§ 40 Aufbewahrung

Die Aufbewahrungsfrist beträgt für Schülerunterlagen nach

1. § 37 Satz 2 Nr. 1 Buchst. a bis d 50 Jahre,

2. § 37 Satz 2 Nr. 1 Buchst. e bis p ein Jahr und

3. § 37 Satz 2 Nr. 2 zwei Jahre.

Die Fristen des Satzes 1 Nr. 1 und 2 beginnen mit Ablauf desjenigen Schuljahres, in dem die Schülerin oder der Schüler die Schule verlässt, wobei bei Schülerunterlagen gemäß § 37 Satz 2 Nr. 1 Buchst. o die Nichtaufnahme an der Schule ab Beginn der Schulpflicht dem Verlassen der Schule gleichgestellt wird, die Frist des Satzes 1 Nr. 3 beginnt mit Ablauf des Schuljahres, in dem die Leistungsnachweise angefertigt wurden. Schülerunterlagen nach § 37 Satz 2 Nr. 2 Buchst. b sollen abweichend von Satz 1 Nr. 3 nach der Bewertung an die Schülerinnen und Schüler zurückgegeben werden, Schülerunterlagen im Rahmen von Abschlussprüfungen oder vergleichbaren Prüfungen nicht vor deren Rechts- oder Bestandskraft. Abweichend von Satz 1 können die Unterlagen länger aufbewahrt werden, sofern dies im Einzelfall erforderlich ist,

1. um die den Schulen durch Rechtsvorschriften zugewiesenen Aufgaben zu erfüllen,

2. bei staatlichen Schulen außerdem zum Zweck der vollständigen Übergabe der Schülerunterlagen an das Staatsarchiv.

Die Gründe gemäß Satz 4 sind nachvollziehbar zu dokumentieren.