(1) Die Träger von Ersatzschulen haben jährlich für das abgelaufene Haushaltsjahr einen Nachweis über die Personal- und Sachkosten in Form einer Jahresrechnung vorzulegen (§ 113 Absatz 1 des Schulgesetzes NRW); die Jahresrechnung ist auch elektronisch zu übermitteln. Diese Jahresrechnung ist anhand der vom für Schule zuständigen Ministerium elektronisch bereitgestellten Formulare, die die Vorgaben des Musterhaushaltsplans und Stellenplans mit Besoldungsübersicht (Anlagen 1 und 2) widerspiegeln, zu erstellen, der eine zusammenfassende Übersicht der Einnahmen und Ausgaben einschließlich der Mittelzuflüsse bei den Kostenpauschalen im Rahmen der gegenseitigen Deckungsfähigkeit (§ 100 Absatz 4 Satz 1 des Schulgesetzes NRW, § 2 Absatz 1) beizufügen ist. Für die Sachkostenpauschale Inklusion und die Personalkostenpauschale Inklusion des § 7a hat der Ersatzschulträger schriftlich zu bestätigen, dass die Zweckbindung dieser Pauschalen beachtet wurde, dass die Ausgaben notwendig waren und dass wirtschaftlich und sparsam verfahren worden ist. Bündelschulen i. S. des § 105 Absatz 4 des Schulgesetzes NRW legen eine Übersicht vor.
(2) Überschüsse aus den Kostenpauschalen können nach § 113 Absatz 4 des Schulgesetzes NRW in der Jahresrechnung des nächsten Haushaltsjahres gesondert als fiktive Einnahme ausgewiesen und – nachrangig zu sonstigen Zuschüssen Dritter zur Aufbringung der Eigenleistung – auf die Eigenleistung für dieses Rechnungsjahr in dem verbleibenden Umfang angerechnet werden. Im Umfang der Anrechnung erhöht sich der Landeszuschuss. Ist dem Schulträger die Regeleigenleistung gemäß § 106 Absatz 7 oder 11 des Schulgesetzes NRW ermäßigt worden oder hat er gemäß § 106 Absatz 10 des Schulgesetzes NRW zusätzliche Personal- oder Sachkostenbedarfe anerkannt erhalten, sind die Überschüsse vorab mit dem nicht benötigten Mehrbetrag zu verrechnen.