2.2

Bundesministerium der Finanzen

Organisation und Personal der Zahlstelle

2.2.1

Organisation

Für die Zahlstelle gilt die Geschäftsordnung der Dienststelle, bei der sie eingerichtet ist.

2.2.2

Personal

(1) Die Leitung der Dienststelle, in der die Zahlstelle eingerichtet ist, hat eine persönlich und fachlich geeignete Person für die Zahlstellenverwaltung und eine persönlich und fachlich geeignete Person für die Zahlstellenvertretung zu bestellen. Ihre Namen und Unterschriftsproben sind der zuständigen Bundeskasse mitzuteilen (Vordruck 22055).

(2) Der Zahlstellenverwaltung und der Zahlstellenvertretung können für die Erledigung der Aufgaben weitere Beschäftigte zur Verfügung gestellt werden.

(3) Die Dienststellenleitung hat die Zahlstellenverwaltung, die Zahlstellenverwaltung die übrigen Beschäftigten der Zahlstelle, bei der Übernahme der Dienstgeschäfte sowie jährlich darüber zu belehren, dass sie im Rahmen der gesetzlichen oder tariflichen Bestimmungen für Schäden haften, die innerhalb ihres Arbeitsgebietes durch unrichtige Zahlungen, durch Annahme falscher oder nicht zugelassener Zahlungsmittel oder auf sonstige Weise entstehen. Die Belehrung ist von der Zahlstellenverwaltung bzw. von den übrigen Beschäftigten schriftlich zu bestätigen und von der Dienststellenleitung bzw. der Zahlstellenverwaltung aktenkundig zu machen.

(4) Die Zahlstellenverwaltung ist für die sichere, ordnungsmäßige und wirtschaftliche Erledigung der Zahlstellenaufgaben verantwortlich. Dazu gehört auch die Prüfung zur Einhaltung der ordnungsmäßigen Erledigung der Aufgaben in der Zahlstelle (Zahlstellensicherheit). Im Rahmen der ordnungsmäßigen Erledigung der Aufgaben sind die Zahlstellenvertretung sowie weitere Beschäftigte regelmäßig über alle für ihren Aufgabenbereich bedeutsamen Bestimmungen zu unterrichten und fortzubilden. Über Mängel und Unregelmäßigkeiten in der Sicherheit der Zahlstelleneinrichtungen und im Verwaltungsverfahren, die von der Zahlstellenverwaltung nicht in eigener Zuständigkeit abgestellt werden können, ist unverzüglich die Zahlstellenaufsicht und die Dienststellenleitung zu unterrichten. Bei erheblichen Mängeln oder Unregelmäßigkeiten ist darüber hinaus unverzüglich die zuständige oberste Bundesbehörde zu unterrichten.

(5) Beim Wechsel der Zahlstellenverwaltung sind der Nachfolgerin oder dem Nachfolger die Geschäfte zu übergeben. Die Übergabe ist von einer Zahlstellenprüferin oder einem Zahlstellenprüfer zu leiten. Es ist eine Niederschrift gem. Nr. 15.3.2 zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben und der Dienststellenleitung vorzulegen ist. Zusätzlich ist der Soll-/Istbestand von allen Beteiligten mit Datum und Unterschrift auf dem Tagesabschlussblatt zu bestätigen.

(6) Ist die Zahlstellenverwaltung vorübergehend verhindert, werden die Aufgaben von der Zahlstellenvertretung wahrgenommen. Die Wahrnehmung der Vertretung ist jeweils im Tagesabschluss zu vermerken. Der Vermerk ist von der Vertretung zu unterschreiben.

(7) Bei Zahlstellen mit mehreren Beschäftigten sind die Zahlungsgeschäfte und die Führung der Nachweisungen grundsätzlich zu trennen. Im Einzelnen wird die Aufgabenverteilung innerhalb der Zahlstelle durch die Dienststellenleitung oder durch die von der Dienststellenleitung beauftragte Beschäftigte oder den beauftragten Beschäftigten festgelegt.

(8) Beschäftigte der Zahlstelle dürfen an der Erstellung von Anordnungen im Sinne des § 70 BHO nicht verantwortlich beteiligt sein (vgl. § 77 BHO).

(9) Die Zahlstellenverwaltung hat den Weisungen der zuständigen Bundeskasse in Bezug auf die Zahlstellenabrechnung Folge zu leisten.