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Bundesministerium der Finanzen

Schnittstelle F13z (Nr. 4.1)

(1) Das Kompetenzzentrum lässt Teilnehmer auf Antrag zur Nutzung der Schnittstelle F13z zu. Die produktive Nutzung der Schnittstelle ist unter Beachtung der übrigen Nutzungsvoraussetzungen (BestMaVB-HKR) erst nach der Freigabe durch die zuständige Bundeskasse möglich.

(2) Für die in Nr. 2.2.1 und Nr. 2.2.2 genannten Unterlagen, die mit Datenfernübertragung an die vom BMF zugelassene zentrale Stelle übersandt werden, ist eine Sammelanordnung F13Z zu erstellen (s. Nr. 5.3), auf der wesentliche Angaben zu den Zahlungs- und Buchungsdaten auf einer Seite zusammengefasst werden.

5.1

Verarbeitung der Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen

(1) Die zentral eingelieferten, fehlerfreien und durch die Bundeskassen freigegebenen Zahlungs- und Buchungsdateien werden in einer zentralen Datenbank archiviert. Daneben erfolgt die Archivierung der Buchungsdaten im Format F13B über ein DMS. Auf die Datenbank und auf das DMS können sowohl die Bundeskassen wie auch die Bewirtschafter im Dialog lesend zugreifen.

(2) Die Zahlungsdateien werden aus Sicherheitsgründen bei der zentralen Einlieferung bei der Deutschen Bundesbank auf eine Doppeleinreichung geprüft. Die Nummer der Zahlungsdatei ist ebenso wie das Erstellungsdatum anzugeben. Weitergehende Einzelheiten zu den Prüfbedingungen und den Datensatzinhalten sind den Datensatzbeschreibungen, die auf der Internetseite des Kompetenzzentrums eingestellt sind (www.kkr.bund.de), zu entnehmen.

5.2

Zahlliste

Die Zahlliste, die der Zuordnung der Haushaltsstelle zu dem einzelnen Zahlungsfall dient, ist bei der Schnittstelle F13z über die Satzkennung Z der Buchungsdatei abzubilden. Nach Freigabe der Zahlungsdatei wird die Zahlliste automatisiert in dem DMS archiviert. Sind sämtliche Zahlungen bei demselben Bewirtschafter und derselben Haushaltsstelle (Sachbuchkonto) zu buchen, ist die Übermittlung von Sätzen der Satzkennung Z entbehrlich. In diesem Fall wird nach der Freigabe aus dem Sachbuchkonto und den Zahlungsdaten der Zahlungsdatei automatisiert eine Zahlliste generiert und im DMS gespeichert.

5.3

Muster der Sammelanordnung F13Z mit Erläuterung der Kreiszahlen

Bezeichnung der anordnenden Dienststelle.

Eintrag der zuständigen Bundeskasse (BUKA); der Ortsname (Dienstsitz) der Bundeskasse darf nicht abgekürzt werden.

Eintrag der Bewirtschafternummer

Hier ist die Nummer des einreichenden Bewirtschafters (s. Satzkennungen 1 und 9) einzutragen.

(1) Eintrag des Kennzeichens der Datei. Dieser Wert dient der eindeutigen Identifizierung aller Buchungs- und Anordnungsdateien eines Bewirtschafters und ist je Haushaltsjahr und Bewirtschafternummer eindeutig zu vergeben (s. Feld 4, Satzkennung 1). Der Name ist linksbündig ohne führende Leerzeichen anzugeben.

(2) Die Löschung von übermittelten und bereits fehlerfrei aufgenommenen Zahlungsdateien ist nicht möglich. Diese Dateien können nur deaktiviert werden (s. Erläuterungen zur Kreiszahl 5).

(3) Die Art der Zahlungsdaten ist ebenfalls anzugeben. Mögliche Werte:

CT	Auszahlung mit SEPA-XML-Datei
GK	Auszahlung mit DTI-Datei
AB	Auszahlung über HBV-IMPay (Altformat)
AZ	Auszahlung über HBV-IMPay (DTAZV-Format)

(1) Eintrag zur Art der Einlieferung

- bei Neuaufnahme der Buchungs-/Zahlungsdatei:

„ N E U A U F N A H M E “

- bei Deaktivierung der Buchungs-/Zahlungsdatei:

„ A C H T U N G: D E A K T I V I E R U N G “

(2) Die Neuaufnahme einer Zahlungsdatei ist nur dann möglich, wenn nicht bereits Daten zum selben Erstellungstermin und mit demselben Dateikennzeichen entgegengenommen wurden. Bei der Buchungsdatei wird die Eindeutigkeit des vergebenen Dateinamens geprüft. Hierbei ist, im Gegensatz zur Zahlungsdatei, über das Löschfeld des Dateivorsatzes eine Löschung der bereits übermittelten Buchungsdatei und die anschließende Neuaufnahme möglich.

(3) Unter einer Deaktivierung sind solche Fälle zu verstehen, in denen sowohl die Zahlungsdatei als auch die Buchungsdatei deaktiviert werden soll. Diese Dateien werden dauerhaft von einer Weiterverarbeitung ausgeschlossen. Die Deaktivierung ist nur innerhalb des unter Nr. 6.3.2.2 festgelegten Zeitfensters möglich. Bei der Deaktivierung sind mindestens die Bewirtschafternummer, das Haushaltsjahr sowie die Datumsangaben und die Namen der bereits über die Schnittstelle F13z übermittelten Dateien anzugeben. Die Deaktivierung kann nicht nur mittels Fax, sondern auch über den HKR-Dialog erfolgen.

Eintrag des Erstellungsdatums der Zahlungsdatei. Über das Ausführungsdatum ist anzugeben, wann der Zahlungsvorgang an die Deutsche Bundesbank weitergereicht werden soll. Das Ausführungsdatum muss auf einen Werktag fallen und in der Zukunft liegen. Falls bei Auszahlungen abweichend von den allgemeinen Rechtsvorschriften ein bestimmter Termin für die Gutschrift auf dem Konto des Zahlungsempfängers vereinbart wurde, ist sicherzustellen, dass das Ausführungsdatum so gewählt wurde, dass dieser Termin eingehalten werden kann.

Eintrag der Anzahl der enthaltenen Zahlungsdatensätze sowie die Anzahl der Buchungsdatensätze.

Eintrag der Gesamtsumme der Einzelzahlungsbeträge der Zahlungsdatei. Danach ist die Gesamtsumme der hieraus resultierenden Auszahlungen bzw. Erstattungen der Buchungsdatei einzutragen. Sofern in der Buchungsdatei Verrechnungen enthalten sind, sind diese Verrechnungen getrennt nach Ein- bzw. Auszahlungen summarisch aufzuführen.

Nachweis der Summe der enthaltenen IBAN und ggf. BIC. Die enthaltenen IBAN- bzw BIC-Angaben sind vor der Summation entsprechend den Regelungen der Nr. 4.2 der Satzbeschreibung der Buchungsunterlagen zu den Schnittstellen F13z (Anlage 1) zu überführen.

(1) Unterschrift zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit sowie die Unterschrift des Anordnungsbefugten. Die Unterschriften sind jeweils von verschiedenen Personen zu leisten. Die Richtigkeit und Unveränderbarkeit der enthaltenen Daten sowie die Fehlerfreiheit der Weiterverarbeitung und Datenübermittlung durch das automatisierte Verfahren des Bewirtschafters ist von der oder dem DV-Beauftragten mit Unterschrift zu bestätigen.

(2) Überträgt die oder der Beauftragte für den Haushalt ausdrücklich die Verantwortung für die Fehlerfreiheit der Weiterverarbeitung und die Datenübermittlung den jeweiligen Anordnungsbefugten, kann auf die Unterschrift der oder des Beauftragten im Bereich DV verzichtet werden. Die Übertragung ist aktenkundig zu machen. Erst mit der erfolgreichen Übermittlung verlassen die Daten den Verantwortungsbereich der Anordnungsbefugten.

Die Bundeskasse bescheinigt die Prüfung der Anordnungsbefugnis, die formale Richtigkeit der Sammelanordnung F13Z und stellt einen Freigabesatz für die Zahlungs- und Buchungsdatei ein.