(1) Jeder Öffentlich bestellte Vermessungsingenieur hat ein automatisiertes Geschäftsbuch zu führen, das geeignet ist, über seine Geschäftsvorgänge nach den §§ 1 und 2 ÖbVIG NRW insbesondere im Interesse der Aufsicht, Vertretung und Abwicklung übersichtlich, vollständig und aktuell zu informieren. Werden die zum Geschäftsbuch gehörenden Informationen in verschiedenen Programmen, Verzeichnissen und Dateien geführt, so sind diese zu verknüpfen. Bei einer Bürogemeinschaft nach § 13 Absatz 1 Nummer 1 ÖbVIG NRW kann ein gemeinsames Geschäftsbuch geführt werden, soweit die eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Kooperationspartner sichergestellt ist. Der Öffentlich bestellte Vermessungsingenieur stellt der Aufsichtsbehörde Auswertungen des Geschäftsbuchs anforderungsgerecht zur Verfügung.
(2) Der Öffentlich bestellte Vermessungsingenieur ist verpflichtet, alle bei der Durchführung der Amtshandlungen entstandenen Daten und Unterlagen übersichtlich geordnet aufzubewahren. Er hat für den Fall einer Abwicklung den Zugang insbesondere auch zu den geschützt aufbewahrten Daten und Unterlagen sicherzustellen. Die Ablagemerkmale sind eindeutig mit dem Geschäftsbuch zu verknüpfen. Soweit Originale abgegeben werden müssen, sind digitale oder analoge Kopien anzufertigen. Bei Bedarf sind die Daten und Unterlagen analog bereitzustellen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre, soweit sich aus anderen Vorschriften keine längeren Aufbewahrungsfristen ergeben; die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Vorgang abschließend bearbeitet worden ist.
(3) Der Öffentlich bestellte Vermessungsingenieur hat der Aufsichtsbehörde bis zum 31. Januar jeden Jahres über seine Berufsausübung im jeweils vorangehenden Kalenderjahr zu berichten. Form und Inhalt des Berichts werden von dem für diese Verordnung zuständigen Ministerium festgelegt.
(4) Der Öffentlich bestellte Vermessungsingenieur hat die Aufsichtsbehörde unverzüglich über gegen ihn erhobene Klagen sowie über den Ausgang des Rechtsstreits zu informieren, soweit dies für die Wahrnehmung der Aufsicht nach § 14 ÖbVIG NRW von Bedeutung sein kann. Zeitgleich hat er die Katasterbehörde darüber zu unterrichten, soweit die Führung des Liegenschaftskatasters betroffen ist.
(5) Die Stundung und unbefristete Niederschlagung von Forderungen auf Zahlung von Gebühren, Auslagen und sonstigen Nebenleistungen sind zulässig; Einzelheiten hierzu regelt das für dieses Berufsrecht zuständige Ministerium durch Erlass. Ein Erlass von Kostenansprüchen ist nicht zulässig.
(6) Vom Öffentlich bestellten Vermessungsingenieur eingesetzte Fachkräfte dürfen in seinem Namen Vermessungsunterlagen und Eigentümerangaben beantragen, soweit der Öffentlich bestellte Vermessungsingenieur diese Person dazu nachweislich bevollmächtigt hat (§ 4 Absatz 2 Nummer 6). Bei Beantragungen über Internet-Portale müssen diese sicherstellen, dass neben dem Öffentlich bestellten Vermessungsingenieur nur bevollmächtigte Personen Zugang erhalten. Bei Offline-Beantragungen ist die Bevollmächtigung der Katasterbehörde mitzuteilen.