(1) Sachlich zusammengehörige Dokumente sollen innerhalb der Akten vorgangsweise und innerhalb eines Vorgangs in zeitlicher Reihenfolge abgelegt werden. Die Vorgänge werden nach einem Aktenplan verwaltet und aufbewahrt. Für zusammenhängende Verwaltungsbereiche sollen einheitliche Aktenpläne eingeführt werden.
(2) Vorgänge sind nach Abschluss der Bearbeitung bis zu ihrer Aussonderung so aufzubewahren, dass die datenschutzrechtlichen Anforderungen gewahrt werden, sie nicht verändert werden können, sie jederzeit wiederherstellbar sind und Berechtigte stets darauf zugreifen können.