6.

Auswärtiges Amt

Nachweis der Verwendung

6.1.

Die Verwendung der Zuwendung ist innerhalb von sechs Monaten nach Erfüllung des Zuwendungszwecks, spätestens jedoch mit Ablauf des sechsten auf den Bewilligungszeitraum folgenden Monats dem AA nachzuweisen (Verwendungsnachweis).

6.2.

Der Verwendungsnachweis besteht aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis. Er ist in zweifacher Ausfertigung gemäß Anlage 3 vorzulegen.

6.3.

Belege müssen die im Geschäftsverkehr üblichen Angaben und Anlagen enthalten, die Ausgabebelege insbesondere den Zahlungsempfänger, Grund und Tag der Zahlung, den Zahlungsbeweis und bei Gegenständen den Verwendungszweck. Außerdem müssen die Belege ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal zu dem Projekt (z.B. Projektnummer) enthalten.

Bei Geschäften des täglichen Lebens bis zu 50 Euro, für die kein Rechnungsbeleg beizubringen war, genügt in begründeten Ausnahmefällen ein aussagefähiger Eigenbeleg, der die vorstehenden Angaben enthält und den Ausnahmetatbestand hinreichend belegt.

6.4.

Der Zuwendungsempfänger hat die Originalbelege (Einnahme- und Ausgabebelege) über die Einzelzahlungen und Unterlagen über die Vergabe von Aufträgen (Bedarfsbegründung, Wirtschaftlichkeitsuntersuchung, Vergabeunterlagen, Angebote, Zuschlagsschreiben, Vertragsurkunde, Vergabevermerk) sowie alle sonst mit der Förderung zusammenhängenden Unterlagen (vgl. Abschnitt II Nummer 7.1 Satz 1) fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren, sofern nicht nach steuerrechtlichen oder anderen Vorschriften, auch anderen landesrechtlichen Bestimmungen, eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt ist.

Zur Aufbewahrung können auch Bild- oder Datenträger verwendet werden. Das Aufnahme- und Wiedergabeverfahren muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung oder einer in der öffentlichen Verwaltung allgemein zugelassenen Regelung entsprechen.

Soweit eine nach Landesrecht des jeweiligen Projektlandes vorgeschriebene oder eine freiwillige Prüfung gemäß Abschnitt II Nummer 6.7 erfolgt, sind die nach den landesrechtlichen Bestimmungen gültigen Aufbewahrungsfristen einzuhalten; die Mindestfrist nach Absatz 1 bleibt unberührt.

6.5.

Darf der Zuwendungsempfänger zur Erfüllung des Zuwendungszwecks Mittel an Partner- oder Durchführungsorganisationen weiterleiten, hat er die von den empfangenden Stellen ihm gegenüber zu erbringenden Verwendungs- und Zwischennachweise entsprechend Nummer 11 der VV zu § 44 BHO zu prüfen und den Prüfvermerk dem Verwendungs- oder Zwischennachweis gemäß Abschnitt II Nummer 6.1 beizufügen. Auf Anforderung der Bewilligungsbehörde sind die Verwendungs- und Zwischennachweise der Letztempfänger vorzulegen.

6.6.

Die für die Aufstellung und Prüfung des Verwendungsnachweises erforderlichen Unterlagen sind von den Zuwendungsempfängern systematisch geordnet bereitzuhalten. Dazu gehören insbesondere die Originalbelege bzw. Bild- oder Datenträger (Einnahme- und Ausgabebelege) über Einzelzahlungen sowie Unterlagen über die Vergabe von Aufträgen (Bedarfsbegründung, Wirtschaftlichkeitsuntersuchung, Vergabeunterlagen, Angebote, Zuschlagsschreiben, Vertragsurkunde, Vergabevermerk) und die Projektkorrespondenz.

Für ausländische Gäste oder Teilnehmerinnen und Teilnehmer an Maßnahmen müssen als Nachweis für angefallene Reisekosten entweder abgeflogene Flugtickets oder Rechnungen von Fluggesellschaften oder Reisebüros vorgelegt werden.

Bei Bildungs- und Dialogmaßnahmen gehören zu den bereitzuhaltenden Unterlagen zusätzlich

eine aussagefähige Programmplanung mit Angaben über Ort, Dauer und Inhalt der durchgeführten Veranstaltung;

Teilnehmerlisten mit Nennung des Herkunftslands und der gesamten Anschrift. Stehen in den Projektländern der Nennung der Anschrift der Teilnehmenden politische Gründe entgegen, so hat dies der Zuwendungsempfänger gegenüber der jeweils zuständigen deutschen Auslandvertretung zu begründen und zu beantragen, dass auf die Nennung der Anschrift im Ausnahmefall verzichtet werden kann;

ein Verzeichnis über Mitglieder der Veranstaltungsstäbe.

Bei Bildungs- und Dialogmaßnahmen mit einem Zuwendungsbedarf ab 2.500 Euro ist zusätzlich ein aussagefähiger Veranstaltungsbericht beizufügen.

6.7.

Soweit gesetzliche oder andere verbindliche Vorschriften in einem Projektland die Herausgabe von Originalbelegen nicht zulassen, genügen Kopien oder durch Partner- oder Durchführungsorganisationen bestätigte aussagefähige Eigen- bzw. Ersatzbelege.

Sollte in begründeten Ausnahmefällen, die mit dem AA abzustimmen sind, der Einsatz einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft für die Erstellung des Verwendungsnachweises erforderlich sein, ist ein nach international anerkannten Regeln abgefasster Prüfungsbericht mit Testat vorzulegen, der die nachfolgenden Punkte beachtet und beinhaltet. Bei der Vergabe von Wirtschaftsprüferleistungen ist Abschnitt II Nummer 3 anzuwenden.

Der Prüfbericht ist dem Finanzbericht der Partner- oder Durchführungsorganisation beizufügen.

Die Qualifikation als anerkannte unabhängige Wirtschaftsprüferin oder Wirtschaftsprüfer ist grundsätzlich durch Bestätigung der deutschen Botschaft oder einer anerkannten Einrichtung (z.B. Handelskammer) im Projektland nachzuweisen.

Die Zusammenfassung der Prüfergebnisse in Form eines Testats muss die klar und eindeutig formulierte Feststellung enthalten, ob und inwieweit

ordnungsgemäße und nachvollziehbare Buchführungsunterlagen vorgelegen haben,

Einnahmen und Ausgaben in dem vom Zuwendungsempfänger erstellten Finanzbericht zutreffend sind,

der Struktur- und Finanzplan eingehalten wurde,

die Mittel sparsam und wirtschaftlich verwendet worden sind,

die Ortsüblichkeit der Personalkosten durch Bescheinigungen nachgewiesen sind,

die Gesetze des jeweiligen Projektlandes (insbesondere die nach Landesrecht zu zahlenden Steuern, Sozialabgaben, etc.) eingehalten wurden,

die vertraglichen Vereinbarungen und die sonstigen Verwendungsauflagen beachtet worden sind bzw.

welche Mängel festgestellt worden sind.

Der Zuwendungsempfänger hat einen Auswertungsvermerk zum Wirtschaftsprüfertestat zu fertigen, in dem über das gegebenenfalls zu Veranlassende berichtet wird. Darin ist auch zu bestätigen, dass die Ausgaben notwendig waren, dass wirtschaftlich und sparsam verfahren worden ist und die Angaben mit den Büchern und gegebenenfalls den Belegen übereinstimmen. Berichte von Wirtschaftsprüferinnen oder Wirtschaftsprüfern sind zumindest in den Kernaussagen bezüglich Testat, Prüfungsumfang, Feststellungen und Empfehlungen ins Deutsche zu übersetzen.