Verfahrensrichtlinie für die Nutzung der elektronischen Schnittstellen zum automatisierten Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (VerfRiBeS-HKR)

Bundesministerium der Finanzen

Ausgefertigt: 07.12.2017

E-VSF: H 08 80

Verfahrensrichtlinie für die Nutzung

der elektronischen Schnittstellen

zum automatisierten Verfahren

für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen

des Bundes

(VerfRiBeS-HKR)

(Stand: 05/2018)

Rundschreiben des BMF vom 07.12.2017

Rundschreiben des BMF vom 22.05.2018

Inhaltsverzeichnis

ERSTER ABSCHNITT: ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN

1 ANWENDUNGSBEREICH

2 GRUNDBEGRIFFE UND ALLGEMEINE REGELUNGEN

2.1 BELEGNUMMER DES BEWIRTSCHAFTERS UND „UNTERTEILE“ EINES TITELKONTOS

2.1.1 Belegnummer des Bewirtschafters

2.1.2 „Unterteile“ eines Titelkontos

2.2 BELEGE

2.2.1 Zahlungsverkehrsunterlagen

2.2.2 Buchungsunterlagen

2.2.3 Anordnungsunterlagen

2.3 EINREICHENDER BEWIRTSCHAFTER (F13Z/F15Z)

2.4 BEWIRTSCHAFTER DER EINZELBUCHUNG (F13Z/F15Z)

2.5 EINLIEFERER (F13Z/F15Z)

3 ANORDNUNG UND AUFBEWAHRUNG DER UNTERLAGEN

3.1 ANORDNUNG

3.1.1 Feststellung der rechnerischen Richtigkeit

3.1.2 Feststellung der sachlichen Richtigkeit und Anordnung

3.1.3 Allgemein erteilte Kassenanordnung

3.1.4 Form der Anordnung

3.2 AUFBEWAHRUNG

ZWEITER ABSCHNITT: SCHNITTSTELLEN

4 SCHNITTSTELLEN

4.1 SCHNITTSTELLE F13Z

4.2 SCHNITTSTELLE F15Z

4.3 EINZELANORDNUNG F16 UND F26

DRITTER ABSCHNITT: ERLÄUTERUNGEN ZU DEN SCHNITTSTELLEN

5 SCHNITTSTELLE F13Z (NR. 4.1)

5.1 VERARBEITUNG DER ZAHLUNGSVERKEHRS- UND BUCHUNGSUNTERLAGEN

5.1.1 Buchungsdatei

5.1.2 Zahlungsdatei

5.2 ZAHLLISTE

5.3 MUSTER DER SAMMELANORDNUNG F13Z MIT ERLÄUTERUNG DER KREISZAHLEN

6 VERFAHRENSABLAUF FÜR DIE ANORDNUNG ÜBER DIE SCHNITTSTELLE F13Z

6.1 ÜBERMITTLUNG DER ZAHLUNGSVERKEHRS- UND BUCHUNGSUNTERLAGEN MIT DATENFERNÜBERTRAGUNG

6.2 EINREICHUNGSFENSTER

6.3 ANORDNUNG DURCH DEN BEWIRTSCHAFTER

6.3.1 Tätigkeiten der Bundeskassen

6.3.2 Tätigkeiten des einreichenden Bewirtschafters nach Freigabe

6.4 PROTOKOLLMELDUNGEN

6.5 ÜBERWACHUNG DER ANGEORDNETEN UND AUSGEFÜHRTEN ZAHLUNGEN UND BUCHUNGEN DURCH DEN BEWIRTSCHAFTER

7 SCHNITTSTELLE F15Z (NR. 4.2)

7.1 VERARBEITUNG DER ANORDNUNGSUNTERLAGEN

7.2 ANORDNUNGSDATEI

7.3 BESONDERHEITEN BEI DER ANORDNUNG VON ZAHLUNGEN

7.3.1 Eilbedürftige Zahlungen

7.3.2 Eintrag Fälligkeitstag

7.3.3 Auslandszahlungen

7.3.4 Anordnung zur Annahme von Einzahlungen im SEPA-Lastschriftverfahren

7.3.5 Aufbewahrung der SEPA-Lastschriftmandate

7.3.6 Automatisierter Buchausgleich

7.3.7 Anordnung unter Aufhebung der automatischen Verfügbarkeitskontrolle

7.4 MUSTER DER SAMMELANORDNUNG F15Z MIT ERLÄUTERUNG DER KREISZAHLEN

8 VERFAHRENSABLAUF FÜR DIE ANORDNUNG ÜBER DIE SCHNITTSTELLE F15Z

8.1 ÜBERMITTLUNG DER ANORDNUNGSUNTERLAGEN MIT DATENFERNÜBERTRAGUNG

8.2 EINREICHUNGSFENSTER

8.3 ANORDNUNG DURCH DEN BEWIRTSCHAFTER

8.3.1 Tätigkeiten der Bundeskassen

8.3.2 Tätigkeiten des einreichenden Bewirtschafters nach Freigabe

8.4 PROTOKOLLMELDUNGEN, SICHERHEIT UND ÜBERWACHUNG DER AUSGEFÜHRTEN ZAHLUNGEN UND BUCHUNGEN DURCH DEN BEWIRTSCHAFTER

8.5 VERRECHNUNGEN

9 EINZELANORDNUNGEN F16 UND F26 (NR. 4.3)

Vierter Abschnitt: Schlussbestimmung

10 IN KRAFT TRETEN

Anlage 1 - Satzbeschreibung der Buchungsunterlagen zu den Schnittstellen F13z

Anlage 2 - Satzbeschreibung der Anordnungsunterlagen zu den Schnittstellen F15z

Abkürzungsverzeichnis

BestMaVB-HKR	Bestimmungen über die Mindestanforderungen für den Einsatz automatisierter Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes
Bewirtschafter	Bewirtschafter sind alle an der Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln des Bundes beteiligten Mittelverteiler und Titelverwalter.
BIC	Business Identifier Code - S.W.I.F.T.-Codewort aus Buchstaben und Ziffern zur eindeutigen Identifizierung eines Kreditinstituts
BMF	Bundesministerium der Finanzen
BSI	Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
Bundeskasse	Bundeskasse(n) und Dienstsitz(e) der Bundeskasse(n)
DMS	Dokument-Management-System
Epl.	Einzelplan
HKR-Verfahren	Automatisiertes Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes mit den Subverfahren
HKR-Dialog	Das HICO-Dialogverfahren sowie die Web-Anwendung HKR@WEB
IBAN	International Bank Account Number - eine Buchstaben- Ziffernfolge zur eindeutigen Identifizierung eines Kontos bei einem Kreditinstitut unter Einbeziehung des jeweiligen Länder-Codes
ISO-Alpha-2-Länder-Code	Bei Auslandszahlungen sind die „Länderkennzeichen“ nach diesem Code (zweistellig) anzugeben. Er wird z.B. auf der Internetseite des Kompetenzzentrums unter http://www.kkr.bund.de/ veröffentlicht.
ISO-Währungscode	Zahlungen in Fremdwährung sind nach diesem Code (dreistellig) anzugeben. Er wird unter anderem auf der Internetseite des Kompetenzzentrums http://www.kkr.bund.de/ veröffentlicht.
Kompetenzzentrum	Kompetenzzentrum für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes
Sammelanordnung	Eine Sammelanordnung, einschließlich des Datenblattes F15Z-D (Nr. 0 Abs. 2), ist eine Anordnung im Sinne der VV Nr. 1.1.1 ZBR BHO.
SEPA	Single Euro Payments Area - einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrs- raum, in dem alle Zahlungen wie inländische Zahlungen behandelt werden. Es wird nicht mehr zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen unterschieden.
VerfRiB-MV/TV-HKR	Verfahrensrichtlinien für Mittelverteiler und Titelverwalter für das automatisierte Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes
VV-ZBR BHO	VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (§§ 70 bis 72 und 74 bis 80 BHO)
WAZ	Wiederkehrende Auszahlung(en)
ZÜV	Zahlungsüberwachungsverfahren des Bundes
ZMV	Zentrale Mandatsverwaltung

Erster Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

1

Anwendungsbereich

(1) Die Richtlinie regelt das Verfahren zur Nutzung der elektronischen Schnittstellen (nachfolgend Schnittstellen) zum HKR-Verfahren. Sie beschreibt, auf welche Weise Daten für Anordnungen und Anweisungen aus einem automatisierten Verfahren eines Bewirtschafters oder einer Zahlstelle zum HKR-Verfahren übermittelt werden können, und definiert, welche Anforderungen dabei zu erfüllen sind.

(2) Die Regelungen dieser Richtlinie sind von allen Stellen, die Haushaltsmittel des Bundes in einem automatisierten Verfahren im Sinne der VV Nr. 6 ZBR BHO bewirtschaften (Bewirtschafter) sowie von Zahlstellen, die ein automatisiertes Verfahren zur Abrechnung mit den Bundeskassen einsetzen, anzuwenden.

(3) Beim Einsatz der automatisierten Verfahren nach Absatz 2 müssen die Regelungen der BestMaVB-HKR eingehalten werden.

(4) Die Regelungen der VerfRiB-MV/TV-HKR sind, sofern in dieser Richtlinie nichts anderes geregelt ist, anzuwenden.

(5) Die Regelungen für die Bundeskassen gelten für die Zentralkasse entsprechend.

2

Grundbegriffe und allgemeine Regelungen

2.1

Belegnummer des Bewirtschafters und „Unterteile“ eines Titelkontos

2.1.1

Belegnummer des Bewirtschafters

Die achtstellige Belegnummer setzt sich aus dem Kalenderdatum der Erstellung der Sammelanordnung und einer für jeden Verarbeitungstag fortlaufend vergebenen Nummer zusammen. Tag und Monat sind jeweils zweistellig, das Jahr ist mit der letzten Ziffer der Jahreszahl anzugeben. Die laufende Nummer ist immer dreistellig, gegebenenfalls mit führenden Nullen anzugeben. In Absprache mit dem Kompetenzzentrum kann die Belegnummer auch durch eine im Haushaltsjahr eindeutige anderweitige Nummerierung ersetzt werden.

2.1.2

„Unterteile“ eines Titelkontos

„Unterteile" eines Titelkontos (z. B. Straßenbauplan des Epl. 12) sind wie Objektnummern in das entsprechende Feld der Anordnung und der Buchungsbelege einzutragen. Die Datenstruktur der „Unterteile“ entspricht der eines Titelkontos.

2.2

Belege

Belege sind elektronische Unterlagen oder Unterlagen in Papierform, aufgrund derer Zahlungen und Buchungen angeordnet werden. Unterlagen im Sinne dieser Richtlinie sind Sammelanordnungen mit den Zahlungsverkehrs-, Buchungs- und Anordnungsunterlagen sowie die Einzelanordnungen F16 und F26.

2.2.1

Zahlungsverkehrsunterlagen

Zahlungsverkehrsunterlagen sind Zahlungsdateien für die beleglose Überweisung durch die Deutsche Bundesbank sowie die Deutsche Postbank AG. Der Aufbau der Zahlungsdateien muss den Bedingungen der Deutschen Bundesbank bzw. der Deutschen Postbank AG sowie den Vorgaben des Kompetenzzentrums entsprechen.

2.2.2

Buchungsunterlagen

Buchungsunterlagen sind Buchungsdateien (F13z) mit Datensätzen nach vorgeschriebenem Aufbau (siehe Anlage 1), die je Sachbuchkonto die summierten Buchungsbeträge der Einzelzahlungen enthalten.

2.2.3

Anordnungsunterlagen

Anordnungsunterlagen sind Anordnungsdateien (F15z) mit Datensätzen nach vorgeschriebenem Aufbau (siehe Anlage 2), die je Sachbuchkonto einzelne Zahlungs- und Buchungsdaten oder die Daten für andere Bewirtschaftungsvorgänge enthalten.

2.3

Einreichender Bewirtschafter (F13z/F15z)

(1) Ein einreichender Bewirtschafter kann für mehrere Bewirtschafter Zahlungen und Buchungen mit den Schnittstellen F13z oder F15z an das HKR-Verfahren übermitteln, wenn die Anordnungsbefugnis dafür auf ihn übertragen wurde. Die Anordnung der Zahlungen und Buchungen erfolgt mit den Sammelanordnungen F13Z oder F15Z. Die Übertragung der Anordnungsbefugnis an den einreichenden Bewirtschafter ist in Nr. 2.4 geregelt.

(2) Die Funktion als einreichender Bewirtschafter ist mit dem Vordruck „F15z/F13z-Antrag für Einreichende Bewirtschafter“ zu beantragen. Der Antrag ist von dem oder der zuständigen Beauftragten für den Haushalt zu unterschreiben und an die zuständige Bundeskasse zu übersenden, die den Antrag nach Prüfung an das Kompetenzzentrum weiterleitet. Im HKR-Verfahren werden die zugehörigen Bewirtschafternummern mit der des einreichenden Bewirtschafters verknüpft, um sicherzustellen, dass der Einreicher nur für die beantragten Bewirtschafternummern Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen bzw. Anordnungsdaten übermitteln kann.

(3) Für die Verwendung der Schnittstellen F13z oder F15z als selbst einreichender Bewirtschafter ist die Nr. 4.1 bzw. Nr. 4.2 zu beachten.

2.4

Bewirtschafter der Einzelbuchung (F13z/F15z)

(1) Ein Bewirtschafter kann Zahlungen und Buchungen durch einen einreichenden Bewirtschafter mit den Schnittstellen F13z oder F15z an das HKR-Verfahren übermitteln lassen, wenn er seine Anordnungsbefugnis auf den einreichenden Bewirtschafter übertragen hat (siehe Nr. 2.3).

(2) Die Übertragung der Anordnungsbefugnis an den einreichenden Bewirtschafter erfolgt mit dem Vordruck „F15z/F13z-Antrag für Bewirtschafter der Einzelbuchung“. Der Antrag ist vom Beauftragten für den Haushalt zu unterschreiben und an die zuständige Bundeskasse zu übersenden, die den Antrag nach Prüfung an das Kompetenzzentrum weiterleitet.

2.5

Einlieferer (F13z/F15z)

(1) Einlieferer sind ausschließlich Rechenzentren und Verfahrensbeauftragte, die Zahlungen und Buchungen für andere Bewirtschafter mit den Schnittstellen F13z oder F15z an das HKR-Verfahren übermitteln. Wesentliches Merkmal des Einlieferers ist, dass die Anordnungsbefugnis bei den jeweiligen Bewirtschaftern verbleibt.

(2) Die Funktion als Einlieferer ist mit dem Vordruck „F15z/F13z-Antrag für Einlieferer“ zu beantragen. Der Antrag ist vom Verfahrensverantwortlichen zu unterschreiben und der zuständigen Bundeskasse zu übersenden, die den Antrag nach Prüfung an das Kompetenzzentrum weiterleitet. Zur eindeutigen Identifikation des Einlieferers vergibt das Kompetenzzentrum eine achtstellige Ziffernfolge, die Einlieferernummer.

3

Anordnung und Aufbewahrung der Unterlagen

3.1

Anordnung

3.1.1

Feststellung der rechnerischen Richtigkeit

Die Abgabe der vollständigen und fehlerfreien Erklärung nach Nr. 1.1.2 der BestMaVB-HKR gilt als Feststellung der rechnerischen Richtigkeit im Sinne der Nr. 3.4.1 VerfRiB-MV/TV-HKR für die Sammelanordnungen (F13Z und F15Z), die aus einem automatisierten Verfahren erstellt werden. Es muss ausgeschlossen sein, dass die Sammelanordnungen nach Erstellung im automatisierten Verfahren geändert werden können.

3.1.2

Feststellung der sachlichen Richtigkeit und Anordnung

(1) Zahlungen und Buchungen, die mit den in Nr. 2.2.1, 2.2.2 und 2.2.3 genannten Unterlagen an das HKR-Verfahren übermittelt werden, sind mit einer Sammelanordnung schriftlich bei der zuständigen Bundeskasse anzuordnen. Auf der Sammelanordnung ist die sachliche Richtigkeit nach Nr. 3.4.2 VerfRiB-MV/TV-HKR zu bescheinigen. Die bereits im automatisierten Verfahren abgegebenen Bescheinigungen der sachlichen Richtigkeit sind Teilbescheinigungen im Sinne der Nr. 3.4.3 VerfRiB-MV/TV-HKR. Außerdem hat die oder der Anordnungsbefugte, mit Ausnahme der in Absatz 3 genannten Fälle, die Sammelanordnung zu unterschreiben. Die Bescheinigung und die Anordnung sind immer von zwei Personen zu unterschreiben.

(2) Bei den Schnittstellen F13z und F15z ist die schriftliche Sammelanordnung mit Fax nach dem in den Erläuterungen zu den Schnittstellen F13z und F15z vorgeschriebenen Verfahren an die Bundeskasse zu übersenden.

(3) Werden über die Schnittstelle F15z ausschließlich Strukturmaßnahmen oder Mitteldispositionen (HKR-Vordrucke der Serie B und E, ausgenommen HKR-Vordruck E08) angewiesen, ist lediglich die Feststellung der sachlichen Richtigkeit auf der Sammelanordnung F15Z erforderlich. Werden über die Schnittstelle F15z Zahlstellenabrechnungen übermittelt, ist statt der Unterschrift der oder des Anordnungsbefugten die Unterschrift der Zahlstellenverwalterin oder des Zahlstellenverwalters erforderlich.

(5) Für die Anordnung von Zahlungen mit den Belegen F16 und F26 sind die Regelungen der VerfRiB-MV/TV-HKR anzuwenden.

3.1.3

Allgemein erteilte Kassenanordnung

Für Anordnungen, die in einem automatisierten Verfahren erstellt werden, gelten nicht die Regelungen für die allgemein erteilten Kassenanordnungen (siehe Nr. 5.2 Abs. 3 BestMaVB-HKR).

3.1.4

Form der Anordnung

Die Sammelanordnungen und Einzelanordnungen sowie die aus dem automatisierten Verfahren des Bewirtschafters erstellten weiteren Belege für die Ausführung der Zahlungen und Buchungen sind im Format DIN A 4 der zuständigen Bundeskasse zu übersenden. Sie dürfen handschriftlich nicht ergänzt oder geändert werden. Die jeweiligen Zweitschriften verbleiben beim Bewirtschafter.

3.2

Aufbewahrung

Für die Aufbewahrung der Unterlagen nach Nr. 2.2 sowie der Anordnungen, der Zahllisten und der sonstigen notwendigen Unterlagen gelten die VV Nr. 4.7 ZBR BHO, soweit in dieser Richtlinie nichts anderes bestimmt ist.

Zweiter Abschnitt: Schnittstellen

4

Schnittstellen

Mit den Schnittstellen F13z und F15z werden die notwendigen Unterlagen elektronisch an die vom BMF zugelassene zentrale Stelle weitergeleitet. Bei Nutzung einer Schnittstelle hat der Bewirtschafter die Verantwortung dafür, dass die notwendigen Unterlagen in einem gesicherten automatisierten Verfahren erstellt und die Abgrenzung der Verantwortungsbereiche eingehalten werden (vgl. Nr. 5.1 BestMaVB-HKR). Bei Barzahlungen über eine Zahlstelle und im Ausnahmefall dürfen einzelne Zahlungen und Buchungen auch in Papierform, mit einer aus dem automatisierten Verfahren des Bewirtschafters erstellten Kassenanordnung, angeordnet werden (F16, F26).

4.1

Schnittstelle F13z

(1) Über die Schnittstelle F13z dürfen Auszahlungen grundsätzlich nur im Rahmen von Soll=Ist-Fällen sowie Einzahlungen, die mit Auszahlungen der gleichen Zahlungsdatei zu verrechnen sind, angeordnet werden. Das BMF kann im Einvernehmen mit dem Bundesrechnungshof davon Ausnahmen zulassen.

(2) Die Gesamtsumme der Zahlung wird summarisch, getrennt nach Sachbuchkonten, im HKR-Verfahren gebucht. Die einzelnen Zahlungen werden in den Sachbuchkonten nicht nachgewiesen. Abschlags- und Schlussauszahlungen sowie Zahlungen unter Abbuchung von zuvor festgelegten Mitteln können mit der Schnittstelle F13z (siehe Nr. 4.3) nicht angeordnet werden (weitere Erläuterungen unter Nr. 5 und Nr. 6).

(3) Es sind Zahllisten (vgl. Nr. 5.2) zu erstellen, damit der Nachweis der Übereinstimmung zwischen Zahlung und Buchung, bzw. Anordnung erbracht werden kann. Es ist sicherzustellen, dass die einzelnen Zahlungen der Zahlliste, den Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen sowie den begründenden Unterlagen eindeutig zugeordnet werden können.

(4) Die Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen sowie die Zahllisten werden in zwei Dateien mit Datenfernübertragung an die vom BMF zugelassene zentrale Stelle übermittelt. Die Freigabe der Zahlungen und Buchungen wird von der zuständigen Bundeskasse veranlasst.

(5) Soll die Schnittstelle F13z von einem selbst einreichenden Bewirtschafter genutzt werden, ist dies mit dem Vordruck „F15z/F13z-Antrag für Einreichende Bewirtschafter“ bei der zuständigen Bundeskasse zu beantragen. Die Bundeskasse leitet den Antrag an das Kompetenzzentrum weiter.

4.2

Schnittstelle F15z

(1) Über die Schnittstelle F15z dürfen alle Auszahlungen und Einzahlungen angeordnet und zusätzlich auch andere Bewirtschaftungsvorgänge als Zahlungen und Buchungen (z. B. Mitteldispositionen) angewiesen werden. Die angeordneten Zahlungen und die anderen Bewirtschaftungsvorgänge werden einzeln im HKR-Verfahren auf den jeweiligen Sachbuchkonten gebucht. Liegen die Voraussetzungen der Nr. 4.1 Abs. 1 vor, sollten die Auszahlungen über die Schnittstelle F13z angeordnet werden.

(2) Die Anordnungsunterlagen werden in einer Datei mit Datenfernübertragung an die vom BMF zugelassene zentrale Stelle übermittelt (weitere Erläuterungen unter Nr. 7 und Nr. 8). Die Freigabe der Zahlungen und Buchungen wird von der zuständigen Bundeskasse veranlasst.

(3) Soll die Schnittstelle F15z von einem selbst einreichenden Bewirtschafter genutzt werden, ist dies mit dem Vordruck „F15z/F13z-Antrag für Einreichende Bewirtschafter“ bei der zuständigen Bundeskasse zu beantragen. Die Bundeskasse leitet den Antrag an das Kompetenzzentrum weiter.

4.3

Einzelanordnung F16 und F26

(1) Mit den Einzelanordnungen F16 und F26 können Auszahlungen bzw. Einzahlungen angeordnet werden. Diese Einzelanordnungen dürfen grundsätzlich nur dann verwendet werden, wenn Barzahlungen über eine Zahlstelle oder jeweils täglich weniger als 10 Zahlungen angeordnet werden. Bei einem Ausfall der Schnittstelle F15z dürfen kurzfristig auch mehr Einzelanordnungen F16 und F26 erstellt werden.

(2) Zahlungen, die mit den Einzelanordnungen F16 und F26 angeordneten werden, sind in Papierform der Bundeskasse zu übersenden (weitere Erläuterungen unter Nr. 9).

Dritter Abschnitt: Erläuterungen zu den Schnittstellen

5

Schnittstelle F13z (Nr. 4.1)

(1) Das Kompetenzzentrum lässt Teilnehmer auf Antrag zur Nutzung der Schnittstelle F13z zu. Die produktive Nutzung der Schnittstelle ist unter Beachtung der übrigen Nutzungsvoraussetzungen (BestMaVB-HKR) erst nach der Freigabe durch die zuständige Bundeskasse möglich.

(2) Für die in Nr. 2.2.1 und Nr. 2.2.2 genannten Unterlagen, die mit Datenfernübertragung an die vom BMF zugelassene zentrale Stelle übersandt werden, ist eine Sammelanordnung F13Z zu erstellen (s. Nr. 5.3), auf der wesentliche Angaben zu den Zahlungs- und Buchungsdaten auf einer Seite zusammengefasst werden.

5.1

Verarbeitung der Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen

(1) Die zentral eingelieferten, fehlerfreien und durch die Bundeskassen freigegebenen Zahlungs- und Buchungsdateien werden in einer zentralen Datenbank archiviert. Daneben erfolgt die Archivierung der Buchungsdaten im Format F13B über ein DMS. Auf die Datenbank und auf das DMS können sowohl die Bundeskassen wie auch die Bewirtschafter im Dialog lesend zugreifen.

(2) Die Zahlungsdateien werden aus Sicherheitsgründen bei der zentralen Einlieferung bei der Deutschen Bundesbank auf eine Doppeleinreichung geprüft. Die Nummer der Zahlungsdatei ist ebenso wie das Erstellungsdatum anzugeben. Weitergehende Einzelheiten zu den Prüfbedingungen und den Datensatzinhalten sind den Datensatzbeschreibungen, die auf der Internetseite des Kompetenzzentrums eingestellt sind (www.kkr.bund.de), zu entnehmen.

5.1.1

Buchungsdatei

(1) Die Buchungsdatei hat je Haushaltsstelle die summierten Beträge der Einzelzahlungen aus der Zahlungsdatei zu enthalten.

(2) Bei der Buchungsdatei ist insbesondere darauf zu achten, dass eine eindeutig vergebene Belegnummer des Bewirtschafters (Nr. 2.1) in den Datensätzen enthalten ist.

5.1.2

Zahlungsdatei

(1) Es ist sicherzustellen, dass die Zahlungsdatei nur so viele Einzelzahlungen enthält, dass die Summe aller Zahlungen in den Einzeldaten- und Summensätzen der Buchungsdatei korrekt dargestellt werden kann.

(2) Die Datensätze haben den Anforderungen der Deutschen Bundesbank bzw. der Deutschen Postbank AG (bei postbaren Zahlungen) zu entsprechen. Es sind unbare Zahlungen in den Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA) möglich. Sonstige Auslandszahlungen werden nicht unterstützt. Ausgenommen davon sind Zahlungen über HBV-IMPay von zugelassenen Bewirtschaftern. Eine Beschreibung der möglichen Datensatzformate ist auf der Internetseite des Kompetenzzentrums unter der Adresse www.kkr.bund.de eingestellt. Sofern durch eine Zahlung eine Meldung gemäß § 67ff Außenwirtschaftsverordnung notwendig wird, ist der meldepflichtige Zahlungsvorgang der Bundeskasse mitzuteilen.

(3) Damit die Bundeskassen eine eindeutige und schnelle Zuordnung der Zahlungsrückläufer zu den jeweiligen Zahlungsverkehrsunterlagen der Bewirtschafter haben, ist zur eindeutigen Identifikation eine Kundenreferenz im Element <EndToEndId> anzugeben, die zwingend mit der Bewirtschafternummer beginnen muss:

8 Stellen	Bewirtschafternummer
1 Stelle	-
4 Stellen	Haushaltsjahr
1 Stelle	-
8 Stellen	Kennzeichen Buchungsdatei
1 Stelle	-
6 Stellen	laufende Nummer des Zahlungssatzes in der Datei und in der Zahlliste
Beispiel:
29 Stellen	(03013415-2018-BD004712-000001)

Bei einer DTI-Datei ist dies im Erweiterungsteil für den Verwendungszweck mit Präfix „EREF+“ anzugeben.

5.2

Zahlliste

Die Zahlliste, die der Zuordnung der Haushaltsstelle zu dem einzelnen Zahlungsfall dient, ist bei der Schnittstelle F13z über die Satzkennung Z der Buchungsdatei abzubilden. Nach Freigabe der Zahlungsdatei wird die Zahlliste automatisiert in dem DMS archiviert. Sind sämtliche Zahlungen bei demselben Bewirtschafter und derselben Haushaltsstelle (Sachbuchkonto) zu buchen, ist die Übermittlung von Sätzen der Satzkennung Z entbehrlich. In diesem Fall wird nach der Freigabe aus dem Sachbuchkonto und den Zahlungsdaten der Zahlungsdatei automatisiert eine Zahlliste generiert und im DMS gespeichert.

5.3

Muster der Sammelanordnung F13Z mit Erläuterung der Kreiszahlen

Bezeichnung der anordnenden Dienststelle.

Eintrag der zuständigen Bundeskasse (BUKA); der Ortsname (Dienstsitz) der Bundeskasse darf nicht abgekürzt werden.

Eintrag der Bewirtschafternummer

Hier ist die Nummer des einreichenden Bewirtschafters (s. Satzkennungen 1 und 9) einzutragen.

(1) Eintrag des Kennzeichens der Datei. Dieser Wert dient der eindeutigen Identifizierung aller Buchungs- und Anordnungsdateien eines Bewirtschafters und ist je Haushaltsjahr und Bewirtschafternummer eindeutig zu vergeben (s. Feld 4, Satzkennung 1). Der Name ist linksbündig ohne führende Leerzeichen anzugeben.

(2) Die Löschung von übermittelten und bereits fehlerfrei aufgenommenen Zahlungsdateien ist nicht möglich. Diese Dateien können nur deaktiviert werden (s. Erläuterungen zur Kreiszahl 5).

(3) Die Art der Zahlungsdaten ist ebenfalls anzugeben. Mögliche Werte:

CT	Auszahlung mit SEPA-XML-Datei
GK	Auszahlung mit DTI-Datei
AB	Auszahlung über HBV-IMPay (Altformat)
AZ	Auszahlung über HBV-IMPay (DTAZV-Format)

(1) Eintrag zur Art der Einlieferung

- bei Neuaufnahme der Buchungs-/Zahlungsdatei:

„ N E U A U F N A H M E “

- bei Deaktivierung der Buchungs-/Zahlungsdatei:

„ A C H T U N G: D E A K T I V I E R U N G “

(2) Die Neuaufnahme einer Zahlungsdatei ist nur dann möglich, wenn nicht bereits Daten zum selben Erstellungstermin und mit demselben Dateikennzeichen entgegengenommen wurden. Bei der Buchungsdatei wird die Eindeutigkeit des vergebenen Dateinamens geprüft. Hierbei ist, im Gegensatz zur Zahlungsdatei, über das Löschfeld des Dateivorsatzes eine Löschung der bereits übermittelten Buchungsdatei und die anschließende Neuaufnahme möglich.

(3) Unter einer Deaktivierung sind solche Fälle zu verstehen, in denen sowohl die Zahlungsdatei als auch die Buchungsdatei deaktiviert werden soll. Diese Dateien werden dauerhaft von einer Weiterverarbeitung ausgeschlossen. Die Deaktivierung ist nur innerhalb des unter Nr. 6.3.2.2 festgelegten Zeitfensters möglich. Bei der Deaktivierung sind mindestens die Bewirtschafternummer, das Haushaltsjahr sowie die Datumsangaben und die Namen der bereits über die Schnittstelle F13z übermittelten Dateien anzugeben. Die Deaktivierung kann nicht nur mittels Fax, sondern auch über den HKR-Dialog erfolgen.

Eintrag des Erstellungsdatums der Zahlungsdatei. Über das Ausführungsdatum ist anzugeben, wann der Zahlungsvorgang an die Deutsche Bundesbank weitergereicht werden soll. Das Ausführungsdatum muss auf einen Werktag fallen und in der Zukunft liegen. Falls bei Auszahlungen abweichend von den allgemeinen Rechtsvorschriften ein bestimmter Termin für die Gutschrift auf dem Konto des Zahlungsempfängers vereinbart wurde, ist sicherzustellen, dass das Ausführungsdatum so gewählt wurde, dass dieser Termin eingehalten werden kann.

Eintrag der Anzahl der enthaltenen Zahlungsdatensätze sowie die Anzahl der Buchungsdatensätze.

Eintrag der Gesamtsumme der Einzelzahlungsbeträge der Zahlungsdatei. Danach ist die Gesamtsumme der hieraus resultierenden Auszahlungen bzw. Erstattungen der Buchungsdatei einzutragen. Sofern in der Buchungsdatei Verrechnungen enthalten sind, sind diese Verrechnungen getrennt nach Ein- bzw. Auszahlungen summarisch aufzuführen.

Nachweis der Summe der enthaltenen IBAN und ggf. BIC. Die enthaltenen IBAN- bzw BIC-Angaben sind vor der Summation entsprechend den Regelungen der Nr. 4.2 der Satzbeschreibung der Buchungsunterlagen zu den Schnittstellen F13z (Anlage 1) zu überführen.

(1) Unterschrift zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit sowie die Unterschrift des Anordnungsbefugten. Die Unterschriften sind jeweils von verschiedenen Personen zu leisten. Die Richtigkeit und Unveränderbarkeit der enthaltenen Daten sowie die Fehlerfreiheit der Weiterverarbeitung und Datenübermittlung durch das automatisierte Verfahren des Bewirtschafters ist von der oder dem DV-Beauftragten mit Unterschrift zu bestätigen.

(2) Überträgt die oder der Beauftragte für den Haushalt ausdrücklich die Verantwortung für die Fehlerfreiheit der Weiterverarbeitung und die Datenübermittlung den jeweiligen Anordnungsbefugten, kann auf die Unterschrift der oder des Beauftragten im Bereich DV verzichtet werden. Die Übertragung ist aktenkundig zu machen. Erst mit der erfolgreichen Übermittlung verlassen die Daten den Verantwortungsbereich der Anordnungsbefugten.

Die Bundeskasse bescheinigt die Prüfung der Anordnungsbefugnis, die formale Richtigkeit der Sammelanordnung F13Z und stellt einen Freigabesatz für die Zahlungs- und Buchungsdatei ein.

6

Verfahrensablauf für die Anordnung über die Schnittstelle F13z

6.1

Übermittlung der Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen mit Datenfernübertragung

Die Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen werden als jeweils eigenständige physische Datei mittels gesicherter Datenfernübertragung (zzt. Elster-FT, sftp) an die vom Bundesministerium der Finanzen bestimmte Stelle übermittelt. Dort werden die übertragenen Dateien auf Verarbeitungsfähigkeit geprüft. Sollten Fehler festgestellt werden, werden automatisiert Fehler- und Hinweiseinträge erstellt, die vom Bewirtschafter im Dialog eingesehen werden können. In diesem Fall können berichtigte Dateien erneut übertragen werden, einer Löschung bedarf es nicht. Ist die Zahlungs- oder Buchungsdatei fehlerhaft, wird weder die Zahlung noch die Buchung ausgeführt.

6.2

Einreichungsfenster

Sollen Dateien übermittelt werden, die mehr als 50.000 Datensätze enthalten oder überschreitet die Gesamtzahl der gleichzeitig in mehreren Dateien übermittelten Datensätze diesen Wert, sind zur Optimierung des Datentransfers feste Einreichungszeiten mit dem Kompetenzzentrum zu vereinbaren.

6.3

Anordnung durch den Bewirtschafter

Die in der übermittelten Zahlungs- und Buchungsdatei enthaltenen Zahlungen und Buchungen sind mit einer vom Anordnungsbefugten unterschriebenen Sammelanordnung F13Z mit Fax gegenüber der für den einreichenden Bewirtschafter zuständigen Bundeskasse bis spätestens 13:00 Uhr des dem Ausführungsdatum vorangehenden Arbeitstages anzuordnen (vgl. Nr. 3.12). Bei verspäteter Anordnung findet aus Sicherheitsgründen im Regelfall keine Weiterverarbeitung statt. Das Protokoll, die Sammelanordnung F13Z sowie die Zahlliste und ggf. weitere Unterlagen sind zusammen mit den begründenden Unterlagen entsprechend der VV Nr. 4.7.2 ZBR BHO beim einreichenden Bewirtschafter aufzubewahren.

6.3.1

Tätigkeiten der Bundeskassen

Die Sammelanordnung F13Z wird von den Bundeskassen geprüft. Werden bei dieser Prüfung Fehler oder Unstimmigkeiten festgestellt, wird der einreichende Bewirtschafter unmittelbar darüber unterrichtet und die Sammelanordnung nicht freigegeben. Nach Abschluss der Prüfung wird die als Fax übersandte Sammelanordnung von der Bundeskasse erfasst. Aus dem zentralen HKR-Verfahren wird automatisiert ein Protokoll über die elektronische Einreichung von Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen erstellt, welches an die vom Bewirtschafter im Zulassungsantrag angegebene Fax- und/oder E-Mail-Adresse übermittelt wird.

6.3.2

Tätigkeiten des einreichenden Bewirtschafters nach Freigabe

6.3.2.1

Der einreichende Bewirtschafter hat die Protokollangaben unverzüglich mit den Angaben der Sammelanordnung F13Z zu vergleichen. Bei Differenzen zwischen den Protokollangaben und der Sammelanordnung ist die Bundeskasse umgehend zu unterrichten.

6.3.2.2

Sollen die angeordneten Zahlungen und Buchungen nicht ausgeführt werden, kann die Zahlungs- und Buchungsdatei nach der Freigabe bis spätestens 16:00 Uhr des dem Ausführungstag vorangehenden Arbeitstages über den Verfahrens-Dialog deaktiviert werden. Eine Deaktivierung ist auch mittels Sammelanordnung F13Z (mit dem Hinweis „Deaktivierung“; siehe Erläuterungen zur Kreisziffer 5) per Fax an die Bundeskasse möglich. In diesem Fall muss das Fax bis spätestens 13:00 Uhr des dem Ausführungstag vorangehenden Arbeitstages der Bundeskasse vorliegen. Im Falle der Deaktivierung mit Sammelanordnung F13Z ist zusätzlich unmittelbar eine telefonische Unterrichtung der Bundeskasse notwendig.

6.4

Protokollmeldungen

Aufgrund der unterschiedlichen Kommunikationswege der notwendigen Daten und der Sammelanordnung F13Z sowie der Qualität der eingelieferten Daten werden im Protokoll über die elektronische Einlieferung von Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen folgende Fallgruppen unterschieden:

Datei fehlerfrei signiert:

(1) Zum Zeitpunkt der Erfassung der Sammelanordnung F13Z liegen der vom Bundesministerium der Finanzen zugelassenen zentralen Stelle ebenfalls die entsprechenden Zahlungs- und Buchungsdateien vor. Die Dateisummen und die Summen der Sammelanordnung F13Z stimmen überein. Die Zahlungs- und Buchungsdaten werden zum Ausführungsdatum weitergeleitet.

(2) Keine weitere Veranlassung durch den einreichenden Bewirtschafter.

Summendifferenz - F13Z bzw. Dateien prüfen. Keine Verarbeitung.

(1) Die Summen der Sammelanordnung F13Z und/oder die Dateisummen der fehlerfrei in die Datenbank aufgenommenen Dateien weichen voneinander ab.

(2) Weitere Veranlassung durch den einreichenden Bewirtschafter:

Die übermittelten Dateien und die Sammelanordnung F13Z sind zu prüfen. Ist die Sammelanordnung F13Z fehlerhaft, ist sie erneut richtig anzuordnen. Resultiert die Differenz aus einer fehlerhaften Buchungs- oder Zahlungsdatei, so ist die entsprechende Datei korrigiert erneut zu übertragen.

Signatur erfasst - Warten auf Datei

(1) Die Sammelanordnung F13Z wurde bereits durch die Bundeskasse erfasst. Zum Zeitpunkt der Protokollerstellung konnte jedoch keine zugehörige Zahlungs- bzw. Buchungsdatei ermittelt werden.

(2) Weitere Veranlassung durch den einreichenden Bewirtschafter:

Übersendung der Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen mit Datenfernübertragung. Sobald die entsprechenden Dateien eingehen, wird automatisiert ein Protokoll erstellt, das vom Bewirtschafter im Dialog eingesehen werden kann.

6.5

Überwachung der angeordneten und ausgeführten Zahlungen und Buchungen durch den Bewirtschafter

Die mit Sammelanordnung F13Z angeordneten Zahlungen und Buchungen sind täglich zu kontrollieren (z.B. HKR-Dialog, File Transfer). Daneben ist regelmäßig zu prüfen, ob die übermittelten Zahlungs- und Buchungsdateien vollständig weiterverarbeitet wurden. Werden bei der Kontrolle nicht aufklärbare Differenzen festgestellt, ist unmittelbar die zuständige Bundeskasse zu unterrichten.

7

Schnittstelle F15z (Nr. 4.2)

(1) Das Kompetenzzentrum lässt Teilnehmer auf Antrag zur Nutzung der Schnittstelle F15z zu. Die produktive Nutzung der Schnittstelle ist unter Beachtung der übrigen Nutzungsvoraussetzungen (BestMaVB-HKR) erst nach Freigabe durch die zuständige Bundeskasse möglich.

(2) Für die in Nr. 2.2.3 genannten Unterlagen, die mit Datenfernübertragung an die vom BMF zugelassene zentrale Stelle übersandt werden, ist eine Sammelanordnung F15Z zu erstellen (s. Nr. 7.4), auf der wesentliche Angaben zu den Anordnungsdaten auf einer Seite zusammengefasst werden.

(3) Über die Schnittstelle F15z können

unbare einmalige und wiederkehrende Zahlungen,

Abschlags- und Schlusszahlungen,

Zahlungen unter Abbuchung von zuvor festgelegten Mitteln und Auslandszahlungen,

die Aufhebung von zum Soll stehenden Auszahlungs- bzw. Annahmeanordnungen,

die Umbuchung von Ein- und Auszahlungen,

Verpflichtungen zu Lasten des laufenden Haushaltsjahres (Festlegungen/Aufhebung von Festlegungen) oder künftiger Haushaltsjahre und

Mandatsdaten

angeordnet werden. Des Weiteren können

Mitteldispositionen sowie

die Einrichtung, Änderung oder Stilllegung von Sachbuch- und Deckungsausgleichskonten

angeordnet bzw. angewiesen werden.

7.1

Verarbeitung der Anordnungsunterlagen

Die zentral eingelieferten, fehlerfreien und durch die Bundeskassen freigegebenen Anordnungsdateien werden in einer zentralen Datenbank archiviert. Daneben erfolgt die Archivierung der Anordnungsdaten im Format F15A über ein Dokument-Management-System (DMS). Auf die Datenbank und auf das DMS können sowohl die Bundeskassen als auch die Bewirtschafter im Dialog lesend zugreifen.

7.2

Anordnungsdatei

Bei der Anordnungsdatei ist insbesondere darauf zu achten, dass eine eindeutig vergebene Belegnummer des Bewirtschafters (Nr. 2.1) in den Datensätzen enthalten ist.

7.3

Besonderheiten bei der Anordnung von Zahlungen

7.3.1

Eilbedürftige Zahlungen

Werden eilbedürftige Zahlungen angeordnet, so sind sie im jeweiligen Datensatz der Satzkennung 2, Feld 45 mit dem Buchstaben „T“ zu kennzeichnen und mit einem Fälligkeitsdatum zu versehen (s. Satzkennung 2, Feld 25).

7.3.2

Eintrag Fälligkeitstag

Da über die Schnittstelle F15z Zahlungen (bei Aufhebungen, Umbuchungen, Festlegungen, Verpflichtungen und Mitteldispositionen = Buchungen) mit unterschiedlichen Fälligkeitstagen angeordnet werden können, ist der Eintrag eines Ausführungsdatums in der Sammelanordnung F15Z im Gegensatz zur Sammelanordnung F13Z nicht notwendig.

7.3.3

Auslandszahlungen

(1) Auslandszahlungen können als EURO-, Target- oder als Devisen-Zahlungen im Gegenwert eines Euro-Betrages sowie mit festem Fremdwährungsbetrag angeordnet werden. Ist bei Auslandsauszahlungen eine Meldung der Bundeskasse gemäß § 67 Außenwirtschaftsverordnung notwendig, so sind die entsprechenden Angaben im Satzformat A01 des die Anordnungsdatei begleitenden Rucksackdatensatzes zu treffen.

(2) Muster einer Anlage Devisenzahlung mit festem Fremdwährungsbetrag F15Z-D mit Erläuterung der Kreiszahlen

Die Angaben in der Sammelanordnung F15Z sind hier zu wiederholen.

Die Einzelanordnungen mit festem Fremdwährungsbetrag sind je Währung (ISO-Währungscode) summiert anzugeben. Maximal können 15 unterschiedliche Währungen je F15Z aufgeführt werden. Wird diese Grenze überschritten, so sind entsprechend weitere Anordnungsdateien mit der Sammelanordnung F15Z und dem Datenblatt F15Z-D zu übermitteln. Die Auflistung ist mit einer Summenzeile abzuschließen.

Die Unterschrift des Anordnungsbefugten ist nicht nur auf der Sammelanordnung F15Z, sondern auch auf dem Datenblatt F15Z-D erforderlich.

7.3.4

Anordnung zur Annahme von Einzahlungen im SEPA-Lastschriftverfahren

Das SEPA-Lastschriftverfahren für Einzahlungen kann über die Satzkennung 5 im ZÜV angeordnet werden. Das SEPA-Lastschriftverfahren ist in der Anlage 4 der VerfRiB-MV/TV-HKR beschrieben. Die für das SEPA-Lastschriftverfahren notwendigen Mandatsdaten können in der Satzkennung M übermittelt werden. Die Übermittlung der Satzkennung M kann unabhängig von der Übermittlung der Daten der Satzkennung 5 (ZÜV-Buchungen) erfolgen.

7.3.5

Aufbewahrung der SEPA-Lastschriftmandate

(1) SEPA-Lastschriftmandate in Papierform, deren Daten über die Satzkennung M der elektronischen Schnittstelle F15z in die ZMV eingestellt wurden, sind grundsätzlich beim zuständigen Bewirtschafter aufzubewahren und nicht an die Bundeskassen zur Aufbewahrung zu versenden.

(2) Den Bewirtschaftern ist es freigestellt, ob sie die SEPA-Lastschriftmandate in Papierform in eigener Zuständigkeit aufbewahren oder darauf verzichten. Die Mandate dürfen nach der fehlerfreien Übermittlung an die ZMV vernichtet werden.

(3) Für den Nachweis, dass ein Mandat für das Lastschriftverfahren vorlag, reicht die Kopie (Nachbildung) des SEPA-Lastschriftmandates aus, das aus der ZMV erstellt werden kann. Nachgebildete Mandate können unter Umständen von einem Gericht im Falle eines Rechtsstreites nicht anerkannt werden. Unabhängig vom Vorliegen eines SEPA-Lastschriftmandates bleibt dagegen das Schuldverhältnis zwischen Schuldner und Gläubiger unberührt.

7.3.6

Automatisierter Buchausgleich

Soll ein automatisierter Buchausgleich zwischen zwei Bundeskassen durchgeführt werden, ist der jeweilige Datensatz in der Satzkennung 2 im Feld 46 mit dem Buchstaben „B“ zu kennzeichnen.

7.3.7

Anordnung unter Aufhebung der automatischen Verfügbarkeitskontrolle

(1) Sofern Auszahlungen angeordnet werden, bei denen einmalig die Aufhebung der Verfügbarkeitskontrolle angeordnet wird (analog zum HKR-Vordruck E08), sind diese im Datensatz entsprechend zu kennzeichnen. Die Summe ist nochmals insgesamt auf der Sammelanordnung F15Z und zusätzlich in Form einer Liste E08 nachzuweisen. Die Liste E08 ist vom Anordnungsbefugten zu unterschreiben und per Fax der zuständigen Bundeskasse zu übersenden. Die Liste E08 muss mindestens je Einzelfall die fortlaufende Nummer der Zahlung, die Belegnummer des Auszahlungsdatensatzes, das Titelkonto und ggf. das Objektkonto, das Fälligkeitsdatum, den Gesamtbetrag des Auszahlungsdatensatzes und in komprimierter, aber aussagefähiger Form die Begründung zur einmaligen Aufhebung der Verfügbarkeitsprüfung enthalten. Sollte die Begründung für mehrere Einzelfälle identisch sein, so kann sie auch nach Auflistung der Einzelfälle unter Bezugnahme auf die Fallnummern einmalig aufgeführt werden. Bei der Sammelanordnung entsprechend des HKR-Vordrucks F05 mit Kontierungsblatt ist als Sachbuchkonto das erste Sachbuchkonto des Kontierungsblattes anzugeben. Sofern für Devisenauslandszahlungen mit festem Fremdwährungsbetrag die automatische Verfügbarkeitskontrolle aufgehoben werden soll, sind diese mit dem Euro-Betrag 0 in der Liste E08 nachzuweisen.

(2) Die übermittelte Anordnungsdatei wird von der Bundeskasse für eine Weiterverarbeitung erst freigegeben, wenn für die Zahlungen, für die nicht genügend Haushaltsmittel verfügbar sind, die Liste E08 zur Sammelanordnung F15Z vorliegt.

(3) Muster einer Liste E08

7.4

Muster der Sammelanordnung F15Z mit Erläuterung der Kreiszahlen

Bezeichnung der anordnenden Dienststelle.

Eintrag der zuständigen Bundeskasse (BUKA); der Ortsname (Dienstsitz) der Bundeskasse darf nicht abgekürzt werden.

Eintrag der Bewirtschafternummer. Die Erläuterung der Kreiszahl 3 zur Sammelanordnung F13Z gilt entsprechend (Nr. 5.3).

Eintrag des Kennzeichens der Datei. Dieser Wert dient der eindeutigen Identifizierung aller Buchungs- und Anordnungsdateien eines Bewirtschafters und ist je Haushaltsjahr und Bewirtschafternummer eindeutig zu vergeben (siehe Feld 4, Satzkennung 1). Der Name ist linksbündig ohne führende Leerzeichen anzugeben.

(1) Eintrag des Langtextes bzgl. der Art der Einlieferung (siehe Feld 11 des Vorsatzes der F15z-Datei).

- bei Neuaufnahme der Anordnungsdatei:

„ N E U A U F N A H M E V O N A N O R D N U N G S D A T E N“

- bei Deaktivierung der Anordnungsdatei:

„ L Ö S C H U N G V O N A N O R D N U N G S D A T E N “

(2) Bei der Aufnahme von Anordnungsdaten wird die Eindeutigkeit des Namens der übermittelten Datei geprüft. Wurde der Name bereits vergeben, wird die Anordnungsdatei abgelehnt.

(3) Bei der Löschung von Anordnungsdaten ist mindestens die Bewirtschafternummer, das Haushaltsjahr sowie das Datum und der Name der bereits übermittelten Anordnungsdatei einzutragen. Die Löschung einer übermittelten Anordnungsdatei ist bis zur Weiterverarbeitung im HKR-Verfahren möglich. Der Dateiname einer gelöschten Datei darf nicht erneut vergeben werden. Die Löschung von Anordnungsdateien ist nicht nur mit Datenfernübertragung, sondern auch im F15z-Dialog möglich. Der Zugang zu dieser Löschfunktion ist für entsprechend berechtigte Anwender sowie für die zuständige Bundeskasse eingerichtet. Soll die Bundeskasse Anordnungsdateien löschen, ist dies unmittelbar gegenüber der Bundeskasse anzuordnen und telefonischer Kontakt aufzunehmen.

(4) Die Ausführung der übertragenen Anordnungsdateien ist gegenüber der zuständigen Bundeskasse jeweils mit einer Sammelanordnung F15Z anzuordnen. Dies gilt auch, wenn die Anordnungsdateien durch die Bundeskasse gelöscht werden sollen. Ansonsten ist der Bundeskasse ein Fax mit den notwendigen Angaben und dem Zusatz „Löschung vorgenommen“ zu übersenden.

Eintrag der Anzahl der enthaltenen Datensätze einschließlich Vor- und Schlusssatz sowie der Prüfsummen BIC und IBAN (Felder 11 und 12 der Satzkennung 9). Die enthaltenen Werte sind vor der Summation entsprechend den Regelungen der Nr. 8 der Satzbeschreibung der Anordnungsunterlagen zu den Schnittstellen F15z (Anlage 2) zu überführen. Die Ausgabe ist in Blöcken zu fünf Ziffern aufzubereiten.

(1) Eintrag des Gesamtbetrages der Sammelanordnung F15Z je Anordnungsart (z. B. Auszahlungen, Einzahlungen etc.). Bei den wiederkehrenden Auszahlungen (WAZ) ist zu beachten, dass in die Summe der eingereichten WAZ sowohl die turnusmäßigen Raten als auch der ggf. abweichende erste bzw. letzte Betrag einfließen. Auch WAZ-Änderungen mit VSL 013 00 fließen bei Änderung der abweichenden letzten Rate in diese Summe ein. Stornierungen einer WAZ mit VSL 012 40 hingegen sind nicht separat darzustellen, sondern unter „Aufhebung von Auszahlungsanordnungen“ zu summieren. Der Ausdruck des Gesamtbetrages erfolgt ohne führende „Nullen“ oder sonstige Leerzeichen. Freibleibende Schreibstellen sind mit Sternzeichen (***) zu entwerten. Die Beträge sind zusätzlich mit zwei Sternzeichen einzugrenzen. Bei Verpflichtungen erfolgt der Eintrag des Gesamtbetrages grundsätzlich ohne Angabe des Dezimalanteils. Zur Berechnung der Summen für die Datenfelder der Sammelanordnung F15Z sind die Dezimalanteile jedoch mit Nullwert mitzuführen.

(2) Auf der Sammelanordnung F15Z können nur Anordnungen in EURO dargestellt werden. Sofern Devisenauslandszahlungen mit festem Fremdwährungsbetrag angeordnet werden sollen, ist der Hinweistext lt. Kreiszahl 8 anzugeben und die Anlage F15Z-D beizufügen (Nr. 7.3.3). Die angeordneten Beträge werden ausschließlich über die Anlage F15Z-D nachgewiesen.

Sollen Devisenauslandszahlungen mit festem Währungsbetrag angeordnet werden ist hier der Text „++++ ANORDNUNG VON DEVISENZAHLUNGEN NACH ANLAGE F15Z-D ++++“ anzugeben.

(2) Überträgt die oder der Beauftragte für den Haushalt ausdrücklich die Verantwortung für die Fehlerfreiheit der Weiterverarbeitung und die Datenübermittlung den jeweiligen Anordnungsbefugten, kann auf die Unterschrift der oder des Beauftragten im Bereich DV verzichtet werden. Die Übertragung ist aktenkundig zu machen. Erst mit der erfolgreichen Datenfernübertragung verlassen die Daten den Verantwortungsbereich des Anordnungsbefugten.

Die Bundeskasse bescheinigt die Prüfung der Anordnungsbefugnis sowie die formale Richtigkeit der Sammelanordnung F15Z nebst eventuellen Anlagen (E08, F15Z-D) und stellt einen Freigabesatz für die Anordnungsdatei ein.

8

Verfahrensablauf für die Anordnung über die Schnittstelle F15z

8.1

Übermittlung der Anordnungsunterlagen mit Datenfernübertragung

Die Anordnungsunterlagen werden in einer Anordnungsdatei mit gesicherter Datenfernübertragung (zzt. Elster-FT, sftp) an die vom Bundesministerium der Finanzen bestimmte Stelle übermittelt. Dort wird die übertragene Datei auf Verarbeitungsfähigkeit geprüft. Bei Fehlern werden automatisiert Fehler- und Hinweiseinträge erstellt, die vom Bewirtschafter im Dialog eingesehen werden können. In diesem Fall kann die korrigierte Datei erneut übertragen werden, einer Löschung bedarf es nicht. Diese ist erst nach einer erfolgreichen Dateiübertragung erforderlich.

8.2

Einreichungsfenster

Die Dateien sind so frühzeitig zu übermitteln, dass der Bundeskasse grundsätzlich mindestens ein ganzer Arbeitstag für die Überprüfung und Freigabe der Daten zur Verfügung steht. Sollen Dateien übermittelt werden, die mehr als 50.000 Datensätze enthalten oder überschreitet die Gesamtzahl der gleichzeitig in mehreren Dateien übermittelten Datensätze diesen Wert, sind zur Optimierung des Datentransfers feste Einreichungszeiten mit dem Kompetenzzentrum zu vereinbaren.

8.3

Anordnung durch den Bewirtschafter

Die übermittelte Anordnungsdatei ist mit einer vom Anordnungsbefugten unterschriebenen Sammelanordnung F15Z sowie den ggf. erforderlichen Anlagen (E08, F15Z-D) mit Fax gegenüber der für den Bewirtschafter zuständigen Bundeskasse bis spätestens 13:00 Uhr des dem angestrebten HKR-Buchungstag vorangehenden Arbeitstages anzuordnen (vgl. Nr. 3.1.2). Bei verspäteter Anordnung findet aus Sicherheitsgründen im Regelfall keine sofortige Weiterverarbeitung statt. Das Protokoll, die Sammelanordnung F15Z sowie ggf. weitere Unterlagen sind zusammen mit den begründenden Unterlagen entsprechend der VV Nr. 4.7.2 ZBR BHO beim Bewirtschafter aufzubewahren. Der Bewirtschafter hat die Möglichkeit, die übermittelten Anordnungsdaten über den F15z/F13z-Dialog zu prüfen.

8.3.1

Tätigkeiten der Bundeskassen

Die Sammelanordnung F15Z wird von der Bundeskasse auf die Verarbeitungsfähigkeit hin geprüft. Werden bei dieser Prüfung Fehler oder Unstimmigkeiten festgestellt, wird die Sammelanordnung nicht freigegeben. Der einreichende Bewirtschafter wird darüber unterrichtet. Nach Abschluss der Prüfung wird die als Fax übersandte Sammelanordnung von der Bundeskasse erfasst. Im HKR-Verfahren wird automatisiert ein Protokoll über die elektronische Einreichung von Anordnungsunterlagen erstellt, welches an die vom Bewirtschafter im Zulassungsantrag angegebene Fax- und/oder E-Mail-Adresse übermittelt wird.

8.3.2

Tätigkeiten des einreichenden Bewirtschafters nach Freigabe

Der einreichende Bewirtschafter hat die Protokollangaben unverzüglich mit den Angaben der Sammelanordnung F15Z zu vergleichen. Bei Differenzen zwischen den Protokollangaben und der Sammelanordnung ist die Bundeskasse umgehend zu unterrichten.

(2) Die Ausführung einer Anordnungsdatei kann bis zum Zeitpunkt der Weiterleitung an das HKR-Verfahren durch Übermittlung einer Löschdatei oder - innerhalb der Dialogzeiten des F15z-Dialogs - durch Rückstellung der übermittelten Datei durch berechtigte Anwender verhindert werden. Eine Rückstellung ist ebenfalls mittels Sammelanordnung F15Z als Fax an die Bundeskasse (mit Hinweis „Löschung von Anordnungsdaten“) möglich (siehe auch Nr. 7.4, Erläuterung zur Kreiszahl 5 Abs. 3). In diesem Fall muss das Fax bis spätestens 13:00 Uhr des dem HKR-Buchungstag vorangehenden Arbeitstages der Bundeskasse vorliegen. Eine spätere Vorlage ist nur nach vorheriger Abstimmung mit der Bundeskasse möglich.

(3) Im Falle der Löschung der mit Sammelanordnung F15Z übersandten Datei ist zusätzlich unmittelbar eine telefonische Unterrichtung der Bundeskasse notwendig.

8.4

Protokollmeldungen, Sicherheit und Überwachung der ausgeführten Zahlungen und Buchungen durch den Bewirtschafter

Für die Protokollmeldungen, Sicherheit und Überwachung der ausgeführten Zahlungen und Buchungen durch den Bewirtschafter gelten die Nrn. 6.4 und 6.5 entsprechend.

8.5

Verrechnungen

Verrechnungsbuchungen sind nur dann zulässig, wenn sie mit einer Sammelanordnung F15Z angeordnet werden und der Saldo „0“ ist.

9

Einzelanordnungen F16 und F26 (Nr. 4.3)

(1) Für die Erstellung der Einzelanordnungen F16 und F26 mit den Kontierungsblättern und ggf. dem Ergänzungsblatt F (für F16) sowie der Anlage WEZ (für F26) gelten die Regelungen der VerfRiB-MV/TV-HKR mit den nachfolgend genannten Besonderheiten. Die Einzelanordnungen sind nach den Mustern der HKR-Vordrucke F05 und F22 mit der Kennzeichnung „F16“ und „F26“ zu erstellen.

(2) Bei den Einzelanordnungen F16 und F26 ist die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit gem. Nr. 3.1.1 nicht notwendig. Entsprechend kann auf den Eintrag „rechnerische Richtigkeit“ in den Einzelanordnungen verzichtet werden.

(3) Die im oberen Bereich der HKR-Vordrucke F05 und F22 vorgesehenen Ankreuzfelder müssen bei den Einzelanordnungen F16 und F26 nur für den entsprechenden Verwendungszweck ausgedruckt werden.

(4) Bei der Einzelanordnung F26 kann auch die Aufhebung einer Annahmeanordnung mit dem zusätzlichen Verwendungszweck „Anordnung zur Aufhebung einer Annahmeanordnung“ angeordnet werden. Die für die Anordnung der Aufhebung erforderliche Bezugsbelegnummer der ursprünglichen Annahmeanordnung ist in dem Feld H2 Stellen 1 - 12 wie folgt einzutragen:

Stellen 1 - 4 „BEZ:“,

Stellen 5 - 12 die Bezugsbelegnummer (z. B.: BEZ:12113001).

(5) Das Feld Z2 (Betrag in Buchstaben) muss in den Einzelanordnungen F16 und F26 nicht dargestellt bzw. nicht ausgefüllt werden.

Vierter Abschnitt: Schlussbestimmung

10

In Kraft Treten

Die geänderte Richtlinie tritt mit Bekanntgabe in Kraft. Mit In-Kraft-Treten tritt die bisherige Richtlinie mit Stand 08/2015 außer Kraft.

Anhang 1: Rundschreiben des BMF vom 07.12.2017 mit Synopse

Anhang 2: Rundschreiben des BMF vom 22.05.2018

Anlage 1: Satzbeschreibung der Buchungsunterlagen zu den Schnittstellen F13z

Anlage 2: Satzbeschreibung der Anordnungsunterlagen zu den Schnittstellen F15z

Anhang 1 Rundschreiben des BMF vom 07.12.2017 mit Synopse

Corinna Westermann

Unterabteilungsleiterin II A

POSTANSCHRIFT Bundesministerium der Finanzen, 11016 Berlin

Oberste Bundesbehörden HAUSANSCHRIFT Wilhelmstraße 97

10117 Berlin

TEL +49 (0) 30 18 682-2227

Oberste Finanzbehörden der Länder FAX +49 (0) 30 18 682-1350

E-MAIL IIA2@bmf.bund.de

DATUM 7. Dezember 2017

BETREFF Verfahrensrichtlinie für die Nutzung der elektronischen Schnittstellen zum automa-

tisierten Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes

(VerfRiBeS-HKR);

Neufassung

BEZUG Rundschreiben vom

26. August 2015

- II A 2 - H 2300/06/0002 :004//II A 7 - H 2000/10/10009 (2015/0720000) -

29. März 2017

- II A 2 - H 2000/13/10002 :007 (2017/0236650) -

ANLAGEN 1

GZ II A 2 - H 2300/06/10002 :005

II A 7 - H 2000/10/10009

DOK 2017/0846349

(bei Antwort bitte GZ und DOK angeben)

Aufgrund der mit Rundschreiben vom 29. März 2017 veröffentlichten Neufassung der Ver-

fahrensrichtlinie für Mittelverteiler und Titelverwalter für das automatisierte Verfahren für

das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (VerfRiB-MV/TV-HKR) wurde

die VerfRiBeS-HKR entsprechend angepasst und redaktionell überarbeitet. Alle Änderungen

sind in der Anlage aufgeführt und treten zum 1. Januar 2018 in Kraft. Die Regelungen der

mit Rundschreiben vom 26. August 2015 veröffentlichten VerfRiBeS-HKR treten zu diesem

Zeitpunkt außer Kraft.

Die Anlagen 1 und 2 der VerfRiBeS-HKR (Satzbeschreibung der Buchungsunterlagen zu den

elektronischen Schnittstellen F13z und Satzbeschreibung der Anordnungsunterlagen zu den

elektronischen Schnittstellen F15z) wurden ebenfalls angepasst und stehen im HKR@Web

bzw. im HICO zur Verfügung.

Postanschr ift Ber lin: Bundesministeriu m der Finanzen, 11016 Berlin

www.bundesfinanzministerium.de

Seite 2 Die aktuelle Verfahrensrichtlinie ist im Internet unter

- www.kkr.bund.de > Vorschriften > Automatisierte Verfahren > Automatisierte Verfahren

der Bewirtschafter

und in der E-VSF unter der Kennung H 08 80 eingestellt. Das Rundschreiben und die Anlage

werden darüber hinaus im Gemeinsamen Ministerialblatt veröffentlicht.

Ich weise darauf hin, dass ab dem Haushaltsjahr 2019 bei der Übermittlung von Buchungs-

und Anordnungsdaten über die Schnittstellen F13z und F15z in dem Feld „Kennung Soft-

ware“ (Satzkennung 1 - Feld-Nr. 13) das eingesetzte automatisierte Verfahren mit der Ver-

sions-Nummer sprechend eingetragen werden muss.

Zusätzlich wird ab dem Haushaltsjahr 2019 das neue Feld „BestMa-ID“ (Satzkennung 1 -

Feld-Nr. 17) verpflichtend. Mit der Abgabe der Erklärung zur Einhaltung der Mindestanfor-

derungen teilt die Bundeskasse zukünftig dem einreichenden Bewirtschafter die BestMa-ID

mit. Der einreichende Bewirtschafter hat die BestMa-ID bei der Übermittlung von Buchungs-

bzw. Anordnungsdateien in das entsprechende Feld im ersten Satz der Logischen Datei einzu-

tragen. Wird bei der Übermittlung von Dateien über die elektronischen Schnittstellen F13z

und F15z die BestMa-ID nicht eingetragen, kann die Datei zur weiteren Verarbeitung nicht

freigegeben werden. Sollte es aus technischen Gründen nicht möglich sein das neue Feld

„BestMa-ID“ bei der Übermittlung der Dateien anzugeben, kann auf Antrag die Frist dafür

bis zum 31. Dezember 2019 verlängert werden. Formlose Anträge sind bis spätestens

28. September 2018 bei Referat II A 2 zu stellen. Ich weise darauf hin, dass eine weitere

Verlängerung der Frist nicht möglich ist.

Weitere Informationen werden ab Mitte 2018 durch die Bundeskassen zur Verfügung gestellt.

Im Auftrag

Corinna Westermann

Anlage 1 - Synopse zur Neufassung der VerfRiBeS-HKR

Abkürzungsverzeichnis/Referenzen

ABestB-HKR Aufbewahrungsbestimmungen für die

Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rech-

nungswesen des Bundes

Abkürzungsverzeichnis/Referenzen

VV ZBR

1 Anwendungsbereich

(2) Die Regelungen dieser Richtlinie sind von allen Stel-

len, die Haushaltsmittel des Bundes in einem automati-

sierten Verfahren im Sinne der VV Nr. 6 ZBR bewirt-

schaften (Bewirtschafter) sowie von Zahlstellen, die ein

automatisiertes Verfahren zur Abrechnung mit den

Bundeskassen einsetzen, anzuwenden.

3.1.1 Feststellung der rechnerischen Richtigkeit

Da die Unterlagen aus einem automatisierten Verfahren

erstellt werden, gilt die Abgabe der Erklärung über die

Einhaltung der Mindestanforderungen für das automati-

sierte Verfahren als Feststellung der rechnerischen Rich-

tigkeit für das Ergebnis von Berechnungen (siehe Nr.

6.1.4 BestMaVB-HKR).

Abkürzungsverzeichnis/Referenzen

ABestB-HKR Aufbewahrungsbestimmungen für die Redaktionelle Änderungen

Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rech-

nungswesen des Bundes

Abkürzungsverzeichnis/Referenzen

VV-ZBR BHO Redaktionelle Änderungen

Abkürzungsverzeichnis/Referenzen

ZMV Zentrale Mandatsverwaltung Neue Abkürzung

1 Anwendungsbereich

(2) Die Regelungen dieser Richtlinie sind von allen Stel- Redaktionelle Änderungen

len, die Haushaltsmittel des Bundes in einem automati-

sierten Verfahren im Sinne der VV Nr. 6 ZBR BHO

bewirtschaften (Bewirtschafter) sowie von Zahlstellen,

die ein automatisiertes Verfahren zur Abrechnung mit

den Bundeskassen einsetzen, anzuwenden.

3.1.1 Feststellung der rechnerischen Richtigkeit

Da die Unterlagen aus einem automatisierten Verfahren

erstellt werden, gilt die Abgabe der Erklärung über die Zum besseren Verständnis

Einhaltung der Mindestanforderungen für das automati-

sierte Verfahren als Feststellung der rechnerischen Rich-

tigkeit für das Ergebnis von Berechnungen (siehe Nr.

6.1.4 BestMaVB-HKR).

Die Abgabe der vollständigen und fehlerfreien Erklä-

rung nach Nr. 1.1.2 der BestMaVB-HKR gilt als Fest-

3.1.2 Feststellung der sachlichen Richtigkeit und An-

ordnung

(1) Zahlungen und Buchungen, die mit den in Nr. 2.2.1,

2.2.2 und 2.2.3 genannten Unter-lagen an das HKR-

Verfahren übermittelt werden, sind mit einer Sammela-

nordnung schriftlich bei der zuständigen Bundeskasse

anzuordnen. Auf der Sammelanordnung ist die sach-

liche Richtigkeit gem. Nr. 2.2.3.1 zur VV Nr. 9.2 ZBR

zu bescheinigen. Die bereits im au-tomatisierten Verfah-

ren abgegebenen Bescheinigungen der sachlichen Rich-

tigkeit (Nr. 6.1.3.2 BestMaVB-HKR) sind Teilbeschei-

nigungen gem. Nr. 2.2.1.3 zur VV Nr. 9.2 ZBR i. V. m.

Nr. 3.4.3 VerfRiB-MV/TV-HKR. Außerdem hat die

oder der Anordnungsbefugte, mit Ausnahme der in Ab-

satz 4 genannten Fälle, die Sammelanordnung zu unter-

schreiben. Die Bescheinigung und die Anordnung sind

immer von zwei Personen zu unterschreiben.

(2) Dies gilt auch für die Anordnung von Zahlungen mit

den Belegen F16 und F26.

(3) Bei den Schnittstellen F13z und F15z ist die schrift-

stellung der rechnerischen Richtigkeit im Sinne der Nr.

3.4.1 VerfRiB-MV/TV-HKR für die Sammelanordnungen

(F13Z und F15Z), die aus einem automatisierten Ver-

fahren erstellt werden. Es muss ausgeschlossen sein,

dass die Sammelanordnungen nach Erstellung im auto-

matisierten Verfahren geändert werden können.

3.1.2 Feststellung der sachlichen Richtigkeit und An-

ordnung

(1) Zahlungen und Buchungen, die mit den in Nr. 2.2.1, Redaktionelle Änderungen

2.2.2 und 2.2.3 genannten Unterlagen an das HKR-

Verfahren übermittelt werden, sind mit einer Sammela-

nordnung schriftlich bei der zuständigen Bundeskasse

anzuordnen. Auf der Sammelanordnung ist die sachliche

Richtigkeit gem. Nr. 2.2.3.1 zur VV Nr. 9.2 ZBR nach

3.4.2 VerfRiB-MV/TV-HKR zu bescheinigen. Die bereits

im automatisierten Verfahren abgegebenen Bescheini-

gungen der sachlichen Richtigkeit (Nr. 6.1.3.2 Best-

MaVB-HKR) sind Teilbescheinigungen Nr. 2.2.1.3 zur

VV Nr. 9.2 ZBR i. V. m. im Sinne der Nr. 3.4.3 Ver-

fRiB-MV/TV-HKR. Außerdem hat die oder der Anord-

nungsbefugte, mit Ausnahme der in Absatz 34 genann-

ten Fälle, die Sammelanordnung zu unterschreiben. Die

Bescheinigung und die Anordnung sind immer von zwei

Personen zu unterschreiben.

(2) Dies gilt auch für die Anordnung von Zahlungen mit

Siehe neue 3.1.2 (5)

den Belegen F16 und F26.

(23)Bei den Schnittstellen F13z und F15z ist die schrift-

liche Sammelanordnung mit Fax nach dem in den Erläu-

terungen zu den Schnittstellen F13z und F15z vorge-

schriebenen Verfahren an die Bundeskasse zu übersen-

den.

(4) Werden über die Schnittstelle F15z ausschließlich

Strukturmaßnahmen oder Mitteldispositionen (HKR-

Vordrucke der Serie B und E, ausgenommen HKR-

Vordruck E08) an-gewiesen, ist lediglich die Feststel-

lung der sachlichen Richtigkeit auf der Sammelanord-

nung F15Z erforderlich.

3.1.3 Allgemein erteilte Kassenanordnung

Für Anordnungen, die in einem automatisierten Verfah-

ren erstellt werden, gelten nicht die Regelungen für die

allgemein erteilten Kassenanordnungen (siehe Nr.

6.1.3.4 BestMaVB-HKR).

3.2 Aufbewahrung

Für die Aufbewahrung der Unterlagen nach Nr. 2.2 so-

wie der Anordnungen, der Zahllisten und der sonstigen

notwendigen Unterlagen gelten die ABestB-HKR, so-

weit in dieser Richtlinie nichts anderes bestimmt ist.

5.1.2 Zahlungsdatei

liche Sammelanordnung mit Fax nach dem in den Erläu-

terungen zu den Schnittstellen F13z und F15z vorge-

schriebenen Verfahren an die Bundeskasse zu übersen-

den.

(34) Werden über die Schnittstelle F15z ausschließlich

Strukturmaßnahmen oder Mitteldispositionen (HKR-

Vordrucke der Serie B und E, ausgenommen HKR-

Vordruck E08) angewiesen, ist lediglich die Feststellung

der sachlichen Richtigkeit auf der Sammelanordnung

F15Z erforderlich.

(5) Für die Anordnung von Zahlungen mit den Belegen Übernommen aus 3.1.2 (2)

F16 und F26 sind die Regelungen der VerfRiB-MV/TV-

HKR anzuwenden.

3.1.3 Allgemein erteilte Kassenanordnung

Für Anordnungen, die in einem automatisierten Verfah-

ren erstellt werden, gelten nicht die Regelungen für die

allgemein erteilten Kassenanordnungen (siehe Nr. 5.2 Redaktionelle Änderungen

Abs. 3 6.1.3.4 BestMaVB-HKR).

3.2 Aufbewahrung

Für die Aufbewahrung der Unterlagen nach Nr. 2.2 so-

wie der Anordnungen, der Zahllisten und der sonstigen

notwendigen Unterlagen gelten die VV Nr. 4.7 ZBR Redaktionelle Änderungen

BHO ABestB-HKR, soweit in dieser Richtlinie nichts

anderes bestimmt ist.

5.1.2 Zahlungsdatei

(3) Damit die Bundeskassen eine eindeutige und schnel-

le Zuordnung der Zahlungsrückläufer zu den jeweiligen

Zahlungsverkehrsunterlagen der Bewirtschafter haben,

ist zur eindeutigen Identifikation eine Kundenreferenz

im Element <EndToEndId> anzugeben, die zwingend

mit der Bewirtschafternummer beginnen muss:

8 Stellen Bewirtschafternummer

1 Stelle -

4 Stellen Haushaltsjahr

1 Stelle -

8 Stellen Kennzeichen Buchungsdatei

1 Stelle -

6 Stellen laufende Nummer des Zahlungssatzes in der

Datei und in der Zahlliste

Beispiel:

29 Stellen (03013415-2013-BD004712-000001)

Bei einer DTI-Datei ist dies im Erweiterungsteil für den

Verwendungszweck mit Präfix „EREF+“ anzugeben.

5.3 Muster der Sammelanordnung F13Z mit Erläu-

terung der Kreiszahlen

4 (3) Die Art der Zahlungsdaten ist ebenfalls anzuge-

ben. Mögliche Werte:

CT Auszahlung mit SEPA-XML-Datei

GK Auszahlung mit DTI-Datei

AB Auszahlung über HBV-IMPay

Auszahlung mit Masse-Datei (Altformat)

AZ Auszahlung mit Masse-Datei (DTAZV-Format)

(3) Damit die Bundeskassen eine eindeutige und schnel-

le Zuordnung der Zahlungsrückläufer zu den jeweiligen

Zahlungsverkehrsunterlagen der Bewirtschafter haben,

ist zur eindeutigen Identifikation eine Kundenreferenz

im Element <EndToEndId> anzugeben, die zwingend

mit der Bewirtschafternummer beginnen muss:

8 Stellen Bewirtschafternummer

1 Stelle -

4 Stellen Haushaltsjahr

1 Stelle -

8 Stellen Kennzeichen Buchungsdatei

1 Stelle -

6 Stellen laufende Nummer des Zahlungssatzes in der

Datei und in der Zahlliste

Beispiel:

29 Stellen (03013415-20138-BD004712-000001) Redaktionelle Änderungen

Bei einer DTI-Datei ist dies im Erweiterungsteil für den

Verwendungszweck mit Präfix „EREF+“ anzugeben.

5.3 Muster der Sammelanordnung F13Z mit Erläu-

terung der Kreiszahlen

4 (3) Die Art der Zahlungsdaten ist ebenfalls anzuge-

ben. Mögliche Werte:

CT Auszahlung mit SEPA-XML-Datei

GK Auszahlung mit DTI-Datei

AB Auszahlung über HBV-IMPay

Auszahlung mit Masse-Datei (Altformat) Redaktionelle Änderungen

AZ Auszahlung über HBV-IMPaymit Masse-Datei

(DTAZV-Format)

(3) Unter einer Deaktivierung sind solche Fälle zu ver-

stehen, in denen sowohl die Zahlungsdatei als auch

die Buchungsdatei deaktiviert werden soll. Diese Da-

teien werden dauerhaft von einer Weiterverarbeitung

ausgeschlossen. Die Deaktivierung ist nur innerhalb

des unter Nr. Fehler! Verweisquelle konnte nicht

gefunden werden. festgelegten Zeitfensters möglich.

Bei der Deaktivierung sind mindestens die Bewirt-

schafternummer, das Haushaltsjahr sowie die Da-

tumsangaben und die Namen der bereits über die

Schnittstelle F13z übermittelten Dateien anzugeben.

Die Deaktivierung kann nicht nur mittels Fax, son-

dern auch über den HKR-Dialog erfolgen.

9 Nachweis der Summe der enthaltenen BIC und

IBAN. Die enthaltenen BIC- bzw. IBAN-Angaben

sind vor der Summation entsprechend den Regelun-

gen der Nr. 4.2 der Satzbeschreibung der Buchungs-

unterlagen zu den Schnittstellen F13z (Anlage 1) zu

überführen.

6.3 Anordnung durch den Bewirtschafter

Die in der übermittelten Zahlungs- und Buchungsdatei

enthaltenen Zahlungen und Buchungen sind mit einer

vom Anordnungsbefugten unterschriebenen Sammelan-

ordnung F13Z mit Fax gegenüber der für den einrei-

chenden Bewirtschafter zuständigen Bundeskasse bis

spätestens 14:00 Uhr des dem Ausführungsdatum vo-

rangehenden Arbeitstages anzuordnen (vgl. Nr. 3.1.2).

Bei verspäteter Anordnung findet aus Sicherheitsgrün-

den im Regelfall keine Weiterverarbeitung statt. Das

(3) Unter einer Deaktivierung sind solche Fälle zu ver-

stehen, in denen sowohl die Zahlungsdatei als auch

die Buchungsdatei deaktiviert werden soll. Diese Da-

teien werden dauerhaft von einer Weiterverarbeitung

ausgeschlossen. Die Deaktivierung ist nur innerhalb

des unter Nr. 6.3.2.2 festgelegten Zeitfensters mög-

lich. Bei der Deaktivierung sind mindestens die Be-

wirtschafternummer, das Haushaltsjahr sowie die Da-

tumsangaben und die Namen der bereits über die

Schnittstelle F13z übermittelten Dateien anzugeben.

Die Deaktivierung kann nicht nur mittels Fax, son-

dern auch über den HICOHKR-Dialog erfolgen. Redaktionelle Änderungen

9 Nachweis der Summe der enthaltenen IBAN und ggf.

BIC und IBAN. Die enthaltenen BIC- bzw. IBAN- Redaktionelle Änderungen

bzw. BIC-Angaben sind vor der Summation entspre-

chend den Regelungen der Nr. 4.2 der Satzbeschrei-

bung der Buchungsunterlagen zu den Schnittstellen

F13z (Anlage 1) zu überführen.

6.3 Anordnung durch den Bewirtschafter

Die in der übermittelten Zahlungs- und Buchungsdatei

enthaltenen Zahlungen und Buchungen sind mit einer

vom Anordnungsbefugten unterschriebenen Sammelan-

ordnung F13Z mit Fax gegenüber der für den einrei-

chenden Bewirtschafter zuständigen Bundeskasse bis

spätestens 14:00 Uhr des dem Ausführungsdatum vo-

rangehenden Arbeitstages anzuordnen (vgl. Nr. 3.1.2).

Bei verspäteter Anordnung findet aus Sicherheitsgrün-

den im Regelfall keine Weiterverarbeitung statt. Das

Protokoll, die Sammelanordnung F13Z sowie die Zahl-

liste und ggf. weitere Unterlagen sind zusammen mit

den begründenden Unterlagen entsprechend der

ABestB-HKR (Nr. 3.2) beim einreichenden Bewirt-

schafter aufzubewahren.

7.3.4 Anordnung zur Annahme von Einzahlungen im

Lastschriftverfahren

Der Lastschrifteinzug für Einzahlungen kann über die

Satzkennung 5 im ZÜV angeordnet werden. Das Last-

schriftverfahren ist in der Anlage 4 der VerfRiB-

MV/TV-HKR beschrieben. Die für das Lastschriftver-

fahren notwendigen Mandatsdaten können in der Satz-

ken-nung M übermittelt werden. Die Übermittlung der

Satzkennung M kann unabhängig von der Übermittlung

der Daten der Satzkennung 5 (ZÜV-Buchungen) erfol-

gen.

Protokoll, die Sammelanordnung F13Z sowie die Zahl-

liste und ggf. weitere Unterlagen sind zusammen mit

den begründenden Unterlagen entsprechend der VV Nr. Änderung aufgrund geänder-

4.7.2 ZBR BHO ABestB-HKR (Nr. 3.2) beim einrei- ter Vorschriften

chenden Bewirtschafter aufzubewahren.

7.3.4 Anordnung zur Annahme von Einzahlungen im

SEPA-Lastschriftverfahren

Der SEPA-Lastschriftverfahreneinzug für Einzahlungen

kann über die Satzkennung 5 im ZÜV angeordnet wer- Redaktionelle Änderungen

den. Das SEPA-Lastschriftverfahren ist in der Anlage 4

der VerfRiB-MV/TV-HKR beschrieben. Die für das

SEPA-Lastschriftverfahren notwendigen Mandatsdaten

können in der Satzkennung M übermittelt werden. Die

Übermittlung der Satzkennung M kann unabhängig von

der Übermittlung der Daten der Satzkennung 5 (ZÜV-

Buchungen) erfolgen.

7.3.5 Aufbewahrung der SEPA-Lastschriftmandate Ergänzung

(1) SEPA-Lastschriftmandate in Papierform, deren Da-

ten über die Satzkennung M der elektronischen Schnitt-

stelle F15z in die ZMV eingestellt wurden, sind grund-

sätzlich beim zuständigen Bewirtschafter aufzubewah-

ren und nicht an die Bundeskassen zur Aufbewahrung zu

versenden.

(2) Den Bewirtschaftern ist es freigestellt, ob sie die

SEPA-Lastschriftmandate in Papierform in eigener Zu-

ständigkeit aufbewahren oder darauf verzichten. Die

Mandate dürfen nach der fehlerfreien Übermittlung an

7.3.5 Automatisierter Buchausgleich

Soll ein automatisierter Buchausgleich zwischen zwei

Bundeskassen durchgeführt werden, ist der jeweilige

Datensatz in der Satzkennung 2 im Feld 46 mit dem

Buchstaben „B“ zu kennzeichnen.

7.3.6 Anordnung unter Aufhebung der automati-

schen Verfügbarkeitskontrolle

(1) Sofern Auszahlungen angeordnet werden, bei denen

einmalig die Aufhebung der Verfügbarkeitskontrolle

angeordnet wird (analog zum HKR-Vordruck E08), sind

diese im Datensatz entsprechend zu kennzeichnen. Die

Summe ist nochmals insgesamt auf der Sammel-

anordnung F15Z und zusätzlich in Form einer Liste E08

nachzuweisen. Die Liste E08 ist vom Anordnungsbefug-

ten zu unterschreiben und per Fax der zuständigen Bun-

deskasse zu übersenden. Die Liste E08 muss mindestens

je Einzelfall die fortlaufende Nummer der Zahlung, die

Belegnummer des Auszahlungsdatensatzes, das Titel-

die ZMV vernichtet werden.

(3) Für den Nachweis, dass ein Mandat für das Last-

schriftverfahren vorlag, reicht die Kopie (Nachbildung)

des SEPA-Lastschriftmandates aus, das aus der ZMV

erstellt werden kann. Nachgebildete Mandate können

unter Umständen von einem Gericht im Falle eines

Rechtsstreites nicht anerkannt werden. Unabhängig vom

Vorliegen eines SEPA-Lastschriftmandates bleibt dage-

gen das Schuldverhältnis zwischen Schuldner und Gläu-

biger unberührt.

7.3.65 Automatisierter Buchausgleich Folgeänderung

Soll ein automatisierter Buchausgleich zwischen zwei

Bundeskassen durchgeführt werden, ist der jeweilige

Datensatz in der Satzkennung 2 im Feld 46 mit dem

Buchstaben „B“ zu kennzeichnen.

7.3.76 Anordnung unter Aufhebung der automati- Folgeänderung

schen Verfügbarkeitskontrolle

(1) Sofern Auszahlungen angeordnet werden, bei denen

einmalig die Aufhebung der Verfügbarkeitskontrolle

angeordnet wird (analog zum HKR-Vordruck E08), sind

diese im Datensatz entsprechend zu kennzeichnen. Die

Summe ist nochmals insgesamt auf der Sammel-

anordnung F15Z und zusätzlich in Form einer Liste E08

nachzuweisen. Die Liste E08 ist vom Anordnungsbefug-

ten zu unterschreiben und per Fax der zuständigen Bun-

deskasse zu übersenden. Die Liste E08 muss mindestens

je Einzelfall die fortlaufende Nummer der Zahlung, die

Belegnummer des Auszahlungsdatensatzes, das Titel-

konto und ggf. das Objektkonto, das Fälligkeitsdatum,

den Gesamtbetrag des Auszahlungsdatensatzes und in

komprimierter, aber aussagefähiger Form die Begrün-

dung zur einmaligen Aufhebung der Verfügbarkeitsprü-

fung enthalten. Sollte die Begründung für mehrere Ein-

zelfälle identisch sein, so kann sie auch nach Auflistung

der Einzelfälle unter Bezugnahme auf die Fall-nummern

einmalig aufgeführt werden. Bei der Sammelanordnung

entsprechend des HKR-Vordrucks F05 mit Kontie-

rungsblatt ist als Sachbuchkonto das erste Sachbuchkon-

to des Kontierungsblattes anzugeben. Sofern für Devi-

senauslandszahlungen mit festem Fremd-

währungsbetrag die automatische Verfügbarkeitskon-

trolle aufgehoben werden soll, sind diese mit dem Euro-

Betrag 0 in der Liste E08 nachzuweisen.

(2) Die übermittelte Anordnungsdatei wird von der

Bundeskasse für eine Weiterverarbeitung erst freigege-

ben, wenn für die Zahlungen, für die nicht genügend

Haushaltsmittel verfügbar sind, die Liste E08 zur Sam-

melanordnung F15Z vorliegt.

(3) Muster einer Liste E08

8.3 Anordnung durch den Bewirtschafter

Die übermittelte Anordnungsdatei ist mit einer vom An-

ordnungsbefugten unterschriebenen Sammelanordnung

F15Z sowie den ggf. erforderlichen Anlagen (E08,

F15Z-D) mit Fax gegenüber der für den Bewirtschafter

zuständigen Bundeskasse bis spätestens 13:00 Uhr des

dem angestrebten HKR-Buchungstag vorangehenden

konto und ggf. das Objektkonto, das Fälligkeitsdatum,

den Gesamtbetrag des Auszahlungsdatensatzes und in

komprimierter, aber aussagefähiger Form die Begrün-

dung zur einmaligen Aufhebung der Verfügbarkeitsprü-

fung enthalten. Sollte die Begründung für mehrere Ein-

zelfälle identisch sein, so kann sie auch nach Auflistung

der Einzelfälle unter Bezugnahme auf die Fall-nummern

einmalig aufgeführt werden. Bei der Sammelanordnung

entsprechend des HKR-Vordrucks F05 mit Kontie-

rungsblatt ist als Sachbuchkonto das erste Sachbuchkon-

to des Kontierungsblattes anzugeben. Sofern für Devi-

senauslandszahlungen mit festem Fremd-

währungsbetrag die automatische Verfügbarkeitskon-

trolle aufgehoben werden soll, sind diese mit dem Euro-

Betrag 0 in der Liste E08 nachzuweisen.

(2) Die übermittelte Anordnungsdatei wird von der

Bundeskasse für eine Weiterverarbeitung erst freigege-

ben, wenn für die Zahlungen, für die nicht genügend

Haushaltsmittel verfügbar sind, die Liste E08 zur Sam-

melanordnung F15Z vorliegt.

(3) Muster einer Liste E08

8.3 Anordnung durch den Bewirtschafter

Die übermittelte Anordnungsdatei ist mit einer vom An-

ordnungsbefugten unterschriebenen Sammelanordnung

F15Z sowie den ggf. erforderlichen Anlagen (E08,

F15Z-D) mit Fax gegenüber der für den Bewirtschafter

zuständigen Bundeskasse bis spätestens 143:00 Uhr des

dem angestrebten HKR-Buchungstag vorangehenden

Arbeitstages anzuordnen (vgl. Nr. 3.1.2). Bei verspäteter

Anordnung findet aus Sicherheitsgründen im Regelfall

keine sofortige Weiterverarbeitung statt. Das Protokoll,

die Sammelanordnung F15Z sowie ggf. weitere Unter-

lagen sind zusammen mit den begründenden Unterlagen

entsprechend den ABestB-HKR (Nr. 3.2) beim Bewirt-

schafter aufzubewahren. Der Bewirtschafter hat die

Möglichkeit, die übermittelten Anordnungsdaten über

den F15z/F13z-Dialog zu prüfen.

8.3.2 Tätigkeiten des einreichenden Bewirtschafters

nach Freigabe

Der einreichende Bewirtschafter hat die Protokollanga-

ben unverzüglich mit den Angaben der Sammelanord-

nung F15Z zu vergleichen. Bei Differenzen zwischen

den Protokollangaben und der Sammelanordnung ist die

Bundeskasse umgehend zu unterrichten.

10 Schlussbestimmungen

10.1 In-Kraft-Treten

Die geänderte Richtlinie tritt mit Bekanntgabe in Kraft.

Mit In-Kraft-Treten tritt die bisherige Richtlinie mit

Stand 12/2012 außer Kraft.

10.2 Übergangsvorschriften

Die Schnittstellen F13 und F15 dürfen auf der Grundla-

ge der Richtlinie mit Stand 12/2012 bis spätestens zum

Arbeitstages anzuordnen (vgl. Nr. 3.1.2). Bei verspäteter

Anordnung findet aus Sicherheitsgründen im Regelfall

keine sofortige Weiterverarbeitung statt. Das Protokoll,

die Sammelanordnung F15Z sowie ggf. weitere Unter-

lagen sind zusammen mit den begründenden Unterlagen

entsprechend dern VV Nr. 4.7.2 ZBR BHO ABestB- Änderung aufgrund geänder-

HKR (Nr. 3.2) beim Bewirtschafter aufzubewahren. Der ter Vorschriften

Bewirtschafter hat die Möglichkeit, die übermittelten

Anordnungsdaten über den F15z/F13z-Dialog zu prüfen.

8.3.2 Tätigkeiten des einreichenden Bewirtschafters

nach Freigabe

(1) Der einreichende Bewirtschafter hat die Protokoll- Redaktionelle Änderungen

angaben unverzüglich mit den Angaben der Sammelan-

ordnung F15Z zu vergleichen. Bei Differenzen zwischen

den Protokollangaben und der Sammelanordnung ist die

Bundeskasse umgehend zu unterrichten.

10 SchlussbestimmungenIn Kraft treten

10.1 In-Kraft-Treten

Die geänderte Richtlinie tritt zum 1. Januar 2018 in

Kraft. Mit In-Kraft-Treten tritt die bisherige Richtlinie

mit Stand 0812/20152 außer Kraft.

10.2 Übergangsvorschriften

Die Schnittstellen F13 und F15 dürfen auf der Grundla-

ge der Richtlinie mit Stand 12/2012 bis spätestens zum

31. Dezember 2016 weiter verwendet werden. Nach 31. Dezember 2016 weiter verwendet werden. Nach

diesem Zeitpunkt werden keine Datenträger mehr von diesem Zeitpunkt werden keine Datenträger mehr von

den Bundeskassen angenommen. den Bundeskassen angenommen.

Anhang 2 Rundschreiben des BMF vom 22.05.2018

POSTANSCHRIFT Bundesministerium der Finanzen, 11016 Berlin

Nur per E-Mail HAUSANSCHRIFT Wilhelmstraße 97

10117 Berlin

BEARBEITET VON Franziska Gräser-Neuenfeld

Oberste Bundesbehörden REFERAT/PROJEKT II A 2

TEL +49 (0) 30 18 682-2227 (oder 682-0)

Oberste Finanzbehörden der Länder FAX +49 (0) 30 18 682-88 2227

E-MAIL IIA2@bmf.bund.de

DATUM 22. Mai 2018

BETREFF Verfahrensrichtlinie für die Nutzung der elektronischen Schnittstellen zum

automatisierten Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen

des Bundes (VerfRiBeS-HKR);

Änderung der Nrn. 6.3 und 8.3

BEZUG Rundschreiben vom 7. Dezember 2017

- II A 2 - H 2300/06/10002 :005//II A 7 - H 2000/10/10009 (2017/0846349) -

GZ II A 2 - H 2300/06/10002 :005

II A 7 - H 2000/10/10009

DOK 2018/0335014

(bei Antwort bitte GZ und DOK angeben)

Mit Bezug vom 7. Dezember 2017 wurden die Nrn. 6.3 und 8.3 VerfRiBeS-HKR dahinge-

hend geändert, dass die eingelieferten Zahlungs- und Buchungsdateien (elektronische Schnitt-

stelle F13z) sowie die Anordnungsdateien (elektronische Schnittstelle F15z) bis spätestens

14:00 Uhr (statt 13:00 Uhr) des dem angestrebten HKR-Buchungstag vorangehenden Arbeits-

tages mit Fax anzuordnen sind. Dieses Verfahren hat sich nicht bewährt. Deshalb setze ich

den spätesten Zeitpunkt zur Anordnung der Zahlungs- und Buchungsdateien sowie der An-

ordnungsdateien ab dem 1. Juli 2018 wieder auf 13:00 Uhr zurück.

Die Anlagen 1 und 2 der VerfRiBeS-HKR (Satzbeschreibung der Buchungsunterlagen zu den

elektronischen Schnittstellen F13z und Satzbeschreibung der Anordnungsunterlagen zu den

elektronischen Schnittstellen F15z) wurden nicht geändert und stehen im HKR@Web bzw.

im HICO zur Verfügung.

Postanschrift Berlin: Bundesministerium der Finanzen, 11016 Berlin

www.bundesfinanzministerium.de

Seite 2 Die aktuelle Verfahrensrichtlinie ist im Internet unter

- www.kkr.bund.de > Vorschriften > Automatisierte Verfahren > Automatisierte

Verfahren der Bewirtschafter

und in der E-VSF unter der Kennung H 08 80 eingestellt. Das Rundschreiben wird darüber

hinaus im Gemeinsamen Ministerialblatt veröffentlicht.

Im Auftrag

Corinna Westermann

Anlage 1 Satzbeschreibung der Buchungsunterlagen zu den Schnittstellen F13z

Anlage 2 Satzbeschreibung der Anordnungsunterlagen zu den Schnittstellen F15z