3.

Auswärtiges Amt

Vergabe von Aufträgen

3.1.

Vergabevorlauf

Leistungen von Unternehmen dürfen nur dann beauftragt werden, wenn hierfür die Notwendigkeit besteht, die Auftragsvergabe wirtschaftlich ist, die Voraussetzungen für die unverzügliche Verwendung oder Benutzung gegeben sind und ausreichend finanzielle Mittel zur Verfügung stehen. Das Ergebnis der Prüfung ist zu dokumentieren. Hierzu gehört auch eine angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchung (z.B. Kapitalwertmethode). Die Verwaltungsvorschriften zu den §§ 6 und 7 der BHO gelten entsprechend.

Bedarfe können vorrangig aus bestehenden Rahmenvereinbarungen gedeckt werden, wenn diese unter Beachtung von Abschnitt II Nummer 3.2 vergeben wurden. Beim Abruf aus Rahmenvereinbarungen muss kein eigenes Vergabeverfahren eingeleitet werden. Darüber hinaus sind die Vertragskonditionen grundsätzlich auf die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber ausgerichtet. Voraussetzung für eine Nutzung ist eine in der Rahmenvereinbarung verankerte Berechtigung zum Abruf sowie eine Übereinstimmung des vertraglich vereinbarten Leistungsgegenstands mit dem ermittelten Bedarf. Für die Zuwendungsempfänger besteht die Möglichkeit, das Kaufhaus des Bundes (http://kdb.bund.de bzw. http://kdb.intranet.bund.de) und die dort hinterlegten Rahmenvereinbarungen des Bundes zu nutzen. Der Zuwendungsempfänger beteiligt sich bei geplanten Rahmenvereinbarungen, indem dieser seinen künftigen Bedarf bei den Zentralen Beschaffungsstellen des Bundes mit Bedarfsmeldungen anzeigt.

Besteht keine Möglichkeit zum Abruf von Leistungen aus einer bestehenden Rahmenvereinbarung, so sind vor Einleitung eines Vergabeverfahrens die Eignungskriterien und dazugehörigen Nachweise festzulegen, mit der die Fachkunde und Leistungsfähigkeit möglicher Auftragnehmer festgestellt werden soll. Mit einer Markterkundung bzw. einem Interessenbekundungsverfahren (vgl. § 7 Absatz 2 BHO) ist anschließend zu untersuchen, ob entsprechende Leistungen von Unternehmen angeboten werden und welcher geschätzte Auftragswert der Leistungserbringung zu Grunde liegt. Es ist darauf zu achten, dass dabei keine Angebote, sondern lediglich unverbindliche Preisinformationen eingeholt werden.

3.2

Vergabegrundsätze und Rechtsgrundlagen

Dem Abschluss eines entgeltlichen Vertrages mit einem Unternehmen über die Erbringung einer Lieferleistung, Dienstleistung, freiberuflichen Leistung, Bauleistung oder Erteilung einer Konzession geht grundsätzlich ein Vergabeverfahren voraus. Bei Bauleistungen sind die Hinweise für den Auslandsbau der RZBau zu beachten. Gründe, die einen Verzicht auf ein Vergabeverfahren rechtfertigen, bleiben unberührt (z.B. Ausnahmen nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, In-house-Vergaben, zulässige Auftragsänderungen, Direktauftrag bei Liefer- / Dienstleistungen bis zu einem geschätzten Auftragswert von 1.000 Euro (ohne Umsatzsteuer), sowie bei Bauleistungen bis zu einem geschätzten Auftragswert von 3.000 Euro ohne Umsatzsteuer, u.a.).

Aufträge werden nur an fachkundige und leistungsfähige Unternehmen vergeben und soweit kein gesetzlicher Ausschlussgrund die Eignung an das Unternehmen in Frage stellt. Die Vergabe erfolgt stets im Wettbewerb. Die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren sind gleich zu behandeln. Der Zuschlag wird jeweils auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Das wirtschaftlichste Angebot bestimmt sich nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Bei der Wertung von Angeboten können neben dem Preis oder Kosten auch qualitative, umweltbezogene oder soziale Zuschlagskriterien bzw. Kriterien der nachhaltigen Beschaffung (Menschrechte, Lebenszykluskosten, u.a.) berücksichtigt werden.

Bei allen Auftragsvergaben gilt die Richtlinie der Bundesregierung für Korruptionsprävention. Wesentliche Entscheidungen im Vergabeverfahren (z.B. Wahl der Vergabeart, Auswahl geeigneter Unternehmen, Wertung der Angebote, Entscheidung über den Zuschlag) sind stets im „Mehr-Augen-Prinzip“ zu treffen und durch Mitzeichnungen zu dokumentieren.

Es gelten die nachfolgenden Vergabevorschriften in der bei Einleitung des Vergabeverfahrens geltenden Fassung:

•

Bei Zuwendungen im Wege der Projektförderung, bei denen der Zuwendungsbetrag (oder bei Finanzierung durch mehrere Stellen der Gesamtbetrag) mehr als 100.000 Euro beträgt, für die Vergabe von

Bauleistungen des Abschnitts 1 des Teils A VOB/A;

Liefer-/Dienstleistungen, sozialen oder besonderen Dienstleistungen bzw. freiberuflichen Leistungen die Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (UVgO). Die Verpflichtung zur Anwendung gilt nicht für folgende Vorschriften:

§ 22 zur Aufteilung nach Losen,

§ 28 Absatz 1 Satz 3 zur Veröffentlichung von Auftragsbekanntmachungen,

§ 30 zur Vergabebekanntmachung,

§ 38 Absatz 2 bis 4 zu Form und Übermittlung der Teilnahmeanträge und Angebote,

§ 44 zu ungewöhnlich niedrigen Angeboten,

§ 46 zur Unterrichtung der Bewerber und Bieter.

•

Verpflichtungen des Zuwendungsempfängers als öffentlicher Auftraggeber gemäß § 99 GWB zur Anwendung der nachfolgenden Vergabevorschriften bleiben unberührt:

die VgV,

der 2. Abschnitt der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A-EU),

die Konzessionsvergabeverordnung,

die Vergabeverordnung Verteidigung und Sicherheit,

die Sektorenverordnung,

die Vergabestatistikverordnung oder

andere Vergabebestimmungen.

Hinweis: Die aktuellen Rechtsgrundlagen sind beim Bundesministerium für Wirtschaft und Energie im Internet unter https://www.bmwi.bund.de abrufbar.

3.3

Vergabearten

Vergabeverfahren werden grundsätzlich mit einer öffentlichen Bekanntmachung eingeleitet, um allen interessierten Unternehmen eine Teilnahme am Wettbewerb zu ermöglichen (Offenes Verfahren oder Nichtoffenes Verfahren mit vorherigem Teilnahmewettbewerb bzw. Öffentliche Ausschreibung oder Beschränkte Ausschreibung mit vorherigem Teilnahmewettbewerb).

Davon abweichend ist eine Auftragsvergabe ohne Bekanntmachung in eingeschränktem Wettbewerb (Verhandlungsverfahren bzw. Verhandlungsvergabe oder freihändige Vergabe) in folgenden Fällen zulässig, sofern mindestens drei Unternehmen zur Abgabe von Angeboten aufgefordert werden:

•

Bauleistungen können im Wege einer freihändigen Vergabe vergeben werden, sofern der geschätzte Auftragswert 10.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) nicht übersteigt.

•

Liefer-/Dienstleistungsaufträge können bis zu einem geschätzten Auftragswert von < 25.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) im Wege der Verhandlungsvergabe vergeben werden (vgl. § 8 Absatz 4 Nummer 17 Alternative 1 UVgO in Verbindung mit Nummer 5 b des Runderlasses (RES) 23 67 des AA vom 2. Januar 2018). Ändert das AA die Höchstgrenze für Verhandlungsvergaben nach § 8 Absatz 4 Nummer 17 UVgO, so gilt die jeweils festgelegte Höchstgrenze.

•

Liefer-/Dienstleistungsaufträge einer Auslandsdienststelle im Ausland oder einer inländischen Dienststelle, die im Ausland für einen dort zu deckenden Bedarf beschafft, können bis zum Erreichen des für das AA maßgeblichen Schwellenwerts im Wege der Verhandlungsvergabe vergeben werden (vgl. § 8 Absatz 4 Nummer 17 Alternative 2 UVgO in Verbindung mit der Nummer 6 des Runderlasses (RES) 23 67 des Auswärtigen Amts vom 2. Januar 2018), wenn keine Ausnahme nach § 8 Absatz 4 Nummer 1 bis 16 UVgO einschlägig und ein formelles Vergabeverfahren (Öffentliche oder Beschränkte Ausschreibung) aufgrund der örtlichen Marktverhältnisse nicht möglich ist. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Bieter regelmäßig eine Angebotsabgabe ohne die Möglichkeit zur Verhandlung über das Angebot verweigern würden.

•

soziale und andere besondere Dienstleistungen nach § 49 Absatz 1 UVgO in Verbindung mit § 130 GWB können im Wege der Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb vergeben werden, sofern der geschätzte Auftragswert unterhalb des gültigen EU-Schwellenwerts liegt. Wenn der Auftrag aufgrund konkreter Umstände, die mit der Art, der Komplexität oder dem rechtlichen oder finanziellen Rahmen oder den damit einhergehenden Risiken zusammenhängen, nicht ohne Verhandlungen vergeben werden kann, ist eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb zulässig. Weitere Gründe nach § 8 Absatz 3 und 4 UVgO, die ebenfalls eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb ermöglichen, gelten entsprechend.

•

Freiberufliche Leistungen können im Wege einer Verhandlungsvergabe vergeben werden, sofern der geschätzte Auftragswert unterhalb des gültigen EU-Schwellenwerts liegt und die Leistung nach Art und Umfang nicht so eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, dass hinreichend vergleichbare Angebote erwartet werden können.

Weitere Gründe, die eine Vergabe ohne öffentliche Bekanntmachung erlauben, gelten entsprechend.

3.4

Dokumentation

Jede Auftragsvergaben und alle Mitzeichnungen sind in einem Vergabevermerk zu dokumentieren. Dieser ist gemeinsam mit dem Vermerk über die Notwendigkeit und Wirtschaftlichkeit der Beschaffung sowie den Angeboten in einer Vergabeakte zusammenzufassen.

3.5

Anwendung des Vergaberechts durch lokale Partnerorganisationen

Wenn Zuwendungen teilweise oder vollständig an lokale Partnerorganisationen außerhalb von Deutschland weitergeleitet werden, ist der Zuwendungsempfänger verpflichtet, die Anwendung der Vergabegrundsätze im Weiterleitungsvertrag wie folgt zu vereinbaren:

„Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie zur Förderung der Chancengleichheit und Transparenz sind etwaige Liefer-, Bau- und Dienstleistungen sowie Konzessionen grundsätzlich im Wettbewerb zu vergeben. Die Partnerorganisation hat insbesondere Angebote von mindestens drei verschiedenen Bietern einzuholen, den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen und das Vergabeverfahren fortlaufend nachprüfbar zu dokumentieren. Aufträge mit einem geschätzten Auftragswert von 1.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) können ohne Vergabeverfahren beauftragt werden. Im Übrigen kommt das für die lokale Partnerorganisation geltende Vergaberecht zur Anwendung.“

Abschnitt II Nummer 3 kommt in diesem Fall nicht zur Anwendung.