(1) Die Personalakte ist beim Kreiswehrersatzamt zu führen; sie ist vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen. Sie kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden.
(2) Nebenakten dürfen nur geführt werden, soweit dies zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der Wehrersatzbehörden erforderlich ist. Die Nebenakten dürfen nur solche Unterlagen enthalten, die auch in der Grundakte oder in den Teilakten enthalten sind.
(3) In die Grundakte ist ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten aufzunehmen.