Verordnung zur Aufbewahrung von Schriftgut der Justiz (Aufbewahrungsverordnung - AufbewVO -)

§ 1 nicht abschließend geprüft

(1) Für das Schriftgut nach § 5 Abs. 1 des Gesetzes zur Errichtung der Informationstechnik-Stelle der hessischen Justiz (IT-Stelle) und zur Regelung justizorgani-Anlage satorischerAufbewahrungsfristenAngelegenheitender Anlage,geltensoweitdie sich aus Rechtsvorschriften des Bundes oder des Landes nichts anderes ergibt.

(2) Gelten für Akten und Aktenteile (zum Beispiel Urteile, Beschlüsse) unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, so bestimmt sich die Aufbewahrungsfrist für den die Urschriften dieser Akten oder Aktenteile ersetzenden Bild- oder anderen Datenträger nach der jeweils längsten Aufbewahrungsfrist, sofern eine fristgerechte Sperrung oder Löschung einzelner Aktenteile nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand möglich ist.

(3) Erscheint eine Aufbewahrungsfrist im Einzelfall aus besonderen Gründen zu kurz, so kann bei der Weglegung eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt werden. Gleiches gilt, wenn Personen, die ein berechtigtes Interesse nachweisen, einen Antrag auf längere Aufbewahrung stellen.

§ 2 nicht abschließend geprüft

(1) Abweichend von § 5 Abs. 4 des Gesetzes zur Errichtung der Informationstechnik-Stelle der hessischen Justiz (IT-Stelle) und zur Regelung justizorganisatorischer Angelegenheiten wird der Beginn der Aufbewahrungsfrist nach den §§ 3 bis 5 bestimmt.

(2) Bei elektronischer Schriftgutverwaltung kann die Behördenleitung im Einzelfall, auch durch allgemeine Anordnung, bestimmen, dass die Aufbewahrungsfrist zu einem früheren Zeitpunkt, insbesondere mit dem Tag der Weglegungsverfügung, beginnt.

(3) Wird ein Verfahren aufgenommen oder fortgesetzt nachdem die Akten bereits weggelegt sind, so beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem sie erneut weggelegt worden sind, eine neue Aufbewahrungsfrist.

§ 3 nicht abschließend geprüft

(1) Die Aufbewahrungsfrist beginnt 1. bei Prüfungsarbeiten und sonstigen Prüfungsunterlagen mit Ablauf des Jahres, in dem die Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses an den Prüfling erfolgt ist, im Falle der Wiederholungsprüfung mit Ablauf des Jahres, in dem das Ergebnis der letzten Prüfung bekannt gegeben worden ist,
2. bei Hinterlegungen mit Ablauf des Jahres, in dem die Hinterlegung beendet worden ist oder die nach dem Hinterlegungsgesetz vom 8. Oktober 2010 (GVBl. I S. 306), geändert durch Gesetz vom 13. Dezember 2012 (GVBl. S. 622), in der jeweils geltenden Fassung zu beachtenden Fristen abgelaufen sind,
3. bei Büchern über Urkundenverwahrungen nach Abschnitt I Nr. 225 der Anlage mit Ablauf des Jahres, in dem alle darin verzeichneten Fälle erledigt sind,
4. bei Gefangenenbüchern und Transportbüchern mit Ablauf des Jahres, in dem der Vollzug bezüglich aller darin aufgeführten Gefangenen beendet ist,
5. für (Sammel)Akten mit den Unterlagen über die Wahl, Ernennung, Berufung oder Bestellung und Heranziehung ehrenamtlicher Richterinnen und Richter mit Ablauf des Jahres des Ablaufs der jeweiligen Wahl- oder Amtsperiode,
6. für Akten über sonstige Angelegenheiten, für die die Weglegung nicht geregelt ist, mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist.

(3) Für Vormundschaften, Pflegschaften und Beistandschaften über Minderjährige sowie für die zur Zuständigkeit des Familiengerichts und die bis zum 31. August 2009 zur Zuständigkeit des Vormundschaftsgerichts gehörenden Angelegenheiten sonstiger Fürsorge für ein unter elterlicher Sorge stehendes Kind beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Jahres, in dem die betroffene Person, bei mehreren die jüngste, das 21. Lebensjahr vollendet hat, auch wenn die Sache auf andere Weise vorher endete.

(2) Die Aufbewahrungsfrist für das Schriftgut in Vormundschaften, Pflegschaften und Beistandschaften über Minderjährige beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem das Kind volljährig geworden ist. Sind mehrere Geschwister in der Angelegenheit beteiligt, ist das jüngste Kind maßgebend. Satz 1 und 2 gelten entsprechend für das Schriftgut in Angelegenheiten sonstiger Fürsorge für ein unter elterlicher Sorge stehendes Kind, die zur Zuständigkeit des Familien- oder Vormundschaftsgerichts gehören.

§ 4 nicht abschließend geprüft

(1) Die Aufbewahrungsfrist für das Schriftgut in Straf- und Bußgeldsachen beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem die verfahrensbeendende Entscheidung, bei mehreren Beschuldigten oder Betroffenen die letzte Entscheidung, rechtskräftig geworden ist. Ist das Verfahren mit einer Entscheidung beendet worden, die keiner Rechtskraftbescheinigung bedarf, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Jahres, in dem die das Verfahren beendende Entscheidung getroffen worden ist.

(2) Wird nachträglich auf eine Gesamtstrafe erkannt, ist die Aufbewahrungsfrist für das Schriftgut über die einbezogenen Verurteilungen nach dem Tage der Rechtskraft der Gesamtstrafenentscheidung neu zu bestimmen.

(3) Ist in den Fällen des Abs. 1 und 2 zum Zeitpunkt des Weglegens der Akten die in der Anlage bestimmte Aufbewahrungsfrist bereits abgelaufen oder endet diese mit Ablauf des Jahres der Weglegung oder der beiden darauf folgenden Jahre, so verlängert sich die Aufbewahrungsfrist um drei Jahre vom Beginn des auf die Weglegung folgenden Jahres an. Dies gilt nicht in den Fällen des Abschnitt I Nr. 46 Buchst. a der Anlage.

§ 5 nicht abschließend geprüft

Die Aufbewahrungsfrist für das die rechtsberatenden Berufe betreffende Schriftgut beginnt in 1. den Personalangelegenheiten der Notarinnen und Notare mit Ablauf des Jahres, in dem das Amt nach § 47 Nr. 1 bis 6 der Bundesnotarordnung in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 303-1, veröffentlichten bereinigten Fassung, zuletzt geändert durch Gesetz vom 23. November 2015 (BGBl. I S. 2090), endgültig erloschen ist, bei Anordnung einer Notariatsverwaltung nach § 56 der Bundesnotarordnung mit Ablauf des Jahres, in dem die Verwaltung beendet worden ist,
2. den Angelegenheiten der Mitglieder der Rechtsanwaltskammer mit Ablauf des Jahres, in dem die Mitgliedschaft in der Rechtsanwaltskammer erloschen ist,
3. den Angelegenheiten der Mitglieder des Versorgungswerks der Rechtsanwälte im Lande Hessen mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungsverpflichtung entfallen ist,
4. den Fällen a) des § 1 Abs. 1 und 2 des Einführungsgesetzes zum Rechtsdienstleistungsgesetz vom 12. Dezember 2007 (BGBl. I S. 2840, 2846), zuletzt geändert durch Verordnung vom 31. August 2015 (BGBl. I S. 1474), mit Ablauf des Jahres, in dem die Erlaubnis zur Besorgung fremder Rechtsangelegenheiten erloschen ist,
b) einer nach dem Rechtsberatungsgesetz in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 303- 12, veröffentlichten bereinigten Fassung, zuletzt geändert durch Gesetz vom 21. Juni 2002 (BGBl. I S. 2010), aufgehoben durch Gesetz vom 12. Dezember 2007 (BGBl. I S. 2840), erteilten Erlaubnis zur esorgung fremder Rechtsangelegenheiten mit Ablauf des Jahres, in dem diese erloschen ist,
5. den übrigen Fällen mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist.

§ 6 nicht abschließend geprüft

Diese Verordnung tritt am Tage nach der Verkündung in Kraft. Sie tritt mit Ablauf des 31. Dezember 2022 außer Kraft. Wiesbaden, den 5. März 2012 Der Hessische Minister der Justiz, für Integration und Europa Hahn

Anlage nicht abschließend geprüft

[Aus dem Anhang Anlage ersichtliche Fassung]