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Bundesministerium der Finanzen

Verfahrensablauf für die Anordnung über die Schnittstelle F13z

Übermittlung der Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen mit Datenfernübertragung

Die Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen werden als jeweils eigenständige physische Datei mittels gesicherter Datenfernübertragung (zzt. Elster-FT, sftp) an die vom Bundesministerium der Finanzen bestimmte Stelle übermittelt. Dort werden die übertragenen Dateien auf Verarbeitungsfähigkeit geprüft. Sollten Fehler festgestellt werden, werden automatisiert Fehler- und Hinweiseinträge erstellt, die vom Bewirtschafter im Dialog eingesehen werden können. In diesem Fall können berichtigte Dateien erneut übertragen werden, einer Löschung bedarf es nicht. Ist die Zahlungs- oder Buchungsdatei fehlerhaft, wird weder die Zahlung noch die Buchung ausgeführt.

6.2

Einreichungsfenster

Sollen Dateien übermittelt werden, die mehr als 50.000 Datensätze enthalten oder überschreitet die Gesamtzahl der gleichzeitig in mehreren Dateien übermittelten Datensätze diesen Wert, sind zur Optimierung des Datentransfers feste Einreichungszeiten mit dem Kompetenzzentrum zu vereinbaren.

6.3

Anordnung durch den Bewirtschafter

Die in der übermittelten Zahlungs- und Buchungsdatei enthaltenen Zahlungen und Buchungen sind mit einer vom Anordnungsbefugten unterschriebenen Sammelanordnung F13Z mit Fax gegenüber der für den einreichenden Bewirtschafter zuständigen Bundeskasse bis spätestens 13:00 Uhr des dem Ausführungsdatum vorangehenden Arbeitstages anzuordnen (vgl. Nr. 3.12). Bei verspäteter Anordnung findet aus Sicherheitsgründen im Regelfall keine Weiterverarbeitung statt. Das Protokoll, die Sammelanordnung F13Z sowie die Zahlliste und ggf. weitere Unterlagen sind zusammen mit den begründenden Unterlagen entsprechend der VV Nr. 4.7.2 ZBR BHO beim einreichenden Bewirtschafter aufzubewahren.

6.4

Protokollmeldungen

Aufgrund der unterschiedlichen Kommunikationswege der notwendigen Daten und der Sammelanordnung F13Z sowie der Qualität der eingelieferten Daten werden im Protokoll über die elektronische Einlieferung von Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen folgende Fallgruppen unterschieden:

Datei fehlerfrei signiert:

(1) Zum Zeitpunkt der Erfassung der Sammelanordnung F13Z liegen der vom Bundesministerium der Finanzen zugelassenen zentralen Stelle ebenfalls die entsprechenden Zahlungs- und Buchungsdateien vor. Die Dateisummen und die Summen der Sammelanordnung F13Z stimmen überein. Die Zahlungs- und Buchungsdaten werden zum Ausführungsdatum weitergeleitet.

(2) Keine weitere Veranlassung durch den einreichenden Bewirtschafter.

Summendifferenz - F13Z bzw. Dateien prüfen. Keine Verarbeitung.

(1) Die Summen der Sammelanordnung F13Z und/oder die Dateisummen der fehlerfrei in die Datenbank aufgenommenen Dateien weichen voneinander ab.

(2) Weitere Veranlassung durch den einreichenden Bewirtschafter:

Die übermittelten Dateien und die Sammelanordnung F13Z sind zu prüfen. Ist die Sammelanordnung F13Z fehlerhaft, ist sie erneut richtig anzuordnen. Resultiert die Differenz aus einer fehlerhaften Buchungs- oder Zahlungsdatei, so ist die entsprechende Datei korrigiert erneut zu übertragen.

Signatur erfasst - Warten auf Datei

(1) Die Sammelanordnung F13Z wurde bereits durch die Bundeskasse erfasst. Zum Zeitpunkt der Protokollerstellung konnte jedoch keine zugehörige Zahlungs- bzw. Buchungsdatei ermittelt werden.

(2) Weitere Veranlassung durch den einreichenden Bewirtschafter:

Übersendung der Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen mit Datenfernübertragung. Sobald die entsprechenden Dateien eingehen, wird automatisiert ein Protokoll erstellt, das vom Bewirtschafter im Dialog eingesehen werden kann.

6.5

Überwachung der angeordneten und ausgeführten Zahlungen und Buchungen durch den Bewirtschafter

Die mit Sammelanordnung F13Z angeordneten Zahlungen und Buchungen sind täglich zu kontrollieren (z.B. HKR-Dialog, File Transfer). Daneben ist regelmäßig zu prüfen, ob die übermittelten Zahlungs- und Buchungsdateien vollständig weiterverarbeitet wurden. Werden bei der Kontrolle nicht aufklärbare Differenzen festgestellt, ist unmittelbar die zuständige Bundeskasse zu unterrichten.