6.6.

Auswärtiges Amt

Die für die Aufstellung und Prüfung des Verwendungsnachweises erforderlichen Unterlagen sind von den Zuwendungsempfängern systematisch geordnet bereitzuhalten. Dazu gehören insbesondere die Originalbelege bzw. Bild- oder Datenträger (Einnahme- und Ausgabebelege) über Einzelzahlungen sowie Unterlagen über die Vergabe von Aufträgen (Bedarfsbegründung, Wirtschaftlichkeitsuntersuchung, Vergabeunterlagen, Angebote, Zuschlagsschreiben, Vertragsurkunde, Vergabevermerk) und die Projektkorrespondenz.

Für ausländische Gäste oder Teilnehmerinnen und Teilnehmer an Maßnahmen müssen als Nachweis für angefallene Reisekosten entweder abgeflogene Flugtickets oder Rechnungen von Fluggesellschaften oder Reisebüros vorgelegt werden.

Bei Bildungs- und Dialogmaßnahmen gehören zu den bereitzuhaltenden Unterlagen zusätzlich

eine aussagefähige Programmplanung mit Angaben über Ort, Dauer und Inhalt der durchgeführten Veranstaltung;

Teilnehmerlisten mit Nennung des Herkunftslands und der gesamten Anschrift. Stehen in den Projektländern der Nennung der Anschrift der Teilnehmenden politische Gründe entgegen, so hat dies der Zuwendungsempfänger gegenüber der jeweils zuständigen deutschen Auslandvertretung zu begründen und zu beantragen, dass auf die Nennung der Anschrift im Ausnahmefall verzichtet werden kann;

ein Verzeichnis über Mitglieder der Veranstaltungsstäbe.

Bei Bildungs- und Dialogmaßnahmen mit einem Zuwendungsbedarf ab 2.500 Euro ist zusätzlich ein aussagefähiger Veranstaltungsbericht beizufügen.