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Bundesministerium der Finanzen

Nachweisungen, Aufzeichnungen, Belege und Unterlagen

Allgemeines

(1) Die Eintragungen in den Nachweisungen und Aufzeichnungen müssen gut lesbar sein. Es dürfen nur urkundengeeignete Schreibmittel verwendet werden. Bei Berichtigungen muss die ursprüngliche Eintragung lesbar bleiben. Sie sind mit Namenszeichen und Datum zu bescheinigen. In den Nachweisungen und Aufzeichnungen sind keine Leerzeilen freizulassen. Es dürfen auch keine Eintragungen zwischen den Zeilen vorgenommen werden. Versehentlich frei gebliebene oder am Ende der Nachweisungen oder Anschreibungen noch frei bleibende Zeilen sind sofort durch Striche für nachträgliche Eintragungen unbenutzbar zu machen.

(2) Werden Nachweisungen oder Aufzeichnungen nacheinander von verschiedenen Beschäftigten geführt, so hat jede Beschäftigte oder jeder Beschäftigter auf den Nachweisungen oder Aufzeichnungen zu bescheinigen, innerhalb welchen Zeitraums welche Eintragungen von ihr oder ihm vorgenommen worden sind.

(3) Bestehen Nachweisungen oder Aufzeichnungen aus mehreren Blättern, so sind beim Tagesabschluss die Endsummen aller Blätter auf das Tagesabschlussblatt zu übernehmen.

(4) Alle Nachweisungen und Aufzeichnungen, die bei der Zahlstelle geführt werden, sind in ein Verzeichnis einzutragen, das bei jeder Zahlstellenprüfung bereitzuhalten ist.

(5) Werden Nachweisungen oder Aufzeichnungen in automatisierten Verfahren erstellt, so gelten die vorstehenden Bestimmungen sinngemäß. Die BestMaVB-HKR sind anzuwenden.

(6) Das BMF kann auf Antrag der zuständigen obersten Bundesbehörde zu den Bestimmungen der Nachweisungen und Aufzeichnungen im Einvernehmen mit dem Bundesrechnungshof abweichende Regelungen zulassen.