§ 3a Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung in Nutzerkonten

(1) Natürliche und juristische Personen (Nutzende) können im Verwaltungsportal nach § 3 Abs. 4 Satz 1 Nutzerkonten einrichten. Der Nachweis der Identität der Nutzenden eines Nutzerkontos kann auf unterschiedlichen Vertrauensniveaus erfolgen. Das für den Nachweis eingesetzte elektronische Identifizierungsmittel muss die Verwendung des für das jeweilige Verwaltungsverfahren erforderlichen Vertrauensniveaus ermöglichen. Die besonderen Anforderungen einzelner Verwaltungsverfahren an die Identifizierung der Nutzenden sind zu berücksichtigen.

(2) Zur Feststellung der Identität der Nutzenden eines Nutzerkontos dürfen bei Registrierung und Nutzung folgende Daten verarbeitet werden:

1. bei einer natürlichen Person:

a) Familienname,

b) Geburtsname,

c) Vornamen,

d) akademischer Grad,

e) Tag der Geburt,

f) Ort der Geburt,

g) Geburtsland,

h) Anschrift,

i) Staatsangehörigkeit,

j) bei Nutzung der elektronischen Identitätsfunktion im Sinne des § 18 des Personalausweisgesetzes, des § 12 des eID-Karte-Gesetzes vom 21. Juni 2019 (BGBl. I S. 846), zuletzt geändert durch Gesetz vom 5. Juli 2021 (BGBl. I S. 2281), oder des § 78 Abs. 5 des Aufenthaltsgesetzes, die Abkürzung »D« für Bundesrepublik Deutschland, die Dokumentenart sowie das dienste- und kartenspezifische Kennzeichen,

k) die eindeutige Kennung sowie die spezifischen Daten, die von notifizierten elektronischen Identifizierungsmitteln nach der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG (ABl. EU Nr. L 57 S. 73, ABl. EU 2015 Nr. L 3 S. 19, ABl. EU 2016 Nr. L 155, S. 44) übermittelt werden,

l) die eindeutige Kennung, die von sonstigen anerkannten elektronischen Identifizierungsmitteln übermittelt wird,

m) die Postfachreferenz des Nutzerkontos;

bei späterer Nutzung des Nutzerkontos mit der eID-Funktion sind grundsätzlich das dienste- und kartenspezifische Kennzeichen und die Anschrift zu übermitteln; bei elektronischen Identifizierungsmitteln nach den Buchst. k und l nur die jeweilige eindeutige Kennung;

2. bei einer juristischen Person, einer Personengesellschaft oder einer Vereinigung, soweit ihr ein Recht zustehen kann:

a) Firma,

b) Name oder Bezeichnung,

c) Rechtsform oder Art der Organisation,

d) Registergericht,

e) Registerart,

f) Registernummer,

g) Registerort, soweit vorhanden,

h) Anschrift des Sitzes oder der Niederlassungen,

i) die eindeutige Kennung sowie spezifische Daten, die von notifizierten elektronischen Identifizierungsmitteln nach der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 übermittelt werden,

j) die eindeutige Kennung, die von sonstigen anerkannten elektronischen Identifizierungsmitteln übermittelt wird,

k) die Postfachreferenz des Nutzerkontos und

l) die Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder der gesetzlichen Vertreter;

ist ein Mitglied des Vertretungsorgans oder der gesetzliche Vertreter eine juristische Person, so sind deren Daten nach den Buchst. a bis f und h bis k zu erheben; soweit eine natürliche Person für eine Organisation handelt, sind die personenbezogenen Daten nach Nr. 1 mit Ausnahme der „Anschrift“ und die Daten nach Abs. 3 zu verwenden.

Daten im Sinne des Satz 1 dürfen mit Einwilligung der Nutzenden auch zwischen den Nutzerkonten von Bund und Ländern ausgetauscht werden.

(3) Zur Kommunikation mit den Nutzenden können zusätzlich folgende Daten verarbeitet werden: Anrede, weitere Anschriften, De-Mail-Adresse oder vergleichbare Adresse eines Zustelldienstes eines Mitgliedstaates der Europäischen Union oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum nach der Verordnung (EU) Nr. 910/2014, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Mobilfunknummer, Telefaxnummer.

(4) Mit Einwilligung der Nutzenden dürfen im Nutzerkonto elektronische Dokumente zu Verwaltungsverfahren sowie Status- und Verfahrensinformationen innerhalb des Nutzerkontos verarbeitet werden.

(5) Die elektronische Identifizierung kann jeweils mittels einer einmaligen Abfrage der Identitätsdaten erfolgen. In diesem Fall werden die Identitätsdaten nach der Durchführung der elektronischen Identifizierung und der Übermittlung an die für das Verwaltungsverfahren zuständige Behörde nicht in einem Nutzerkonto gespeichert. Mit Einwilligung der Nutzenden sind eine dauerhafte Speicherung der Identitätsdaten und deren Übermittlung an und Verwendung durch die für die Verwaltungsverfahren zuständige Behörde zulässig. Im Falle der dauerhaften Speicherung müssen die Nutzenden jederzeit die Möglichkeit haben, das Nutzerkonto, alle gespeicherten Daten und gespeicherte Dokumente selbständig zu löschen.

(6) Die für das Verwaltungsverfahren zuständige Behörde kann im Einzelfall mit Einwilligung der Nutzenden die für die Identifizierung erforderlichen Daten bei der für das Nutzerkonto zuständigen Stelle elektronisch abrufen. Dies gilt auch für entsprechende Behörden des Bundes und anderer Länder. Das nach § 87a Abs. 6 Satz 1 der Abgabenordnung eingesetzte sichere Verfahren ersetzt im Falle der Identifizierung und Authentifizierung am Organisationskonto nach § 2 Abs. 5 Satz 4 des Onlinezugangsgesetzes eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform.