerierte Vordrucke) ist

zusätzlich vollständig zu prüfen, ob

a) die Vordrucke vollzählig vorhanden sind und tatsächlich

benötigt werden,

b) die Durchschriften der verwendeten Quittungsvordrucke

vollzählig an die Zahlstelle zurückgegeben wurden und

c) der weitere Nachweis der verwendeten

Zahlungsverkehrsvordrucke (z. B. Schecks) erbracht ist.

16.3.3 Aufzeichnungen über Wertveränderungen bei

Zahlung von Sorten

Es ist anhand der Belege und den Sortenabrechnungen zu

prüfen, ob

a) die Buchung von Mehr- bzw. Mindererlösen unverzüglich

nach Eingang der Sortenabrechnung erfolgte,

b) die Buchung - auf der Grundlage der Sortenabrechnungen und

gegebenenfalls sonstiger Belege - vollständig und richtig erfasst

wurden.

16.3.4 Sonstige Prüfungen

Es ist die äußere und innere Zahlstellensicherheit zu prüfen,

insbesondere ob

a) die die Trennung von Anordnung und Ausführung von

Zahlstellengeschäften sichergestellt ist,

b) die Unterschriftsmitteilungen gemäß Nr. 2.2.4.3 der Anlage

zur VV Nr. 9.2 für Zahlungen, Buchführung und

Rechnungslegung (§§ 70 bis 72 und 74 bis 80 BHO) der

Zahlstelle vorliegen,

c) die Belege vor der Zahlung von den Beschäftigten der

Zahlstelle nach Nr. 4.2 geprüft wurden,

d) die Verschlusseinrichtungen in Ordnung sind,

e) die Vorschriften über die Schlüsselaufbewahrung eingehalten

werden,

f) die Aushänge über die Schalterstunden und die

Quittungserteilung vorhanden sind und sich auf dem aktuellen

Stand befinden,

g) die Bestimmungen zur Sicherung der Zahlstellen und von

Geldtransporten des Bundes eingehalten werden und

h) die sonstigen Bestimmungen für Zahlstellen sowie die

Aufbewahrungsbestimmungen für die Unterlagen für das

Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (ABestB-

HKR) eingehalten werden.

16.3.5 Erledigung von Prüfungsbemerkungen

Es ist zu prüfen, ob die Beanstandungen der vorangegangenen

Prüfung erledigt sind

Es ist die äußere und innere Zahlstellensicherheit zu prüfen,

insbesondere ob

a) die die Trennung von Anordnung und Ausführung von

Zahlstellengeschäften sichergestellt ist,

b) die Unterschriftsmitteilungen gemäß Nr. 2.2.4.3 2 der Anlage Redaktionell, Anpassung an Änderung der

2 zur VV-ZBR BHOder Anlage zur VV Nr. 9.2 für Zahlungen, VV.

Buchführung und Rechnungslegung (§§ 70 bis 72 und 74 bis 80

BHO) der Zahlstelle vorliegen,

c) die Belege vor der Zahlung von den Beschäftigten der

Zahlstelle nach Nr. 4.2 geprüft wurden,

d) die Verschlusseinrichtungen in Ordnung sind,

e) die Vorschriften über die Schlüsselaufbewahrung eingehalten

werden,

f) die Aushänge über die Schalterstunden und die

Quittungserteilung vorhanden sind und sich auf dem aktuellen

Stand befinden,

g) die Bestimmungen zur Sicherung der Zahlstellen und von

Geldtransporten des Bundes eingehalten werden und

h) die sonstigen Bestimmungen für Zahlstellen sowie die

Aufbewahrungsbestimmungen für die Unterlagen für das Anpassung an die neue Regelung.

Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes

(ABestB-HKR)gem. Nr. 4.7 der VV-ZBR BHO eingehalten

werden.

j) für die Prüfung der Annahmebeauftragten gelten die Anpassung wegen neuer Nr. 2.1.2:

Regelungen der Nr. 17 entsprechend. Ermächtigung von Annahmebeauftragten.

Die Annahmebeauftragten sollen im

Rahmen der Zahlstellenprüfung einmal im

Jahr geprüft werden (s.a. Ergänzung zu

15.1(1)). Prüfungsinhalt muss geregelt sein.

17 Geldstellenprüfung

(1) Die Geldstellenprüfung hat festzustellen, ob die

Kassensicherheit (§ 77 BHO) gewährleistet ist. Dazu gehört

insbesondere die Prüfung, ob

a) der genehmigte Sockelbetrag mit dem Geldstellenistbestand

übereinstimmt (Muster 3, bei Geldstellen nach Nr. 3.1 Abs. 5 c

ist das Muster 2 entsprechend zu verwenden),

b) die den Sockelbetrag überschreitenden Beträge rechtzeitig in

der richtigen Höhe an die zuständige Bundeskasse abgeführt

wurde,

c) nur Einzahlungen und Auszahlungen angenommen oder

geleistet worden sind, die dem genehmigten Verwendungszweck

entsprechen,

d) die Höhe des festgelegten Sockelbetrages noch angemessen

ist,

e) die ausgehändigten Quittungsblocks vollständig vorhanden

sind und ordnungsgemäß verwendet werden (z. B. Nachweis der

Quittungsblätter im Spiegel oder einem besonderen

Nachweisblatt),

f) bei der Ausfertigung von Quittungen die dafür geltenden

Bestimmungen beachtet wurden und

g) die sonstigen Bestimmungen für Geldstellen eingehalten

worden sind.

(2) Die Regelungen der Nr. 16.3.1, 16.3.4 und 16.3.5 sind

sinngemäß auch für Geldstellen anzuwenden.

Fünfter Abschnitt Schlussbestimmung

18 In-Kraft-Treten und

Übergangsbestimmung

(1) Die Geldstellenprüfung hat festzustellen, ob die Der Sockelbetrag ist die Obergrenze, über

Kassensicherheit (§ 77 BHO) gewährleistet ist. Dazu gehört den die Geldstelle dauerhaft verfügen darf.

insbesondere die Prüfung, ob Es sollte geprüft werden, ob der :

a) der genehmigte Sockelbetrag mit dem Geldstellenistbestand  Geldstellenistbestand nicht über dem

und der Geldstellensollbestand übereinstimmt übereinstimmen genehmigten Sockelbetrag liegt soweit er

und die Höhe des festgelegten Sockelbetrages und der nicht für Auszahlungen im laufenden

Abführungsgrenze nicht überschritten wird (Muster 3, bei Monat benötigt wird (s.a. 6.3.1(1)),

Geldstellen nach Nr. 3.1 Abs. 5 c ist das Muster 2 entsprechend  ausgezahlte Sockelbetrag nicht über dem

zu verwenden), genehmigten liegt ,

b) die der den festgelegten Sockelbetrag oder die festgelegte  Soll- und Istbestand übereinstimmen

Abführungsgrenze überschreitenden BeträgeBetrag , der nicht

für Auszahlungen im laufenden Monat benötigt wird, rechtzeitig

in der richtigen Höhe an die zuständige Bundeskasse abgeführt

wurde,

c) nur Einzahlungen und Auszahlungen angenommen oder

geleistet worden sind, die dem genehmigten

Verwendungszweck entsprechen,

d) die Höhe des festgelegten Sockelbetrages noch angemessen

ist,

e) die ausgehändigten Quittungsblocks vollständig vorhanden

sind und ordnungsgemäß verwendet werden (z. B. Nachweis der

Quittungsblätter im Spiegel oder einem besonderen

Nachweisblatt),

f) bei der Ausfertigung von Quittungen die dafür geltenden

Bestimmungen beachtet wurden und

g) die sonstigen Bestimmungen für Geldstellen eingehalten

worden sind.

18 In-Kraft-Treten und

Übergangsbestimmung

18.1 In-Kraft-Treten

Diese Zahlstellenbestimmungen treten mit

Veröffentlichung in Kraft. Mit dem In-Kraft-Treten

verlieren die bisherigen Zahlstellenbestimmungen und die

Bestimmungen über die Prüfung von Zahlstellen des

Bundes vom 1. Juli 2006 ihre Gültigkeit.

18.2 Übergangsbestimmungen

Die für bestimmte Geschäftsbereiche bereits genehmigten

zusätzlichen oder abweichenden Bestimmungen zu den

Zahlstellenbestimmungen des Bundes sind längstens noch bis

zum 31. Dezember 2015 anzuwenden. Bis dahin sind die

zusätzlichen oder abweichenden Bestimmungen gemäß Nr. 1

Absatz 5 erneut vom BMF zu genehmigen. Das BMF hat das

Einvernehmen mit dem Bundesrechnungshof herbeizuführen.

ZMBestB

6 Kartenzahlverfahren, elektronische

Zahlungssysteme

(1) Bei Annahme von Kartenzahlungen und Zahlungen über

elektronische Zahlungssysteme muss der Eingang der Zahlung

innerhalb des Zahlungsvorganges (z. B. elektronische Online-

Abfrage beim Betreiber) sichergestellt werden.

(2) Mit dem jeweiligen Anbieter eines Zahlungsverfahrens ist zu

vereinbaren, dass der Zahlungsbetrag ohne Abzug von Kosten

zur Verfügung gestellt wird. Die Kosten des Zahlungsverfahrens

sind gesondert abzurechnen.

18.1 In-Kraft-Treten

Diese Zahlstellenbestimmungen treten mit

Veröffentlichung in Kraft. Mit dem In-Kraft-Treten

verlieren die bisherigen Zahlstellenbestimmungen und die

Bestimmungen über die Prüfung von Zahlstellen des

Bundes vom mit Stand 1. Juli 2006 April 2014 ihre

Gültigkeit.

18.2 Übergangsbestimmungen

Die Übergangsbestimmungen sind nicht

Die für bestimmte Geschäftsbereiche bereits genehmigten

mehr notwendig, da in den

zusätzlichen oder abweichenden Bestimmungen zu den

Geschäftsbereichen, in denen

Zahlstellenbestimmungen des Bundes sind längstens noch bis

Nebenbestimmungen notwendig sind, bereits

zum 31. Dezember 2015 anzuwenden. Bis dahin sind die

Entwürfe vorliegen.

zusätzlichen oder abweichenden Bestimmungen gemäß Nr. 1

Absatz 5 erneut vom BMF zu genehmigen. Das BMF hat das

Einvernehmen mit dem Bundesrechnungshof herbeizuführen.

(1) Bei Annahme von Einzahlungen mittels Redaktionell.

Kartenzahlverfahren Kartenzahlungen und Zahlungen über oder

beim Einsatz von elektronischen Zahlungssystemen muss der

Eingang der Zahlung innerhalb des Zahlungsvorganges (z. B.

elektronische Online-Abfrage beim Betreiber) sichergestellt

werden.

(2) Debit-Kartensysteme (EC-Karten) gelten nur dann als barer

Zahlungsverkehr im Sinne der Nr. 1 Abs. 2 ZBestB, wenn die Erläuterung, wann

Zahlungen über „Electronic Cash“, ein Zahlverfahren der

Deutschen Kreditwirtschaft mit PIN, abgewickelt werden.

Zahlungen über das Elektronische Lastschriftverfahren (ELV)

sind kein barer sondern unbarer Zahlungsverkehr (SEPA-

Lastschriftverfahren).

(3) Einzahlungen mit Kreditkarten gelten ebenfalls als barer Klarstellung.

Zahlungsverkehr im Sinne der Nr. 1 Abs. 2 ZBestB. Die

Eingabe einer PIN ist nicht notwendig. Mit dem Provider, über

den die Einzahlungen abgewickelt werden, ist zu vereinbaren,

dass Zahlungen nur nach Klärung des Sachverhaltes

zurückgegeben werden dürfen.

(24) Mit dem jeweiligen Anbieter eines Zahlungsverfahrens ist

zu vereinbaren, dass der Zahlungsbetrag ohne Abzug von

Kosten zur Verfügung gestellt wird. Die Kosten des

Zahlungsverfahrens sind gesondert abzurechnen.

Amtliches Werk (§ 5 UrhG) · Aufbereitung © Nulegal GmbH, CC BY 4.0