Bei Erbscheinen und ähnlichen Zeugnissen (Nr. 12210 KV GNotKG), die zur Verwendung in einem bestimmten Verfahren gebührenfrei oder zu ermäßigten Gebühren zu erteilen sind (z.B. gemäß § 317 Abs. 5 LAG, § 64 Abs. 2 SGB X, § 31 Abs. 1c VermG i.V.m. § 181 BEG), hat der Kostenbeamte das Original und die Ausfertigung der Urkunde mit dem Vermerk „Zum ausschließlichen Gebrauch für das …-verfahren gebührenfrei – zu ermäßigten Gebühren – erteilt“ zu versehen. Bei elektronischer Aktenführung ist der Vermerk in einem gesonderten elektronischen Dokument festzuhalten, das mit der Urkunde zu verbinden ist. Die Ausfertigung ist der Behörde oder Dienststelle, bei der das Verfahren anhängig ist, mit dem Ersuchen zu übersenden, den Beteiligten weder die Ausfertigung auszuhändigen noch eine Abschrift zu erteilen.