(1) Es ist sicherzustellen, dass in der elektronischen Grundakte alle Bearbeitungsvorgänge nachvollzogen werden können. Es ist insbesondere sicherzustellen, dass nachvollzogen werden kann, welche Stelle die Grundakte zu welchem Zeitpunkt bearbeitet hat.
(2) Es ist sicherzustellen, dass die elektronische Grundakte nur von der jeweils lese- und schreibberechtigten Stelle eingesehen und bearbeitet werden kann. Dies gilt auch, soweit die Lese- und Schreibrechte nur teilweise auf eine andere Stelle übergehen.
(3) Elektronische Dokumente sowie sonstige Dateien und Informationen gelten als zur Akte genommen, wenn sie bewusst und dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert worden sind.