Gesetze / Gesetzblätter
Bundesgesetzblatt, Teil I, Jahrgang 2020, S. 2246
BGBl. 2020 I S. 2246 · 56.710 Zeichen · Textauszug aus unserem Bestand.
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Verordnung
über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse
sowie zur Änderung der Verordnung über
die notarielle Fachprüfung
Vom 13. Oktober 2020
Auf Grund
– des § 7g Absatz 2 Satz 2 der Bundesnotarordnung,
der zuletzt durch Artikel 136 der Verordnung vom
31. August 2015 (BGBl. I S. 1474) geändert worden
ist,
– des § 7i der Bundesnotarordnung, der zuletzt durch
Artikel 136 der Verordnung vom 31. August 2015
(BGBl. I S. 1474) geändert worden ist,
– des § 36 der Bundesnotarordnung, der durch Arti-
kel 1 Nummer 3 des Gesetzes vom 1. Juni 2017
(BGBl. I S. 1396) eingefügt worden ist, und
– des § 59 des Beurkundungsgesetzes, der durch Ar-
tikel 2 Nummer 19 des Gesetzes vom 1. Juni 2017
(BGBl. I S. 1396) eingefügt worden ist,
verordnet das Bundesministerium der Justiz und für
Verbraucherschutz:
Artikel 1
Verordnung
über die Führung
notarieller Akten und Verzeichnisse
(NotAktVV)
Inhaltsübersicht
Abschnitt 1
Allgemeine Bestimmungen
§ 1 Verzeichnisse
§ 2 Akten
§ 3 Urschriften, Ausfertigungen und Abschriften
§ 4 Form und Übergabe elektronischer Aufzeichnungen
§ 5 Sicherheit elektronischer Aufzeichnungen
§ 6 Technische und organisatorische Maßnahmen
Abschnitt 2
Urkundenverzeichnis
§ 7 Urkundenverzeichnis
§ 8 Führung des Urkundenverzeichnisses
§ 9 Angaben im Urkundenverzeichnis
§ 10 Ortsangabe
§ 11 Angaben zur Amtsperson
§ 12 Angabe der Beteiligten
§ 13 Angabe des Geschäftsgegenstands
§ 14 Angabe der Urkundenart
§ 15 Angaben zu Ausfertigungen
§ 16 Weitere Angaben bei Verfügungen von Todes wegen
§ 17 Sonstige Angaben
§ 18 Zeitpunkt der Eintragungen
§ 19 Export der Eintragungen
§ 20 Persönliche Bestätigung
Abschnitt 3
Verwahrungsverzeichnis
§ 21 Verwahrungsverzeichnis
§ 22 Angaben im Verwahrungsverzeichnis
§ 23 Massenummer und Buchungsnummer
§ 24 Angaben zu den Beteiligten
§ 25 Angaben zu Einnahmen und Ausgaben
§ 26 Angaben zu Wertpapieren und Kostbarkeiten
§ 27 Angaben zu Schecks und Sparbüchern
§ 28 Angaben zu Notaranderkonten
§ 29 Export der Eintragungen
§ 30 Persönliche Bestätigung
Abschnitt 4
Urkundensammlung, Erbvertragssammlung
§ 31 Urkundensammlung
§ 32 Erbvertragssammlung
§ 33 Sonderbestimmungen für Verfügungen von Todes wegen
Abschnitt 5
Elektronische
Urkundensammlung, Sondersammlung
§ 34 Elektronische Urkundensammlung
§ 35 Einstellung von Dokumenten
§ 36 Löschung von Dokumenten
§ 37 Sondersammlung
§ 38 Sonderbestimmungen für Verfügungen von Todes wegen
§ 39 Behandlung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist für die
Urkundensammlung
Abschnitt 6
Nebenakten
§ 40 Nebenakten
§ 41 Sonderbestimmungen für Verwahrungsgeschäfte
§ 42 Führung in Papierform
§ 43 Elektronische Führung
§ 44 Führung in Papierform und elektronische Führung
Abschnitt 7
Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste
§ 45 Sammelakte
Abschnitt 8
Generalakte
§ 46 Generalakte
§ 47 Elektronische Führung
Abschnitt 9
Sonstige Aufzeichnungen
§ 48 Hilfsmittel
§ 49 Ersatzaufzeichnungen
Abschnitt 10
Aufbewahrungsfristen
§ 50 Aufbewahrungsfristen
§ 51 Aufbewahrungsfristen für Altbestände
§ 52 Sonderbestimmungen für Nebenakten
§ 53 Sonderbestimmungen beim Übergang der Verwahrzustän-
digkeit
Abschnitt 1
Allgemeine Bestimmungen
§1
Verzeichnisse
Der Notar führt die folgenden Verzeichnisse:
1. das Urkundenverzeichnis,
2. das Verwahrungsverzeichnis.
§2
Akten
Der Notar führt die folgenden Akten:
1. die Urkundensammlung,
2. die Erbvertragssammlung,
3. die elektronische Urkundensammlung,
4. die Sondersammlung,
5. die Nebenakten,
6. die Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste
und
7. die Generalakte.
§3
Urschriften,
Ausfertigungen und Abschriften
(1) Urschriften, Ausfertigungen und beglaubigte Ab-
schriften von Urkunden sind so herzustellen, dass sie
gut lesbar, dauerhaft und fälschungssicher sind.
(2) Im Schriftbild der Urschrift einer Urkunde darf
nichts unleserlich gemacht werden.
(3) Auf jeder Urschrift, Ausfertigung oder Abschrift
einer Urkunde sind die Urkundenverzeichnisnummer
und die Jahreszahl anzugeben.
§4
Form und Übergabe
elektronischer Aufzeichnungen
(1) Ist die Verwendung eines bestimmten Datei-
formats oder eines bestimmten Systems nicht durch
andere oder aufgrund anderer Rechtsvorschriften vor-
geschrieben, so sind elektronische Akten und Verzeich-
nisse (elektronische Aufzeichnungen) in einem Datei-
format zu führen, das allgemein gebräuchlich ist.
Elektronische Aufzeichnungen können auch in einem
anderen Dateiformat geführt werden, wenn dieses ohne
erheblichen zeitlichen oder finanziellen Aufwand in ein
allgemein gebräuchliches Dateiformat überführt werden
kann.
(2) Geht die Zuständigkeit für die Verwahrung von
Akten und Verzeichnissen auf eine andere Stelle über,
so hat die bisher zuständige Stelle der künftig zustän-
digen Stelle elektronische Aufzeichnungen auf einem
allgemein gebräuchlichen Datenträger zu übergeben.
Handelt es sich um elektronische Aufzeichnungen, die
im Elektronischen Urkundenarchiv oder im Elektro-
nischen Notaraktenspeicher vorliegen, so hat die bisher
zuständige Stelle an der Einräumung des Zugangs für
die künftig zuständige Stelle mitzuwirken, soweit dies
erforderlich ist.
§5
Sicherheit
elektronischer Aufzeichnungen
(1) Systeme, die zum Umgang mit elektronischen
Aufzeichnungen verwendet werden, sind durch ge-
eignete und dem Stand der Technik entsprechende
Maßnahmen gegen unbefugten Zugang zu schützen.
(2) Elektronische Aufzeichnungen sind durch ge-
eignete Vorkehrungen gegen unzulässigen Verlust,
unzulässige Veränderung und unzureichende Verfüg-
barkeit zu sichern.
(3) Körperliche Zugangsmittel, die der Notar für den
Zugang zum Elektronischen Urkundenarchiv verwen-
det, sind sicher zu verwahren. Sie dürfen keiner ande-
ren Person überlassen werden.
(4) Der Notar darf Wissensdaten, die er für den
Zugang zum Elektronischen Urkundenarchiv benutzt,
keiner anderen Person preisgeben.
(5) Der Notar muss durch geeignete Vorkehrungen
sicherstellen, dass die bei ihm beschäftigten Perso-
nen mit den ihnen überlassenen Zugangsmitteln und
mit ihren Wissensdaten den Absätzen 3 und 4 entspre-
chend umgehen.
§6
Technische und
organisatorische Maßnahmen
Die Bundesnotarkammer präzisiert durch Verhal-
tensregeln nach Artikel 40 Absatz 2 Buchstabe h der
Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parla-
ments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz
natürlicher Personen bei der Verarbeitung personen-
bezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Auf-
hebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grund-
verordnung) (ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 1; L 314
vom 22.11.2016, S. 72; L 127 vom 23.5.2018, S. 2)
die technischen und organisatorischen Maßnahmen,
die nach Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679 zu
treffen sind, um die Sicherheit der personenbezogenen
Daten zu gewährleisten, die in den elektronischen Auf-
zeichnungen und den zu ihrer Führung verwendeten
elektronischen Hilfsmitteln verarbeitet werden.
Abschnitt 2
Urkundenverzeichnis
§7
Urkundenverzeichnis
(1) In das Urkundenverzeichnis einzutragen sind
1. Niederschriften (§§ 8, 36 und 38 des Beurkundungs-
gesetzes),
2. Vermerke im Sinne des § 39 des Beurkundungs-
gesetzes, die Folgendes enthalten:
a) die Beglaubigung einer Unterschrift oder eines
Handzeichens,
b) die Beglaubigung der Zeichnung einer Namens-
unterschrift,
c) die Feststellung des Zeitpunkts, zu dem eine
Privaturkunde vorgelegt worden ist,
d) sonstige einfache Zeugnisse im Sinne des § 39
des Beurkundungsgesetzes,
3. elektronische Vermerke im Sinne des § 39a des Be-
urkundungsgesetzes, die Folgendes enthalten:
a) die Beglaubigung einer elektronischen Signatur,
b) die Feststellung des Zeitpunkts, zu dem eine
Privaturkunde vorgelegt worden ist,
c) sonstige einfache Zeugnisse im Sinne des § 39
des Beurkundungsgesetzes,
4. Vollstreckbarerklärungen nach § 796c Absatz 1 und
§ 1053 Absatz 4 der Zivilprozessordnung und
5. Einigungen, Abschlussprotokolle, Vertragsbeurkun-
dungen und Vertragsbestätigungen nach § 96 Ab-
satz 3 Satz 1 und Absatz 5 Satz 2, § 98 Absatz 2
Satz 1 und § 99 Satz 1 des Sachenrechtsbereini-
gungsgesetzes.
(2) Nicht in das Urkundenverzeichnis einzutragen
sind insbesondere
1. Niederschriften über Wechsel- und Scheckproteste,
2. Vermerke im Sinne des § 39 des Beurkundungsge-
setzes, die im Zusammenhang mit einer anderen Be-
urkundung erstellt und auf die betreffende Urschrift
oder eine Ausfertigung der Urkunde oder ein damit
zu verbindendes Blatt gesetzt werden, und
3. elektronische Vermerke im Sinne des § 39a des Be-
urkundungsgesetzes, die im Zusammenhang mit
einer anderen Beurkundung erstellt werden und
deren Ausdruck mit einer Urschrift oder einer Aus-
fertigung der Urkunde verbunden wird.
§8
Führung des
Urkundenverzeichnisses
(1) Das Urkundenverzeichnis wird getrennt nach
Kalenderjahren geführt. Die Eintragungen jedes Kalen-
derjahres sind mit fortlaufenden Nummern zu versehen.
(2) Die Beurkundungen und sonstigen Amtshandlun-
gen sind in der Reihenfolge des Datums ihrer Vornahme
einzutragen. Ist eine Eintragung versehentlich unter-
blieben, so ist sie unter der nächsten fortlaufenden
Nummer nachzutragen. Ist eine Eintragung versehent-
lich mehrfach erfolgt, so ist die wiederholte Eintragung
als gegenstandslos zu kennzeichnen.
§9
Angaben im Urkundenverzeichnis
Die Eintragung im Urkundenverzeichnis enthält fol-
gende Angaben:
1. das Datum und den Ort oder die Orte der Beurkun-
dung oder der sonstigen Amtshandlung (§ 10),
2. die Amtsperson (§ 11),
3. die Beteiligten (§ 12),
4. den Geschäftsgegenstand (§ 13),
5. die Urkundenart (§ 14),
6. gegebenenfalls Angaben zu Ausfertigungen (§ 15),
7. gegebenenfalls weitere Angaben zu Verfügungen
von Todes wegen (§ 16) und
8. gegebenenfalls sonstige Angaben (§ 17).
§ 10
Ortsangabe
Ist das Amtsgeschäft in der Geschäftsstelle vorge-
nommen worden, genügt als Ortsangabe die Angabe
„Geschäftsstelle“. Andernfalls ist die genaue Bezeich-
nung des Ortes oder der Orte, an dem oder an denen
das Amtsgeschäft vorgenommen wurde, einzutragen.
Hierbei ist soweit möglich die Anschrift anzugeben.
§ 11
Angaben zur Amtsperson
Zur Amtsperson sind anzugeben
1. der Familienname,
2. der Vorname oder die Vornamen, soweit diese im
Rahmen der amtlichen Tätigkeit üblicherweise ver-
wendet werden, und
3. die Amtsbezeichnung.
§ 12
Angabe der Beteiligten
(1) Als Beteiligte sind einzutragen
1. bei Niederschriften nach den §§ 8 und 38 des Be-
urkundungsgesetzes die Erschienenen, deren Erklä-
rungen beurkundet worden sind,
2. bei Beglaubigungen (§§ 39 bis 41 des Beurkundungs-
gesetzes) diejenigen, welche die Unterschrift, die
elektronische Signatur, das Handzeichen oder die
Zeichnung vollzogen oder anerkannt haben,
3. bei Vollstreckbarerklärungen (§ 796c Absatz 1 und
§ 1053 Absatz 4 der Zivilprozessordnung) die Par-
teien,
4. bei Amtshandlungen nach § 96 Absatz 3 Satz 1 und
Absatz 5 Satz 2, § 98 Absatz 2 Satz 1 und § 99
Satz 1 des Sachenrechtsbereinigungsgesetzes die
Beteiligten im Sinne des Sachenrechtsbereinigungs-
gesetzes,
5. bei allen übrigen Beurkundungen (§§ 36, 39, 39a
und 43 des Beurkundungsgesetzes) diejenigen, wel-
che die Beurkundung veranlasst haben.
Sind mehr als 20 Beteiligte einzutragen, genügt auch
eine zusammenfassende Bezeichnung, es sei denn,
dass die Beteiligten in den Fällen der §§ 8 oder 38
des Beurkundungsgesetzes Erklärungen zur Nieder-
schrift abgegeben haben.
(2) Zu den Beteiligten sind anzugeben
1. der Vorname oder die Vornamen,
2. der Familienname,
3. der Geburtsname, wenn dieser nicht der Familien-
name ist,
4. das Geburtsdatum und
5. der Wohnort.
Sofern dies zur Unterscheidung der Beteiligten erfor-
derlich ist, sind weitere Angaben aufzunehmen. Haben
Beteiligte in Vertretung für eine andere Person gehan-
delt und wurde dabei in eine Niederschrift statt des
Wohnorts eines Beteiligten ein Dienst- oder Geschäfts-
ort aufgenommen, so tritt dieser auch im Urkundenver-
zeichnis an die Stelle des Wohnorts. Bei Beteiligten, die
keine natürlichen Personen sind, sind statt der in Satz 1
genannten Angaben ihr Name und ihr Sitz anzugeben.
(3) Zu den Beteiligten kann angegeben werden
1. die Anschrift,
2. die steuerliche Identifikationsnummer,
3. die Wirtschafts-Identifikationsnummer und
4. die Registernummer.
(4) Haben Beteiligte in Vertretung für eine andere
Person gehandelt, sind neben den Beteiligten auch
die vertretenen Personen aufzuführen. Absatz 1 Satz 2,
Absatz 2 Satz 1, 2 und 4 und Absatz 3 gelten insoweit
entsprechend. Vertretende und vertretene Personen
sollen jeweils als solche gekennzeichnet werden.
(5) In gesellschaftsrechtlichen Angelegenheiten ist
die Gesellschaft auch dann einzutragen, wenn sie nicht
Beteiligte ist. Absatz 2 Satz 4 und Absatz 3 gelten ent-
sprechend.
§ 13
Angabe des Geschäftsgegenstands
Der Geschäftsgegenstand ist stichwortartig und hin-
reichend unterscheidungskräftig zu bezeichnen. Hat die
Urkundenarchivbehörde für den Geschäftsgegenstand
eine bestimmte Formulierung vorgesehen, so ist diese
zu verwenden.
§ 14
Angabe der Urkundenart
(1) Als Urkundenarten sind zu unterscheiden
1. Beglaubigungen von Unterschriften oder Hand-
zeichen mit Anfertigung eines Urkundenentwurfs,
2. Beglaubigungen von Unterschriften oder Hand-
zeichen ohne Anfertigung eines Urkundenentwurfs,
3. Verfügungen von Todes wegen,
4. Vermittlungen von Auseinandersetzungen und
5. sonstige Beurkundungen und Beschlüsse.
(2) Die Urkundenarchivbehörde kann innerhalb der
in Absatz 1 genannten Urkundenarten weitere Differen-
zierungen vorsehen.
§ 15
Angaben zu Ausfertigungen
Wird von einer Urkunde eine Ausfertigung erteilt, so
ist zu vermerken, wem und an welchem Tag die Aus-
fertigung erteilt worden ist. Handelt es sich bei der
Ausfertigung um eine vollstreckbare Ausfertigung oder
eine weitere vollstreckbare Ausfertigung, so ist dies
ebenfalls zu vermerken.
§ 16
Weitere Angaben
bei Verfügungen von Todes wegen
(1) Ist Gegenstand der Eintragung eine Verfügung
von Todes wegen, die der Notar dem Amtsgericht zur
besonderen amtlichen Verwahrung abliefert (§ 34 Ab-
satz 1 und 2 des Beurkundungsgesetzes), ist zu ver-
merken, wann die Verfügung von Todes wegen abge-
liefert wurde.
(2) Ist Gegenstand der Eintragung ein notariell ver-
wahrter Erbvertrag, so ist dies zu vermerken.
(3) Zu der Eintragung eines notariell verwahrten Erb-
vertrags sind jeweils unter Angabe des Datums zu
vermerken
1. dessen nachträgliche Verbringung in die besondere
amtliche Verwahrung des Amtsgerichts,
2. dessen Rückgabe aus der notariellen Verwahrung
und
3. dessen Ablieferung an das Amtsgericht nach Eintritt
des Erbfalls.
§ 17
Sonstige Angaben
(1) Wird durch eine Urkunde der Inhalt einer anderen
Urkunde berichtigt, geändert, ergänzt oder aufgeho-
ben, so ist bei den Eintragungen zu diesen Urkunden
auf die jeweils andere Eintragung zu verweisen.
(2) Zu jeder Eintragung können weitere Angaben
aufgenommen werden, soweit diese der Erfüllung der
Amtspflichten dienen. Solche Angaben sind strukturiert
zu erfassen, soweit die Urkundenarchivbehörde dies
vorsieht.
§ 18
Zeitpunkt der Eintragungen
Eintragungen in das Urkundenverzeichnis sind zeit-
nah, spätestens 14 Tage nach der Beurkundung oder
der sonstigen Amtshandlung vorzunehmen. Sofern
technische Probleme dies verhindern, sind die Eintra-
gungen unverzüglich nach Behebung der technischen
Probleme vorzunehmen.
§ 19
Export der Eintragungen
(1) Nach Abschluss jedes Kalenderjahres sind die
Eintragungen, die für dieses Kalenderjahr im Urkunden-
verzeichnis vorgenommen wurden, zeitnah in eine Datei
zu exportieren. Die Datei ist mit der qualifizierten elek-
tronischen Signatur des Notars zu versehen.
(2) Die in die Datei exportierten Eintragungen sind
bis zum Ablauf ihrer jeweiligen Aufbewahrungsfristen
zu speichern. Die Speicherung hat im Elektronischen
Urkundenarchiv zu erfolgen, wenn die Urkundenarchiv-
behörde eine besondere Funktion dafür vorsieht.
(3) Werden an den Eintragungen im Urkundenver-
zeichnis Änderungen vorgenommen, so dass diese
nicht mehr mit den in die Datei exportierten Eintragun-
gen übereinstimmen, sind die Eintragungen erneut zu
exportieren. Die Absätze 1 und 2 gelten insoweit ent-
sprechend. Die Datei mit den früher exportierten Ein-
tragungen bleibt gespeichert. Es genügt, wenn der
erneute Export nur die Eintragungen umfasst, an denen
die Änderungen vorgenommen wurden.
§ 20
Persönliche Bestätigung
(1) Durch den Notar persönlich bestätigt werden
müssen
1. Änderungen und Zusätze, die eine Eintragung im
Urkundenverzeichnis betreffen, und
2. Angaben zu Ausfertigungen (§ 15), unabhängig da-
von, wann diese erteilt werden.
Der Inhalt von Änderungen oder Zusätzen und das
Datum ihrer Vornahme müssen dauerhaft dokumentiert
werden.
(2) Einer persönlichen Bestätigung nach Absatz 1
bedürfen nicht
1. die Löschung von Verzeichnisinhalten nach Ablauf
der Aufbewahrungsfrist,
2. die Hinzufügung von Angaben im Sinne des § 9
Nummer 8 oder
3. Änderungen und Zusätze sowie Angaben zu Aus-
fertigungen, bei denen aus dem Urkundenverzeich-
nis jederzeit nachvollziehbar ist,
a) durch wen sie erfolgt sind,
b) wann sie erfolgt sind und
c) welchen Inhalt sie haben.
Abschnitt 3
Verwahrungsverzeichnis
§ 21
Verwahrungsverzeichnis
Verwahrungsmassen, die nach § 23 der Bundes-
notarordnung und nach den §§ 57 und 62 des Be-
urkundungsgesetzes entgegengenommen werden, sind
in das Verwahrungsverzeichnis einzutragen, sobald
dem Notar Werte zugeflossen sind. Nicht eingetragen
werden müssen
1. Geldbeträge, die der Notar als Protestbeamter emp-
fangen hat, wenn sie unverzüglich an die Berechtig-
ten herausgegeben werden,
2. Wechsel und Schecks, die zum Zweck der Erhebung
des Protestes übergeben wurden, und
3. Hypotheken-, Grundschuld- und Rentenschuldbriefe.
§ 22
Angaben im Verwahrungsverzeichnis
Jede Eintragung einer Verwahrungsmasse enthält
folgende Angaben:
1. die Massenummer,
2. wenn die Verwahrung im Zusammenhang mit einem
Geschäft steht, das im Urkundenverzeichnis einge-
tragen ist, die Urkundenverzeichnisnummer; andern-
falls ein sonstiges eindeutiges Zeichen,
3. die Beteiligten des Verwahrungsverhältnisses (§ 24),
4. das Datum des Tages, an dem der Notar die Ver-
wahrungsanweisung angenommen hat,
5. die Einnahmen und die Ausgaben (§ 25) und
6. den Abschluss des Verwahrungsgeschäfts.
§ 23
Massenummer
und Buchungsnummer
(1) Die Massenummer setzt sich zusammen aus der
Jahreszahl des Jahres, in dem die Verwahrungsmasse
in das Verwahrungsverzeichnis eingetragen wird, und
einer für dieses Jahr fortlaufenden Nummer.
(2) Die Buchungsnummern werden für jede Verwah-
rungsmasse gesondert und in fortlaufender Reihenfolge
vergeben.
§ 24
Angaben zu den Beteiligten
Für die zu den Beteiligten einzutragenden Angaben
gilt § 12 Absatz 2 und 3 entsprechend.
§ 25
Angaben
zu Einnahmen und Ausgaben
(1) Die Einnahmen und die Ausgaben sind jeweils
gesondert einzutragen für
1. Wertpapiere und Kostbarkeiten, die zur Aufbewah-
rung oder Ablieferung an Dritte entgegengenommen
wurden,
2. Schecks oder Sparbücher, die zur Einlösung ent-
gegengenommen wurden,
3. Schecks, die zur Auszahlung ausgestellt wurden,
und
4. jedes Notaranderkonto.
(2) Jede Einnahme und jede Ausgabe ist im Ver-
wahrungsverzeichnis unverzüglich unter Angabe der
Buchungsnummer einzutragen. Einnahmen werden mit
positivem Vorzeichen, Ausgaben mit negativem Vor-
zeichen eingetragen. Eintragungen erfolgen unter dem
Datum ihrer Vornahme. Weicht in den Fällen des Ab-
satzes 1 Nummer 1 bis 3 das Datum der Einnahme oder
der Ausgabe oder im Fall des Absatzes 1 Nummer 4
das Datum der Wertstellung vom Datum der Eintragung
ab, so ist auch das abweichende Datum einzutragen.
(3) Zu jeder Einnahme ist anzugeben, wer die auf-
traggebende Person ist; zu jeder Ausgabe ist anzu-
geben, wer die empfangende Person ist. Ist an einer
Einnahme oder einer Ausgabe eine dritte Person unmit-
telbar beteiligt, so soll auch diese mit den in § 12 Ab-
satz 2 genannten Angaben eingetragen werden; § 12
Absatz 3 gilt entsprechend.
(4) Zu jeder Eintragung können weitere Angaben
aufgenommen werden, sofern diese der Erfüllung der
Amtspflichten dienen. Solche Angaben sind strukturiert
zu erfassen, soweit die Urkundenarchivbehörde dies
vorsieht.
§ 26
Angaben
zu Wertpapieren und Kostbarkeiten
(1) Wertpapiere sind unter Angabe der Gattung, des
Nennbetrages, der Stückzahl, der Serien und der Num-
mern einzutragen. Zins-, Renten- und Gewinnanteil-
scheine oder Erneuerungsscheine sind durch Angabe
der Fälligkeitstermine oder der Nummern näher zu be-
zeichnen.
(2) Kostbarkeiten sind aussagekräftig zu bezeichnen
und mit einem Schätzwert einzutragen.
§ 27
Angaben
zu Schecks und Sparbüchern
(1) Werden Schecks oder Sparbücher als Zahlungs-
mittel entgegengenommen, so werden sie hierbei als
Einnahme eingetragen. Dabei sind der Nennbetrag so-
wie die Nummer des Schecks und die Bezeichnung des
Kreditinstituts oder die Bezeichnung des Sparbuchs
und dessen Nummer anzugeben.
(2) Ein Scheck oder ein Sparbuch ist als Ausgabe
einzutragen, wenn die Einlösung erfolgt ist. Dabei ist
auf die entsprechende Eintragung der Einnahme auf
dem Notaranderkonto zu verweisen.
(3) Stellt sich ein Scheck als ungedeckt heraus, ist er
als Ausgabe einzutragen.
(4) Ein zur Auszahlung ausgestellter Scheck ist als
Ausgabe einzutragen, wenn er zur Auszahlung weiter-
gegeben worden ist. Absatz 1 Satz 2 gilt hierbei ent-
sprechend. Wird der Scheck zulasten des Notar-
anderkontos eingelöst, ist er als Einnahme einzutragen.
Dabei ist auf die entsprechende Eintragung der Aus-
gabe auf dem Notaranderkonto zu verweisen.
§ 28
Angaben zu Notaranderkonten
(1) Zu jedem Notaranderkonto sind einzutragen
1. das Kreditinstitut unter Angabe des Sitzes und des
Bank Identifier Codes (BIC),
2. die International Bank Account Number (IBAN),
3. die Währung, in der das Notaranderkonto geführt
wird, sowie
4. die Angabe, ob es sich um ein Giro- oder um ein
Festgeldkonto handelt.
(2) Umbuchungen zwischen Notaranderkonten sind
jeweils wechselseitig als Einnahmen und als Ausgaben
einzutragen. Anstelle der auftraggebenden Person und
der empfangenden Person ist anzugeben, dass eine
Umbuchung stattgefunden hat.
(3) Werden Notaranderkonten elektronisch geführt,
so sind die von den Kreditinstituten übermittelten Konto-
auszüge, Umsatzdaten und sonstigen Mitteilungen, die
die Führung der Notaranderkonten betreffen, und dies-
bezügliche Aufträge und Mitteilungen an Kreditinstitute
im Verwahrungsverzeichnis zu speichern, soweit die
Urkundenarchivbehörde dies vorsieht.
§ 29
Export der Eintragungen
(1) Nach Abschluss jedes Kalenderjahres sind alle
Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis, die sich auf
ein Verwahrungsgeschäft beziehen, das nicht bereits
vor Beginn dieses Kalenderjahres abgeschlossen war,
zeitnah in eine Datei zu exportieren. Die Datei ist mit der
qualifizierten elektronischen Signatur des Notars zu
versehen.
(2) § 19 Absatz 2 und 3 gilt entsprechend.
§ 30
Persönliche Bestätigung
(1) Änderungen und Zusätze, die eine Eintragung im
Verwahrungsverzeichnis betreffen, müssen durch den
Notar persönlich bestätigt werden. Der Inhalt der Ände-
rung oder des Zusatzes und das Datum ihrer Vornahme
müssen dauerhaft dokumentiert werden.
(2) Absatz 1 gilt nicht für
1. die Löschung von Verzeichnisinhalten nach Ablauf
der Aufbewahrungsfrist,
2. die Hinzufügung eines Verweises auf eine andere
Einnahme oder Ausgabe und
3. Änderungen und Zusätze, bei denen aus dem Ver-
wahrungsverzeichnis jederzeit nachvollziehbar ist,
a) durch wen sie erfolgt sind,
b) wann sie erfolgt sind und
c) welchen Inhalt sie haben.
Abschnitt 4
Urkundensammlung,
Erbvertragssammlung
§ 31
Urkundensammlung
(1) In der Urkundensammlung sind zu verwahren
1. bei Niederschriften über eine Verfügung von Todes
wegen
a) eine beglaubigte Abschrift, wenn die Beteiligten
dies wünschen, und
b) ein Ausdruck der Bestätigung oder der Be-
stätigungen über die Registrierung im Zentralen
Testamentsregister,
2. bei sonstigen Niederschriften, die in das Urkunden-
verzeichnis einzutragen sind, die Urschrift,
3. bei Vermerken im Sinne des § 39 des Beurkundungs-
gesetzes, die in das Urkundenverzeichnis einzutra-
gen sind,
a) die Urschrift, wenn diese in notarieller Verwah-
rung verbleibt,
b) eine Abschrift, wenn die Urschrift ausgehändigt
wird und der Notar die Urkunde entworfen hat,
c) in den übrigen Fällen nach Ermessen des Notars
eine Abschrift,
4. bei einfachen elektronischen Zeugnissen im Sinne
des § 39a des Beurkundungsgesetzes, die in das
Urkundenverzeichnis einzutragen sind, ein Ausdruck
des elektronischen Dokuments,
5. bei Vollstreckbarerklärungen nach § 796c Absatz 1
der Zivilprozessordnung die Urschrift mit der Urschrift
des Vergleichs,
6. bei Vollstreckbarerklärungen nach § 1053 Absatz 4
der Zivilprozessordnung die Urschrift mit einer be-
glaubigten Abschrift des Schiedsspruchs,
7. bei Einigungen, Abschlussprotokollen, Vertragsbe-
urkundungen und Vertragsbestätigungen nach § 96
Absatz 3 Satz 1 und Absatz 5 Satz 2, § 98 Absatz 2
Satz 1 und § 99 Satz 1 des Sachenrechtsbereini-
gungsgesetzes die Urschrift.
(2) Die Urkundensammlung ist nach der Reihenfolge
der Eintragungen im Urkundenverzeichnis zu ordnen.
(3) Nachweise für die Vertretungsberechtigung, die
nach § 12 des Beurkundungsgesetzes der Niederschrift
beigefügt werden sollen, werden der Urschrift beigefügt
und mit ihr in der Urkundensammlung verwahrt.
(4) Einem in der Urkundensammlung verwahrten
Dokument können andere Urschriften oder Unterlagen
beigefügt und mit ihm verwahrt werden, wenn
1. diese mit dem verwahrten Dokument inhaltlich derart
zusammenhängen, dass das verwahrte Dokument
ohne die anderen Urschriften oder Unterlagen nicht
in zweckdienlicher Weise verwendet werden kann,
oder
2. sie für die Rechtswirksamkeit oder die Durchführung
des beurkundeten Rechtsvorgangs bedeutsam sind.
(5) Anstelle der Urschrift ist eine Ausfertigung oder
eine beglaubigte Abschrift in der Urkundensammlung
zu verwahren, wenn nach dem Beurkundungsgesetz
die Ausfertigung oder die beglaubigte Abschrift an die
Stelle der Urschrift tritt.
§ 32
Erbvertragssammlung
Erbverträge, deren besondere amtliche Verwahrung
ausgeschlossen wurde, werden nach der Nummern-
folge der Eintragungen im Urkundenverzeichnis in der
Erbvertragssammlung verwahrt.
§ 33
Sonderbestimmungen
für Verfügungen von Todes wegen
(1) Wird ein Erbvertrag aus der notariellen Verwah-
rung zurückgegeben, so ist anstelle des Erbvertrags
ein Vermerk mit den Angaben nach § 9 Nummer 1 bis 3
und der Urkundenverzeichnisnummer zur Erbvertrags-
sammlung zu nehmen.
(2) Wird über die Rückgabe des Erbvertrags keine
Niederschrift errichtet, soll der Notar in dem Vermerk
die Erfüllung der ihm nach § 2300 Absatz 2 Satz 3 in
Verbindung mit § 2256 Absatz 1 Satz 2 des Bürger-
lichen Gesetzbuchs obliegenden Pflichten aktenkundig
machen. Die Personen, an die der Erbvertrag zurück-
gegeben wurde, sind mit den in § 12 Absatz 2 Satz 1
und 2 genannten Angaben zu bezeichnen.
(3) Der Notar hat den Vermerk zu unterschreiben.
(4) Auf Antrag aller Beteiligten ist diesen die in der
Urkundensammlung verwahrte beglaubigte Abschrift
einer Verfügung von Todes wegen auszuhändigen.
(5) Wird bei einer Verfügung von Todes wegen vor
deren Registrierung im Zentralen Testamentsregister
die Aushändigung der Urschrift zum Zwecke des Wider-
rufs durch Vernichtung verlangt, so sind die Absätze 1
bis 3 mit der Maßgabe entsprechend anzuwenden, dass
der Vermerk zur Urkundensammlung zu nehmen ist.
Abschnitt 5
Elektronische
Urkundensammlung, Sondersammlung
§ 34
Elektronische Urkundensammlung
(1) In der elektronischen Urkundensammlung wer-
den die Dokumente in elektronischer Form verwahrt,
die nach § 31 in der Urkundensammlung verwahrt wer-
den.
(2) Dokumente, die in Papierform erstellt wurden,
können verwahrt werden als
1. elektronische Fassung (§ 56 des Beurkundungsge-
setzes),
2. elektronisch beglaubigte Abschrift, wenn es sich bei
ihnen um Ausfertigungen, beglaubigte Abschriften
oder einfache Abschriften handelt, oder
3. elektronische Abschriften, wenn es sich bei ihnen
um einfache Abschriften handelt.
(3) Dokumente, die in elektronischer Form erstellt
wurden, können in dieser Form oder als elektronische
Fassung des Ausdrucks, der in der Urkundensammlung
verwahrt wird, verwahrt werden.
(4) Tritt nach dem Beurkundungsgesetz eine Ausfer-
tigung oder eine beglaubigte Abschrift an die Stelle der
Urschrift, so ist die elektronische Fassung der Urschrift
zu verwahren. Ist eine Verwahrung der elektronischen
Fassung der Urschrift nicht möglich, so ist eine elektro-
nische Fassung der Ausfertigung oder der beglaubigten
Abschrift zu verwahren, die an die Stelle der Urschrift
getreten ist.
(5) In der elektronischen Urkundensammlung kann
neben einer Niederschrift auch eine vollständige oder
auszugsweise Reinschrift von dieser verwahrt werden.
§ 35
Einstellung von Dokumenten
(1) Dokumente, die nach § 34 in der elektronischen
Urkundensammlung zu verwahren sind, sollen unver-
züglich nach der Eintragung in das Urkundenverzeich-
nis in die elektronische Urkundensammlung eingestellt
werden.
(2) Elektronische Dokumente, die nach dem Beurkun-
dungsgesetz zusammen mit der elektronischen Fas-
sung einer Urschrift oder Abschrift in der elektroni-
schen Urkundensammlung zu verwahren sind, sollen
unverzüglich in die elektronische Urkundensammlung
eingestellt werden.
(3) Nachdem ein Dokument in elektronischer Form in
die elektronische Urkundensammlung eingestellt wurde,
dürfen auf der Urschrift oder Abschrift, die in der Ur-
kundensammlung verwahrt wird, keine Vermerke mehr
angebracht werden. Ergibt sich aus einer Rechts-
vorschrift die Pflicht, auf der Urschrift oder Abschrift,
die in der Urkundensammlung verwahrt wird, etwas zu
vermerken, so ist der Vermerk auf einem gesonderten
Blatt niederzulegen, das mit der Urschrift oder Ab-
schrift, die in der Urkundensammlung verwahrt wird,
zu verbinden ist.
(4) Die Einstellung von Dokumenten in die elektro-
nische Urkundensammlung hat in einer für die Lang-
zeitarchivierung geeigneten Variante des PDF-Formats
zu erfolgen. Hat die Urkundenarchivbehörde im Ver-
kündungsblatt der Bundesnotarkammer weitere Vorga-
ben zu dem Dateiformat, das bei der Einstellung in die
elektronische Urkundensammlung zu verwenden ist,
bekannt gemacht, so sind diese zu beachten.
§ 36
Löschung von Dokumenten
Die Löschung von Dokumenten, die in der elektro-
nischen Urkundensammlung verwahrt werden, muss
durch den Notar persönlich bestätigt werden. Dies gilt
nicht für die Löschung von Dokumenten nach Ablauf
der Aufbewahrungsfrist.
§ 37
Sondersammlung
(1) Wenn die Übertragung in ein elektronisches Doku-
ment aufgrund der Beschaffenheit des Dokuments
unmöglich oder unzumutbar ist, unterbleibt die Einstel-
lung in die elektronische Urkundensammlung. Die Über-
tragung von Dokumenten, die nicht größer als das
Format DIN A3 sind, ist nicht allein wegen ihrer Größe
unzumutbar.
(2) In den Fällen des Absatzes 1 Satz 1 soll der Notar
in einem elektronischen Vermerk nach § 39a des Be-
urkundungsgesetzes das Dokument bezeichnen und
feststellen, dass die Übertragung in ein elektronisches
Dokument unmöglich oder unzumutbar ist. Der Vermerk
soll mit einer elektronisch beglaubigten Abschrift des
Dokuments verbunden werden, wenn deren Herstel-
lung nicht unmöglich oder unzumutbar ist. Der Vermerk
und gegebenenfalls die elektronische Abschrift sollen
in der elektronischen Urkundensammlung verwahrt
werden.
(3) Dokumente, deren Übertragung in ein elektro-
nisches Dokument unterblieben ist, sind nach der
Reihenfolge ihrer Eintragung im Urkundenverzeichnis
in einer gesonderten Sammlung zu verwahren (Sonder-
sammlung). Auf den Dokumenten ist zu vermerken, zu
welcher Urkundenverzeichnisnummer sie gehören. Eine
vollständige oder auszugsweise Abschrift der Doku-
mente kann in die Urkundensammlung aufgenommen
werden. Auf der Abschrift ist zu vermerken, dass es
sich um die Abschrift eines Dokuments aus der Son-
dersammlung handelt.
§ 38
Sonderbestimmungen
für Verfügungen von Todes wegen
(1) Wird den Beteiligten nach § 33 Absatz 4 die in
der Urkundensammlung verwahrte beglaubigte Abschrift
einer Verfügung von Todes wegen ausgehändigt, so ist
auch die elektronisch beglaubigte Abschrift, die in der
elektronischen Urkundensammlung verwahrt wird, zu
löschen.
(2) Ein Vermerk nach § 33 Absatz 5 ist auch in die
elektronische Urkundensammlung aufzunehmen.
§ 39
Behandlung nach Ablauf der
Aufbewahrungsfrist für die Urkundensammlung
Erhält oder erstellt der Notar in Papierform ein Doku-
ment, für das die Frist zur Aufbewahrung in der Urkun-
densammlung bereits abgelaufen ist, so ist dieses
Dokument in elektronischer Form in die elektronische
Urkundensammlung einzustellen und dort zu verwah-
ren. Das in Papierform vorliegende Dokument darf nach
der Einstellung in die elektronische Urkundensammlung
vernichtet werden, es sei denn, dass das Interesse
der Beteiligten oder Dritter an dessen Erhaltung eine
weitere Aufbewahrung gebietet.
Abschnitt 6
Nebenakten
§ 40
Nebenakten
(1) Zu allen Amtsgeschäften können Nebenakten
geführt werden. Eine Nebenakte muss geführt werden,
soweit dies zur Vornahme eines Amtsgeschäfts ge-
boten ist. Die Nebenakten können als Sammelakten ge-
führt werden, wenn ein sachlicher Grund hierfür besteht
und die geordnete Aktenführung sichergestellt ist.
(2) Nebenakten können insbesondere enthalten
1. die Kontaktdaten der Beteiligten,
2. Daten, die zur Identifizierung der Beteiligten erfor-
derlich sind, einschließlich Kopien vorgelegter Aus-
weisdokumente,
3. Schriftverkehr mit den Beteiligten, mit den Gerichten
und den Behörden sowie andere Dokumente, die
nicht zur Urkundensammlung zu nehmen sind,
4. personenbezogene Daten besonderer Kategorien,
insbesondere Informationen zur Gesundheit der Be-
teiligten, soweit diese zur Erfüllung von Amtspflich-
ten erforderlich sind, und
5. weitere Informationen, die zur Erfüllung der beurkun-
dungsrechtlichen Pflichten oder sonst zur Vornahme
des Amtsgeschäfts erforderlich sind.
§ 41
Sonderbestimmungen
für Verwahrungsgeschäfte
(1) Zu jedem Verwahrungsgeschäft ist eine Neben-
akte zu führen. Die Führung von Sammelakten ist für
Verwahrungsgeschäfte nicht zulässig.
(2) Zu den Nebenakten für Verwahrungsgeschäfte
sind insbesondere zu nehmen
1. sämtliche Verwahrungsanträge und -anweisungen
(§ 57 Absatz 2 bis 4 des Beurkundungsgesetzes),
2. die Treuhandaufträge und die Verwahrungsanwei-
sungen, die dem Notar im Zusammenhang mit dem
Vollzug desjenigen Geschäfts erteilt worden sind,
das der Verwahrung zugrunde liegt (§ 57 Absatz 6
des Beurkundungsgesetzes),
3. Änderungen oder Ergänzungen der Verwahrungs-
anweisungen und der Treuhandaufträge,
4. Annahmeerklärungen (§ 57 Absatz 2 Nummer 3 und
Absatz 5 des Beurkundungsgesetzes) und
5. Belege, Kontoauszüge und Abschriften von Abrech-
nungen und Kostenberechnungen, die die Verwah-
rung betreffen.
(3) Sämtliche Nebenakten zu laufenden Verwahrungs-
geschäften sind einheitlich in Papierform oder elektro-
nisch zu führen. Ein Wechsel der Form der Aktenfüh-
rung ist nur zu Beginn eines Kalenderjahres zulässig.
Für Verwahrungsmassen, die vor einem Wechsel nach
Satz 2 in das Verwahrungsverzeichnis eingetragen wur-
den, kann es abweichend von Satz 1 bei der früheren
Form der Aktenführung verbleiben. Ist das Verwah-
rungsverhältnis beendet, so ist es zulässig, zunächst
in Papierform geführte Nebenakten nur noch elektro-
nisch aufzubewahren. Die Aufsichtsbehörde kann Aus-
nahmen von den Regelungen der Sätze 1 und 2 zu-
lassen.
(4) Kontoauszüge sind mit der Massenummer zu
versehen. Belege für Einnahmen und Ausgaben sind
jeweils mit der Massenummer und der Buchungsnum-
mer zu versehen. Führt der Notar aufgrund einer Über-
tragung der Verwahrzuständigkeit nach § 51 Absatz 1
und 3 der Bundesnotarordnung die Verwahrungsge-
schäfte eines anderen Notars fort, so soll der Buchungs-
nummer ein Zusatz vorangestellt werden, der eine
Unterscheidung zwischen den vor und den nach der
Übertragung der Verwahrzuständigkeit zu den Neben-
akten genommenen Dokumenten erlaubt.
(5) Kontoauszüge und sonstige Mitteilungen von
Kreditinstituten und an Kreditinstitute, die die Führung
der Notaranderkonten betreffen, müssen nicht in den
Nebenakten aufbewahrt werden, wenn sie elektronisch
im Verwahrungsverzeichnis gespeichert sind. Im Übrigen
sind Belege und Kontoauszüge sowie Erklärungen
nach Absatz 2 Nummer 4 im Original aufzubewahren,
sofern sie nicht aufgrund der für die Führung der
Nebenakte gewählten Form in eine andere Form über-
tragen werden müssen.
§ 42
Führung in Papierform
Werden die Nebenakten in Papierform geführt, müs-
sen die aufgenommenen Dokumente nachvollziehbar
geordnet sein. Werden Sammelakten geführt, so ist er-
forderlichenfalls durch besondere Vorkehrungen dafür
zu sorgen, dass die Verfügbarkeit aller Inhalte sicher-
gestellt ist und die Dokumente, die zu einzelnen Amts-
geschäften gehören, aufgefunden werden können.
§ 43
Elektronische Führung
(1) Werden die Nebenakten elektronisch geführt,
müssen die Nebenakten und die darin aufgenommenen
Dokumente durch einen strukturierten Datensatz be-
schrieben sein. Hat die Bundesnotarkammer in ihrem
Verkündungsblatt nähere Angaben zu dem strukturier-
ten Datensatz sowie zu den Dateiformaten bekannt
gemacht, die bei der Führung der Nebenakten zu ver-
wenden sind, so sind diese zu beachten. Die Bekannt-
machung im Verkündungsblatt kann zu technischen
Einzelheiten auf eine Veröffentlichung im Internet Be-
zug nehmen.
(2) Eine elektronisch geführte Nebenakte muss je-
derzeit in das Dateiformat überführt werden können,
das für Dokumente in der elektronischen Urkunden-
sammlung vorgeschrieben ist.
§ 44
Führung
in Papierform und elektronische Führung
(1) Werden die Nebenakten zu einzelnen Amtsge-
schäften in Papierform und zu anderen Amtsgeschäften
elektronisch geführt, so ist durch geeignete Vorkehrun-
gen sicherzustellen, dass die jeweiligen Nebenakten
problemlos auffindbar und zugänglich sind.
(2) Wird die Nebenakte zu einem Amtsgeschäft teil-
weise in Papierform und teilweise elektronisch geführt,
so ist durch geeignete Vorkehrungen die Transparenz,
die Vollständigkeit und die Verfügbarkeit des Akten-
inhalts sicherzustellen.
Abschnitt 7
Sammelakte
für Wechsel- und Scheckproteste
§ 45
Sammelakte
(1) Beglaubigte Abschriften von Protesturkunden, die
bei der Aufnahme von Wechsel- oder Scheckprotesten
zurückbehalten wurden, und Vermerke, die über den
Inhalt des Wechsels, der Wechselabschrift oder des
Schecks aufgenommen wurden (Artikel 85 Absatz 2
Satz 2 und 3 des Wechselgesetzes, Artikel 55 Absatz 3
des Scheckgesetzes), sind in einer Sammelakte zu ver-
einigen.
(2) Die beglaubigten Abschriften der Protesturkunden
und die Vermerke sind möglichst auf dasselbe Blatt
zu setzen und nach der Reihenfolge ihrer Erstellung zu
ordnen. Die beglaubigten Abschriften der Protesturkun-
den sind mit fortlaufenden Nummern zu versehen.
(3) Anstelle der in Absatz 1 bezeichneten Abschriften
und Vermerke können auch elektronisch beglaubigte
Abschriften in dem Dateiformat aufbewahrt werden,
das für Dokumente in der elektronischen Urkunden-
sammlung vorgeschrieben ist. Die Aufbewahrung muss
für die in einem Kalenderjahr angefallenen Urkunden
einheitlich in Papierform oder in elektronischer Form
erfolgen.
Abschnitt 8
Generalakte
§ 46
Generalakte
(1) Für Vorgänge, die die Amtsführung im Allgemei-
nen betreffen, ist eine Generalakte zu führen. Sie ent-
hält insbesondere
1. Schriftverkehr mit den Aufsichtsbehörden, insbe-
sondere zu Nebentätigkeiten, Verhinderungsfällen
und Vertretungsbestellungen,
2. Berichte über die Prüfung der Amtsführung und den
dazugehörigen Schriftverkehr,
3. Schriftverkehr mit der Notarkammer sowie der
Notarkasse und der Ländernotarkasse,
4. Unterlagen über die Einhaltung der datenschutz-
rechtlichen Vorgaben,
5. Unterlagen über die Einhaltung der geldwäsche-
rechtlichen Vorgaben,
6. Originale oder Kopien der Unterlagen über die
Berufshaftpflichtversicherung einschließlich des Ver-
sicherungsscheins und der Belege über die
Prämienzahlung, soweit nicht eine Gruppenberufs-
haftpflichtversicherung nach § 113 Absatz 3 Num-
mer 3 der Bundesnotarordnung besteht,
7. Niederschriften über Verpflichtungen nach § 26 der
Bundesnotarordnung,
8. Verträge im Sinne des § 26a Absatz 3 der Bundes-
notarordnung und Nachweise über Verpflichtungen
im Sinne des § 26a Absatz 6 Satz 1 der Bundes-
notarordnung,
9. Anzeigen nach § 27 der Bundesnotarordnung,
10. Prüfzeugnisse, Bescheinigungen und vergleichbare
Erklärungen,
11. mit einer Zertifizierung verbundene Schriftstücke
und
12. generelle Bestimmungen über die Verlängerung der
Aufbewahrungsfrist von Nebenakten.
(2) Die Generalakte ist entweder nach Sachgebieten
geordnet zu gliedern oder mit fortlaufenden Seiten-
zahlen und einem Inhaltsverzeichnis zu versehen.
§ 47
Elektronische Führung
(1) Soll die Generalakte teilweise in Papierform und
teilweise elektronisch geführt werden, so ist die je-
weilige Form auf ganze Jahrgänge, ganze Sachgebiete
oder ganze Jahrgänge ganzer Sachgebiete zu er-
strecken.
(2) Im Übrigen gilt für die elektronische Führung der
Generalakte § 43 entsprechend.
Abschnitt 9
Sonstige Aufzeichnungen
§ 48
Hilfsmittel
Hilfsmittel dürfen so lange wie die dazugehörigen
Unterlagen aufbewahrt werden. Für die Übergabe elek-
tronisch geführter Hilfsmittel gilt § 4 Absatz 2 entspre-
chend.
§ 49
Ersatzaufzeichnungen
(1) Ist ein Zugriff auf das Elektronische Urkundenar-
chiv oder auf andere für die elektronische Verzeichnis-
führung verwendete Systeme nicht möglich, so sind die
für diese Systeme bestimmten Aufzeichnungen ersatz-
weise in Papierform oder in elektronischer Form vor-
zunehmen.
(2) Sobald ein Zugriff auf das Elektronische Urkun-
denarchiv oder auf andere für die elektronische Ver-
zeichnisführung verwendete Systeme wieder möglich
ist, sind die ersatzweise vorgenommenen Aufzeichnun-
gen unverzüglich nachzutragen und anschließend zu
vernichten oder zu löschen.
Abschnitt 10
Aufbewahrungsfristen
§ 50
Aufbewahrungsfristen
(1) Für Unterlagen, die ab dem 1. Januar 2022 er-
stellt werden, gelten folgende Aufbewahrungsfristen:
1. für Eintragungen im Urkundenverzeichnis 100 Jahre,
2. für Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis 30 Jahre,
3. für die in der Urkundensammlung verwahrten Doku-
mente 30 Jahre,
4. für die in der Erbvertragssammlung verwahrten Doku-
mente 100 Jahre,
5. für die in der elektronischen Urkundensammlung
verwahrten Dokumente 100 Jahre,
6. für die in der Sondersammlung verwahrten Doku-
mente 100 Jahre,
7. für die in der Nebenakte verwahrten Dokumente
7 Jahre,
8. für die in der Sammelakte für Wechsel- und Scheck-
proteste verwahrten Dokumente 7 Jahre und
9. für die in der Generalakte verwahrten Dokumente
30 Jahre.
(2) Die Aufbewahrungsfristen beginnen:
1. für Eintragungen im Urkundenverzeichnis mit dem
Kalenderjahr, das auf die Eintragung folgt,
2. für Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis mit
dem Kalenderjahr, das auf den Abschluss des Ver-
wahrungsgeschäfts folgt,
3. für Dokumente, die in der Urkundensammlung, der
Erbvertragssammlung, der elektronischen Urkunden-
sammlung, der Sondersammlung oder der Sammel-
akte für Wechsel- und Scheckproteste verwahrt wer-
den, mit dem Kalenderjahr, das auf die Beurkundung
oder die sonstige Amtshandlung folgt,
4. für die in der Nebenakte verwahrten Dokumente mit
dem Kalenderjahr, das auf den Abschluss des Amts-
geschäfts folgt, zu dem die Nebenakte geführt
wurde, und
5. für die in der Generalakte verwahrten Dokumente mit
dem Kalenderjahr, das auf die Aufnahme in die
Generalakte folgt.
§ 51
Aufbewahrungsfristen für Altbestände
(1) Für Unterlagen, die zwischen dem 1. Januar 1950
und dem 31. Dezember 2021 erstellt wurden, gelten
folgende Aufbewahrungsfristen:
1. für die Urkundenrolle, das Erbvertragsverzeichnis und
das Namensverzeichnis zur Urkundenrolle 100 Jahre,
2. für das Verwahrungsbuch, das Massenbuch, das
Namensverzeichnis zum Massenbuch und die An-
derkontenliste 30 Jahre,
3. für die in der Urkundensammlung verwahrten Doku-
mente einschließlich der gesondert aufbewahrten
Erbverträge 100 Jahre,
4. für die in der Nebenakte verwahrten Dokumente
7 Jahre,
5. für die in Sammelbänden für Wechsel- und Scheck-
proteste verwahrten Dokumente 7 Jahre und
6. für die in der Generalakte verwahrten Dokumente
30 Jahre.
(2) Die Aufbewahrungsfristen beginnen
1. für die Urkundenrolle, das Erbvertragsverzeichnis,
das Namensverzeichnis, das Verwahrungsbuch, das
Massenbuch, das Namensverzeichnis zum Massen-
buch und die Anderkontenliste mit dem Kalender-
jahr, das auf das Kalenderjahr folgt, für das sie ge-
führt wurden,
2. für die in der Urkundensammlung verwahrten Doku-
mente einschließlich der gesondert aufbewahrten
Erbverträge mit dem Kalenderjahr, das auf die Be-
urkundung folgt,
3. für die in der Nebenakte verwahrten Dokumente mit
dem Kalenderjahr, das auf den Abschluss des Amts-
geschäfts folgt, zu dem die Nebenakte geführt
wurde,
4. für die in Sammelbänden für Wechsel- und Scheck-
proteste verwahrten Dokumente mit dem Kalender-
jahr, das auf die Amtshandlung folgt, und
5. für die in der Generalakte verwahrten Dokumente mit
dem Kalenderjahr, das auf die Aufnahme in die
Generalakte folgt.
(3) Werden bei den Nebenakten beglaubigte Abschrif-
ten von Verfügungen von Todes wegen aufbewahrt, die
auf Wunsch des Erblassers oder der Vertragsschließen-
den zurückbehalten wurden und von denen keine be-
glaubigte Abschrift in der Urkundensammlung verwahrt
wird, so gelten für diese abweichend von Absatz 1
Nummer 4 und Absatz 2 Nummer 3 die Bestimmungen
des Absatzes 1 Nummer 3 und des Absatzes 2 Num-
mer 2 entsprechend.
(4) Vor dem 1. Januar 1950 entstandene Unterlagen
sind dauernd aufzubewahren. Eine Pflicht zur Konser-
vierung besteht nicht. Werden solche Unterlagen nach
§ 119 der Bundesnotarordnung in die elektronische
Form übertragen, sind die elektronischen Dokumente
dauernd aufzubewahren. Für die übertragenen Doku-
mente gelten die Fristen, die anwendbar wären, wenn
die Dokumente zum Zeitpunkt der Übertragung erst-
mals zu den Unterlagen der verwahrenden Stelle ge-
langt wären. Die Landesjustizverwaltung kann ab-
weichend von Satz 1 eine Aufbewahrungsfrist anordnen,
wenn die Belange der Rechtspflege und die Rechte der
Betroffenen gewahrt sind. Die Aufbewahrungsfrist darf
nicht vor dem Ablauf des 31. Dezember 2049 enden.
§ 52
Sonderbestimmungen für Nebenakten
(1) Werden die Nebenakten für mehrere Amtsge-
schäfte gemeinsam geführt, darf ihr gesamter Inhalt
bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist des letzten
Amtsgeschäfts aufbewahrt werden.
(2) Der Notar kann im Einzelfall, für einzelne Arten
von Rechtsgeschäften oder für einzelne Arten von
Amtsgeschäften eine längere Aufbewahrungsfrist für
die Nebenakten bestimmen, wenn er hieran ein berech-
tigtes Interesse hat oder ein berechtigtes Interesse der
Beteiligten oder des Rechtsverkehrs anzunehmen ist.
Der Notar hat eine solche Aufbewahrungsfrist nach
pflichtgemäßem Ermessen zu bestimmen; sie darf
höchstens 30 Jahre betragen. Eine nachfolgend für
die Verwahrung zuständige Stelle ist an die Bestim-
mung einer längeren Aufbewahrungsfrist gebunden.
(3) Ordnet der Notar nach § 35 Absatz 6 der Bun-
desnotarordnung an, dass eine Nebenakte nach Ablauf
der Aufbewahrungsfrist im Einzelfall weiter aufzube-
wahren ist, so ist dies mit dem Grund der weiteren
Aufbewahrung auf der Akte zu vermerken. Wird die
Nebenakte elektronisch geführt, sind die Anordnung
der weiteren Aufbewahrung und der Grund für die An-
ordnung in einer dem Vermerk gleichwertigen Form zu
dokumentieren.
§ 53
Sonderbestimmungen
beim Übergang der Verwahrzuständigkeit
Ist die Zuständigkeit für die Verwahrung von Akten
und Verzeichnissen auf eine andere Stelle über-
gegangen, so darf diese die Akten und Verzeichnisse
mindestens bis zum Ende des siebten Kalenderjahres
aufbewahren, das auf die Übernahme der Verwahr-
zuständigkeit für diese Akten und Verzeichnisse folgt.
Satz 1 gilt nicht
1. für Akten und Verzeichnisse, die im elektronischen
Urkundenarchiv geführt werden,
2. für andere elektronisch geführten Akten und Ver-
zeichnisse, zu denen die Aufbewahrungsfristen so
strukturiert erfasst wurden, dass eine Löschung
ohne größeren Aufwand möglich ist, und
3. für den Fall, dass die Zuständigkeit an die Stelle
zurückfällt, die ursprünglich für die Verwahrung zu-
ständig war.
Fällt die Zuständigkeit an eine sonstige Stelle zurück,
die bereits einmal für die Verwahrung zuständig war, so
reduziert sich für diese die Frist nach Satz 1 um die
Zeit, die sie bereits für die Verwahrung zuständig war.
Artikel 2
Änderung der
Notarfachprüfungsverordnung
Die Notarfachprüfungsverordnung vom 7. Mai 2010
(BGBl. I S. 576), die durch Artikel 138 der Verordnung
vom 31. August 2015 (BGBl. I S. 1474) geändert wor-
den ist, wird wie folgt geändert:
1. § 2 wird wie folgt geändert:
a) Absatz 2 Satz 2 wird aufgehoben.
b) In Absatz 3 Satz 1 werden die Wörter „bestimmt
eines seiner Mitglieder zur Vorsitzenden oder zum
Vorsitzenden“ durch die Wörter „überträgt einem
seiner Mitglieder den Vorsitz“ ersetzt.
2. § 3 Absatz 3 Satz 1 wird wie folgt gefasst:
„Die Aufgabenkommission überträgt jeweils einem
ihrer Mitglieder den Vorsitz und den stellvertreten-
den Vorsitz.“
3. In § 8 Absatz 2 Satz 1 wird das Wort „acht“ durch
das Wort „zehn“ ersetzt.
4. § 10 Absatz 2 wird wie folgt geändert:
a) Satz 1 wird wie folgt gefasst:
„Für jeden Prüfungsort überträgt die Leitung des
Prüfungsamtes für jeden Prüfungstermin einer
Person mit Befähigung zum Richteramt die örtli-
che Prüfungsleitung.“
b) In Satz 2 werden die Wörter „Die örtliche Prü-
fungsleitung“ durch das Wort „Diese“ ersetzt.
5. § 14 Absatz 4 wird wie folgt geändert:
a) In Satz 2 wird das Wort „nehmen“ durch das Wort
„sollen“ und das Wort „teil“ durch das Wort „teil-
nehmen“ ersetzt.
b) Satz 4 wird wie folgt gefasst:
„Prüfungsgespräche sind spätestens nach Ablauf
von etwa 90 Minuten durch eine angemessene
Pause zu unterbrechen.“
6. § 21 wird wie folgt gefasst:
㤠21
Aufbewahrungsfristen
(1) Zeugnisse und Bescheide über das Ergebnis
der notariellen Fachprüfung sowie die zugehörigen
Zustellungsnachweise sind 50 Jahre aufzubewahren
und anschließend zu vernichten. Gleiches gilt für die
dem Prüfungsamt übermittelten Ausfertigungen oder
Abschriften gerichtlicher Entscheidungen, die Be-
scheide über das Ergebnis der notariellen Fach-
prüfung betreffen.
(2) Sonstige Prüfungsunterlagen sind fünf Jahre
aufzubewahren und anschließend zu vernichten, so-
fern nicht im Einzelfall eine längere Aufbewahrungs-
dauer erforderlich ist. Gleiches gilt für die zu Mitglie-
dern der Aufgabenkommission, Prüferinnen und
Prüfern, Prüfungsleitungen sowie Aufsichtspersonen
geführten Akten.
(3) Die Frist beginnt in den Fällen des Absatzes 1
und des Absatzes 2 Satz 1 mit dem Ablauf des Jah-
res, in dem das Prüfungsergebnis dem Prüfling be-
kanntgegeben worden ist. In den Fällen des Absat-
zes 2 Satz 2 beginnt die Frist mit dem Ablauf des
Jahres, in dem die Person aus dem Amt ausgeschie-
den ist.
(4) Die elektronische Aufbewahrung ist zulässig.“
Artikel 3
Inkrafttreten
(1) Diese Verordnung tritt vorbehaltlich des Absat-
zes 2 am 1. Januar 2022 in Kraft.
(2) Am Tag nach der Verkündung treten in Kraft:
1. in Artikel 1 die §§ 4, 5 Absatz 1 und 2, § 6, Ab-
schnitt 6, mit Ausnahme des § 41 Absatz 4 und 5,
sowie Abschnitt 8 der Verordnung über die Führung
notarieller Akten und Verzeichnisse;
2. Artikel 2.
Der Bundesrat hat zugestimmt.
Berlin, den 13. Oktober
2020
Die Bundesministerin
der Justiz und für Verbraucherschutz
Christine Lambrecht
Herkunft dieses Textes
Quelle: Bundesgesetzblatt, BGBl. 2020 I S. 2246. Gesetze, Verordnungen und amtliche Bekanntmachungen sind amtliche Werke (§ 5 Abs. 1 UrhG) und genießen keinen Urheberrechtsschutz. Der Text ist unverändert wiedergegeben (§ 62 UrhG); Herkunft und Prüfwerte stehen hier (§ 63 UrhG).
Ableitung: issue-pdf-decol ·
Prüfwert des Textes a7b955c483753103….