D.

Bundesministerium der Finanzen

Erfolgskontrolle

D. I. Sinn und Zweck von Erfolgskontrollen

Die Erfolgskontrolle ist ein systematisches Prüfverfahren. Sie dient dazu, (ggf.) während der Umsetzung (begleitende Erfolgskontrolle) und (in jedem Fall) nach Abschluss bzw. am Ende des Betrachtungszeitraumes^[29] (abschließende Erfolgskontrolle) einer finanzwirksamen Maßnahme ausgehend von der Planung, festzustellen,

ob und in welchem Ausmaß, d. h. mit welchem Zielerreichungsgrad, die angestrebten Ziele erreicht wurden (Zielerreichungskontrolle),

ob die finanzwirksame Maßnahme ursächlich für die Zielerreichung war (Wirkungskontrolle) und

ob die finanzwirksame Maßnahme wirtschaftlich war (Wirtschaftlichkeitskontrolle).

Erfolgskontrollen sind ein wichtiges Instrument, um auf der Basis empirischer Analysen aus der Umsetzung der finanzwirksamen Maßnahme zu lernen. Sie sind damit eine wesentliche Grundlage für die stetige Verbesserung des Verwaltungshandelns. Die Ergebnisse von Erfolgskontrollen dienen auch als eine wesentliche Informationsgrundlage für die ziel- und wirkungsorientierte Haushaltsführung des Bundes.

Begleitende Erfolgskontrollen machen darüber hinaus ggf. erforderlichen Nachsteuerungsbedarf (u. a. aufgrund von unerwarteten Veränderungen oder Fehleinschätzungen) bei bereits laufenden finanzwirksamen Maßnahmen sichtbar und ermöglichen so ein frühzeitiges Handeln.

Von der (begleitenden) Erfolgskontrolle ist die laufende Beobachtung (Monitoring) zu unterscheiden. Im Gegensatz zum systematisch angelegten umfassenden Prüfverfahren der Erfolgskontrolle ist sie eine fortlaufende gezielte Sammlung und Auswertung von Informationen und Daten zur ergänzenden Beurteilung der Entwicklung einer finanzwirksamen Maßnahme (vgl. VV Nr. 2.2 zu § 7 BHO).

D. II. Abgrenzung Erfolgskontrolle und Evaluation

Wenn von einer systematischen Überprüfung des Erfolgs einer finanzwirksamen Maßnahme gesprochen wird, benutzen die Behörden neben dem Begriff der Erfolgskontrolle zum Teil auch die Begriffe Evaluation/Evaluierung^[30].

Über das gegenseitige Verhältnis dieser Begriffe zueinander gibt es jedoch in der Bundesverwaltung kein gemeinsames Verständnis. Dies liegt insbesondere daran, dass die Anforderungen an Inhalt und Durchführung einer Evaluation nicht einheitlich für den Bund vorgegeben sind.

Der Begriff „Evaluation“ wird in der Verwaltungspraxis sowie in Wissenschaft und Wirtschaft für eine Vielzahl von Untersuchungen genutzt, die je nach Politikfeld, Ressortzuständigkeit oder Fachgebiet unterschiedliche Zielrichtungen verfolgen, unterschiedliche Methoden nutzen oder unterschiedlich organisiert sein können. Die Anforderungen an Inhalt und Durchführung der Evaluation sind im jeweiligen Einzelfall festzulegen. Teilweise existieren Verpflichtungen zur Durchführung von Evaluationen, z. B. durch Vorgaben der EU im EU-Beihilferecht.

Sollen Evaluationen finanzwirksamer Maßnahmen die Zielerreichung und die Wirkung (Effektivität) sowie die Wirtschaftlichkeit (Effizienz) im Sinne der BHO untersuchen, sind an sie die in der VV Nr. 2.2 zu § 7 BHO normierten Anforderungen anzulegen. Soweit Evaluationen finanzwirksamer Maßnahmen erfolgen und bereits notwendige Arbeitsschritte einer Erfolgskontrolle abdecken, sollten die hieraus gewonnen Erkenntnisse, ggf. auch nur Teilergebnisse oder Datenerhebungen, auch im Rahmen der Erfolgskontrolle verwertet werden, wenn dabei die Anforderungen an Erfolgskontrollen gewahrt bleiben. Deshalb sollte schon bei der Planung einer Evaluation der mögliche Beitrag zur obligatorischen Erfolgskontrolle mitbedacht werden (Vermeidung von Doppelarbeit).

D. III. Inhalt der Untersuchungsschritte einer Erfolgskontrolle und deren Voraussetzung

Grundlage und Ausgangspunkt für eine begleitende und abschließende Erfolgskontrolle ist eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in der Planungsphase, die die Anforderungen der VV Nr. 2.1 zu § 7 BHO erfüllt.

Fehlt diese trotz der haushaltsrechtlichen Vorgabe oder wurden einzelne Arbeitsschritte in der Planungsphase unzureichend dokumentiert, bedeutet dies nicht, dass auf Erfolgskontrollen verzichtet werden kann. Vielmehr sind die zur Durchführung aussagekräftiger Erfolgskontrollen erforderlichen Informationen nachträglich zu beschaffen (vgl. VV Nr. 2.2 zu § 7 BHO).

Eine nachträgliche „Rekonstruktion“ einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in der Planungsphase zum ursprünglichen Entscheidungszeitpunkt, d. h. ein detaillierter Vergleich von unterschiedlichen Lösungsmöglichkeiten ist regelmäßig nicht zweckmäßig und vielfach wahrscheinlich auch nicht vollständig möglich. Sie wäre auch nicht angemessen, da die Verwaltung bereits eine Lösungsmöglichkeit umsetzt bzw. umgesetzt hat.

Eine finanzwirksame Maßnahme, für die keine oder nur eine unzureichende Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in der Planungsphase durchgeführt wurde, darf auch bei nachgewiesener Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit in der Erfolgskontrolle nicht ohne eine erneute Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in der Planungsphase verlängert werden. Bei einer Verlängerung handelt es sich um eine neue finanzwirksame Maßnahme, sodass in der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in der Planungsphase alle Lösungsmöglichkeiten betrachtet werden müssen.

Wie vorstehend bereits dargelegt, umfasst die Erfolgskontrolle grundsätzlich folgende Untersuchungsschritte:

D. III. 1. Zielerreichungskontrolle

Inhalt:

Mit der Zielerreichungskontrolle wird durch einen Vergleich der ursprünglich geplanten Ziele mit der tatsächlich erreichten Zielrealisierung festgestellt, welcher Zielerreichungsgrad zum Zeitpunkt der Erfolgskontrolle gegeben ist. Die Zielerreichungskontrolle bildet auch den Ausgangspunkt für Überlegungen, ob die vorgegebenen nach dem SMART-Konzept konkretisierten Ziele nach wie vor Bestand haben.

Aus dem Ergebnis der Zielerreichungskontrolle ist nur ableitbar, in welchem Umfang ein Ziel erreicht wurde bzw. sich ein zu dem jeweiligen Ziel festgelegter Indikator entwickelt hat. Worauf diese Entwicklung zurückzuführen ist, bleibt zu diesem Zeitpunkt offen. Das Ergebnis der Zielerreichungskontrolle allein erlaubt keine Rückschlüsse auf den Erfolg einer finanzwirksamen Maßnahme, auch nicht worauf die etwaige Zielerreichung zurückzuführen ist. Die Ursächlichkeit wird erst im Rahmen der Wirkungskontrolle untersucht.

Es kann somit beispielsweise sein, dass der Zielwert eines Indikators in der vorgegebenen Zeit erreicht wurde, in der Wirkungskontrolle aber nachgewiesen wird, dass die finanzwirksame Maßnahme dafür nicht ursächlich war.

Hinweis:

Die nach dem SMART-Konzept konkretisierten Ziele sollten nur in absoluten Ausnahmefällen als Ergebnis einer systematischen begleitenden Erfolgskontrolle und wenn ein Nachsteuern nicht ausreichend war oder aussichtlos wäre nachträglich geändert werden können. Die maßgeblichen Gründe sind zu dokumentieren.

Eine Zielanpassung zur Bestätigung des Erfolgs darf nicht vorgenommen werden. Unmittelbar aus der Analyse des Handlungsbedarfs abgeleitete Ziele dürfen nicht verändert werden, wenn sich nicht der Handlungsbedarf nachweislich geändert hat.

Bei einer wesentlichen Veränderung der Ziele ist es notwendig, die Wirtschaftlichkeit der gewählten Lösungsmöglichkeit mit Hilfe einer neuen Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in der Planungsphase nachzuweisen. Dies gilt auch, wenn sich der Handlungsbedarf wesentlich ändert.

Voraussetzung:

Die Zielerreichungskontrolle setzt hinreichend konkrete Ziele voraus. Dieser sind alle Ziele der finanzwirksamen Maßnahme und die zu deren Konkretisierung ggf. erforderlichen Indikatoren zugrunde zu legen. Eine Betrachtung ausgewählter „Erfolgsindikatoren“, d. h. nur einzelner Ziele/Indikatoren, ist im Rahmen der Erfolgskontrolle nicht zulässig.

Wenn der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in der Planungsphase keine hinreichend konkreten Ziele zu Grunde lagen, sind diese spätestens im Vorfeld der Erfolgskontrolle zu konkretisieren und zu dokumentieren. Dabei ist darauf zu achten, dass auch die ggf. verwendeten Indikatoren die mit der finanzwirksamen Maßnahme verfolgten Ziele umfassend abbilden. Bei der nachträglichen Festlegung von Zielwerten sollte – wo immer möglich – auf Aussagen aus existierenden Dokumenten aus der Planungsphase, z. B. Leitungsvorlagen, zugehörigen Strategiedokumenten, haushaltsbegründenden Unterlagen oder Gesprächsprotokollen, Bezug genommen werden.

Methodik:

Es ist ein Soll-Ist-Vergleich durchzuführen. Dabei werden die hinreichend konkreten Ziele aus der Planungsphase (Soll-Zustand) mit den jeweils aktuell vorliegenden Zuständen (Ist-Zustand) verglichen. Soweit möglich, sollte hierbei auf objektiv überprüfbare Daten zurückgegriffen werden.

D. III. 2. Wirkungskontrolle

Die Wirkungskontrolle ist der zentrale Untersuchungsschritt der Erfolgskontrolle. Die Belastbarkeit des Ergebnisses der Wirkungskontrolle wirkt sich unmittelbar auf die Belastbarkeit der Erfolgskontrolle insgesamt aus.

Inhalt:

Im Wege der Wirkungskontrolle wird ermittelt, ob die finanzwirksame Maßnahme für die Zielerreichung ursächlich war. Dazu sind u. a. die in der Planungsphase getroffenen Annahmen zu den unterstellten Ursache-Wirkungs-Zusammenhängen (Wirkmodell) zu überprüfen.

In der Wirkungskontrolle sind neben den beabsichtigten auch alle – erwarteten und unerwarteten – unbeabsichtigten Wirkungen einschließlich eingetretener, in der Planungsphase ggf. nicht berücksichtigter Risiken der durchgeführten finanzwirksamen Maßnahme in angemessenem Umfang zu ermitteln.

Als Ergebnis einer solchen Untersuchung sind grundsätzlich folgende Konstellationen denkbar:

a) Das Ziel wurde erreicht. Die finanzwirksame Maßnahme war ursächlich.

b) Das Ziel wurde erreicht, jedoch war die finanzwirksame Maßnahme nicht ursächlich. Das Ziel wurde auf Grund von anderen Gegebenheiten erreicht.

c) Das Ziel wurde nicht erreicht, jedoch hat die finanzwirksame Maßnahme gewirkt. Das Ziel wurde auf Grund von anderen (nicht vorhergesehenen) Gegebenheiten nicht erreicht.

d) Das Ziel wurde nicht erreicht und die finanzwirksame Maßnahme hat nicht gewirkt.

Voraussetzung:

Die dokumentierte Ausganglage und das unterstellte Wirkmodell sollten für diesen Untersuchungsschritt vorliegen. Eine nachträgliche Beschaffung fehlender Informationen zur Ausgangslage ist häufig nur eingeschränkt möglich, so dass vielfach mit Annahmen gearbeitet werden muss. Dies kann die Aussagekraft der späteren Erfolgskontrollen erheblich einschränken. In jedem Fall sollte aber bei der nachträglichen Ermittlung der Ausgangslage – wo immer möglich – auf Aussagen aus existierenden Dokumenten aus der Planungsphase, z. B. Leitungsvorlagen, zugehörigen Strategiedokumenten, haushaltsbegründenden Unterlagen oder Gesprächsprotokollen, sowie Studien Bezug genommen werden.

Methodik:

Auch bei der Wahl der Methodik ist der Grundsatz der Angemessenheit zu beachten. Welche Methoden im konkreten Einzelfall angemessen sind, muss von der mit der finanzwirksamen Maßnahme befassten Organisationseinheit im Gesamtzusammenhang beurteilt werden (siehe Abschnitt B. II.).

Oftmals bieten sich die Methoden der empirischen Wirtschafts- und Sozialforschung an. Es gibt jedoch keine Methode bzw. keine Methodenkombination, die bei allen finanzwirksamen Maßnahmen gleichermaßen angewendet werden kann. Vielmehr ist im Einzelfall u. a. in Abhängigkeit der finanzwirksamen Maßnahme zu entscheiden, welche Methode bzw. Methodenkombination unter Berücksichtigung der vorhandenen Menge an Daten und deren Qualität angemessen ist.

Es empfiehlt sich eine Triangulation der Methoden^[31] insbesondere bei gesamtwirtschaftlichen finanzwirksamen Maßnahmen. Bei der Frage, ob eine Triangulation erforderlich und angemessen ist, spielt neben den finanziellen Auswirkungen der finanzwirksamen Maßnahme und dem Umfang der bereits vorliegenden Erkenntnisse zu vergleichbaren finanzwirksamen Maßnahmen auch die Qualität der vorliegenden Daten eine Rolle.

Vor dem Hintergrund der vorstehenden Ausführungen ergibt sich eine Bandbreite an möglichen Vorgehensweisen:

In sehr einfach und offensichtlich gelagerten Fällen kann es ausnahmsweise angemessen sein, auf Grundsatzüberlegungen zurückzugreifen, welche eine Betrachtung der Gegebenheiten und logischen Zusammenhänge zum Gegenstand haben. In diesen Fällen kann es beispielweise angemessen sein, zum Nachweis der Ursächlichkeit auf die vertragsgemäße Erfüllung eines geschlossenen Vertrages zu verweisen.

Beispiel:

Wenn zum Erhalt der Arbeitsfähigkeit der Verwaltung ein Kaufvertrag über Kugelschreiber geschlossen wird und diese vertragsgemäß geliefert werden, kann ohne weitgehende Ausführungen unterstellt werden, dass die finanzwirksame Maßnahme, der Kugelschreiberkauf, für die Zielerreichung ursächlich war.

Bei einfachen finanzwirksamen Maßnahmen, zu denen schon Erkenntnisse der Bundesverwaltung vorliegen und deren finanzielle Auswirkungen begrenzt sind, können beispielsweise Beratungen in einem Team, ggf. bestehend auch aus Vertretern aus anderen Organisationseinheiten, die nicht für die finanzwirksame Maßnahme zuständig sind, ausreichend sein. Dabei sollte – wo dies möglich ist – auf objektiv überprüfbare Daten zurückgegriffen und gemeinsam beurteilt werden, ob diese finanzwirksame Maßnahme für die Zielerreichung ursächlich war oder ob andere, ggf. schon in der Planungsphase identifizierte Gegebenheiten auch eine Rolle gespielt haben. Eine anschließende Plausibilisierung der Ergebnisse durch Dritte ist ebenfalls denkbar.

Bei komplexen finanzwirksamen Maßnahmen mit erheblicher finanzieller Bedeutung – insbesondere gesamtwirtschaftlichen Maßnahmen – sollen – soweit möglich – Methoden der empirischen Wirtschafts- und Sozialforschung (insbesondere quasi-experimentelle Vergleichsgruppenansätze) sowie eine Methodentriangulation angewendet werden. Randomisierte Kontrollgruppenansätze können ggf. bei innovativen Forschungsansätzen geeignet und angemessen sein. Zur Bewertung der Eignung ist u. a. zu prüfen, welche statistischen Fallzahlen im jeweiligen Fall erforderlich sind, um ausreichend belastbare Ergebnisse zu erhalten, und ob diese sichergestellt werden können.

In bestimmten Fällen kann ausnahmsweise die Ursächlichkeit der Wirkung einer finanzwirksamen Maßnahme bezogen auf ein Ziel auf der Ebene des Impact unterstellt werden. Dies setzt voraus, dass in der Planungsphase oder zum Zeitpunkt der Konkretisierung der Ziele zwischen dem Outcome- und dem Impact-Ziel unter Zuhilfenahme wissenschaftlicher Erkenntnisse aus Forschung (und Theorie) ein plausibler Wirkungszusammenhang nachgewiesen wurde. Auf dieser Basis kann dann die Wirkung auf Impact-Ebene abgeschätzt werden.

Begleitende und abschließende Erfolgskontrollen können sich hinsichtlich der verwendeten Methoden in der Wirkungskontrolle unterscheiden. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn zum Zeitpunkt der begleitenden Erfolgskontrolle die Daten noch nicht in der erwarteten Qualität und/oder Quantität vorliegen bzw. die Wirkungen auf der Outcome- oder Impact-Ebene zum Zeitpunkt der begleitenden Erfolgskontrolle erwartungsgemäß noch nicht eingetreten sind. Trotzdem muss ein kohärentes Vorgehen sichergestellt werden, das Aussagen über die Entwicklung im Zeitverlauf zulässt.

D. III. 3. Wirtschaftlichkeitskontrolle

Inhalt:

Bei der Wirtschaftlichkeitskontrolle ist ein Soll-Ist-Vergleich für die umgesetzte bzw. in Umsetzung befindliche Lösungsmöglichkeit durchzuführen. Im Soll-Ist-Vergleich sind methodenabhängig^[32] die mit der realisierten Lösungsmöglichkeit verbundenen Konsequenzen den entsprechenden Prognosen aus der Planungsphase gegenüberzustellen. Die Konsequenzen werden definiert als Einnahmen und Ausgaben bzw. deren Nutzen und Kosten (einschließlich Folgekosten), auch soweit sie nicht in Geld auszudrücken sind.

Darüber hinaus sind die in der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in der Planungsphase getroffenen Gegebenheiten, Annahmen und Parameter auf ihre Entwicklung im Betrachtungszeitraum zu überprüfen (z. B. zwischenzeitliche Einführung neuer Technologien oder Gesetzesänderungen). Auf dieser Grundlage sind regelmäßig

die als relevant (geeignet) ermittelten, jedoch nicht verfolgten Lösungsmöglichkeiten überschlägig^[33] daraufhin zu untersuchen, wie sie sich methodenabhängig mit Blick auf die oben definierten Konsequenzen entwickelt hätten,

die ausgeschlossenen (ungeeigneten) bzw. nicht betrachteten Lösungsmöglichkeiten überschlägig daraufhin zu untersuchen, ob sie angesichts der aufgezeigten Entwicklung der Gegebenheiten, Annahmen und Parameter doch als relevante (geeignete) Lösungsmöglichkeit in Frage gekommen wären bzw. noch infrage kommen. Ist das der Fall, sind auch hinsichtlich dieser Lösungsmöglichkeiten methodenabhängig die mit diesen verbundenen Konsequenzen überschlägig abzuschätzen.

Beide Schritte dienen auch dazu, ggf. existierende Nachsteuerungsbedarfe zu erkennen.

Nur wenn alle vorgenannten Aspekte betrachtet werden, können die nunmehr als relevant (geeignet) ermittelten Lösungsmöglichkeiten verglichen werden. Erst dann kann eine belastbare Aussage über die Wirtschaftlichkeit getroffen und können im Falle einer abschließenden Erfolgskontrolle Erkenntnisse für künftige finanzwirksame Maßnahmen gewonnen werden.

Um im Rahmen einer begleitenden Erfolgskontrolle ggf. erforderlichen Nachsteuerungsbedarf erkennen zu können, sind auch die ab dem Zeitpunkt der Erfolgskontrolle bis zum Ende des Betrachtungszeitraums erwarteten Konsequenzen zu überprüfen. Auf dieser Grundlage ist zu entscheiden, ob das Ergebnis der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in der Planungsphase (ggf. unter Berücksichtigung erforderlichen Nachsteuerungsbedarfs) noch Bestand hat oder die finanzwirksame Maßnahme neu geplant (umgeplant) werden muss, also eine neue Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in der Planungsphase durchgeführt werden muss.

Exkurs: Fördermaßnahmen

Bei Fördermaßnahmen bestehen teilweise Berichtspflichten, in denen der Vollzugsaufwand des Bundes (Kosten für Umsetzung der Fördermaßnahme, insbesondere Kosten der administrierenden Stelle sowie der Anteil dieser Kosten an den Mitteln für die Fördermaßnahme insgesamt) zu beziffern ist. Dieser ist regelmäßig einerseits in Bezug auf die entsprechende Kostenschätzung in der Planungsphase und ggf. auf die im Haushaltsplan hierfür ausgewiesenen Ansätze zu bewerten. Die Wirtschaftlichkeitskontrolle bzw. der oben beschriebene Soll-Ist-Vergleich ist davon zu unterscheiden.

Voraussetzung

Grundsätzlich setzt der Soll-Ist-Vergleich eine sachgerechte Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in der Planungsphase voraus. Wurde eine solche nicht durchgeführt, ist gleichwohl eine Wirtschaftlichkeitskontrolle nach den in diesem Abschnitt dargestellten Regelungen erforderlich.

Methodik

Durchzuführen ist ein Soll-Ist-Vergleich (bezogen auf den Zeitpunkt der Erfolgskontrolle) für die umgesetzte bzw. in Umsetzung befindliche Lösungsmöglichkeit auf der Grundlage der in der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in der Planungsphase verwendeten Methode für die Wirtschaftlichkeitsberechnung. Abweichungen zwischen den geplanten und den tatsächlichen oben definierten Konsequenzen sind zu analysieren. Dazu ist es erforderlich, die Ergebnisse der Wirkungskontrolle im Rahmen der Wirtschaftlichkeitskontrolle mit derselben Methode (siehe Abschnitt C. IV.) zu bewerten, wie die erwarteten Wirkungen (beabsichtigte und unbeabsichtigte) in der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in der Planungsphase.

Es ist auch zu prüfen, welche der in der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in der Planungsphase berücksichtigten Risiken (siehe Abschnitt C. V.) eingetreten und wie sich diese auf die oben definierten Konsequenzen ausgewirkt haben.

Die in der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in der Planungsphase als relevant (geeignet) ermittelten, jedoch nicht verfolgten Lösungsmöglichkeiten sind überschlägig daraufhin zu untersuchen, wie sie sich methodenabhängig mit Blick auf die oben definierten Konsequenzen entwickelt hätten.

Die in der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in der Planungsphase ausgeschlossenen bzw. nicht betrachteten Lösungsmöglichkeiten sind überschlägig daraufhin zu untersuchen, ob sie angesichts der aufgezeigten Entwicklung der Gegebenheiten, Annahmen und Parameter doch als relevante (geeignete) Lösungsmöglichkeit in Frage gekommen wären bzw. noch infrage kommen. Ist das der Fall, sind auch hinsichtlich dieser Lösungsmöglichkeiten methodenabhängig die mit diesen verbundenen Konsequenzen überschlägig abzuschätzen. Sofern in der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in der Planungsphase nur eine relevante (geeignete) Lösungsmöglichkeit bestand und deshalb noch keine Wirtschaftlichkeitsberechnung durchgeführt wurde (siehe Abschnitt C. IV.) ist dazu zunächst eine geeignete Methode (siehe auch Abschnitt B. VI.) zur Wirtschaftlichkeitsberechnung zu wählen. Auf dieser Basis sind die nunmehr in Frage kommenden Lösungsmöglichkeiten überschlägig zu vergleichen. Sofern weiterhin nur eine Lösungsmöglichkeit relevant (geeignet) ist, sind deren erwartete Konsequenzen mit den tatsächlichen Konsequenzen zu vergleichen.

Wenn keine sachgerechte Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in der Planungsphase durchgeführt wurde, sind folgende Punkte umzusetzen:

Es müssen die Methode (siehe Abschnitt B. VI.) in Abhängigkeit der mit der finanzwirksamen Maßnahme verbundenen erwarteten Wirkungen (beabsichtigte und unbeabsichtigte) und der Betrachtungszeitraum (siehe Abschnitt B. V.) festgelegt werden.

In einer „vereinfachten Wirtschaftlichkeitsberechnung“ muss zumindest überschlägig untersucht werden, ob die umgesetzte bzw. in Umsetzung befindliche Lösungsmöglichkeit tatsächlich die wirtschaftlichste gewesen ist (abschließende Erfolgskontrolle) oder dies voraussichtlich sein wird (begleitende Erfolgskontrolle).

Dazu müssen für die umgesetzte bzw. in Umsetzung befindliche Lösungsmöglichkeit die bis zum Zeitpunkt der Erfolgskontrolle realisierten Konsequenzen ermittelt werden. Hierbei sind die Ergebnisse der Zielerreichungs- und Wirkungskontrolle einzubeziehen und entsprechend der gewählten Methode zu bewerten. Im Falle der begleitenden Erfolgskontrolle sind die Konsequenzen ab dem Zeitpunkt der Erfolgskontrolle bis zum Ende des Betrachtungszeitraums zu prognostizieren.

Daneben sind auch Überlegungen im Hinblick auf andere relevante (geeignete) Lösungsmöglichkeiten anzustellen. Dazu sind die mit ihrer hypothetischen Umsetzung verbundenen Konsequenzen überschlägig zu ermitteln und mit denjenigen der umgesetzten bzw. in Umsetzung befindlichen Lösungsmöglichkeit zu vergleichen. Eine nachträgliche vollständige „Rekonstruktion“ einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in der Planungsphase zum ursprünglichen Entscheidungszeitpunkt ist regelmäßig nicht zweckmäßig und angemessen.

Bei der begleitenden Erfolgskontrolle ist auf dieser Grundlage zu entscheiden, ob die finanzwirksame Maßnahme fortgeführt, angepasst oder neu geplant (umgeplant) werden muss, also eine neue Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in der Planungsphase durchgeführt werden muss.

D. IV. Verwertung der Ergebnisse

29 Siehe dazu Abschnitte B. IV. und B. V.

30 Die Begriffe „Evaluation“ und „Evaluierung“ werden im Folgenden synonym verwendet.

31 Bei einer Triangulation werden verschiedene Methoden zur Untersuchung des gleichen Sachverhalts angewendet, um durch einen Vergleich der hieraus gewonnenen Ergebnisse eine höhere Verlässlichkeit der Aussagen über die Wirkung der finanzwirksamen Maßnahme zu erzielen.

32 Gemeint sind die Methoden, die in der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in der Planungsphase genutzt wurden, um die Wirtschaftlichkeitsberechnung durchzuführen.

33 Überschlägig: eine nachvollziehbare Bewertung, die z. B. auf (ggf. vereinfachten) Annahmen, Schätzungen, Näherungswerten oder sonstigen verfügbaren oder einfach zu beschaffenden Informationen basiert.

1.: Wenn sich in der begleitenden Erfolgskontrolle zeigt, dass die betrachtete finanzwirksame Maßnahme nicht wirtschaftlich ist, ist zu prüfen, ob dem durch Umsteuerung entgegengewirkt werden kann. Wenn sich Gegebenheiten oder Rahmenbedingungen wesentlich ändern, signifikante Abweichungen von den geplanten Zielen oder dem geplanten Mittelbedarf festgestellt werden oder bei der Umsetzung der finanzwirksamen Maßnahme erhebliche Schwierigkeiten auftreten,^[34] kann es erforderlich sein, die Umsetzung der finanzwirksamen Maßnahme anzuhalten und eine neue Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in der Planungsphase durchzuführen. Darin sind die zu diesem Zeitpunkt relevanten (geeigneten) Lösungsmöglichkeiten zu ermitteln und gegenüberzustellen. Alle bereits entstandenen Kosten sind als „versunkene Kosten“^[35] zu werten und nicht in der neuen Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in der Planungsphase zu berücksichtigen.
34 Eine signifikante Abweichung kann bei einer Abweichung des Mittelbedarfs um mehr als 15 vom Hundert angenommen werden. Eine wesentliche Änderung der Gegebenheiten und Rahmenbedingungen kann sich z. B. durch eine geänderte Rechtslage, technologische Neuerungen oder nicht mehr verfügbares Personal ergeben.
35 Versunkene Kosten sind Kosten, die bereits aufgewendet wurden und durch künftige Entscheidungen nicht zurückgewonnen werden können.
2.: Es ist zu prüfen, welche Schlüsse aus den Ergebnissen der begleitenden bzw. abschließenden Erfolgskontrollen für laufende finanzwirksame Maßnahmen bzw. künftige vergleichbare finanzwirksame Maßnahmen zu ziehen sind.
3.: Die Ergebnisse der begleitenden und abschließenden Erfolgskontrollen und die diesen zu Grunde liegenden Erkenntnisse sind so zu nutzen, dass die Datengrundlage und die Methodenkompetenz für künftige Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen verbessert werden.