BFH Urteil vom 07.05.2026 – VI R 20/24

Auf die Revision der Klägerin wird das Urteil des Finanzgerichts des Landes Sachsen-Anhalt vom 12.06.2024 - 1 K 658/23 aufgehoben.

Die Sache wird an das Finanzgericht des Landes Sachsen-Anhalt zur anderweitigen Verhandlung und Entscheidung zurückverwiesen.

Diesem wird die Entscheidung über die Kosten des Verfahrens übertragen.

I.

Der Beklagte und Revisionsbeklagte (Finanzamt --FA--) führte bei der Klägerin und Revisionsklägerin (Klägerin) für den Streitzeitraum (Januar 2016 bis Dezember 2019) eine Lohnsteuer-Außenprüfung durch.

Das FA folgte den Feststellungen der Lohnsteuer-Außenprüferin und erließ wegen Fahrtkostenzuschüssen und steuerfreien Verpflegungszuschüssen einen Nachforderungsbescheid. Mit Einspruchsentscheidung vom 22.08.2023 wies es den Einspruch der Klägerin als unbegründet zurück.

Der damalige Prozessbevollmächtigte der Klägerin, Steuerberater B, erhob am 25.09.2023 über sein besonderes Steuerberaterpostfach (beSt) Klage. Die Klageschrift übermittelte er im docx-Format, die weiteren Anlagen im PDF-Format. Das Finanzgericht (FG) druckte die Dokumente einschließlich der Klageschrift aus und nahm sie zur (führenden) Papierakte. Die Klage wurde zunächst beim 2. Senat des FG aufgenommen und später an den insoweit zuständigen 1. Senat des FG abgegeben.

Der Berichterstatter wies B am 21.12.2023 darauf hin, dass für die streitgegenständliche Klageschrift als Formate für elektronisch eingereichte Dokumente ausschließlich "PDF" oder "TIFF" zulässig seien und die Klage daher unwirksam erhoben sein dürfte. Die Verfügung enthielt zudem einen Hinweis auf § 52a Abs. 6 der Finanzgerichtsordnung (FGO).

Nach einem kurzen Schriftwechsel um den Jahreswechsel sowie einem Telefonat mit dem Büro des B am 03.01.2024 übermittelte B die Klageschrift vom 23.09.2023 am 04.01.2024 elektronisch im PDF-Format.

Am 13.02.2024 übermittelte die von B bevollmächtigte Steuerberatungsgesellschaft C eine eidesstattliche Versicherung einer Mitarbeiterin des B, in der diese erklärte, der am 04.01.2024 eingereichte Klageschriftsatz entspreche dem am 25.09.2023 übermittelten Dokument vollumfänglich.

Das FG wies die Klage ab. Diese sei im falschen Format formunwirksam erhoben worden und daher unzulässig. Eine rückwirkende Heilung nach § 52a Abs. 6 FGO sei nicht eingetreten, da es jedenfalls an der zeitgleichen, zumindest aber unverzüglichen und nicht entbehrlichen Glaubhaftmachung fehle, dass der Schriftsatz mit dem zuerst eingereichten Dokument inhaltlich übereinstimme. Unerheblich sei, ob die elektronische Akte die führende sei oder --wie vorliegend-- die Papierakte.

Mit der Revision rügt die Klägerin die Verletzung materiellen Rechts.

Sie beantragt,das Urteil des FG des Landes Sachsen-Anhalt vom 12.06.2024 - 1 K 658/23 aufzuheben und die Sache zur anderweitigen Verhandlung und Entscheidung an das FG zurückzuverweisen.

Das FA beantragt,die Revision als unbegründet zurückzuweisen.

II.

Die Revision der Klägerin ist begründet. Sie führt zur Aufhebung des angefochtenen Urteils und zur Zurückverweisung der Sache zur anderweitigen Verhandlung und Entscheidung (§ 126 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 FGO). Das FG hat die Klage zu Unrecht als unzulässig abgewiesen. Die Klägerin hat innerhalb der Klagefrist (§ 47 Abs. 1 Satz 1 FGO) formwirksam Klage erhoben.

1. a) Nach § 52a Abs. 1 FGO können unter anderem schriftlich einzureichende Anträge der Beteiligten nach Maßgabe von § 52a Abs. 2 bis 6 FGO als elektronische Dokumente bei Gericht eingereicht werden. Das elektronische Dokument muss für die Bearbeitung durch das Gericht geeignet sein (§ 52a Abs. 2 Satz 1 FGO). Gemäß § 52a Abs. 2 Satz 2 FGO bestimmt die Bundesregierung durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates technische Rahmenbedingungen für die Übermittlung.

b) Gemäß § 2 Abs. 1 Satz 1 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) in der Fassung vom 05.10.2021 ist das elektronische Dokument im Dateiformat PDF zu übermitteln. Die Vorschrift ordnet nach ihrem Wortlaut ("ist") das für die Übermittlung als elektronisches Dokument zu verwendende Dateiformat demnach verpflichtend an. Ein Dokument, das bei einem Gericht nicht in dem nach § 52a Abs. 2 Satz 1 FGO i.V.m. § 2 Abs. 1 ERVV vorgeschriebenen Dateiformat PDF eingereicht wird, ist danach dem Grunde nach nicht formgerecht und wird nicht wirksam an das Gericht übermittelt (s. Beschluss des Bundesfinanzhofs vom 30.08.2024 - V R 1/24, BFHE 284, 492, BStBl II 2024, 834, Rz 5, sowie Urteil des Bundesarbeitsgerichts --BAG-- vom 25.08.2022 - 6 AZR 499/21, BAGE 178, 343, Rz 43 ff., und Urteil des Bundesgerichtshofs --BGH-- vom 10.02.2026 - VI ZR 313/24; im Ergebnis auch Beschluss des Bundesverwaltungsgerichts vom 29.03.2023 - 20 F 15.22).

c) Davon abweichend ist bei der führenden Papierakte ein elektronisch eingereichtes Dokument im Sinne von § 52a Abs. 2 Satz 1 FGO zur Bearbeitung durch das Gericht geeignet, wenn es druckbar ist und gemäß § 52b Abs. 2 Satz 1 FGO zur Papierakte genommen wurde (s. zum mit dem § 52a Abs. 2 FGO wortgleichen § 46c Abs. 2 des Arbeitsgerichtsgesetzes BAG-Beschluss vom 29.06.2023 - 3 AZB 3/23, BAGE 181, 301, Rz 11 f.; Tiedemann in Henssler/Willemsen/Kalb, Arbeitsrecht Kommentar, 11. Aufl., § 46c ArbGG Rz 13 und 14; MüKoZPO/Fritsche, 7. Aufl., § 130a Rz 5; s.a. obiter dictum im Urteil des Bundessozialgerichts vom 13.05.2025 - B 12 BA 13/23 R, Rz 18 zu § 65a Abs. 2 Satz 1 des Sozialgerichtsgesetzes und BGH-Beschluss vom 19.10.2022 - 1 StR 262/22 zu § 32a Abs. 2 der Strafprozessordnung).

Die in § 52a Abs. 2 Satz 2 FGO geregelte Übermittlung von Dokumenten steht im Kontext mit der Regelung zur elektronischen Führung von Prozessakten (§ 52b FGO). Durch die Formatvorgaben soll unter anderem sichergestellt werden, dass die elektronisch übermittelten Dokumente ohne Weiteres in der elektronisch geführten Gerichtsakte abgelegt werden können.

Soweit nach § 52a Abs. 2 Satz 2 FGO i.V.m. § 2 Abs. 1 Satz 1 ERVV ein Dokument im Dateiformat PDF verlangt wird, sollen daher nach Sinn und Zweck der Ermächtigung in § 52a Abs. 2 Satz 2 FGO die Lesbarkeit und Bearbeitungsfähigkeit elektronisch eingereichter Dokumente für das Gericht gewährleistet werden (BTDrucks 17/12634, S. 25, 37 f.).

Werden die Akten weiterhin in Papierform geführt, kann die Frage des Dateiformats für die Eignung zur Bearbeitung durch das Gericht jedenfalls dann keine zwingende Wirksamkeitsvoraussetzung sein, wenn das Dokument druckbar war und gemäß § 52b Abs. 2 Satz 1 FGO zur Papierakte genommen wurde. Die Eignung zur Bearbeitung durch das Gericht ist in diesem Fall ausreichend dadurch gewährleistet, dass das Dokument in Form eines Papierausdrucks unveränderlicher Aktenbestandteil ist (s. BAG-Beschluss vom 29.06.2023 - 3 AZB 3/23, BAGE 181, 301, Rz 12; zustimmend Spitz, juris PraxisReport IT-Recht 16/2023, Anm. 2). Das elektronische Dokument kann dann nach Ablauf von sechs Monaten gelöscht werden (§ 52b Abs. 5 FGO).

Es würde in dieser Konstellation eine reine und damit mit Art. 19 Abs. 4 des Grundgesetzes nicht vereinbare Förmelei darstellen, die Formwirksamkeit des elektronisch eingereichten Schriftsatzes von dem verwendeten Format abhängig zu machen (vgl. BAG-Beschluss vom 29.06.2023 - 3 AZB 3/23, BAGE 181, 301, Rz 12; zu § 130a der Zivilprozessordnung vgl. BAG-Beschluss vom 25.04.2022 - 3 AZB 2/22, BAGE 177, 284, Rz 20 f.; zudem BAG-Beschluss vom 01.08.2022 - 2 AZB 6/22, Rz 12).

Dies bestätigt auch vorliegend der Umstand, dass die Erstbearbeitung der Klage durch den erstaufnehmenden 2. Senat des FG ohne Weiteres anhand der Papierakte möglich war. Erst dem Berichterstatter des 1. Senats des FG ist der Verstoß gegen die Vorgabe des PDF-Formats aufgefallen.

2. Bei Heranziehung dieser Grundsätze hat die Klägerin am 25.09.2023 frist- und formgerecht Klage erhoben, ohne dass es auf die Heilungsmöglichkeit nach § 52a Abs. 6 Satz 2 FGO in der ab dem 01.08.2022 geltenden Fassung ankommt. Die am 25.09.2023 als Word-Datei aus dem beSt des B übermittelte Klageschrift ist zwar, anders als nach den ab dem 01.01.2022 gemäß § 52a Abs. 2 Satz 2 FGO i.V.m. § 2 Abs.1 Satz 1 ERVV geregelten Anforderungen an elektronische Dokumente kein PDF-Dokument. Aber auch nach dem 01.01.2022 stellte dies nach den vorstehenden Ausführungen keine Voraussetzung für die Wirksamkeit der Einreichung eines elektronischen Dokuments dar, wenn --wie im Streitfall-- weiterhin die Papierakte führte und der Schriftsatz druckbar war und ausgedruckt zur Papierakte genommen wurde.

3. Die Sache ist nicht spruchreif. Das FG hat --von seinem Standpunkt aus zu Recht-- die materiell-rechtlichen Einwendungen der Klägerin nicht geprüft. Dies wird es im zweiten Rechtsgang nachzuholen haben.

4. Der Senat entscheidet mit Einverständnis der Beteiligten ohne mündliche Verhandlung (§ 90 Abs. 2, § 121 Satz 1 FGO).

5. Die Übertragung der Kostenentscheidung auf das FG beruht auf § 143 Abs. 2 FGO.