3.1.

Auswärtiges Amt

Vergabevorlauf

Leistungen von Unternehmen dürfen nur dann beauftragt werden, wenn hierfür die Notwendigkeit besteht, die Auftragsvergabe wirtschaftlich ist, die Voraussetzungen für die unverzügliche Verwendung oder Benutzung gegeben sind und ausreichend finanzielle Mittel zur Verfügung stehen. Das Ergebnis der Prüfung ist zu dokumentieren. Hierzu gehört auch eine angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchung (z.B. Kapitalwertmethode). Die Verwaltungsvorschriften zu den §§ 6 und 7 der BHO gelten entsprechend.

Bedarfe können vorrangig aus bestehenden Rahmenvereinbarungen gedeckt werden, wenn diese unter Beachtung von Abschnitt II Nummer 3.2 vergeben wurden. Beim Abruf aus Rahmenvereinbarungen muss kein eigenes Vergabeverfahren eingeleitet werden. Darüber hinaus sind die Vertragskonditionen grundsätzlich auf die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber ausgerichtet. Voraussetzung für eine Nutzung ist eine in der Rahmenvereinbarung verankerte Berechtigung zum Abruf sowie eine Übereinstimmung des vertraglich vereinbarten Leistungsgegenstands mit dem ermittelten Bedarf. Für die Zuwendungsempfänger besteht die Möglichkeit, das Kaufhaus des Bundes (http://kdb.bund.de bzw. http://kdb.intranet.bund.de) und die dort hinterlegten Rahmenvereinbarungen des Bundes zu nutzen. Der Zuwendungsempfänger beteiligt sich bei geplanten Rahmenvereinbarungen, indem dieser seinen künftigen Bedarf bei den Zentralen Beschaffungsstellen des Bundes mit Bedarfsmeldungen anzeigt.

Besteht keine Möglichkeit zum Abruf von Leistungen aus einer bestehenden Rahmenvereinbarung, so sind vor Einleitung eines Vergabeverfahrens die Eignungskriterien und dazugehörigen Nachweise festzulegen, mit der die Fachkunde und Leistungsfähigkeit möglicher Auftragnehmer festgestellt werden soll. Mit einer Markterkundung bzw. einem Interessenbekundungsverfahren (vgl. § 7 Absatz 2 BHO) ist anschließend zu untersuchen, ob entsprechende Leistungen von Unternehmen angeboten werden und welcher geschätzte Auftragswert der Leistungserbringung zu Grunde liegt. Es ist darauf zu achten, dass dabei keine Angebote, sondern lediglich unverbindliche Preisinformationen eingeholt werden.