10

Bundesministerium der Finanzen

Aufzeichnungen

Die Zahlstelle oder Geldstelle hat folgende Aufzeichnungen zu führen. Zu den Aufzeichnungen gehören auch die zum Nachweis notwendigen Unterlagen.

10.1

Kontogegenbuch

(1) Für jedes bei der Deutschen Bundesbank oder bei einem anderen Kreditinstitut eingerichtete Girokonto ist ein Kontogegenbuch zum Nachweis des Bestandes und der Veränderungen zu führen. In das Kontogegenbuch sind alle Zahlungen (Ablieferungen, Verstärkungen für Zahlstellen sowie Abführungen und Auffüllungen für Geldstellen) die über das Girokonto abgewickelt werden, einzutragen.

(2) Jede Eintragung im Kontogegenbuch hat mindestens

die laufende Nummer,

den Buchungstag,

den Betrag und

die Nummer oder den Tag des Kontoauszugs

zu enthalten.

(3) Einzutragen sind der Betrag jedes Zahlungsauftrages am Tage der Hingabe und die Gutschriften und die Lastschriften laut Girokontoauszug, vermindert um die bereits als Auftrag am Tag der Hingabe eingetragenen Beträge, jeweils in einer Summe am Tage des Eingangs des Kontoauszugs.

(4) Das BMF kann die Führung elektronischer Kontogegenbücher zulassen.

10.2

Scheck- und Quittungshefte sowie sonstige nummerierte Vordrucke

Scheck- und Quittungshefte sind Aufzeichnungen im Sinne dieser Bestimmung. Die Zu- und Abgänge der Quittungsblocks und Scheckvordrucke, sowie sonstigen nummerierten Vordrucke sind in der Verwahrungsanschreibung - Teilbestand Wertgegenstände - nachzuweisen. Die Zugänge sind durch Lieferbescheinigungen, die Abgänge durch Empfangsbescheinigungen der Beschäftigten zu belegen. In der Empfangsbescheinigung sind die Nummern der im Block enthaltenen Vordrucke anzugeben.

10.3

Aufzeichnungen der Zahlstelle

10.4

Sonstige Aufzeichnungen

Darf die Zahlstelle Sorten annehmen (Nr. 4.6.3), ist eine Aufzeichnung über Wertveränderungen zu führen. Die zuständige oberste Bundesbehörde kann bestimmen, dass die Zahlstelle oder Geldstelle weitere Aufzeichnungen führen muss.

10.5

Belege und sonstige Unterlagen

(1) Belege sind elektronische oder schriftliche Unterlagen in der vom BMF zugelassenen Form, aufgrund derer Zahlungen erfolgen. Für die Erstellung von Belegen durch die Bewirtschafter gelten die VerfRiB-MV/TV-HKR. Für die Erstellung von Belegen durch Beschäftigte der Zahlstellen ist die vorgenannte Verfahrensrichtlinie entsprechend anzuwenden.

(2) Durch einen Beleg können mehrere Buchungen nachgewiesen werden.

(3) Änderungen und Ergänzungen auf den Belegen der Bewirtschafter durch Beschäftigte der Zahlstellen sind nicht zulässig, auch nicht in Absprache mit dem entsprechenden Bewirtschafter.

(4) Sonstige Unterlagen sind andere Unterlagen der Zahlstelle, die keine Nachweisungen, Aufzeichnungen und Belege sind (z. B. Schriftverkehr) und die nicht für die Rechnungsprüfung benötigt werden.