(1) Das Bewachungsunternehmen ist verpflichtet, laufende Aufzeichnungen über seine Geschäfte und Einsätze zu führen und Unterlagen und Belege übersichtlich zu sammeln. Die Aufzeichnungen sind unverzüglich vorzunehmen. Die folgenden Aufzeichnungen sind anzufertigen sowie die folgenden Unterlagen und Belege zu sammeln:
1.
Bewachungsvertrag mit Namen und Anschrift des Auftraggebers, Inhalt und Art des Auftrages sowie Tag des Vertragsabschlusses,
2.
Dokumentation jedes Einsatzes nach Beendigung des Einsatzes mit den folgenden Angaben:
a)
Name und IMO-Schiffsidentifikationsnummer des Seeschiffes,
b)
Reiseverlauf und Reisezeitraum durch das gefährdete Gebiet,
c)
Namen der eingesetzten Wachpersonen und die nach § 5 Absatz 4 erforderlichen Unterlagen,
d)
Liste der mitgeführten Waffen, Munition und sonstiger Ausrüstung nach § 6 Absatz 1 Satz 1 einschließlich etwaiger Ausfuhr-, Durchfuhr- oder Handelsgenehmigungen sowie einer Dokumentation über Verluste, Ersatz oder Verbrauch,
3.
Name, Anschrift und Geburtsdatum der Wachpersonen unter Angabe des Tages des Vertragsschlusses,
4.
Nachweise über die Zuverlässigkeit, Eignung und Sachkunde der Wachpersonen sowie über Einarbeitung und Grundschulung der Wachpersonen gemäß den §§ 7 bis 10,
5.
die Dienstanweisungen nach § 5 Absatz 2 Satz 1 und Empfangsbescheinigungen nach § 5 Absatz 2 Satz 2,
6.
Versicherungsvertrag nach § 12 Absatz 1,
7.
Anzeigen nach § 14 und
8.
Ergebnisse der Prüfungen im Rahmen der nach § 4 Absatz 1 Satz 2 Nummer 5 festgelegten Kontroll- und Prüfprozesse.
(2) Bei Gebrauch von Waffen sind zusätzlich unverzüglich nach Beendigung des Einsatzes zu dokumentieren:
1.
Zeit, Ort und Dauer des Einsatzes,
2.
Ablauf der Ereignisse bis zum Gebrauch der Waffen,
3.
im Falle eines Angriffs: Anzahl und Bewaffnung der Angreifer,
4.
im Falle eines Angriffs: die durch die Angreifer benutzten Boote und Waffen,
5.
im Falle eines Angriffs: der Ablauf des Abwehrvorgangs,
6.
benutzte Waffen und verbrauchte Munition,
7.
Identität von Verwundeten und Toten,
8.
schriftliche Zeugenaussagen zum und vorhandene Aufzeichnungen über den Gebrauch von Waffen sowie
9.
Schießübungen.
(3) Die Aufzeichnungen nach Absatz 1 und die Dokumentationen nach Absatz 2 sind drei Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnung oder Dokumentation angefertigt wurde.
(4) Sonstige Vorschriften über Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.