6.

Bundesministerium des Innern und für Heimat

Verfahren

6.1.

Beschluss der Personalvertretung

Hält die Personalvertretung die Teilnahme an einer Schulungs- und Bildungsveranstaltung zur ordnungsgemäßen Erfüllung ihrer Aufgaben für erforderlich, legt sie durch Beschluss fest, wer zur Teilnahme vorgesehen ist. Dabei genügt es, dass die Personalvertretung den Schulungsbedarf bei pflichtgemäßer Beurteilung der Sachlage unter Beachtung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit, insbesondere des Gebots der sparsamen und wirtschaftlichen Mittelverwendung, für erforderlich halten darf.

Eines solchen Beschlusses bedarf es nicht, wenn die Qualifizierung der persönlich-fachlichen Weiterentwicklung des Personalvertretungsmitglieds in seiner Eigenschaft als Beschäftigte oder Beschäftigter der Dienststelle dienen soll. Für Qualifizierungsmaßnahmen, die nicht im unmittelbaren Zusammenhang mit der Personalvertretungstätigkeit stehen, gelten die jeweiligen hausinternen Regelungen und Verfahren für Fortbildungen der Beschäftigten. Es handelt sich in diesem Fall nicht um personalvertretungsrechtliche Schulungs- und Bildungsveranstaltungen.

Der Beurteilungsspielraum der Personalvertretung erstreckt sich auf sämtliche Aspekte der Erforderlichkeit, insbesondere auf die Auswahl der Teilnehmenden, den Gegenstand, den Zeitpunkt und den Ort der Schulung, das Schulungsformat, die Schulungsdauer und den Anbieter (BVerwG, Beschl. v. 14.06.2006 – 6 P 13.05 –; OVG Berlin-Brandenburg, Beschl. v. 16.01.2014 – OVG 62 PV 14.12 –). Die Personalvertretung hat nach pflichtgemäßem Ermessen zu prüfen, ob die konkrete Schulungsveranstaltung hinsichtlich ihres Inhalts sowie ihrer Dauer und ihres Zeitpunkts objektiv für die Personalvertretung und subjektiv für das zu entsendende Mitglied erforderlich ist, ob die Kosten in einem angemessenen Verhältnis zum Schulungseffekt stehen und ob nicht qualitativ gleichwertige, d. h. ebenso gute, aber kostengünstigere – etwa ortsnähere – Veranstaltungen durchgeführt werden (BVerwG, Beschl. v. 12.11.2012 – 6 P 4.12 –).

Damit die Dienststelle die Freistellung und Kostentragung prüfen und sich auf die Abwesenheit des zu entsendenden Personalvertretungsmitglieds einstellen kann, unterrichtet die Personalvertretung die Dienststelle rechtzeitig schriftlich oder elektronisch von dem Entsendungsbeschluss und legt alle zur Prüfung der Erforderlichkeit der Maßnahme wesentlichen Informationen vor.

Hierzu sind neben der Information über Teilnehmende, Inhalt, Zeitpunkt, Ort und Dauer der Schulung sowie über den Schulungsanbieter ein Kostenvoranschlag oder Belege vorzulegen, aus denen die einzelnen Leistungen des Schulungsveranstalters sowie die von der Schulungsteilnehmerin bzw. vom Schulungsteilnehmer zu tragenden Kosten ersichtlich sind. Dazu gehören auch Angaben, ob die Schulung ggf. in zwei Teilen erfolgen soll und sich somit an die Teilnahme an einer ersten Veranstaltung eine zweite Schulungsmaßnahme in absehbarer Zeit anschließen wird (BVerwG, Beschl. v. 09.07.2007 – 6 P 9.06 –).

Bei Spezialschulungen sollte die Personalvertretung der Dienststelle die Dienststellenbezogenheit, den aktuellen Schulungsbedarf sowie der Gründe für die Auswahl des zu entsendenden Personalvertretungsmitglieds konkret darlegen, um Verzögerungen durch Rückfragen der Dienststelle oder eine Zurückweisung der Freistellung bzw. Kostenübernahme auf Grund fehlender oder ungenauer Angaben zu vermeiden.

6.2.

Entscheidung der Dienststelle

Die Dienststelle entscheidet gleichzeitig mit der Freistellungsbewilligung nach § 54 Abs. 1 BPersVG über die Kostenerstattung für die Schulungs- und Bildungsveranstaltung nach § 54 Abs. 1 i. V. m. § 46 BPersVG.

Hierbei schützen die Grundsätze der Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit die Dienststelle vor unangemessenen Kostenbelastungen. Die Dienststelle ist daher berechtigt und durch das Gebot der wirtschaftlichen und sparsamen Verwendung öffentlicher Mittel (§ 7 Abs. 1 Satz 1 BHO) auch verpflichtet, die Erforderlichkeit einer Schulungs- und Bildungsveranstaltung und die Angemessenheit der Kosten unter Beachtung des Beurteilungsspielraums der Personalvertretung zu prüfen.

Die Dienststelle darf und muss die Übernahme der Kosten ablehnen, wenn die Personalvertretung den Schulungsbedarf bei pflichtgemäßer Beurteilung der Sachlage nicht für erforderlich halten durfte, die Kosten in einem unangemessenen Verhältnis zu dem zu erwartenden Schulungseffekt stehen oder – dazu sogleich unter 7. – keine Haushaltsmittel mehr vorhanden sind und der Schulungsbedarf nicht unaufschiebbar ist (BVerwG, Beschl. v. 14.06.2006 – 6 P 13.05 –; Beschl. v. 07.12.1994 – 6 P 36.93 –; Beschl. v. 26.02.2003 – 6 P 9.02 –; OVG Berlin-Brandenburg, Beschl. v. 16.01.2014 – 62 PV 14/12 –).

Kosten für eine erforderliche Schulungs- und Bildungsveranstaltung, die nach erfolgter Prüfung im Einzelfall unangemessen hoch sind, können nur in Höhe der notwendigen Auslagen erstattet werden. Erweisen sich lediglich einige Inhalte der Schulungsveranstaltung als erforderlich („gemischte Schulung“), so sind die Kosten von der Dienststelle nur anteilig zu übernehmen. Die Schulungskosten sind entsprechend der Zeitansätze der erforderlichen Inhalte zu berechnen (vgl. BVerwG, Beschl. v. 14.06.2006 – 6 P 13/05 –).

Die Dienststelle soll über die Freistellung und Kostenübernahme zeitnah entscheiden, in der Regel innerhalb einer Frist von zehn Arbeitstagen, oder die Personalvertretung unverzüglich zur Nachreichung konkret zu bezeichnender Unterlagen auffordern, wenn sie die übermittelten Informationen als nicht ausreichend erachtet. Bestehen Zweifel an der Erforderlichkeit der Schulung, erörtert sie dies vor der abschließenden Entscheidung mit der Personalvertretung (Grundsatz der vertrauensvollen Zusammenarbeit).